Billetto Blog

Go out more.

muziekevenement

by on Geef een reactie

Een Follow-Up na een Muziekevenement: Hoe en Waarom

Het is ongelooflijk eenvoudig om het moment dat een muziekevenement eindigt er een streep onder te zetten. Als iemand eenmaal heeft betaald om de locatie te betreden en het optreden volgens plan verloopt, dan is het verleidelijk om te denken dat de transactie afgehandeld is.

Wees niet een van de evenementenorganisatoren die in deze val trapt.

Er is veel te winnen bij een follow-up van je muziekevenement. Je kunt het gebruiken als een kans om terugkerende klanten te krijgen en om verbeteringen voor de volgende keer te plannen.

We zullen dit in dit bericht verder verkennen, de laatste in onze serie over planning, promotie en het hosten van een concert of optreden.

1. Moedig feedback van bezoekers aan

De beste bedrijven vinden het belangrijk om te weten hoe hun klanten over het product of de dienst die zij leveren denken. Evenementenorganisatoren zijn geen uitzondering. Er zijn veel redenen om feedback van je klanten belangrijk te vinden.

In het geval van een muziekevenement zijn je klanten bezoekers. Negeer het niet om hun mening te krijgen. Feedback is een belangrijk onderdeel van het goed evalueren van je evenement en voor het krijgen van verbetering ideeën voor het volgende evenement.

feedback krijgen bij de follow-up van een muziekevenement
Het verzamelen van feedback na een optreden kan waardevolle inzichten voor de volgende keer opleveren.

Er zijn manieren om feedback te stimuleren om mensen sneller geneigd te laten zijn om te antwoorden. Waarom biedt je voor het invullen van een vragenlijst geen korting op het volgende optreden of laat je mensen kans maken op een prijs?

Tip: Hier volgen nog enkele ideeën over hoe je feedback van bezoekers kan krijgen.

Wat je zou moeten vragen

Zorg ervoor dat je vragen stelt die nuttig en specifiek voor je evenement zijn. Als je mensen simpelweg vraagt of ze het leuk hebben gehad, dan is het moeilijk om de redenen erachter te achterhalen.

Probeer in plaats daarvan specifiek te zijn. Enkele vragen die je kunt stellen zijn:

  • “Hoe zou je de geluidskwaliteit van de 10 beoordelen?”
  • Hoe lang heb je in de rij moeten staan?”
  • “Was het concert te lang, de juiste hoeveelheid tijd, of te kort?”
  • “Welke artiest vond je het leukst en waarom?”
  • “Heeft de locatie aan al je behoeften voldaan”

Duik in de vitale details. Alles wat je in de planningsfase hebt gedaan, kan hier aan je vragen worden gekoppeld.

Als je de kwaliteit van het optreden zelf vooral belangrijk vind, verzamel dan opbouwende feedback die specifiek aan de muzikale ervaring gerelateerd is.

Tip: Als je moeite hebt om ideeën over de te stellen vragen te bedenken, begin dan na het evenement met een generieke lijst met enquêtevragen.

2. Bouw je professionele relaties

Een ander belangrijk onderdeel van de follow-up van je muziekevenement is de nabespreking. Dit omvat meestal het spreken met de artiesten of het personeel van de locatie.

professionele connecties opbouwen
Het behouden van professionele connecties is essentieel voor succes!

Relaties opbouwen met bands

Sommige evenementenorganisatoren behandelen bands alsof ze ‘eenmalig’ zijn – alsof ze waarschijnlijk niet meer met hen zullen werken. Maar veel bands spelen meerdere keren op dezelfde locatie of in dezelfde stad. Sterker nog, men heeft aangevoerd dat het twee keer, in een week, in dezelfde stad spelen een goede zaak kan zijn.

Als je erin geslaagd bent om een succes met een band of artiest te creëren, omarm het dan!

Door een follow-up, vergroot je je kansen om opnieuw samen te werken, wat voor alle betrokken partijen vruchtbaar kan zijn. De ‘haat/liefde-relatie’ tussen promotors en artiesten kan een moeilijke weg zijn. Artiesten hebben promotors nodig waarop ze kunnen rekenen en vice versa. Een opvolggesprek kan veel doen.

Relaties met locaties opbouwen

Het is belangrijk om een goede relatie met locaties te onderhouden, vooral als je van plan bent om ze opnieuw te gebruiken. Werk met ze samen om te kijken of er iets van jouw kant beter had kunnen worden gedaan. Locaties zijn je bondgenoten. Met ze samenwerken kan je helpen om de volgende keer een betere ervaring te krijgen.

