Muziekevenementen horen bij de meest opwindende evenementen om deel van uit te maken. Het is makkelijk om ervan uit te gaan dat het allemaal “rock ’n roll” is en dat het allemaal organisch tot stand komt, maar weten hoe je een muziekevenement plant is essentieel. De hoeveelheid organisatie en planning is eigenlijk een grote drijfveer voor creativiteit en plezier.
We hebben een lijst met een paar belangrijke stappen gemaakt om je te helpen bij het plannen van een muziekevenement. We hebben ook specifieke tips en bronnen die je kunt gebruiken toegevoegd.
Deze stappen zijn niet echt glamoureus. Maar vraag het muziekpromotors: Zij zullen zeggen dat alles wat tijd bespaart en het proces sneller maakt, welkom is.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
1. Je budget bepalen
Het feit dat budgettering de eerste tip op deze lijst is heeft een reden. Het geld dat je moet uitgeven zal de meeste beslissingen die je maakt bepalen. Als je geen budget bepaalt, is het bijna zeker dat je teveel gaat uitgeven.
Je hoeft geen fortuin uit te geven. Veel legendarische optredens vonden plaats in achterkamertjes van pubs, met bands waarvan het merendeel van het publiek nog nooit gehoord had.
Het belangrijkste is om te bedenken hoeveel geld je je kunt verloven om te besteden. Zo kom je nooit tekort. Met een succesvol evenement maak je zelfs winst (of kom je in ieder geval precies uit de kosten).
Het budget voor ieder concert zal net even anders zijn. Denk na over hoeveel mensen je hoopt dat er naar je evenement komen. Wat is een realistische prijs voor tickets? Je budget moet nooit overstijgen wat je met de entree wilt verdienen. Anders ga je verlies lijden.
2. Vind de juiste locatie
De locatie is een belangrijk onderdeel van het concert. Het draagt bij aan de sfeer. Sommige mensen bezoeken trouw dezelfde evenementenlocaties en zijn naast fan van een band ook fan van de ruimte.
Google kan zeker helpen bij het vinden van locaties, maar er zijn ook andere methodes.
Websites zoals Venuefinder zijn handig: Ze hebben hier al belangrijke details verzameld, zoals toegang voor mensen met een handicap en contactinformatie. Er staan ook veel locaties tussen die niet voor muziekevenementen bestemd zijn. Zorg dat de locatie geschikt is voor concerten, anders verspil je je tijd met contact zoeken.
Een andere goede methode om ‘reverse engineering’ toe te passen op concertnoteringen. Ga eens op zoek naar vergelijkbare concerten in de buurt. Kijk naar de locatie die vermeld wordt. Van daaruit kun je relevante contacten bij de locatie vinden. Bands in Town is een website waar duizenden evenementen in de buurt kunnen worden gezocht en uitgediept.
Natuurlijk, een locatie moet alle nodige faciliteiten hebben. Maar het moet ook dat element van sfeer hebben dat je bijvoorbeeld niet nodig hebt voor een conferentie. Denk niet alleen aan de capaciteit, faciliteiten en de ligging van de locatie, maar ook aan haar reputatie als het gaat om muziek.
3. Contracteer bands en artiesten
Deze stap mag je ook uitvoeren voor je een locatie zoekt. Waarschijnlijk plan je een muziekevenement omdat je al bands en artiesten in gedachten hebt. Als dit niet zo is, moet je voorbereid zijn op de moeilijke (maar lonende) taak van muzikanten vinden en boeken.
Je moet in de eerste plaats rekening houden met de omvang van je evenement. Bands die pas net beginnen spelen waarschijnlijk maar al te graag in kroegen en clubs. De kleine optredens in het begin van hun carrière zijn een overgangsritueel voor muzikanten.
Geef geen fortuin uit aan het boeken van dure artiesten als je op een kleine schaal begint.
Daartegenover staat dat je ook een band of bands met fans moet boeken. Minstens één van de bands in je line-up moet veel van hun eigen fans aantrekken en meebrengen. Drie onbekende bands uitnodigen voor een locatie met een capaciteit voor 1.000 personen zal uitlopen op een ramp.
Voor het vinden van bands is wat voorwerk nodig. Dit is vooral zo als je nog niets in gedachten hebt.
Op Google vind je professionele bands voor feestjes en bruiloften. Deze kosten veel geld en spelen cover versies van nummers. Dit is waarschijnlijk niet wat je in gedachten hebt voor je muziekevenement.
