Hoe Organiseer Je een Wellness Evenement met een Gezond Resultaat

Als je denk aan het organiseren van een wellness evenement, wat zie je dan?

Misschien wel een groep mediterende monniken die helemaal zen zijn. Of blije gasten die van heerlijke calorie-arme veganistische burgers genieten.

Waar je ook aan denkt, dit kunnen we je beloven: De organisatie van een wellness evenement gaat niet vanzelf!

Zelfs echte goeroes op het gebied van wellness evenementen kunnen niet rustig op reïncarnatie gaan zitten wachten. Voor een goed evenement is goede planning en promotie nodig En een goede organisator die de touwtjes in handen heeft.

Laten we naar een aantal tips kijken voor het organiseren van een wellness evenement, zoals:

• Digitale tools
• Team organisatie
• Voorbereiding van de locatie
• De ervaring van gasten
• Logistieke planning
• Alles afbouwen

Digitale tools

Je kunt het jezelf makkelijker maken met behulp van digitale tools. Vooral met tools die bedoeld zijn voor wellness evenementen. Websites voor ticketverkoop—zoals Billetto—zijn heel handig.

Op de dag van het wellness evenement, kun je de website voor ticketverkoop gebruiken om te helpen met het voorbereidende werk en het inchecken van de gasten. Inclusief:

• Het uitprinten van de gastenlijst en details met je team delen
• Tickets aan de deur verkopen met kassa software (iPads zijn hier handig voor)
• Tickets scannen met je smartphone of tablet (Billetto heeft daar een app voor)
• Gasten doorlopende updates geven, als dit nodig is

Tip: Hier is een geweldige tool voor het plannen van afspraken tijdens wellness evenementen.

Leid je wellness team

Groepscontracten met gezondheidsorganisaties komen vaak voor bij wellness evenementen. Er zijn ook vaak vrijwilligers bij dit soort evenementen. Dat betekent dat maar weinig wellness evenementen ontstaan zonder een sterk team.

Voor je wellness evenement begint, is het belangrijk om het plan nog eens te bekijken. Dit is een goed moment om het programma van het evenement te introduceren, zodat alle organisatoren dit kunnen bespreken.

Tijdens deze vergadering kan er een overzicht worden gegeven van verschillende taken en andere informatie:

• Het begroeten van de gasten
• Beheer van de planning
• Noodplanning
• Verslaggeving van het evenement voor social media

Zorg dat je focus hebt

Het team moet altijd klaarstaan met informatie die relevant is voor jouw wellness evenement.

Bijvoorbeeld, als jouw wellness evenement over gezond eten gaat, moet het team klaarstaan om vragen te beantwoorden over eiwitten, koolhydraten en calorieën. Of als het thema meditatie is, moet het personeel gasten kunnen helpen met standaard meditatieve technieken.

Tip: Voor de beste voorbereiding voor het evenement, kun je een cool evenementenprogramma ontwerpen.

Voorbereiding van de locatie

Voor wellness evenementen kan veel voorbereiding nodig zijn. Als je locatie niet klaar is, ben jij ook niet klaar! Zorg dat je weet wanneer de locatie klaar is voor de voorbereiding. Je moet zo snel mogelijk beginnen.

Wat moet je klaarzetten

Afhankelijk van de stijl van je wellness evenement, moet je misschien materiaal klaarzetten:

• Stations voor gezondheidsonderzoeken
• Trainingsmateriaal
• Accessoires voor sport en spel
• EHBO-posten
• Materialen of buffet tafels voor workshops gezond eten
• Wellness merchandise en verkoopstalletjes, als deze er zijn. (Stress-balletjes, weet je wel?)

Je partner-organisaties willen misschien ook dat je promotie voor hen plaatst. Houd deze relaties sterk door hieraan te denken en zorg dat hun aanwezigheid duidelijk is.

Niet verlegen zijn

Zorg dat de ervaring van je gasten positief begint. Dit is altijd belangrijk, maar al helemaal bij een wellness evenement.

Het gaat allemaal om—je raadt het al—wellness! Zorg dat je gasten zich goed voelen, door ze hartelijk welkom te heten. Dit kan zo eenvoudig zijn als bij de deur staan en letterlijk “Welkom.” te zeggen. Je hoeft het ook niet op een “zen” manier te zeggen.

Tip: Hier zijn wat leuke ideeën om te zorgen dat je gasten zich welkom voelen.

Hoe zit het met gasten die vroeg zijn?

Je moet in ieder geval zorgen dat mensen niet hoeven te wachten om bij het evenement binnen te komen. Je kunt dit voorkomen door de deuren iets eerder open te doen, zodat je gasten vast naar binnen kunnen gaan om zichzelf te vermaken.