3. Behoud je klanten

Er kan een naar gevoel zijn tegenover mensen die muziekevenementen te veel als een bedrijf behandelen. De industrie heeft echter goede zakenmensen nodig. “Klantenbehoud” is een modewoord waarbij je je kunt voorstellen dat je het in directiekamers zou horen, niet in achterkamertjes, maar het is net zo relevant.

Het kan moeilijk zijn om nieuwe bezoekers voor je optredens te vinden. Daarom is er geen enkel excuus om niet je best te doen om degenen die je hebt te behouden. Het kan zelfs vijf keer zoveel kosten om nieuwe klanten te krijgen als om je bestaande klanten te behouden!

Hoe een follow-up met bezoekers te doen

Een follow-up na een muziekevenement kan effectief worden gedaan door middel van:

  • Concert evenementenpagina’s (zoals die op Billetto)
  • Evenementenpagina’s op Facebook of andere sociale netwerken
  • Je e-maillijst

Zelfs in 2019 is het bouwen van een e-maillijst nog steeds effectief en zorgt voor veel interactie.

Door een follow-up mail naar je klanten te sturen, kun je ze op de hoogte stellen van nieuwe optredens of evenementen die je organiseert. Waarom stimuleer je hun aanwezigheid niet met kortingen of andere aanbiedingen?

Als je denkt dat evenementenorganisatoren dit soort macht niet kunnen hebben, denk dan nog eens goed na. Veel muziekfestivals zijn uitverkocht voordat hun hoofdact wordt aangekondigd. Mensen ontwikkelen een vertrouwen in het merk. Zelfs lokale promotors op kleine schaal kunnen dit omarmen.

Tip: Hier is een handige gids over hoe je tijdens je show meer e-mailadressen kunt verzamelen.

4. Gebruik je follow-up om bekendheid op te bouwen

Het is tijd om je muziekpet af te doen en je zakenhoed weer op te zetten.

Mensen die naar een show gaan en ervan genieten, willen het op social media zetten of hun ervaringen met vrienden delen. Jouw taak is om dit proces aan te moedigen en te vereenvoudigen, om bekendheid voor je aanstaande optredens te creëren.

Het is in feite een getuigenis voor het muziekevenement dat je hebt opgezet: als mensen op social media zien dat hun vrienden een geweldige tijd hebben, dan willen ze ervoor zorgen dat ze het de volgende keer niet missen!

Ideeën voor het bouwen van bekendheid

Methoden voor het bouwen van bekendheid na het evenement kunnen zijn:

  • Een prijs aanbieden voor de beste foto van het evenement
  • Een groepsfoto uploaden en mensen vragen zichzelf of hun vrienden te taggen
  • Videobeelden delen en bezoekers aanmoedigen om het online te delen
  • Een weggeefactie aanbieden van iets dat op die avond gebruikt kan worden, zoals ondertekende setlijsten of drumstokken

Tip: Neem een kijkje in deze gids over hoe je bezoekers kunt aanmoedigen om evenement foto’s op social media te delen.

Volgende stappen

Omarm de waarde van een follow-up. Vergeet niet dat je op de lange termijn speelt en als je een succes wilt worden in een dergelijke op mensen gebaseerde industrie dat relaties van vitaal belang zijn.

Een follow-up van een muziekevenement zal je helpen om je merk op te bouwen, vertrouwen te winnen en het volgende optreden in het proces te promoten. Veel succes!

by on Geef een reactie

De Ultieme Handleiding Voor Een Succesvol Muziekevenement

Mic check, one-two, one-two. Welkom bij de ultieme handleiding voor een succesvol muziekevenement!

Een band speelt over het algemeen 30–90 minuten, en dan is de show voorbij. Maar voor jou als organisator begint de show lang voor de set van de band, en als zij van het podium gaan zit het er voor jou nog lang niet op.

Wat je zult leren met deze handleiding:

  • Waar je op moet letten bij het boeken van bands en locaties.
  • Alle manieren om je concert of festival te promoten.
  • Hoe je de locatie voorbereid voor je bands en gasten.
  • Verschillende manieren om de hype na afloop van je evenement in leven te houden.

1. Het plannen van je muziekevenement

Zoeken naar locaties lijkt misschien makkelijk, maar het is niet altijd makkelijk om de ideale bands te vinden voor je muziekevenement.

Dit zijn de vier belangrijkste punten om aan te denken voor het organiseren van een muziekevenement:

Muzikanten

Onderzoek en boek getalenteerde en betrouwbare muzikanten die een publiek aantrekken en tickets verkopen.

Locatie

Boek een locatie met toepasselijke ruimte voor je muzikale acts en het publiek.

Amendement

Verzamel informatie van de artiesten over de techniek en overige zaken die ze nodig hebben.

Budget

Bereken hoeveel je de artiesten en de locatie moet betalen om een evenementenbudget te maken.

