Billetto Blog

Go out more.

follow-up na het evenement

by on Geef een reactie

Blijf Actief: Hoe Doe Je Aan Follow-up Na Een Sportevenement

De sporters zijn op adem gekomen, en alle mensen zijn weg. Je denkt nu misschien dat het tijd is om de deur dicht te doen en met je voeten omhoog te gaan zitten, maar dan heb je het mis.

Jouw werk is nog niet ten einde.

Het is tijd om je handen weer uit de mouwen te steken en je follow-up te plannen. Dit is je kans om een relatie op te bouwen met je bezoekers, waardevolle informatie te verzamelen, en plannen te maken voor toekomstige evenementen.

Volg deze vijf stappen om fans van je bezoekers te maken.

1. Zeg dank je wel

Je hebt een geweldig evenement achter de rug, en het is belangrijk om de mensen te bedanken.

Er werken veel mensen mee aan een sportevenement: de sporters, personeelsleden, sponsoren en fans. Hen bedanken is één van de belangrijkste dingen die je moet doen na het evenement. Dit is een belangrijke stap voor het opbouwen en behouden van de relatie.

Zorg ten eerste dat je gebruik maakt van social media. Bedank de mensen meteen na het evenement. Plaats een bericht op Twitter en Instagram, en update je Facebook.

Je moet ook iets verzenden wat persoonlijker is. Stuur een brief of e-mail waarin je iedereen persoonlijk bedankt, als je hier de tijd en materialen voor hebt.

De bezoekers

Dit zijn de mensen voor wie je het evenement organiseert, dus bedank ze voor het laten slagen van het evenement.

Hier zijn een aantal dingen om in je bericht aan hen te verwerken:

  • Laat ze weten wat een geweldige sfeer ze hebben gecreëerd.
  • Voeg afbeeldingen en media van de dag zelf toe.
  • Laat een paar cijfers zien (sportfans houden van statistieken).
  • Zorg dat ze enthousiast worden voor toekomstige evenementen (noem eventueel een korting).

De sporters

Of het nu hardlopers, voetballers of darters zijn, zij zijn de reden dat mensen zijn gekomen.

Dingen om te noemen:

  • Bedank hen voor hun geweldige prestaties.
  • Laat weten hoeveel mensen er gekomen zijn.
  • Laat hen weten dat je hen graag weer bij toekomstige evenementen wilt hebben.
Hoe Doe Je Aan Follow-up Na Een Sportevenement: Bedank alle betrokkenen.
Bedank alle betrokkenen.

De sponsoren

Ze hebben een steentje bijgedragen aan je evenement door te helpen met de financiering.

Dingen om te noemen:

  • Bedank hen voor hun hulp.
  • Stuur hen data over bezoekers en inkomsten.
  • Laat hen weten dat hun hulp het evenement mogelijk heeft gemaakt.
  • Laat hen weten dat je in de toekomst weer samen wilt werken.

Het personeel en de vrijwilligers

Zonder deze mensen zou het evenement nooit zo goed verlopen zijn.

Dingen om te noemen:

  • Bedank hen allemaal voor het harde werk.
  • Laat hen weten dat ze hebben bijgedragen aan een geweldig evenement.
  • Bied aan om hen een geschreven referentie te geven voor hun volgende evenement.
  • Stel voor om contact te houden voor toekomstige sportevenementen die je misschien gaat organiseren.

Tip:Als je niet te algemeen wilt overkomen, kun je kijken naar deze creatieve manieren om mensen te bedanken.

2. Doe aan verslaggeving na het evenement

Je bent tijdens het evenement heel actief geweest op Twitter, en daar moet je na afloop niet mee stoppen. Het is een sportevenement, dus verslaggeving na het evenement is een must.

Social media is heel belangrijk voor een sportevenement, omdat het de fans heel makkelijk maakt om op de hoogte te blijven.

Je moet na het evenement meteen klaar zijn om aan de slag te gaan met media. Fans willen alle leuke dingen herbeleven.

Als je een video deelt van het winnende doelpunt, blijven ze misschien nog weken over je evenement praten.

Je kunt creatief doen met je verslaggeving na het evenement:

Dit is een geweldige kans voor extra promotie. Als je producten of merchandise hebt, is dit het beste moment om te verkopen. Je fans zijn hier veel bevattelijker voor als ze nog helemaal aan het nagenieten zijn van je evenement.

En zorg tot slot dat je deze kans aangrijpt om mensen enthousiast te maken voor je volgende evenement. Als je al een wedstrijd gepland hebt, moet je hen laten weten wanneer en waar.

3. Verzamel feedback

Feedback is heel belangrijk voor het ontwikkelen en plannen van toekomstige evenementen.

Je moet je bezoekers en sporters om feedback vragen. Deze twee perspectieven zijn heel belangrijk om je evenement te verbeteren.

De standaard vragen die je moet stellen:

  • Wat vond je goed aan het evenement?
  • Heb je van het evenement genoten?
  • Wat vind je dat er beter kan?
  • Wat wil je graag zien bij toekomstige evenementen?

Je moet ook specifieke vragen stellen. Dit is de manieren om de belangrijkste informatie te verzamelen. Stem je vragen af op je bezoekers en sporters.

Voorbeeldvragen voor je bezoekers:

  • Wat vond je van de locatie?
  • Hoe was het uitzicht vanaf je stoel?

Voorbeeldvragen voor je sporters:

  • Wat vond je van de kleedruimtes?
  • Had je alles wat je nodig had om je beste prestatie te kunnen leveren?

Gebruik deze kans om feedback te krijgen over dingen die jij belangrijk vindt. Zo kun je je toekomstige evenementen nog beter maken.

Tip:Kijk naar onze handleiding over gratis tools voor evenementenenquêtes voor hulp bij het verzamelen van feedback.

4. Evaluatie

Als alles achter de rug is, is het tijd om het succes van je evenement te evalueren

Zorg voor een open discussie met je team. Zo kun je achter eventuele verborgen problemen komen en nieuwe ideeën krijgen.

