Hoe plan je een eten & drinken evenement

Als je een eten & drinken evenement wil organiseren, heb je geluk! De foodie cultuur is nooit groter geweestdan tegenwoordig…en niemand heeft graag honger.

Er liggen veel opties op tafel (woordgrapje), dus je moet creatief zijn als je wilt opvallen.

Eten & drinken evenementen nemen vele vormen aan. Je kunt een intieme wijnproeverij of een groot internationaal culinair festival organiseren.

Het belangrijkste is dat je indruk maakt op je gasten. Geef ze iets om het met hun vrienden over te hebben (en berichten te plaatsen op Instagram, natuurlijk).

Dus hoe maak je je eten & drinken evenement onvergetelijk?

Lees dit artikel om erachter te komen hoe je:

• Je eten en drinken moet presenteren
• Rekening houdt met dieetvoorschriften
• Rekening houdt met het milieu
• Smaken in balans brengt
• Je publiek voorschotelt wat het wil
• Kiest voor lokaal eten
• Een goede cateraar inhuurt
• De juiste locatie vindt
• Zorgt dat het exclusief is

Zo heb je een goed begin. Laten we kijken hoe je een eten & drinken evenement plant.

1. Schotel je publiek voor wat het wil

De eerste stap voor een succesvol eten & drinken evenement is rekening houden met je publiek.

• Hoeveel mensen komen er?
• Is het evenement formeel of informeel?
• Zijn het gasten met een bepaalde achtergrond of uit een bepaalde industrie?

Mensen die vaak naar zakelijke vergaderingen gaan, zijn het bijvoorbeeld zat om altijd hetzelfde eten te krijgen. Gezondheidsdeskundigen waarderen een menu met gezonde opties.

Kom erachter hoe je indruk op je gasten kunt maken door anders te zijn. Dit maakt jouw evenement gedenkwaardig.

2. Zorg dat het exclusief is

Iedereen voelt zich graag bijzonder. Een geheim etentje in een kleine locatie geeft jouw evenement meteen een gevoel van exclusiviteit.

Beperkte zitplaatsen zorgen ook voor een gevoel van urgentie, zodat je evenement sneller uitverkocht raakt (of de gasten sneller zullen aangeven dat ze komen).

3. Vind een goede locatie

De locatie voor jouw eten & drinken evenement heeft een belangrijke rol in de presentatie van het eten. Het is een goed idee om een locatie te huren die het thema van je evenement reflecteert.

 

Als je het durft, kan het ook interessant zijn om het tegenovergestelde te doen. Een gastronomisch diner in een rustiek pakhuis? Waarom niet?

Zorg wel dat het duidelijk is dat je het zo bedoeld hebt, want je wilt niet onprofessioneel overkomen.

4. Huur een goede cateraar in

Dit is een belangrijk punt, aangezien de cateraar het eten en drinken verzorgt. Houd de volgende punten in gedachten als je een lijst met potentiële cateraars maakt:

• Is het bedrijf al lang actief?
• Hebben ze goede reviews online?
• Zijn ze verzekerd?
• Hebben ze de juiste vergunningen?
• Welke faciliteiten gebruiken ze?
• Zijn ze onderdeel van de relevante organisaties?

Te veel informatie bestaat niet als het gaat om communicatie met je cateraar. Als je geen idee hebt van hoe je het eten precies wilt, kun je hen om advies vragen.

Ze hebben waarschijnlijk meer ervaring, en zullen maar al te graag hun expertise delen. Je moet vooral niet vaag zijn en hopen om het beste.

Behalve het eten zelf, moet je ook grondig zijn bij het bespreken van de logistiek. Je moet het hebben over levering, parkeren, lossen en inventaris.

5. Presentatie is essentieel

Eten en drinken zijn bij de meeste evenementen een bonus. Maar als eten en drinken centraal staan, verwachten de bezoekers ook iets heel bijzonders.

De presentatie is bijna net zo belangrijk als het eten en drinken zelf. Je kunt op verschillende manieren een geweldige indruk achterlaten.

Gebruik de kleuren van verschillende producten in je voordeel. Als iets er saai uitziet (zoals geroosterde kip met aardappelen), dan moet je wat kleur toevoegen. Met iets roods of groens kom je een heel eind.

Het is ook belangrijk om de tafel en borden te versieren. Met tafeldecoratie scoor je makkelijke punten en het zal het thema van het evenement ook kracht bijzetten.

6. Balanceer de vijf smaken uit

Zoet, zuur, bitter, zout en umami. Iedere chef met Michelin sterren zal bevestigen dat het ideaal is om met al deze smaken te werken.

Maar als dit teveel is, is een goede balans tussen zoet en hartig al heel goed.

7. Maak je menu divers

Als je aandacht hebt besteed aan de achtergrond en de dieetvoorschriften van je gasten, is het tijd om na te denken over het menu.

Jij bent misschien heel tevreden met jouw smaak als het om eten gaat, maar er is geen garantie dat je gasten net zo enthousiast zullen zijn.

Daarom is het een goed idee om ze de optie te geven voor twee verschillende voorgerechten, hoofdgerechten en desserts. Meer nog, als het haalbaar is.

Het is ook een goed idee om specerijen apart aan te bieden, zodat je gasten aan de maaltijd toe kunnen voegen wat ze willen.

8. Haal je eten van lokale bronnen

Iedereen houdt van eten van lokale bronnen. Globalisatie is geweldig, maar je krijgt zo op te veel plaatsen hetzelfde eten voorgeschoteld. Kijk of je lokale specialiteiten kunt vinden, die een blijvende indruk bij je gasten zullen achterlaten.

Als je lokaal op zoek gaat, kun je ook alleen maar eten kopen dat verkrijgbaar is gedurende een bepaald seizoen. De lokale keuken is misschien geen optie als je evenement een tropisch thema heeft op een koude avond in Amsterdam in februari.

9. Denk aan het milieu

Misschien heb je gemerkt dat plastic rietjes verdwijnen uit eetgelegenheden in Nederland. Ze zijn niet officieel verboden, maar veel eetgelegenheden nemen al proactieve stappen.

Je kunt punten scoren bij je bezoekers door dit ook te doen. Verwissel plastic rietjes met kartonnen rietjes. Probeer je koolstofvoetafdruk zoveel mogelijk te verminderen.

Milieuvriendelijkheid kan zelfs onderdeel van het thema van je evenement worden.

10. Houd rekening met dieetvoorschriften

Het is belangrijk om dieetvoorschriften in gedachten te houden bij het plannen van het menu.

Bij sommige religies mogen de mensen geen rund, varken of schaaldieren. Vegetariërs en veganisten zijn niet blij met een buffet met alleen maar vlees. En in geval van een allergische reactie door noten is het feest zomaar voorbij.

Dat betekent niet dat je het hele menu moet afstemmen op mensen met dieetvoorschriften. Maar het is altijd goed om attent te zijn en opties te bieden, zodat iedereen mee kan doen.

Een samenvatting…

Er is veel om over na te denken.

Het goede nieuws is dat mensen altijd goed eten en drinken nodig hebben. Dus er is altijd vraag naar geweldige evenementen zoals de jouwe.

Maar jij wilt dat je eten & drinken evenement onvergetelijk is, dus probeer alle tips in dit artikel te gebruiken.

Denk eraan dat je Billetto kunt gebruiken om het evenement te promoten en tickets te verkopen.

Veel succes met je volgende foodie avontuur. Plaats er een bericht over op Instagram!