Plan je muziekevenement zorgvuldig.
Plan je muziekevenement zorgvuldig.

Onderhandel met de artiesten en de locatie zodat je genoeg geld hebt om de show te promoten en tickets te verkopen.

Wat je nu moet doen

Je kunt meer lezen over hoe je onderzoek doet, lijsten maakt en onderhandelt met muzikanten en locaties in onze handleiding voor het plannen van een succesvol muziekevenement.

Lees meer: Hoe Plan Je Een Muziekevenement: 5 Stappen Voor Een Succesvol Concert.

2. Je muziekevenement promoten

Het promoten van muziekevenementen is iets waar de meeste bands niet zo goed in zijn. Als een professionele evenementenorganisator, zul je niet dezelfde fout maken.

Volg deze stappen om te zorgen dat je goed reclame maakt:

Beeldmateriaal

Maak mooi beeldmateriaal voor je evenement met je eigen logo en afbeeldingen van de bands.

Flyers en posters

Laat wat flyers en posters printen zodat je ze buiten de locatie en andere openbare plaatsen kunt hangen.

Artiesten promotie

Vraag aan de artiesten om je te helpen met het promoten van de show via hun eigen kanalen en netwerken.

Ticketverkoop

Zorg dat er zo weinig mogelijk stappen zitten tussen het ontdekken van je evenement en het kopen van een ticket.

Social media

Creëer een evenementenpagina op Facebook en promoot de show op andere social media platforms.

Betaalde advertenties

Gebruik betaalde advertenties in relevante tijdschriften en op social media websites voor een groter bereik.

Evenementennoteringen

Noteer je muziekevenement op alle gratis sites voor evenementennotering die je online kunt vinden.

Gebruik alle manieren om je muziekevenement te promoten.
Gebruik alle manieren om je muziekevenement te promoten.

Als je niet genoeg budget hebt om gebruik te maken van alle kanalen, moet je je richten op de kanalen die het beste ROI opleveren.

Wat je nu moet doen

Je kunt meer te weten komen over ieder type promotie in onze handleiding over hoe je een muziekevenement promoot. Lees het door op de link hieronder te klikken.

Lees meer: Hoe Promoot Je Een Muziekevenement: 7 Top Tips.

3. Je muziekevenement hosten

Je hebt veel tickets verkocht (hopelijk alle tickets) en nu is het tijd om aan de verwachtingen van de gasten te voldoen. Tijd om de rol van een MC aan te nemen!

Dit is wat je moet doen op de dag van je muziekevenement om te zorgen dat het een succes wordt:

Technisch materiaal

Bereid de locatie voor en zorg dat het podium, de verlichting, het geluid en de zitplaatsen klaar zijn voor het publiek.

Personeel

Zorg dat er genoeg personeel is, waaronder een geluidsman, extra technische medewerkers, beveiligers bij de deur, en iemand die de ticketverkoop doet.

Planning

Zorg dat je een schema hebt van wat er die avond gaat gebeuren, en print kopieën uit voor alle andere mensen.

Toolkit

Neem een toolkit mee met reserve-snaren, XLR kabels, stemapparaten voor instrumenten, oordoppen, elektrische tape, magische markers en handdoeken.

Amendement

Zorg dat je alles hebt wat de band backstage nodig heeft, inclusief drinken, snacks, en opladers voor hun telefoons.

Back-up plannen

Zorg dat je back-up plannen hebt voor als er dingen fout gaan, zoals een band die afzegt of slecht weer (voor openlucht evenementen).

Communicatie

Zorg dat de communicatie tussen jou en alle anderen duidelijk blijft door groepschats or een team briefing.

De ultieme handleiding voor een succesvol muziekevenement: Neem de rol van MC aan als je het evenement gaat hosten.
Neem de rol van MC aan als je het evenement gaat hosten.

Wat je nu moet doen

Als er onderdelen zijn waar je nog steeds niet zeker over bent, kun je kijken naar onze gedetailleerde handleiding over het hosten van een muziekevenement.

Lees meer: Zorg dat het die Avond Goed Gaat! 8 Tips voor het Hosten van een Muziekevenement.

4. Follow-up na je muziekevenement

Als de feestelijkheden voorbij zijn en de artiesten weg zijn, is het tijd om in te pakken. Maar als je dat hebt gedaan, is moet je zorgen dat de hype online voor je volgende concert doorgaat.

Dit moet op je lijst voor wat je moet doen na je evenement:

Feedback

Vraag je bezoekers om feedback over hoe zij het evenement hebben ervaren, zodat je kunt zorgen dat het volgende keer nog beter is.