Zorg dat je voor ogen houdt wat je wilde bereiken en wat je doelen waren. In hoeverre komt dit overeen met de uiteindelijke resultaten?

Wilde je duizend tickets verkopen? Hoeveel heb je er verkocht?

Als je niet genoeg hebt verkocht, moet je kijken naar wat mensen vinden dat er beter kan. Gebruik dit om een plan te bedenken voor wat er beter kan op deze gebieden.

Hoe Doe Je Aan Follow-up Na Een Sportevenement: Evalueer hoe iedereen het heeft gedaan.
Evalueer hoe iedereen het heeft gedaan.

Misschien heb je meer verkocht dan verwacht. Dat is fantastisch! Kijk nu naar de dingen die de mensen in de toekomst willen zien. Maak een plan om deze ideeën uit te voeren.

Denk na over logistieke kwesties en wat er goed en minder goed ging. Paste de locatie bij het doel? Bedenk een plan om dit volgende keer te verbeteren.

Met ieder evenement leer je weer iets nieuws. Nu is het moment om hierop voort te bouwen.

Tip:Kijk naar onze handleiding voor het evalueren van je evenement, zodat je alles behandelt en geen details over het hoofd ziet.

5. Plan je volgende evenement

Je hebt je eerste succesvolle evenement georganiseerd, en je hebt nu ervaring. Het is tijd om met alles wat je geleerd hebt in de praktijk aan de slag te gaan.

Door het proces van feedback en evaluatie, heb je bestaande of potentiële problemen geïdentificeerd. Met deze nieuwe inzichten op zak, kun je je volgende evenement nog groter en beter maken.

Het hoeft niet perfect te zijn, maar je moet wel dichter bij die perfectie komen.

Tip:Kijk naar deze websites voor evenementenplanning die je zullen helpen met je volgende evenement.

Deel je vragen en ervaringen

Hebben we iets gemist in het follow-up proces? Laat het ons weten in de opmerkingen hieronder.

Als je ervaring hebt met follow-up na sportevenementen, deel het dan vooral met ons!

by on Geef een reactie

Na Afloop: Follow-Up Na Een Workshop in 6 Stappen

“Moet ik echt aan follow-up doen na een workshop?”

Het antwoord is ja! De follow-up is een heel belangrijk onderdeel van de kringloop van het leven van ieder evenement. Je wilt de kringloop van het leven toch niet uit balans brengen? Maak Mufasa blij en doe nog één keer je best voor een goed evenement met een goed uitgedachte follow-up.

We gaan kijken naar 6 stappen die je moet nemen na het evenement:

  • Debriefing
  • Social media
  • Dankbaarheid laten zien
  • Het budget herzien
  • Bloggen
  • Volgende stappen

De laatste loodjes, mensen. Laten we er wat van maken!

1. Een korte debriefing

Voor goede follow-up na een workshop, moet je eigenlijk al beginnen aan het einde van de dag.

Eén van de beste momenten om feedback te krijgen over een workshop is tijdens de afronding. Dan zijn de gevoelens en meningen van je bezoekers nog vers.

Het beste is om ze een vragenlijst in te laten vullen. Zo krijg je waardevolle inzichten in jouw capaciteiten als leerkracht, en je gasten denken nog eens goed na over wat ze geleerd hebben tijdens de workshop.

Workshop kunst in de maak. Doe aan follow-up na de workshop door aan het einde te beginnen.
Als er geen tijd of ruimte is voor een vragenlijst met pen & papier, kun je je gasten ook vragen om een digitale vragenlijst in te vullen voor ze vertrekken

Het invullen van een vragenlijst hoeft niet lang te duren, maar geef de gasten genoeg tijd om op te schrijven wat ze vinden van de nieuwe vaardigheden die ze hebben geleerd.

De juiste vragen stellen

Zelfs voor meesters van het vak kan het moeilijk zijn om duidelijke, praktische vragen te bedenken. Probeer er hier een paar van om alles uit je feedback te halen:

  • Wat was het doel van deze workshop? Heb je het gevoel dat dit doel bereikt is?
  • Hebben je vaardigheden een hoger niveau bereikt? Zo ja, hoe?
  • Welke activiteiten waren het meest leerzaam? Welke activiteiten waren het leukst?
  • Hoe kan het proces van de workshop worden verbeterd om in de toekomst beter te kunnen leren?

Het is een goed idee om deze vragenlijsten anoniem te maken. Met een mysterieuze identiteit zullen je gasten eerlijker kritiek geven. Dit kan hard zijn, maar opbouwende kritiek is essentieel voor het verbeteren van je workshop.

Er zijn veel manieren om de workshop af te ronden en de dag af te sluiten. Ga op zoek naar de methode die het beste bij jou past.

Tip: Creativiteit hoeft niet te eindigen met de vragenlijsten. Hier is een voorbeeld van een manier om feedback te krijgen en je workshop spectaculair af te sluiten!

“Welkom terug!”

Soms kan het even duren voordat nieuwe vaardigheden echt uitgehard zijn.

Je kunt je bezoekers dan aanmoedigen om contact op te nemen als ze vragen hebben. De reden voor een tweede vragenlijst is tijd inbouwen voor reflectie. Als je alleen hun eerste gedachten ziet, kun je belangrijke inzichten die later komen missen.

Een week of twee is waarschijnlijk een goede tijd om te wachten.

Tip: Hier kun je uitgebreid zien hoe je betere feedback krijgt over workshops.

2. “Kan ik je een drankje aanbieden?”

Oké, we bedoelen niet dat je met je gasten moet flirten.

Maar het is geen slecht idee om met de hele groep iets te gaan eten en drinken in je favoriete lokale pub. Soms vinden de beste gesprekken plaats na de workshop zelf.

Doe follow-up na een workshop met eten en drinken in een restaurant als dit.
Het meest uitdagende aspect van follow-up na een workshop: Genieten van je drinken en eten.

We snappen het, het is het einde van een lange dag van voorbereiding en educatie. Maar zie deze bijeenkomst als een leuke manier om stress kwijt te raken en goede feedback te krijgen van je bezoekers.

