Richtlijnen voor het Evalueren van Evenementen: 10 Stappen Om Je Succes te Peilen

Waarom heb je een handleiding nodig voor het evalueren van evenementen?

Het is belangrijk om het succes van je evenement te evalueren als je van plan bent om in de toekomst nog meer evenementen te organiseren.

Door een goede evaluatie van je evenement ga je begrijpen:

• Wat er werkte en wat niet
• Of je aan de verwachtingen van je gasten hebt voldaan
• Hoe goed je marketing is aangeslagen
• Of je budget en tijdlijn realistisch waren
• Waar je de volgende keer extra op moet letten

Met andere woorden, je zult beter worden in het plannen van evenementen als je kritisch kijkt naar je eigen prestatie. Zo krijg je meer zelfvertrouwen en kun je de kunst van het plannen van evenementen perfectioneren.

Stap 1: gebruik SMART-doelstellingen

SMART-doelstellingen is een populaire methode voor het peilen van je succes. Je doelstellingen moeten specifiek, meetbaar, aanwijsbaar, realistisch en tijd-gerelateerd zijn (SMART).

Specifiek

Hoe specifieker je bent, hoe nauwkeuriger je je evenement kun evalueren. Een specifieke doelstelling is ook makkelijker over te dragen aan je team.

Meetbaar

Het is heel handig als je je succes kunt kwantificeren en er een nummer op kunt plakken. Dat nummer kan refereren aan ticketverkoop, ingezameld geld, of social media engagement.

Aanwijsbaar

Je moet een persoon of team aanwijzen voor iedere doelstelling. Zo weet je precies wie er eindverantwoordelijk is voor het behalen van ieder specifiek doel.

Realistisch

Misschien nog wel het belangrijkste is dat je doelen realistisch moeten zijn. Als je geen realistische doelstellingen hebt, zal je evenement als geheel alleen maar falen.

Tijd-gerelateerd

Tot slot moet je een tijdsperiode specificeren waarbinnen jouw doelstellingen gehaald moeten worden. Dit kan maanden, weken, of dagen zijn, afhankelijk van de omvang van je evenement.

Stap 2: Vergelijk jouw evenement met die van je concurrenten

Je hebt nu SMART doelstellingen, dus je kunt gaan kijken naar concurrerende evenementen. Hun resultaten geven je een indicatie van hoe je het naar verhouding hebt gedaan.

Het is belangrijk om naar evenementen te kijken die zoveel mogelijk op dat van jou lijken. Je moet geen appels met peren vergelijken. Als jouw evenement een klein lokaal muziekfestival is, moet je het niet vergelijken met Glastonbury.

Stap 3: Observeer tijdens het evenement

Eén van je belangrijkste taken tijdens het evenement is kijken en luisteren. Observeer of de dingen goed gaan. Hebben je gasten het naar hun zin? Heeft je team het zwaar?

Gebruik je telefoon of een notitieblok om tijdens de dag zelf observaties op te schrijven. Zo kun je je beter herinneren wat er gebeurd is.

Als er die dag één slecht ding gebeurd is, kun je alle positieve dingen vergeten…of vice versa.

Stap 4: Vraag gasten ter plaatse om feedback

Wees niet bang om je gasten te vragen wat ze van het evenement vinden. Je kunt het ze direct vragen en hun feedback opschrijven.

Maar een leukere manier om feedback te krijgen op de dag zelf is zorgen dat het onderdeel van het evenement is. Je kunt, bijvoorbeeld, je gasten een gratis tasje bieden als ze feedback geven via de app van je evenement.

Je kunt het ook interactief maken door twee prullenbakken bij de uitgang te zetten. Vraag je gasten om hun afval in de ene bak te gooien als ze het evenement leuk vonden, en in de andere als ze het niet leuk vonden.

Stap 5: Stuur feedback enquêtes na het evenement

Het is belangrijk om zoveel mogelijk feedback data te verzamelen. Daarom raden wij je aan om niet alleen feedback te verzamelen tijdens de dag zelf, maar ook na afloop.

Er zijn een aantal online enquête tools (zoals Survey Monkey) die je voor dit doel kunt gebruiken. Deze maken het snel en makkelijk om een feedback formulier te maken.

Je kunt ook een eigen feedbackformulier maken en het naar je gasten sturen. Bedank ze voor het komen en leg uit waarom hun feedback belangrijk is.