Relaties

Maak gebruik van de kans om je professionele relaties met de bands, het management van de locatie en verkopers waar je mee hebt gewerkt te versterken.

Klantenbinding

Gebruik je mailinglijst en social media om je gasten stimulansen te bieden (zoals een kortingscode) om naar je volgende concert te komen.

Giveaways

Je kunt ook voor hype zorgen door een prijs uit te loven voor de beste foto die door het publiek genomen is.

De ultieme gids voor een succesvol muziekevenement: Gebruik giveaways voor follow-up na het evenement.
Gebruik giveaways voor follow-up na het evenement.

Wat je nu moet doen

Er zijn veel manieren om na het evenement contact te houden met mensen. Lees onze gedetailleerde handleiding over wat je moet doen in de follow-up fase.

Lees meer: Follow-Up Na Een Muziekevenement: Hoe en Waarom.

Afronden

Dus nu ben je zo goed voorbereid op het organiseren van een muziekevenement, dat het publiek een toegift zal willen.

De belangrijkste punten

Laten we kijken naar een paar van de belangrijkste punten in dit artikel:

  • Vind betrouwbare en getalenteerde bands die je kunnen helpen met het verkopen van tickets.
  • Maak gebruik van al je opties als het om promotie gaat—online en offline.
  • Doe een volledige technische test op de dag van het evenement, zodat alles vloeiend verloopt.
  • Doe na het concert aan follow-up om je professionele relaties op te bouwen en klanten te binden.

Er zijn veel promotors van muziek in dit land, maar jij hebt een streepje voor als je al deze stappen voor een succesvol muziekevenement volgt.

by on Geef een reactie

Zorg dat het die Avond Goed Gaat! 8 Tips voor het Hosten van een Muziekevenement

Tijdens het organiseren van een muziekevenement hoor je vaak de zin “alles komt goed als het zover is”. Je moet erin geloven dat alles op de avond zelf goed komt. Met de juiste organisatorische stappen kom je een eind, en een duidelijk plan voor de dag zelf is essentieel.

Je hebt nu al succesvol je muziekevenement gepland en gepromoot. Tijd om te kijken naar het proces op de dag zelf.

Je kunt niet precies simuleren wat er op de dag zelf gaat gebeuren, maar er zijn plannen en eventualiteiten om voor te bereiden. We verkennen deze in onze tips voor het hosten van een muziekevenement.

1. De ruimte voorbereiden

De ruimte die je hebt uitgekozen voor je evenement is je domein. Dit is inclusief het podium en de plaats waar toeschouwers moeten staan of zitten. Of je nu gebruik maakt van een kelder of een café of een locatie met duizend zitplaatsen, denk aan hoe je het moet voorbereiden (en wat voor werk erbij komt kijken).

Podium

De ruimte omvat ook apparatuur voor het podium. Als het technisch personeel bij een locatie dingen op een bepaalde manier doet, hoef je dit misschien niet te regelen. Zo niet, dan moeten jij en je personeel het podium voorbereiden en zorgen dat het klaar is voor artiesten.

Tip: Om rekening te houden met hoe het publiek het podium ziet, kun je kijken naar dit artikel over het voorbereiden van je podium.

Verlichting

Als je moet zorgen voor je eigen verlichting, moet je bedenken of je moet kiezen voor een doe-het-zelf opstelling of samen moet werken met een speciaal bedrijf voor verlichting.

Geluid

Bereid dit voor op een manier die past bij hoe het optreden gaat klinken. Dit zou weleens het belangrijkste kunnen zijn. Er is een reden waarom we van tevoren een soundcheck doen: Het is de ideale manier om te zorgen dat alles werkt zoals het hoort.

Tip: Om te zorgen dat je het geluid in je locatie goed hebt gecheckt, moet je kijken naar deze volledige handleiding voor soundchecks.

Gebied voor zitplaatsen en toeschouwers

Je moet lang voor de dag van het evenement al besluiten of je toeschouwers moeten staan of zitten. Dit wordt waarschijnlijk besloten door de locatie. Het soort concert speelt ook een rol. Een metalconcert is waarschijnlijk minder populair met zitplaatsen. Metal fans houden meestal van een “pit.”

Als je een orkestraal ensemble hebt geboekt, verwachten je gasten misschien buffet plaatsen.

Op de dag zelf moet je zorgen dat toeschouwersplaatsen al vroeg gereed zijn. Zorg dat veiligheidsmaatregelen zoals omheiningen op hun plaats staan.

Als je geluk hebt, bereidt het personeel van de locatie de plaatsen van de toeschouwers voor. Dan heb je één ding minder om je zorgen over te maken.