Je kunt het beste naar plaatsen gaan waar muzikanten samenkomen, online en offline.
Offline
Kijk in concertoverzichten om te zien wie er lokaal ‘de ronde doen’. Bij plaatselijke oefenruimtes en concertlocaties kun je de namen en genres van sommige bands vinden. Vraag het eens aan je vrienden, vooral als ze muziekliefhebbers zijn.
Online
Twitter, Soundcloud en Facebook zijn allemaal handige plaatsen om te zoeken. Reverb Nation heeft een functie waarmee je per locatie kunt zoeken. Dit is onmisbaar als je plaatselijke bands zoekt. Stuur berichten naar artiesten om te vragen hoe je ze moet boeken en of ze beschikbaar zijn.
Bands in Town is geweldig voor het vinden van locaties, maar biedt ook veel concertoverzichten. Hiermee kun je ook een lijstje maken van bands om te onderzoeken voor jouw eigen evenement.
The unsigned guide is een muziekgids, die een zeer gedetailleerde en handige bron vormt voor iedereen die in de muziekindustrie werkt. Zij hebben een lijst van meer dan 70 boekingskantoren, met contactinformatie. Toegang is niet gratis, maar als je echt opkomend talent wilt vinden, is dat de maandelijkse vergoeding van £4,99 zeker waard.
Zorg dat je bands boekt met vergelijkbare muziekstijlen, zodat je je klanten niet afschrikt. Het is tijdrovend, maar het vinden van artiesten is ook leuk.
4. Plan materiaal en techniek
Groot kans dat je je niet druk hoeft te maken over materiaal en geluidstechnici als je een optreden boekt, maar het is goed om dit te checken.
Veel locaties hebben hun eigen PA-systeem en de staf om het te bedienen, vraag hiernaar. Kijk of je nog iets moet huren of kopen.
Je moet de artiesten altijd vragen om een lijst met specifieke materialen die ze eventueel nodig hebben (dat ze niet zelf meenemen). Bevestig wie het materiaal voorbereidt en wie er op de avond zelf achter het mengpaneel staat. Communicatie is hierbij belangrijk.
Heat on the Street hebben een checklist voor evenementen gemaakt, zodat je alle productiekosten en overwegingen bij kunt houden.
5. Denk aan de logistiek van het evenement
Logistiek is een vrij breed onderwerp. Als je een creatief type bent, gaat je haar waarschijnlijk van het woord alleen al overeind staan.
Sommige dingen moeten voor het optreden altijd goed besproken en overwogen worden. Op de volgende lijst vindt je een aantal van de logistieke aspecten waar je aan moet denken om te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Zorg dat je:
- De locatie boekt op een datum die alle partijen uitkomt, inclusief de artiesten.
- Zorg voor marketingkanalen zoals evenementenpagina’s, uitnodigingen en posters.
- Bepaal een tijdlijn voor de dag van het optreden, inclusief wanneer de artiesten en eventuele staf er moeten zijn.
- Zorg voor beveiliging en personeel bij de ingang om ticketverkoop op de dag zelf af te handelen. (Vraag de locatie of je zelf voor personeel moet zorgen.)
- Volg het protocol voor gezondheid en veiligheid. De locatie kan hier altijd mee helpen, maar je moet artiesten, personeel en bezoekers op de hoogte stellen. Dit artikel bevat een aantal goede tips over gezondheid en veiligheid voor evenementen.
- Regel je prijzen en ticketverkoop. Ticketverkoop wordt een stuk makkelijker gemaakt door een platform als Billetto. Je kunt verschillende ticketcategoriën aanmaken en een maximale capaciteit instellen, zodat je je geen zorgen hoeft te maken om overboeking.
- Kijk of je rekening moet houden met een avondklok of licenties. Bepaal een strikte eindtijd. Bepaal een volgorde voor het concert. Artiesten raken soms in de verleiding om over hun tijd heen te gaan, dus laat weten dat dit niet mogelijk is. Laat ze weten dat het PA-systeem uitgeschakeld kan worden.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Zorg dat de basis goed is, en profiteer hiervan
Als je meer ervaring krijgt met het plannen van een muziekevenement, zul je zien dat je aan veel dingen moet denken. De bovenstaande tips zijn een goed begin om te zorgen dat de basis goed zit.
Bij het organiseren van je volgende evenement moet je overal aan denken, van marketing tot transport. Houd dit blog in de gaten voor meer berichten over het promoten en organiseren van muziekevenementen.
Geef een reactie