Vraag je gasten dan om ieder onderdeel van je evenement te beoordelen tussen 1–5 of 1–10:

• Het evenement als geheel
• Locatie en faciliteiten
• Eten en drinken
• Sprekers en artiesten
• Hoe waarschijnlijk het is dat ze het evenement zouden aanraden

Je moet ook zorgen dat de gasten ergens extra opmerkingen kunnen achterlaten.

Tip: Voor voorbeelden van feedback vragen voor je evenement, kijk naar deze handleiding.

Stap 6: Verzamel artikelen en stukken in de media

Als je goed contact hebt gemaakt met de media, kun je verwachten dat je genoemd wordt in de pers.

Een goede manier om vermeldingen in de media bij te houden is een Google Alert instellen met de naam van je evenement.

Je moet ook vermeldingen op social media bijhouden, want dit zullen er waarschijnlijk meer zijn.

Stap 7: Kijk naar social media engagement

Ieder social media platform inzagetool waarmee je belangrijke data kunt zien.

Je kunt deze tools gebruiken voor de berekening van je:

• Likes
• Reacties
• Gedeeld
• Vermeldingen
• Volgers

Maar het is waarschijnlijk dat je op verschillende platforms actief bent. Gelukkig kun je een social media beheertool zoals Hootsuite gebruiken om alle data te verzamelen.

De nummers zijn natuurlijk maar een gedeelte van het verhaal.

Je bent misschien ook geïnteresseerd in specifieke dingen die mensen over je evenement zeggen op social media. Hiervoor moet je een tools als Spezifygebruiken.

Stap 8: Houd bij hoeveel mensen er gekomen zijn

Vermeldingen op social media zijn leuk, maar echte bezoekers bij de evenement zijn leuker. Je moet een systeem voor ticketverkoop hebben waarmee je kunt bijhouden hoeveel bezoekers er komen.

Een goed platform voor ticketverkoop geeft ook aan:

• Hoe je gasten je evenement ontdekt hebben
• De betaalmethodes waar je gasten de voorkeur aan geven
• Hoe en wanneer ze zijn ingecheckt

Het kan je ook vertellen hoeveel mensen zich geregistreerd hebben maar niet gekomen zijn. Zo kun je de mensen die niet gekomen zijn afzonderlijk benaderen.

Step 9: Kijk naar je evenementenbudget

Het gaat allemaal om geld. Meestal dan.

Je hebt voor het evenement al een budget bepaald. Nu is het tijd om te zien of je je eraan kunt houden (en of je winst hebt gemaakt).

Tel alle kosten op die je hebt gemaakt voor de locatie, het materiaal, de catering, enzovoort. Bereken dan hoeveel geld je hebt verdiend met ticketverkoop.

Haal de kosten van de inkomsten af…en je bent er!

Je moet ook notitie maken van speciale deals die je hebt gesloten met leveranciers. Als je dat niet gedaan hebt, moet je kijken of je een deal kunt maken voor het volgende evenement.

Stap 10: Houd een debriefing met het team van je evenement

Je gasten en evenementensponsoren zijn niet de enigen die je om hun mening moet vragen. Luister ook naar het team van je evenement.

Het is altijd een goed idee om na het evenement een debriefing te houden. Vraag iedereen wat zij vonden dat er goed ging en wat er volgende keer beter kan.

Je moet sprekers of artiesten die naar je evenement zijn gekomen ook om feedback vragen. Misschien geven zijn goede citaten voor op social media.

Om het even samen te vatten

Nu weet je waarom je een handleiding voor het evalueren van evenementen nodig hebt. Er is veel om over na te denken!

Dus in het kort, dit is wat je moet doen:

• Gebruik SMART-doelstellingen
• Vergelijk jouw evenement met dat van relevante concurrenten
• Observeer tijdens het evenement
• Vraag je gasten op de dag zelf om feedback
• Zorg voor follow-up met een feedback enquête
• Kijk naar vermeldingen op social media
• Analyseer social media data
• Bereken hoeveel mensen er zijn gekomen
• Doe de berekeningen met je evenementenbudget
• Vraag je team om feedback

Vink alle vakjes aan, en je krijgt een gedetailleerde analyse van hoe je evenement gegaan is.

Veel succes met de evaluatie van je evenement!