2. Vele handen maken licht(achtig) werk

Doe het niet alleen. Zelfs als je een evenement op kleine schaal organiseert, moet je mensen meenemen om te helpen. Vrienden zullen je waarschijnlijk graag helpen. Waarschuw ze dat ze misschien moeten bijspringen als er iets mis gaat.

Zorg ook dat er genoeg personeel op het evenement is, inclusief:

  • Een geluidsingenieur voor de mengtafel
  • Technisch personeel voor het dragen en opzetten van materiaal
  • Beveiligingspersoneel
  • Personeel voor ticketverkoop

Kijk wat de locatie biedt en welke van deze taken je verantwoordelijkheid zijn. Te weinig personeel kan leiden tot stress en fouten. Zelfs doktoren maken meer fouten als ze stress hebben. Laat het niet aan het toeval over.

3. Werk met een goede lijst en gedetailleerde timing

Houd je aan de planning! Zo is je dag minder stressvol.

Als organisator moet je goed met mensen kunnen omgaan. Bij muziekevenementen moet je contact hebben met creatieve mensen. Er zijn veel links tussen creativiteit en ontregeling, dus het zou kunnen dat je mensen een beetje moet “bemoederen” en de tijd moet bijhouden.

Zorg dat er tijd over is

Zorg daarom dat er een tijdsbuffer voor alles is. Kom vroeg aan en vraag artiesten om hetzelfde te doen. Doe je soundcheck en probeer alles op tijd te doen. Iedereen doet dingen op zijn eigen manier, maar soundchecks moeten een paar uur voor de show plaatsvinden. Zelfs als de show om 17:30 begint, moet je de band vragen om er om 17:00 te zijn.

Het is ook verstandig om de locatie te vragen om de tijdsbeperkingen. Wanneer kun je beginnen met voorbereiden? Hoe laat moet het evenement afgelopen zijn? Bepaal dit van tevoren.

4. Neem een toolkit en een noodkit mee

Als je iets heel kort van tevoren moet gaan halen, kan dit voor problemen zorgen op de dag van het evenement. Neem een toolkit mee (letterlijk met gereedschap als de kans bestaat dat je iets moet repareren). Doe er items in die je nodig kan hebben in een noodsituatie.

Wat moet er in de kit?

In een noodkit moeten duct tape, opladers, geld, scharen, notitieblokken, een EHBO-kit en meer zitten.

Specifieke items voor muziek in een noodkit omvatten:

  • Reserve snaren voor alle instrumenten
  • Reserve kabels omvatten XLR kabels en 1/4 inch startkabels
  • Een tuner
  • Oordoppen om het gehoor te beschermen als er aanpassingen gedaan moeten worden bij een speaker.
  • Drumstokjes
  • Reserve batterijen voor monitor systemen, tuners en ander materiaal
  • Verlengsnoer als je extra stopcontacten nodig hebt
  • Elektrische tape
  • Een multitool of een zakmes
  • Reserve losgeld
  • Stiften, pennen, potloden en papier
  • Handdoeken of papieren handdoeken

Er zijn scenarios waarin al deze items handig zijn voor je muziekevenement. Het past allemaal in één doos. Zelfs als je bepaalde items kort van tevoren kunt krijgen, moet je ervan uit gaan dat je geen tijd zult hebben en deze meteen aanschaffen.

Tip: Je vind een lijst met items die je nodig kunt hebben in deze lijst met vaak vergeten details voor evenementenplanning.

Helpers

Als je iets vergeten bent, heb je hier die helpers nodig waar we het al over hadden. Zelfs een helper zonder muzikale expertise kan naar buiten gaan en een schaar kopen als je er één nodig hebt.

Tip: Deze handleiding bespreekt bijna alles wat je op een podium nodig kunt hebben en zal je helpen kiezen wat er in je noodkit moet.

5. Denk aan wat anderen nodig zullen hebben

Bij het hosten van een muziekevenement, moet jij…nou ja, de host zijn!

Dit betekent dat mensen naar jou kijken als ze iets nodig hebben. Dat betekent niet dat je voor hen moet zorgen alsof het kinderen zijn, maar je moet wel voor de basisbehoeften zorgen.

Zorg bijvoorbeeld dat er backstage genoeg water en snacks, opladers, stopcontacten, faciliteiten om thee en koffie te maken, en dingen om in een vrij moment te doen zijn. Als je zorgt voor WiFi voor de bands kunnen zij zich ook beter vermaken.

Amendement

Veel mensen laten artiesten een amendement hebben. Hierin staat wat ze in hun kleedkamer willen of verwachten.

Voor grote bands en artiesten, kan het zijn dat het amendement onderdeel is van hun contract. Er zijn veel beroemde verhalen van artiesten die grapjes maken met hun eisen. (Kijk naar een aantal voorbeeld-amendementen van echte tours.)