3. “Dankzij jou was het een succes”

Stuur een dag of twee na het einde van de workshop bedankjes naar je bezoekers, in een format van jouw keuze. Dit kan een e-mail zijn, een social media update, of zelfs een groepsbericht, als je de telefoonnummers van je bezoekers hebt.

Misschien wil je het doel van je workshop nog eens benadrukken (“Ons doel was het leren van de basis van tuniervaardigheden…”).

Evalueer hierna hoe iedereen het heeft gedaan. Belangrijker nog, laat je groep weten wat een geweldige cursisten ze waren en hoe zeer je hun aanwezigheid hebt gewaardeerd.

Deel het uitzicht

Je bedankjes zijn een geweldige mogelijkheid om een overzicht te delen van de belangrijkste evenementen van de workshop.

Deelnemers hebben graag een samenvatting van de belangrijke dingen. En dit kan zelfs zorgen dat ze over je blijven praten. Google Docs is een simpele manier om aantekeningen uit te wisselen, en je kunt je bezoekers toestemming geven om het document te bewerken.

Ze kunnen ideeën blijven toevoegen en meningen delen over het handwerk, het document updaten met persoonlijke notities en gedachtes over de workshop ervaring.

4. Budget opbouw

Je kunt na een workshop zeker niet aan follow-up doen zonder naar je budget te kijken. Dit is misschien wel de minst interactieve van de follow-up stappen. (Het is zeker niet zo leuk als samen iets gaan drinken!)

Maar het is best belangrijk om te kijken naar hoeveel geld je hebt uitgegeven en hoe je voor de volgende workshop efficiënter kunt zijn.

Denk aan de kosten van:

  • Goodies en souvenirs voor de bezoekers
  • Gedrukt papier (Dit kan verrassend duur zijn. Hoeveel kun je de volgende keer digitaal doen?)
  • De locatie
  • Promotie
  • Materiaal voor de workshop, zoals kwasten, knikkers, wol, plantenpotten, etc.

Tip: Budgetteren hoeft geen moeilijk handwerk te zijn. Kijk goed naar deze 10 online tools voor budgettering om het proces een stuk makkelijker te maken.

5. Ga bloggen

Foto’s of video’s die gemaakt zijn tijdens je workshop kun je goed gebruiken. Bij de follow-up na een workshop, moet je even de tijd nemen om je blog of website te updaten met inzichten die jij en je bezoekers samen hebben bereikt.

Een workshop plantenkunst in actie.
Mooie afbeeldingen van de workshop in actie kunnen het bericht op je blog echt interessant maken.

Dit is natuurlijk ook promotie voor je toekomstige workshops. Zorg dat je de nadruk legt op alle positieve dingen aan je workshop ervaring. Welke vaardigheden zijn geleerd? Hoe zijn de levens van de gasten veranderd?

Een paar reviews van bezoekers kunnen hier heel goed werken.

Tip: Maak een goede samenvatting van je workshop en zorg dat de hele wereld deze kan zien.

6. Doe het nog een keer

Tot slot, kun je als follow-up na een workshop nog een tweede ronde organiseren! Niet alle workshops zijn geschikt voor een betekenisvolle tweede aflevering, maar met een “deel twee” of een gevorderden workshop kun je echt dieper gaan.

Dit is één van de beste manieren om onbeantwoorde vragen van de eerste workshop te beantwoorden. Vooral vragen waar meer intensieve training voor nodig is.

Bij deel twee is het meestal makkelijker om gasten te rekruteren dan bij de eerste workshop. Bij de tweede sessie heb je een specifieke doelgroep: Je nieuwe kennissen!

De workshop beëindigen

Hoe doe jij het liefste aan follow-up na een workshop? Deel je tips hieronder in de opmerkingen. Succes met workshoppen!

by on Geef een reactie

Een Follow-Up na een Muziekevenement: Hoe en Waarom

Het is ongelooflijk eenvoudig om het moment dat een muziekevenement eindigt er een streep onder te zetten. Als iemand eenmaal heeft betaald om de locatie te betreden en het optreden volgens plan verloopt, dan is het verleidelijk om te denken dat de transactie afgehandeld is.

Wees niet een van de evenementenorganisatoren die in deze val trapt.

Er is veel te winnen bij een follow-up van je muziekevenement. Je kunt het gebruiken als een kans om terugkerende klanten te krijgen en om verbeteringen voor de volgende keer te plannen.

We zullen dit in dit bericht verder verkennen, de laatste in onze serie over planning, promotie en het hosten van een concert of optreden.

1. Moedig feedback van bezoekers aan

De beste bedrijven vinden het belangrijk om te weten hoe hun klanten over het product of de dienst die zij leveren denken. Evenementenorganisatoren zijn geen uitzondering. Er zijn veel redenen om feedback van je klanten belangrijk te vinden.

In het geval van een muziekevenement zijn je klanten bezoekers. Negeer het niet om hun mening te krijgen. Feedback is een belangrijk onderdeel van het goed evalueren van je evenement en voor het krijgen van verbetering ideeën voor het volgende evenement.

feedback krijgen bij de follow-up van een muziekevenement
Het verzamelen van feedback na een optreden kan waardevolle inzichten voor de volgende keer opleveren.

Er zijn manieren om feedback te stimuleren om mensen sneller geneigd te laten zijn om te antwoorden. Waarom biedt je voor het invullen van een vragenlijst geen korting op het volgende optreden of laat je mensen kans maken op een prijs?

Tip: Hier volgen nog enkele ideeën over hoe je feedback van bezoekers kan krijgen.

Wat je zou moeten vragen

Zorg ervoor dat je vragen stelt die nuttig en specifiek voor je evenement zijn. Als je mensen simpelweg vraagt of ze het leuk hebben gehad, dan is het moeilijk om de redenen erachter te achterhalen.

