8 Websites voor evenementenplanning om jouw volgende evenement perfect te maken

Tegenwoordig hebben we toegang tot heel veel informatie. We hoeven het bij taken in het leven bijna nooit alleen te doen. We kunnen vertrouwen op de ervaring van experts die graag hun goede tips delen. Er zijn ook tools beschikbaar om ons leven makkelijker te maken. Op de evenementenmarkt betekent dit dat je de juiste websites voor evenementenplanning moet vinden.

Een evenement organiseren is leuk en dankbaar. Maar als je het al eens gedaan hebt, weet je dat het proces een beetje als jongleren kan voelen.

Ideeën bedenken, boekingen coördineren, marketing, veiligheidscoördinatie en alle andere aspecten van een evenement kunnen afschrikwekkend lijken. Als je de juiste websites vindt, kun je al deze dingen stroomlijnen.

Gelukkig hebben wij het voorwerk van deze zoektocht al gedaan. Hieronder hebben wij een lijst gemaakt met 8 van de beste websites voor evenementenplanning.

Sommige van deze sites zijn tools op basis van lidmaatschap. Anderen zijn simpelweg blogs en verzamelingen van top tips en advies. Ze bieden allemaal iets voor tijdbesparing, het onder de aandacht brengen van je evenement en het versimpelen van het proces.

1. Event Marketer: Vakblad

Event Marketer is een vakblad met een grote hoeveelheid aan informatie en nieuws over evenementenplanning.

Afhankelijk van de schaal van de operatie van jouw evenementenplanning, kunnen sommige dingen irrelevant lijken. Maar er is genoeg informatie te vinden als je een beetje door graaft. Event Marketer heeft categorieën voor evenementen gericht op consumenten en bedrijven..

Natuurlijk zullen niet alle evenementen precies aansluiten op dat van jou. Maar als je tijdens je koffiepauze wat meer tijd doorbrengt op de website van Event Marketer, krijg je misschien indrukwekkende nieuwe ideeën.

2. Event Manager Blog: Tips, e-books, en sjablonen

Event Manager Blog is ook een vakblad. Het is vooral geweldig voor mensen die nieuw zijn op de markt. Veel van hun e-books en handleidingen zijn gemaakt om je kennis “vanaf het nulpunt” op te bouwen. Als het organiseren van je eigen evenementen nieuw voor je is, zul je zeker de juiste informatie vinden.

Een paar voorbeelden van hun geweldige bronnen zijn een bericht over je evenement promoten zonder geld en een handleiding voor evenementenmanagementsoftware.

3. Hootsuite: Social media management

We hebben geen mainstream social media websites in deze lijst gezet. Niet omdat ze niet belangrijk zijn. We willen gewoon je vaardigheden niet beledigen door ervan uit te gaan dat je deze niet kent.

Het is niet moeilijk om te weten dat social media belangrijk is. Weten hoe je jouw social media kunt beheren kan dat wel zijn. Overschakelen tussen Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram en andere social media die je wilt gebruiken voor evenementenpromotie kan tijdrovend en lastig zijn.

Hootsuite omschrijft zichzelf als een “social media dashboard”. Je kunt hier accounts koppelen en deze beheren vanuit één centrale hub. Dus je kunt bijvoorbeeld een foto delen op vier of vijf social media accounts in de tijd die je meestal nodig hebt voor één account.

4. Eventopedia: Een locatie zoeken

Eventopedia is een zeer simpel concept: Je kunt zoeken naar evenementenlocaties overal ter wereld. Dan kun je gemakkelijk kijken naar technische specificaties zoals capaciteit en transportverbindingen. Tot slot kun je ook direct contact opnemen met de locatie over het maken van een boeking.

De site heeft ook een groeiend onderdeel “Leveranciers” om je leveranciers te helpen vinden voor eten, drinken, of andere services voor je evenement.

5. HubSpot: Marketing platform

HubSpot is niet specifiek gericht op evenementenplanning, maar het is een hele handige tool op de markt.

HubSpot wordt omschreven als een “platform voor de automatisering van marketing” en kan je overal mee helpen, van het versturen en volgen van e-mailmarketing campagnes tot het beheren van je ticketverkoop.

Dit is nog een website die eerst intimiderend kan lijken, omdat het een krachtige CRM is. Gelukkig biedt de site een serie aan gratis lessen en cursussendoor marktexperts. Er is ook een blog met tips over hoe je alles uit HubSpot haalt.

Als je op een relatief kleine schaal werkt, ben je vast blij om te horen dat HubSpot gratis lidmaatschappen biedt zodat je er niet op achteruit gaat.

6. Canva: Gratis grafisch ontwerp

Mensen beginnen meestal niet in de evenementenplanning omdat ze zo van grafisch ontwerp houden. Het lijkt misschien of deze twee dingen niet direct verbonden zijn, maar je bezoekers nemen vaak beslissingen op basis van wat ze zien.

Met promotiemateriaal dat er goed uitziet val je op tussen alle anderen. Als mensen een evenementenpagina, poster, of uitnodiging zien die er amateuristisch uitziet, zullen ze ervan uitgaan dat het evenement zelf ook amateuristisch is.

Canva heeft veel sjablonen, gratis bronnen en middelen die je kunt gebruiken.

Je kunt alles direct in je browser doen en de meeste functies zijn gratis. Het is nog nooit zo makkelijk geweest om iets te maken dat er professioneel uitziet, zonder ervoor te hoeven betalen.

Zelfs als je zoveel geluk hebt dat je een grafische ontwerper kunt gebruiken voor je belangrijkste promotiemateriaal, moet je in korte tijd misschien toch nog kleine dingen toevoegen of aanpassen. Canva helpt je!

7. MailChimp: E-mailmarketing

“E-mailmarketing is zo 2009”.

Of toch niet?

E-mailmarketing is in feite nog steeds de meest effectieve manier voor veel bedrijven en markten om klanten te bereiken. Maar liefst 80% van de professionals vinden het een effectieve manier om klanten te behouden. Evenementenplanners missen een trucje als ze geen e-mailadressen van mensen verzamelen.

Voorbeelden van technieken om dit te doen zijn speciale aanbiedingen en kortingen of simpelweg de belofte van informatie over toekomstige evenementen. Hoe je je lijst ook opbouwt, met MailChimp kun je helemaal gratis aan de slag.

8. Billetto: Verkoop kaartjes voor je evenement

Ticketverkoop kan een grote uitdaging zijn. Als je het fout doet, moet je een grote puinhoop opruimen.

Met Billetto kun je gemakkelijk een evenementenpagina aanmaken, tickets verkopen en zelfs je evenement promoten. Mensen komen naar de Billetto website op zoek naar evenementen in hun omgeving. Als je de jouwe toevoegt, zorg je dat het op hun evenementenkalender terecht komt.

Met Billetto kun je zelfs terugkerende evenementen beheren, zoals maandelijkse meetups of doorlopende shows.

Nu is het aan jou…

Als je de juiste websites voor evenementenplanning vindt, kun je het planningsproces veel simpeler maken. Voor het opzetten van een evenement zijn organisatie, creatief denken en veel hard werk nodig. De juiste websites kunnen spreekwoordelijk je leven redden.