Dit kan duur zijn. Er is een kans dat een artiest gaat vragen om een krat ambachtelijk bier of een fles dure whisky. Maar een amendement maakt het makkelijker om te voldoen aan alle dieet-eisen. Het is ook verstandig om een technisch amendement te hebben. Zo weet het technisch personeel precies wat artiesten nodig hebben.

Tip: Voor meer informatie over amendementen en hoe je het slim aan kan pakken voor je artiesten, kijk naar deze handleiding.

6. Verwacht het onverwachte

Het klinkt misschien niet echt als een “tip” maar dit advies is essentieel. Er is niet veel kans dat alles precies volgens plan gaat, maar dat is oké als je je aan kunt passen.

Hang niet teveel aan een bepaald idee van hoe een evenement precies moet verlopen. Problemen zijn bijna niet te voorkomen. Bijvoorbeeld…

No-shows

Bands of artiesten komen misschien niet opdagen. Sommige muzikanten zijn niet betrouwbaar. In een show met een aantal bands is dit niet zo erg. Als je kort van tevoren een artiest kwijt raakt, kun je kijken of je nog een solo artiest kunt strikken of andere bands langere sets kunt bieden.

Onenigheden en conflicten

Aanvallen op ego, onenigheid, en persoonlijke vetes. Veel creatieve mensen zijn nogal uitgesproken en zelfs rebels. Je moet goed met mensen om kunnen gaan.

Problemen met materiaal

Materiaal kan op de dag van het evenement kapot gaan. Zonder voorbereiding, ben je één kapotte microfoon verwijderd van een ramp. Zorg dat je reserves hebt van essentiële materialen (zie #4), en bespreek de optie om materiaal te delen als er iets fout gaat.

Ziekte

Je moet rekening houden met ziektes of blessures. Je kunt een EHBO-doos nodig hebt als het publiek van een bepaalde band lekker enthousiast wordt.

Lange rijen

Als de beveiliging langzaam is en er een lange rij staat, moet je kijken of je een band kunt sturen om de mensen te vermaken terwijl ze wachten.

Slecht weer

Als het weer slecht is, moet je klaar staan om de vloer zo droog mogelijk te houden, en te zorgen dat de juiste waarschuwingsborden zichtbaar zijn, zodat je niet verantwoordelijk bent in geval van een ongeval.

Tip: Hier is een goed overzicht van dingen die fout kunnen gaan en hoe je hiermee omgaat.

7. Houd de communicatie duidelijk

Communicatie is belangrijk! Zorg dat je op de dag zelf contact kunt houden.

Communicatie moet duidelijk zijn tijdens het planning van het evenement, maar op de dag zelf kan het al snel uit de hand lopen als iedereen het zo druk heeft. Kies een tool om met de groep te communiceren. Zo hoeven mensen geen berichten naar verschillende mensen te sturen.

Groepschats

WhatsApp is hier om goede tool voor. Teams en medewerkers zullen productiever zijn met een groepschat. WhatsApp is platform-overschrijdend, dus het kan gebruikt worden op iedere smartphone. Het laat je ook weten of andere de berichten gezien hebben.

Bombardeer mensen niet met teveel informatie in een groepschat. Gebruik het voor wat echt belangrijk is. Veranderingen in tijden en volgorde, belangrijke informatie over gezondheid en veiligheid, en technische details. Dit moet aan iedereen duidelijk gemaakt worden, zodat niemand iets mist.

Eén op één

Als organisator moet je veel doen met één-op-één communicatie. Zoals bands laten weten dat ze voor een bepaalde tijd klaar moeten zijn of een technicus vragen om naar een stukje materiaal te kijken. Houd dit soort communicatie buiten de groepschats.

8. Wees flexibel, wees kalm

We weten het. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Het kan moeilijk zijn om kalm te blijven, en het plannen van evenementen is heel lastig als je dat niet bent.

Belangrijke vaardigheden om hiermee om te gaan omvatten creatieve probleemoplossing. Flexibiliteit kan moeilijk zijn om aan te leren, vooral als je graag de controle houdt.

Maar denk eraan: Flexibiliteit betekent niet dat je geen plan hebt. Het betekent dat je klaar bent voor verandering.

Tip: Voor tips over omgaan met stress, lees je deze zeer handige tips om kalm te blijven tijdens een evenement.

Pluk de dag

We willen niet teveel als een motiverende spreker klinken, maar het is belangrijk om op de dag zelf het gevoel te hebben dat jij de controle hebt.

Als er van tevoren dingen zijn die je dwars zitten, moet je alles doen om dit op te lossen.