Probeer in plaats daarvan specifiek te zijn. Enkele vragen die je kunt stellen zijn:

  • “Hoe zou je de geluidskwaliteit van de 10 beoordelen?”
  • Hoe lang heb je in de rij moeten staan?”
  • “Was het concert te lang, de juiste hoeveelheid tijd, of te kort?”
  • “Welke artiest vond je het leukst en waarom?”
  • “Heeft de locatie aan al je behoeften voldaan”

Duik in de vitale details. Alles wat je in de planningsfase hebt gedaan, kan hier aan je vragen worden gekoppeld.

Als je de kwaliteit van het optreden zelf vooral belangrijk vind, verzamel dan opbouwende feedback die specifiek aan de muzikale ervaring gerelateerd is.

Tip: Als je moeite hebt om ideeën over de te stellen vragen te bedenken, begin dan na het evenement met een generieke lijst met enquêtevragen.

2. Bouw je professionele relaties

Een ander belangrijk onderdeel van de follow-up van je muziekevenement is de nabespreking. Dit omvat meestal het spreken met de artiesten of het personeel van de locatie.

professionele connecties opbouwen
Het behouden van professionele connecties is essentieel voor succes!

Relaties opbouwen met bands

Sommige evenementenorganisatoren behandelen bands alsof ze ‘eenmalig’ zijn – alsof ze waarschijnlijk niet meer met hen zullen werken. Maar veel bands spelen meerdere keren op dezelfde locatie of in dezelfde stad. Sterker nog, men heeft aangevoerd dat het twee keer, in een week, in dezelfde stad spelen een goede zaak kan zijn.

Als je erin geslaagd bent om een succes met een band of artiest te creëren, omarm het dan!

Door een follow-up, vergroot je je kansen om opnieuw samen te werken, wat voor alle betrokken partijen vruchtbaar kan zijn. De ‘haat/liefde-relatie’ tussen promotors en artiesten kan een moeilijke weg zijn. Artiesten hebben promotors nodig waarop ze kunnen rekenen en vice versa. Een opvolggesprek kan veel doen.

Relaties met locaties opbouwen

Het is belangrijk om een goede relatie met locaties te onderhouden, vooral als je van plan bent om ze opnieuw te gebruiken. Werk met ze samen om te kijken of er iets van jouw kant beter had kunnen worden gedaan. Locaties zijn je bondgenoten. Met ze samenwerken kan je helpen om de volgende keer een betere ervaring te krijgen.

3. Behoud je klanten

Er kan een naar gevoel zijn tegenover mensen die muziekevenementen te veel als een bedrijf behandelen. De industrie heeft echter goede zakenmensen nodig. “Klantenbehoud” is een modewoord waarbij je je kunt voorstellen dat je het in directiekamers zou horen, niet in achterkamertjes, maar het is net zo relevant.

Het kan moeilijk zijn om nieuwe bezoekers voor je optredens te vinden. Daarom is er geen enkel excuus om niet je best te doen om degenen die je hebt te behouden. Het kan zelfs vijf keer zoveel kosten om nieuwe klanten te krijgen als om je bestaande klanten te behouden!

Hoe een follow-up met bezoekers te doen

Een follow-up na een muziekevenement kan effectief worden gedaan door middel van:

  • Concert evenementenpagina’s (zoals die op Billetto)
  • Evenementenpagina’s op Facebook of andere sociale netwerken
  • Je e-maillijst

Zelfs in 2019 is het bouwen van een e-maillijst nog steeds effectief en zorgt voor veel interactie.

Door een follow-up mail naar je klanten te sturen, kun je ze op de hoogte stellen van nieuwe optredens of evenementen die je organiseert. Waarom stimuleer je hun aanwezigheid niet met kortingen of andere aanbiedingen?

Als je denkt dat evenementenorganisatoren dit soort macht niet kunnen hebben, denk dan nog eens goed na. Veel muziekfestivals zijn uitverkocht voordat hun hoofdact wordt aangekondigd. Mensen ontwikkelen een vertrouwen in het merk. Zelfs lokale promotors op kleine schaal kunnen dit omarmen.

Tip: Hier is een handige gids over hoe je tijdens je show meer e-mailadressen kunt verzamelen.

4. Gebruik je follow-up om bekendheid op te bouwen

Het is tijd om je muziekpet af te doen en je zakenhoed weer op te zetten.

Mensen die naar een show gaan en ervan genieten, willen het op social media zetten of hun ervaringen met vrienden delen. Jouw taak is om dit proces aan te moedigen en te vereenvoudigen, om bekendheid voor je aanstaande optredens te creëren.

Het is in feite een getuigenis voor het muziekevenement dat je hebt opgezet: als mensen op social media zien dat hun vrienden een geweldige tijd hebben, dan willen ze ervoor zorgen dat ze het de volgende keer niet missen!

Ideeën voor het bouwen van bekendheid

Methoden voor het bouwen van bekendheid na het evenement kunnen zijn:

  • Een prijs aanbieden voor de beste foto van het evenement
  • Een groepsfoto uploaden en mensen vragen zichzelf of hun vrienden te taggen
  • Videobeelden delen en bezoekers aanmoedigen om het online te delen
  • Een weggeefactie aanbieden van iets dat op die avond gebruikt kan worden, zoals ondertekende setlijsten of drumstokken

Tip: Neem een kijkje in deze gids over hoe je bezoekers kunt aanmoedigen om evenement foto’s op social media te delen.

Volgende stappen

Omarm de waarde van een follow-up. Vergeet niet dat je op de lange termijn speelt en als je een succes wilt worden in een dergelijke op mensen gebaseerde industrie dat relaties van vitaal belang zijn.

Een follow-up van een muziekevenement zal je helpen om je merk op te bouwen, vertrouwen te winnen en het volgende optreden in het proces te promoten. Veel succes!

by on Geef een reactie

Versterk je Connecties: Hoe Doe je een Follow Up na een Privé-evenement

Jeetje! Je hebt je uit de naad gewerkt om dit privé-evenement zo goed mogelijk te laten verlopen. Nu is het tijd om met je benen omhoog te gaan zitten en…

Nee, er is nog een laatste ding om te doen. Er zijn eigenlijk nog zeven dingen om te doen.