Maar zorg wel dat er alvast iets te doen is! Stations voor gezondheidsonderzoeken zijn ideaal voor vroege gasten. Een gezond buffet zorgt ook voor een positieve sfeer en maakt dat de gasten zich meteen thuis voelen.

Tip: Vroeg of laat,gasten moeten zich altijd welkom voelen tijdens het proces van inchecken.

Logistiek en op de hoogte zijn

Je wilt als organisator niet dat er iets aan je aandacht ontsnapt.

Houd tijdens de dag zelf altijd een vinger aan de pols bij presentatoren, verkopers en andere standhouders. Denk aan die ene scene in Star Wars Episode IV: “Red 10, standing by. Red 7, standing by…”

Hier zijn een paar items die je misschien nog moet controleren voor het zover is:

• Is al het eten vers en ziet het er goed uit? Klaar om te serveren?
• Doet al het materiaal het, bijvoorbeeld voor gezondheidsonderzoeken? (Misschien moet je het persoonlijk testen)
• Is er iets in de buurt van de locatie dat niet goed samengaat met de sfeer van wellness? (Vieze toiletten, junk food papier van iemands lunch, enzovoort.)
• Heb je een noodplan voor als het slecht weer is? (Veel wellness evenementen zijn buiten.)

Zeg kaas!

Je organiseert een wellness evenement, dus denk aan de toekomst. Afbeeldingen en video’s van dit evenement kunnen gebruikt worden voor promotie van toekomstige evenementen.

Voor evenementen waarbij fitness centraal staat, kun je “voor en na” foto’s van gasten maken. Veel gezondheids- en fitnessgroepen maken gebruik van deze strategie, twee foto’s nemen met een jaar ertussen om te zorgen voor meer motivatie.

Je kunt deze afbeeldingen uiteindelijk delen op je website en social media: “Mijn fitness-reis begon allemaal bij Healthy Guy Fest 2019…”

Andere foto’s om te nemen

Zorg dat je ook genoeg foto’s neemt van dingen als:

• Heerlijk gezond eten
• Leuke fysieke activiteiten
• Kinderen die over wellness leren
• Lachende bezoekers en teamleden

Het idee is om zoveel mogelijk blijdschap vast te leggen. Het gaat uiteindelijk over wellness, dus laat je personeel op zoek gaan naar plezier!

Tip: Leer meer over de kunst van “voor en na” foto’s – en deel deze tips met gasten die het uit willen proberen.

Alles voor het publiek

De organisatie van een wellness evenement kan lastig zijn. Maar het is goed om hierover te mediteren:

Het evenement draait om de gasten.

Laat de drukte van het planning niet in de weg staan van een geweldig evenement. Alle goede evenementen op het gebied van gezondheid en wellness draaien om diensten.

Diensten voor de bezoekers, die een beter leven moeten krijgen door middel van het evenement. Zelfs al is het maar een klein beetje.

Tip: Zeg niet alleen tegen je gasten dat ze belangrijk zijn, laat het ze ook zien.

Iets geweldigs opbouwen

Als dit je eerste wellness evenement is, kan het best stressvol zijn. Richt je op de basis van het aantrekken van bezoekers en het verspreiden van geluk. Als je dit onder de knie hebt, heb je de volgende keer alweer meer ervaring.

Met de tijd kan jouw jaarlijkse wellness evenement echt iets heel moois worden.

Tip: Bekijk deze ideeën voor het organiseren van een geweldige gezondheidsfair om een mooi evenement voor gezondheid en wellness op te bouwen.

Opzetten, afbouwen

Je wist dat het zou komen. De schoonmaak. Zoals men zegt: De handen uit de mouwen…

Je hoeft er niet bij te zingen.

Als het evenement voorbij is, moet je echt aan de slag. Je wilt niet de reputatie krijgen dat je alles slordig achterlaat. Wellness evenementen gaan over opgeruimd zijn van binnen en van buiten. Dus ook je omgeving!

Zorg dat je efficiënte methodes voor de verwerking van afval hebt. Kijk ook naar opties voor compost en recyclen. Je weet nooit waar de publiciteit vandaan komt. Een wellness evenement dat erom bekend staat dat het personeel recyclebare items bij het afval gooit, kan het nog zwaar krijgen.

Gezonde lichamen, een gezond milieu.

Tip: Schoonmaakservices voor evenementen kunnen het je makkelijk maken.

Veel om aan te denken

Houd onze handleiding bij je bij het organiseren van je wellness evenement, en het komt allemaal goed.

Geef je eigen suggesties en ervaringen door in de opmerkingen…of iets anders wat je te zeggen hebt over wellness evenementen!