Zo weet je op de grote dag dat je er een groot succes van gaat maken!

by on Geef een reactie

Hoe plan je een muziekevenement: 5 stappen voor een succesvol concert

Muziekevenementen horen bij de meest opwindende evenementen om deel van uit te maken. Het is makkelijk om ervan uit te gaan dat het allemaal “rock ’n roll” is en dat het allemaal organisch tot stand komt, maar weten hoe je een muziekevenement plant is essentieel. De hoeveelheid organisatie en planning is eigenlijk een grote drijfveer voor creativiteit en plezier.

We hebben een lijst met een paar belangrijke stappen gemaakt om je te helpen bij het plannen van een muziekevenement. We hebben ook specifieke tips en bronnen die je kunt gebruiken toegevoegd.

Deze stappen zijn niet echt glamoureus. Maar vraag het muziekpromotors: Zij zullen zeggen dat alles wat tijd bespaart en het proces sneller maakt, welkom is.

1. Je budget bepalen

Het feit dat budgettering de eerste tip op deze lijst is heeft een reden. Het geld dat je moet uitgeven zal de meeste beslissingen die je maakt bepalen. Als je geen budget bepaalt, is het bijna zeker dat je teveel gaat uitgeven.

Je hoeft geen fortuin uit te geven. Veel legendarische optredens vonden plaats in achterkamertjes van pubs, met bands waarvan het merendeel van het publiek nog nooit gehoord had.

Het budget bepalen is een belangrijk onderdeel van het plannen van een muziekevenement
Zorg dat het budget klopt, wat voor concert je ook plant.

Het belangrijkste is om te bedenken hoeveel geld je je kunt verloven om te besteden. Zo kom je nooit tekort. Met een succesvol evenement maak je zelfs winst (of kom je in ieder geval precies uit de kosten).

 

Het budget voor ieder concert zal net even anders zijn. Denk na over hoeveel mensen je hoopt dat er naar je evenement komen. Wat is een realistische prijs voor tickets? Je budget moet nooit overstijgen wat je met de entree wilt verdienen. Anders ga je verlies lijden.

2. Vind de juiste locatie

De locatie is een belangrijk onderdeel van het concert. Het draagt bij aan de sfeer. Sommige mensen bezoeken trouw dezelfde evenementenlocaties en zijn naast fan van een band ook fan van de ruimte.

Google kan zeker helpen bij het vinden van locaties, maar er zijn ook andere methodes.

Websites zoals Venuefinder zijn handig: Ze hebben hier al belangrijke details verzameld, zoals toegang voor mensen met een handicap en contactinformatie. Er staan ook veel locaties tussen die niet voor muziekevenementen bestemd zijn. Zorg dat de locatie geschikt is voor concerten, anders verspil je je tijd met contact zoeken.

Een andere goede methode om ‘reverse engineering’ toe te passen op concertnoteringen. Ga eens op zoek naar vergelijkbare concerten in de buurt. Kijk naar de locatie die vermeld wordt. Van daaruit kun je relevante contacten bij de locatie vinden. Bands in Town is een website waar duizenden evenementen in de buurt kunnen worden gezocht en uitgediept.

Natuurlijk, een locatie moet alle nodige faciliteiten hebben. Maar het moet ook dat element van sfeer hebben dat je bijvoorbeeld niet nodig hebt voor een conferentie. Denk niet alleen aan de capaciteit, faciliteiten en de ligging van de locatie, maar ook aan haar reputatie als het gaat om muziek.

3. Contracteer bands en artiesten

Deze stap mag je ook uitvoeren voor je een locatie zoekt. Waarschijnlijk plan je een muziekevenement omdat je al bands en artiesten in gedachten hebt. Als dit niet zo is, moet je voorbereid zijn op de moeilijke (maar lonende) taak van muzikanten vinden en boeken.

Voor een muziekevenement moet je bands boeken
Jouw muziekevenement is niet hetzelfde zonder — je weet wel — muzikanten.

Je moet in de eerste plaats rekening houden met de omvang van je evenement. Bands die pas net beginnen spelen waarschijnlijk maar al te graag in kroegen en clubs. De kleine optredens in het begin van hun carrière zijn een overgangsritueel voor muzikanten.

Geef geen fortuin uit aan het boeken van dure artiesten als je op een kleine schaal begint.

Daartegenover staat dat je ook een band of bands met fans moet boeken. Minstens één van de bands in je line-up moet veel van hun eigen fans aantrekken en meebrengen. Drie onbekende bands uitnodigen voor een locatie met een capaciteit voor 1.000 personen zal uitlopen op een ramp.

Voor het vinden van bands is wat voorwerk nodig. Dit is vooral zo als je nog niets in gedachten hebt.

Op Google vind je professionele bands voor feestjes en bruiloften. Deze kosten veel geld en spelen cover versies van nummers. Dit is waarschijnlijk niet wat je in gedachten hebt voor je muziekevenement.