Lees verder om erachter te komen…

    • Waarom je iedereen zou moeten bedanken voor hun komst
    • Hoe je erachter kan komen of het evenement een succes was
    • Welke vragen je aan je aanwezigen moet stellen
    • Hoe je vervolgafspraken moet regelen
    • Waar je op moet letten in het budget
    • Hoe je het meeste haalt uit de herinneringen van het evenement
    • Hoe je het volgende privé-evenement voorbereidt

Het is de laatste stap van de reis, dus laten we de ene voet voor de andere zetten.

1. Bedank je gasten voor hun komst

Je moet je gasten altijd bedanken voor hun komst naar het evenement. Privé-evenementen zijn meestal kleiner in omvang dan openbare evenementen, waardoor het gemakkelijker is om iedereen persoonlijk te bedanken.

Stuur je gasten individueel een bericht en benoem iets van een specifiek moment van tijdens het evenement. Misschien heb je ergens een goed gesprek over gehad of was het plan om elkaar in de toekomst te ontmoeten.

Als je evenement uit VIP gasten zoals influencers bestond, dan is het ook netjes om ze persoonlijk te bedanken. Ze zijn misschien in je volgende evenement geïnteresseerd en misschien kunnen ze helpen om het te promoten.

Heeft iemand je evenement gesponsord? Dan moet je ze je waardering tonen en alle belangrijke mensen van het evenement met ze delen.

Als je een team had om je te helpen met het regelen van het evenement, zorg er dan voor dat je ze vertelt wat een verschil ze hebben gemaakt met je werk.

Ten slotte moet je de locatie bedanken die je privé-evenement heeft gehost. Als ze zich hebben ingespannen om je privacy op die dag te regelen, geef ze dan positieve feedback.

2. Kijk of je de doelen voor het evenement hebt bereikt

Als je privé-evenement een verjaardag, een bruiloft of een werkjubileum was, dan was het doel misschien wel dat iedereen het naar zijn zin had.

Maar als je privé-evenement zakelijker was, dan zou je moeten kijken of je al dan niet kreeg wat je van het evenement wilde krijgen.

Was het bijvoorbeeld om specifieke nieuwe connecties in de industrie te leggen? Had je een bespreking over een bedrijfsfusie met een ander bedrijf?

Sommige van deze doelen zijn niet alleen gebaseerd op het evenement, maar je kunt wel beoordelen of het privé-evenement de doelen heeft geholpen of niet.

Waren ze onder de indruk van de locatie, het eten en de service? Was het een goede plek om een vergadering te houden? Of is er iets dat je de volgende keer beter zou kunnen doen?

Tip: Lees meer over hoe je een follow up kunt doen na een netwerkevenement.

3. Krijg feedback over hoe goed je het hebt gedaan

Feedback is cruciaal als het gaat om het verbeteren van wat je doet. Zelfs als je privé-evenement een informeel evenement was, dan kan het geen kwaad om wat meningen van de aanwezigen te krijgen.

Als je een familiereünie hebt georganiseerd, vraag dan aan iedereen hoe goed hij of zij denkt dat je het hebt gedaan. Misschien hebben ze nuttige suggesties voor je of stellen ze voor om met de volgende bijeenkomst te helpen.

Als je privé-evenement strikt zakelijk was, dan moet je de aanwezigen toch om hun feedback vragen. Het zal je professioneler doen lijken en je dankbaarheid voor hun mening tonen.

Tot slot, voor privé-evenementen op grotere schaal is mogelijk een kwantitatieve enquêtetool nodig. Kijk naar websites zoals Google Forms of Survey Planet om gepersonaliseerde feedbackformulieren te maken.

Tip: Bekijk onze gids over het evalueren van evenementen.

4. Versterk je connecties

Hopelijk heb je het gezellig gehad door met iedereen op het evenement te socialiseren. Misschien heb je nieuwe vrienden gemaakt en wil je ze na het evenement weer zien.

LinkedIn is een geweldige plek voor zakelijke professionals om na een netwerkevenement verbinding te maken. Voeg ze toe als een contact en plaats een bericht om bij te praten.

Hoe je een follow up doet na een privé-evenement: Regel een follow up gesprek met een kopje koffie.
Regel een follow up gesprek met een kopje koffie.

Facebook is de beste plek om in contact te komen met familieleden met wie je mogelijk al lang niet hebt gesproken. Stuur ze een bericht en praat over toekomstige bruiloften, verjaardagen of reünies.

Twitteren Instagram zijn goede platforms om verbonden te blijven met influencers, sprekers of beroemde gasten die je op je privé-evenement hebt gehad.

Social media is goed, maar face to face ontmoetingen zijn beter. Kijk of je je relaties kunt versterken door een informele bijeenkomst te plannen.

5. De hoofdzaak

Na het evenement moet je je bankrekening controleren om te zien of het tijd is om wel of niet in paniek te raken. Ben je over het budget heen gegaan? Of heb je nog wat geld over voor het volgende evenement?

Als je een ticketsoftware hebt gebruikt, dan kun je eenvoudig zien hoeveel kaarten je hebt verkocht (of hoeveel mensen er een reservering hadden in het geval het een gratis evenement was).

Zodra je ieders feedback voor je hebt, is het ook gemakkelijker om te evalueren of het geld dat je aan de locatie, het eten, drinken en entertainment besteedde, de moeite waard was.

Kun je het budget voor je volgende privé-evenement vergroten? Misschien een bar rekening in plaats van het de hele nacht een gratis bar te laten zijn? Of misschien een aantal bedrijven benaderen om een deel van het volgende evenement te sponsoren?

Als je zakelijke sponsors voor je evenement had, dan moet je de resultaten met hen delen. Als deze goed is verlopen, dan zijn ze mogelijk geïnteresseerd in het sponsoren van toekomstige evenementen.

6. Bereidt mensen voor op het volgende privé-evenement

Ervan uitgaande dat het evenement een succes was, moet je iedereen voorbereiden dat er nog een gaat komen… en veel beter dan voorheen.

Een van de manieren waarop je mensen kunt laten terugkomen naar je privé-evenement, is door ze een korting te geven voor de volgende keer dat zij deelnemen.