Je kunt het beste naar plaatsen gaan waar muzikanten samenkomen, online en offline.

Offline

Kijk in concertoverzichten om te zien wie er lokaal ‘de ronde doen’. Bij plaatselijke oefenruimtes en concertlocaties kun je de namen en genres van sommige bands vinden. Vraag het eens aan je vrienden, vooral als ze muziekliefhebbers zijn.

Online

Twitter, Soundcloud en Facebook zijn allemaal handige plaatsen om te zoeken. Reverb Nation heeft een functie waarmee je per locatie kunt zoeken. Dit is onmisbaar als je plaatselijke bands zoekt. Stuur berichten naar artiesten om te vragen hoe je ze moet boeken en of ze beschikbaar zijn.

Bands in Town is geweldig voor het vinden van locaties, maar biedt ook veel concertoverzichten. Hiermee kun je ook een lijstje maken van bands om te onderzoeken voor jouw eigen evenement.

The unsigned guide is een muziekgids, die een zeer gedetailleerde en handige bron vormt voor iedereen die in de muziekindustrie werkt. Zij hebben een lijst van meer dan 70 boekingskantoren, met contactinformatie. Toegang is niet gratis, maar als je echt opkomend talent wilt vinden, is dat de maandelijkse vergoeding van £4,99 zeker waard.

Zorg dat je bands boekt met vergelijkbare muziekstijlen, zodat je je klanten niet afschrikt. Het is tijdrovend, maar het vinden van artiesten is ook leuk.

4. Plan materiaal en techniek

Groot kans dat je je niet druk hoeft te maken over materiaal en geluidstechnici als je een optreden boekt, maar het is goed om dit te checken.

Veel locaties hebben hun eigen PA-systeem en de staf om het te bedienen, vraag hiernaar. Kijk of je nog iets moet huren of kopen.

Hoe plan je een muziekevenement: Zorgen voor het juiste materiaal
Zorg dat het juiste materiaal klaar staat

Je moet de artiesten altijd vragen om een lijst met specifieke materialen die ze eventueel nodig hebben (dat ze niet zelf meenemen). Bevestig wie het materiaal voorbereidt en wie er op de avond zelf achter het mengpaneel staat. Communicatie is hierbij belangrijk.

Heat on the Street hebben een checklist voor evenementen gemaakt, zodat je alle productiekosten en overwegingen bij kunt houden.

5. Denk aan de logistiek van het evenement

Logistiek is een vrij breed onderwerp. Als je een creatief type bent, gaat je haar waarschijnlijk van het woord alleen al overeind staan.

Sommige dingen moeten voor het optreden altijd goed besproken en overwogen worden. Op de volgende lijst vindt je een aantal van de logistieke aspecten waar je aan moet denken om te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Zorg dat je:

  • De locatie boekt op een datum die alle partijen uitkomt, inclusief de artiesten.
  • Zorg voor marketingkanalen zoals evenementenpagina’s, uitnodigingen en posters.
  • Bepaal een tijdlijn voor de dag van het optreden, inclusief wanneer de artiesten en eventuele staf er moeten zijn.
  • Zorg voor beveiliging en personeel bij de ingang om ticketverkoop op de dag zelf af te handelen. (Vraag de locatie of je zelf voor personeel moet zorgen.)
  • Volg het protocol voor gezondheid en veiligheid. De locatie kan hier altijd mee helpen, maar je moet artiesten, personeel en bezoekers op de hoogte stellen. Dit artikel bevat een aantal goede tips over gezondheid en veiligheid voor evenementen.
  • Regel je prijzen en ticketverkoop. Ticketverkoop wordt een stuk makkelijker gemaakt door een platform als Billetto. Je kunt verschillende ticketcategoriën aanmaken en een maximale capaciteit instellen, zodat je je geen zorgen hoeft te maken om overboeking.
  • Kijk of je rekening moet houden met een avondklok of licenties. Bepaal een strikte eindtijd. Bepaal een volgorde voor het concert. Artiesten raken soms in de verleiding om over hun tijd heen te gaan, dus laat weten dat dit niet mogelijk is. Laat ze weten dat het PA-systeem uitgeschakeld kan worden.

Zorg dat de basis goed is, en profiteer hiervan

Als je meer ervaring krijgt met het plannen van een muziekevenement, zul je zien dat je aan veel dingen moet denken. De bovenstaande tips zijn een goed begin om te zorgen dat de basis goed zit.

Bij het organiseren van je volgende evenement moet je overal aan denken, van marketing tot transport. Houd dit blog in de gaten voor meer berichten over het promoten en organiseren van muziekevenementen.