Een andere manier is om ze een influencer te maken. Privé-evenementen zijn al exclusief van aard. Maar als je een van je eerdere gasten de volgende keer een vriend mee laat nemen, dan geeft dat ze de VIP status.

Beide benaderingen zijn geweldig om je gasten om te vormen tot je aanhangers voor evenementen. Ze zijn vooral handig voor privé-evenementen, omdat je promotie iets beperkter is.

7. Maak social media berichten met hoogtepunten

Als je een aantal goede herinneringen met je gasten hebt gemaakt, dan heb je ze hopelijk met enkele foto’s en video’s onsterfelijk gemaakt.

Afhankelijk van je aanpak voor het promoten van privé-evenementen, kun je deze delen op je social mediakanalen. Je kunt ze ook individueel naar de gasten doorsturen.

Hoe je een follow up doet na een privé-evenement: stuur hoogtepunten van evenementen naar je privé-chatgroepen.
Stuur hoogtepunten van evenementen naar je privé chatgroepen.

Als je veel beeldmateriaal en afbeeldingen hebt, dan moet je ze doornemen voordat je het allemaal online of in een e-mail dumpt.

Maak een voorstelling met de hoogtepunten van het evenement met alleen de beste of meest memorabele momenten van de dag. Op die manier presenteer je het privé-evenement in het mooist mogelijke licht.

Conclusie

Het organiseren van een privé-evenement is vaak een leerzame ervaring, zelfs voor de meest ervaren evenementenplanner.

Hopelijk ben je door dit evenement des te wijzer geworden.

Als je de kaartverkoop voor je volgende evenement wilt vereenvoudigen, overweeg dan om een ticketsysteem te gebruiken. Als je niet van plan bent om kaarten te verkopen, dan kun je het evenement zowel privé als gratis maken.

Bedankt voor het lezen en veel succes met je volgende evenement!

by on Geef een reactie

Feedback over Voeding: Hoe Je Na Een Evenement Met Eten en Drinken Op Kunt Volgen

Alle borden zijn schoon gelikt en de gasten hebben je evenement tevreden verlaten. Het enige dat nu overblijft, is om te bekijken of die Instagram foto’s filters nodig hebben of niet.

Laten we eens kijken hoe je na je evenement met eten en drinken kunt opvolgen.

Deze stapsgewijze handleiding zal je laten zien hoe je…

  • Het evenement evalueert
  • Iedereen voor zijn komst bedankt
  • Naar hun feedback vraagt
  • Ze een stimulans biedt om terug te komen
  • De marketing beoordeeld
  • De kaartverkoop telt
  • Het budget sluit
  • Je op het volgende evenement voorbereidt

Heb je nog steeds trek naar meer? Laten we dan beginnen.

1. Beoordeel het evenement

Nu dat het stof is neergedaald, is het tijd om te kijken hoe goed het evenement is gegaan. Begin met het grote geheel en ga dan na of er praktische aspecten kunnen worden verbeterd.

Vragen om jezelf te stellen:

  • Is alles volgens plan verlopen en volgens schema gegaan?
  • Hoe goed deed het cateringbedrijf zijn werk?
  • Heeft de zaal aan de verwachtingen voldaan?
  • Zou je overwegen om weer met dezelfde partners te werken?

Zodra je de antwoorden op deze vragen kent, dan heb je een beter idee van hoe je het volgende evenement kunt verbeteren.

Tip:onze gids voor het evalueren van evenementen brengt in kaart hoe je je succes kunt meten.

2. Verstuur een bedankbriefje

Het is altijd een goede vorm om je gasten voor hun komst te bedanken. Als zij er niet waren geweest, dan had je in je eentje in een kamer vol heerlijk eten gezeten.

(Dat klinkt eigenlijk niet verkeerd.)

Stuur een brief of e-mail met een bedankje aan je gasten voor hun komst en het creëren van een geweldige sfeer. Voeg een smakelijke foto toe die ze aan het geweldige eten en drinken herinnert.

Je moet ook de mensen bedanken die je met het evenement hebben geholpen. Dat geldt ook voor het personeel van de locatie en, misschien wel het belangrijkste, het cateringbedrijf dat het eten heeft geleverd.

Als een onderdeel van je evenement door een bedrijf in de voedingsmiddelenindustrie werd gesponsord, bedank ze dan ook voor hun steun.

3. Vraag om feedback

De ‘bedankt’ e-mail is niet alleen een uitstekende manier om je waardering te tonen, maar het is ook een geweldige manier om feedback te verzamelen. Niet alleen van de gasten zelf, maar ook van de locatie en catering.

Je zou de gasten enkele van deze vragen kunnen stellen:

  • Wat vond u van het menu?
  • Werd het eten snel geserveerd?
  • Wat was het beste deel van de maaltijd?
  • Zou u toekomstige evenementen voor eten en drinken zoals deze bijwonen?
  • Welke voedingsmiddelen zou u bij het volgende evenement willen zien?
Hoe op te volgen na een evenement met eten en drinken: zijn je gasten tevreden vertrokken?
Zijn je gasten tevreden vertrokken?

Je kunt open vragen als deze stellen of je kunt de feedback meten door ze meerkeuze te maken. Dit laatste is nuttiger voor grotere eet en drink evenementen.

De feedback die je van de locatie en het cateringbedrijf wilt, is waarschijnlijk specifieker Om ervoor te zorgen dat je alle relevante details krijgt zijn open vragen hier beter.

Wees ook niet bang om feedback aan het cateringbedrijf te geven. Als je van plan bent om ze in de toekomst opnieuw te gebruiken dan is het belangrijk om goed te communiceren.

Tip: lees onze gids overgratis enquêtetools voor evenementen om feedback van je dinergasten te verzamelen.

4. Geef een stimulans om terug te komen

Je hebt de gasten voor hun komst bedankt, wat aardig van je is. Daarna heb je ze gevraagd om je feedback te geven, wat een verzoek is voor hun tijd.

Structureer je e-mail als een sandwich.

In plaats van het met een verzoek te beëindigen, geef je ze een stimulans om deel te nemen. Er is geen betere manier om dat te doen dan door korting op het volgende evenement te geven.

Hierdoor zullen ze niet alleen bereidt zijn om je feedback te geven, maar het vergroot ook de kans dat ze het volgende evenement met eten en drinken bijwonen.

Tip: lees onze gids over hoe je je gasten tot voorstanders kunt maken door stimulansen aan te bieden.

5. Kijk naar marketinggegevens

Nadat je feedback van de gasten die aanwezig waren hebt ontvangen, zou je moeten kijken hoe goed je je eet en drink evenement hebt gepromoot.

Je kaartverkoop systeem geeft je veel inzichten, maar zal niet het hele verhaal vertellen. Je moet ook naar je e-mailresponspercentages en social mediadata kijken.

Een mailingplatform zoals MailChimp zal je vertellen hoeveel mensen…

  • Je e-mail hebben geopend
  • Op de link hebben geklikt
  • Op je hebben gereageerd
  • Zich hebben afgemeld van je mailinglijst

Op dezelfde manier laten de meeste social mediaplatforms zoals Instagram (het huis van fijnproevers) je likes zien, de keren dat het gedeeld is, opmerkingen, enzovoort.

Ten slotte zal een Google-melding over je evenementnaam laten zien of deze door mediakanalen is opgenomen.

Voeg al die dingen bij elkaar en je zult een goed beeld hebben van hoe goed je je voedselevenement hebt geregeld. Nu is de vraag of die inspanningen vertaald zijn naar de kaartverkoop.

Tip: onze gids overhet promoten van je voedselevenement moet je alle tools geven die je nodig hebt.

6. De kaartverkoop tellen

Had je een volle zaal? Of waren er nog kaartjes over? Als je een ticketplatform hebt gebruikt om kaarten te verkopen, dan zijn deze getallen met een paar muisklikken te vinden.

Als je kaarten niet uitverkocht waren, dan moet je gaan brainstormen over een idee hoe je de volgende keer wel uitverkocht kunt zijn. Misschien kun je op social media een kaartje weggeven om meer opwinding te creëren.

7. Schoon het budget op

Het is tijd om naar het belangrijkste te kijken. Hoeveel geld heb je met de kaartverkoop verdiend en hoeveel heb je aan eten, drinken, de locatie en de promotie uitgegeven?

Als je in het rood staat, dan wil dit nog niet zeggen dat je aan te veel dingen geld hebt uitgegeven. Het kan alleen maar een kwestie zijn van het aan andere dingen uitgeven.

Kan je bijvoorbeeld…

  • Een goedkoper cateringbedrijf zoeken?
  • Andere ingrediënten gebruiken (als je het voedsel zelf gemaakt hebt)?
  • Onderhandelen over een betere deal met de locatie?
  • Geld besteden aan Instagram advertenties in plaats van gedrukte advertenties?
Hoe op te volgen na een evenement met eten en drinken: zou je de volgende keer op de catering kunnen besparen?
Kun je de volgende keer op de catering besparen?

Een ander ding om te overwegen voordat je de kosten verlaagt, is of je met toekomstige evenementen extra inkomsten kunt verdienen.

Kan je bijvoorbeeld…

  • Een sponsorschap van een voedselleverancier krijgen?
  • Merkartikelen op het evenement verkopen?
  • Optionele extra’s toevoegen waar de gasten voor betalen?

Tip: lees onze gids over hoe je je evenementenbudget als een professional kunt structureren.

8. Plan het volgende evenement met eten en drinken

Nu alle berekeningen en feedbackverzoeken achter de rug zijn, is het tijd om vooruit te kijken. Hoe ziet jouw volgende eet en drink evenement eruit?

Als je je op voedsel concentreert, moet de volgende dan een Japans thema hebben? Of, als het een drank evenement is, misschien een whiskyproeverij proberen in plaats van wijn?

Hopelijk heb je van het evenement dat net achter de rug is veel foto’s van zowel het eten als het drinken gemaakt. Ze komen nu voor je online promotie heel goed van pas.

Gebruik de afbeeldingen en video’s om boeiende posts op social media te maken, niet alleen voor de gasten die geweest zijn, maar ook voor toekomstige mogelijke gasten.

Maak je smaakpapillen schoon

Je bent alleen zo goed als je laatste evenement, dus nu dit erop zit, is het tijd om terug te gaan naar de tekentafel.

Je zou nog een paar tools in je toolkit moeten hebben om de volgende nog lekkerder en Instagrambaarder te maken dan de vorige.

by on Geef een reactie

Hoe Doe Je aan Follow-Up Na Je Wellness Evenement: 5 Stappen Om Over te Mediteren

Je wellness evenement is klaar, en je bent zo’n 45 kilo aan werklast kwijt. Maar je bent er nog niet!

Het goede nieuws: Veel van het werk van de follow-up is kijken naar wat er al gedaan is. Je moet ook je relaties in de wereld van wellness verstevigen.

Doe aan follow-up na je wellness evenement en ga aan de slag met een nieuw arsenaal aan info. Om te zorgen dat je alles uit je ervaring kunt halen, behandelen we deze vijf simpele stappen:

  • Bedankjes
  • Feedback krijgen
  • Data scannen
  • Het budget aanpassen
  • Debriefing

1. Bedankjes

Dit is één van de makkelijkste stappen. Maar voor de follow-up na je wellness evenement, is het ook één van de belangrijkste stappen. Er zullen genoeg mensen zijn die een blijk van waardering verdienen.

Waardering is belangrijk bij de follow-up van je wellness evenement
Van een beetje waardering is nog nooit iemand dood gegaan. Waarschijnlijk.

Via een groeps-mail kun je de bedankjes naar alle betrokkenen sturen. Als je het meer openbaar wilt doen, kun je gebruik maken van social media accounts of een pagina maken op je website. Dit is dan naast een bericht om iemand te bedanken ook meteen reclame.

Dit zijn de groepen die je moet bedanken:

Bezoekers

Nogal vanzelfsprekend! Groep-mails en bedankjes op een webpagina of social media zijn heel geschikt voor gasten.

Evenemententeam

Met je team heb je een langdurige relatie Er komt veel onderzoek en zorg kijken bij een goed wellness evenement, en de leden van je team waren de vitale organen van het gezonde organisme van je evenement. Geschenktassen en goodies zijn een goede manier om je dankbaarheid te tonen.

Je kunt deze items uitdelen bij de debriefing (hieronder meer daarover).

Locatie

Bouw lange termijn contacten op door de locatie te bedanken. Een goede relatie is hier ook belangrijk, omdat je deze locatie in de toekomst misschien weer wilt gebruiken. Zorg dat je de locatie in perfect staat achterlaat. Dat laat al zien dat je dankbaar bent.

De wellness trend groeit, dus je krijgt binnenkort waarschijnlijk concurrentie Pak nu je kans om een relatie op te bouwen met de locatie!

Partner organisaties

Je partners zijn ook belangrijk. Organisaties zoals het Rode Kruis, bijvoorbeeld, zijn belangrijke relaties om op te bouwen als je een goede reputatie in de gezondheidsindustrie wilt.

Met bedankjes kun je laten zien dat het je om de wellness gaat (en niet alleen maar om partnerschappen en persoonlijk gewin). Voor dit doel, moet je ook belangrijke data van na je evenement met partners delen, waar we het verderop over zullen hebben.

Tip: Schrijf bedankjes met deze handleiding voor dankbare e-mails.

2. Feedback circuit

Hoe meer je gasten communiceren, hoe meer je zult leren. Hopelijk was je wellness evenement een hit. Maar zelfs de beste organisatoren kunnen nog wel wat leren met feedback.

Als je geluk hebt, krijg jij ook zo veel feedback
Hoe meer feedback, hoe beter!

Vragen over wellness

Voor wellness evenementen, moet je je richten op hoe de gasten wellness zien en hoe ze ermee te maken hebben. Heeft de inhoud van je evenement hen op een betekenisvolle manier kunnen bereiken?

Probeer een aantal van deze vragen:

  • Heb je het gevoel dat je belangrijke nieuwe dingen hebt geleerd over wellness?
  • Wat was de belangrijkste wellness tip die je tijdens het evenement hebt meegekregen?
  • Hoe voelde je je over wellness voor het evenement? En nu? Is jouw mentaliteit veranderd?
    • Zo ja, hoe is het veranderd?
  • Ben je van plan om na dit evenement veranderingen aan te brengen in je leven op het gebied van gezondheid of wellness?

Aan de slag met de data

Voor de voorbereiding van de enquête na je evenement, zijn hier een paar tools om het proces simpeler of zelfs beter te maken. MailChimp is handige software op basis van e-mail die kan aantonen wie jouw enquête ontvangt en leest. Het kan je vertellen hoeveel gasten:

  • De enquête hebben geopend
  • De link hebben gevolgd
  • Zich hebben afgemeld voor je updates

Tip: Creëer een perfecte follow-up enquête op de makkelijke manier, met online tools zoals SurveyMonkey.

3. Data onderzoek

Er is na je wellness evenement veel goede data te bekijken. Zorg dat je de volgende dingen onderzoekt:

  • Verkochte tickets
  • Inkomsten
  • Positieve vs. negatieve feedback
  • Niet gekomen vs. wel gekomen
  • Gezondheidsonderzoek info
  • Gekochte lidmaatschappen voor sportschool of fitness

Tip: Hier kun je zien naar welke data je moet kijken na je evenement.

4. Het budget aanpassen

Tenzij je een zakelijk wonder bent, bestaat de kans dat je budget aangepast moet worden. Rond de financiële zaken af met het volgende:

Winst

Hoeveel heb je daadwerkelijk verdiend? Met ticketverkoop, eten, merchandise en fitness lidmaatschappen is er genoeg wat meetelt.

Houd ook rekening met wellness goeroes, leveranciers van sportmateriaal, management van de locatie, en natuurlijk je evenemententeam!

Voor de toekomst

Wat kan er beter? Kan de locatie goedkoper? Het kan goedkoper zijn om wellness evenementen buiten te organiseren.

Hoe zit het met marketing: Is er een manier om minder uit te geven aan promotie?

Of als je schoonmakers hebt ingehuurd, wat was de verhouding tussen het werk en de prijs? Nu je precies weet hoeveel werk er achteraf voor schoonmakers is, kun je het budget voor volgend jaar hierop aanpassen.

Tip: Een nieuw budget opbouwen hoeft niet lastig te zijn met de juiste tools.

5. Een korte geschiedenis van je evenement

Luid de bel, tik met een lepel tegen een glas—hoe je het ook doet, breng je team nog één keer samen voor een debriefing.

Dit is een goed idee voor de follow-up na een wellness evenement
Je hardwerkende crew verdient een schouderklopje en een debriefing.

Dit is het ideale moment om feedback voor te lezen en een overzicht te geven van de data van het evenement:

  • Hebben jullie je doel(en) bereikt?
  • Waren de gasten betrokken en actief?
  • Waren er delen van het evenement die de aandacht van de bezoekers minder konden vasthouden?

Het perspectief van je team is hier belangrijk. Waren de gasten energiek bij de fitness elementen? Als het meer om meditatie ging, voelden ze zich na afloop kalmer?

Deel de impact

Wil je goede follow-up doen na een wellness evenement? Laat je team weten waar ze het verschil hebben gemaakt.

Je evenemententeam doet dit letterlijk voor de gezondheid van je gasten! Zorg dat je informatie over voordelen die het heeft gehad voor de gezondheid van gasten deelt. Verhalen van tevreden gasten kunnen goede motivatie zijn voor volgend jaar.

Tip: Debriefing is een belangrijke stap, dus stel een planning op voor je vergadering en houd je eraan.

Terug naar stap één

En de laatste stap van follow-up na je wellness evenement: Doe het allemaal nog een keer!

Maar nu heb je meer ervaring. Laat ons in de opmerkingen weten hoe het ging, en deel je eigen tactieken.