Jeetje! Je hebt je uit de naad gewerkt om dit privé-evenement zo goed mogelijk te laten verlopen. Nu is het tijd om met je benen omhoog te gaan zitten en…
Nee, er is nog een laatste ding om te doen. Er zijn eigenlijk nog zeven dingen om te doen.
Lees verder om erachter te komen…
-
- Waarom je iedereen zou moeten bedanken voor hun komst
- Hoe je erachter kan komen of het evenement een succes was
- Welke vragen je aan je aanwezigen moet stellen
- Hoe je vervolgafspraken moet regelen
- Waar je op moet letten in het budget
- Hoe je het meeste haalt uit de herinneringen van het evenement
- Hoe je het volgende privé-evenement voorbereidt
Het is de laatste stap van de reis, dus laten we de ene voet voor de andere zetten.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
1. Bedank je gasten voor hun komst
Je moet je gasten altijd bedanken voor hun komst naar het evenement. Privé-evenementen zijn meestal kleiner in omvang dan openbare evenementen, waardoor het gemakkelijker is om iedereen persoonlijk te bedanken.
Stuur je gasten individueel een bericht en benoem iets van een specifiek moment van tijdens het evenement. Misschien heb je ergens een goed gesprek over gehad of was het plan om elkaar in de toekomst te ontmoeten.
Als je evenement uit VIP gasten zoals influencers bestond, dan is het ook netjes om ze persoonlijk te bedanken. Ze zijn misschien in je volgende evenement geïnteresseerd en misschien kunnen ze helpen om het te promoten.
Heeft iemand je evenement gesponsord? Dan moet je ze je waardering tonen en alle belangrijke mensen van het evenement met ze delen.
Als je een team had om je te helpen met het regelen van het evenement, zorg er dan voor dat je ze vertelt wat een verschil ze hebben gemaakt met je werk.
Ten slotte moet je de locatie bedanken die je privé-evenement heeft gehost. Als ze zich hebben ingespannen om je privacy op die dag te regelen, geef ze dan positieve feedback.
2. Kijk of je de doelen voor het evenement hebt bereikt
Als je privé-evenement een verjaardag, een bruiloft of een werkjubileum was, dan was het doel misschien wel dat iedereen het naar zijn zin had.
Maar als je privé-evenement zakelijker was, dan zou je moeten kijken of je al dan niet kreeg wat je van het evenement wilde krijgen.
Was het bijvoorbeeld om specifieke nieuwe connecties in de industrie te leggen? Had je een bespreking over een bedrijfsfusie met een ander bedrijf?
Sommige van deze doelen zijn niet alleen gebaseerd op het evenement, maar je kunt wel beoordelen of het privé-evenement de doelen heeft geholpen of niet.
Waren ze onder de indruk van de locatie, het eten en de service? Was het een goede plek om een vergadering te houden? Of is er iets dat je de volgende keer beter zou kunnen doen?
Tip: Lees meer over hoe je een follow up kunt doen na een netwerkevenement.
3. Krijg feedback over hoe goed je het hebt gedaan
Feedback is cruciaal als het gaat om het verbeteren van wat je doet. Zelfs als je privé-evenement een informeel evenement was, dan kan het geen kwaad om wat meningen van de aanwezigen te krijgen.
Als je een familiereünie hebt georganiseerd, vraag dan aan iedereen hoe goed hij of zij denkt dat je het hebt gedaan. Misschien hebben ze nuttige suggesties voor je of stellen ze voor om met de volgende bijeenkomst te helpen.
Als je privé-evenement strikt zakelijk was, dan moet je de aanwezigen toch om hun feedback vragen. Het zal je professioneler doen lijken en je dankbaarheid voor hun mening tonen.
Tot slot, voor privé-evenementen op grotere schaal is mogelijk een kwantitatieve enquêtetool nodig. Kijk naar websites zoals Google Forms of Survey Planet om gepersonaliseerde feedbackformulieren te maken.
Tip: Bekijk onze gids over het evalueren van evenementen.
4. Versterk je connecties
Hopelijk heb je het gezellig gehad door met iedereen op het evenement te socialiseren. Misschien heb je nieuwe vrienden gemaakt en wil je ze na het evenement weer zien.
LinkedIn is een geweldige plek voor zakelijke professionals om na een netwerkevenement verbinding te maken. Voeg ze toe als een contact en plaats een bericht om bij te praten.
Facebook is de beste plek om in contact te komen met familieleden met wie je mogelijk al lang niet hebt gesproken. Stuur ze een bericht en praat over toekomstige bruiloften, verjaardagen of reünies.
Twitteren Instagram zijn goede platforms om verbonden te blijven met influencers, sprekers of beroemde gasten die je op je privé-evenement hebt gehad.
Social media is goed, maar face to face ontmoetingen zijn beter. Kijk of je je relaties kunt versterken door een informele bijeenkomst te plannen.
5. De hoofdzaak
Na het evenement moet je je bankrekening controleren om te zien of het tijd is om wel of niet in paniek te raken. Ben je over het budget heen gegaan? Of heb je nog wat geld over voor het volgende evenement?
Als je een ticketsoftware hebt gebruikt, dan kun je eenvoudig zien hoeveel kaarten je hebt verkocht (of hoeveel mensen er een reservering hadden in het geval het een gratis evenement was).
Zodra je ieders feedback voor je hebt, is het ook gemakkelijker om te evalueren of het geld dat je aan de locatie, het eten, drinken en entertainment besteedde, de moeite waard was.
Kun je het budget voor je volgende privé-evenement vergroten? Misschien een bar rekening in plaats van het de hele nacht een gratis bar te laten zijn? Of misschien een aantal bedrijven benaderen om een deel van het volgende evenement te sponsoren?
Als je zakelijke sponsors voor je evenement had, dan moet je de resultaten met hen delen. Als deze goed is verlopen, dan zijn ze mogelijk geïnteresseerd in het sponsoren van toekomstige evenementen.
6. Bereidt mensen voor op het volgende privé-evenement
Ervan uitgaande dat het evenement een succes was, moet je iedereen voorbereiden dat er nog een gaat komen… en veel beter dan voorheen.
Een van de manieren waarop je mensen kunt laten terugkomen naar je privé-evenement, is door ze een korting te geven voor de volgende keer dat zij deelnemen.
Een andere manier is om ze een influencer te maken. Privé-evenementen zijn al exclusief van aard. Maar als je een van je eerdere gasten de volgende keer een vriend mee laat nemen, dan geeft dat ze de VIP status.
Beide benaderingen zijn geweldig om je gasten om te vormen tot je aanhangers voor evenementen. Ze zijn vooral handig voor privé-evenementen, omdat je promotie iets beperkter is.
7. Maak social media berichten met hoogtepunten
Als je een aantal goede herinneringen met je gasten hebt gemaakt, dan heb je ze hopelijk met enkele foto’s en video’s onsterfelijk gemaakt.
Afhankelijk van je aanpak voor het promoten van privé-evenementen, kun je deze delen op je social mediakanalen. Je kunt ze ook individueel naar de gasten doorsturen.
Als je veel beeldmateriaal en afbeeldingen hebt, dan moet je ze doornemen voordat je het allemaal online of in een e-mail dumpt.
Maak een voorstelling met de hoogtepunten van het evenement met alleen de beste of meest memorabele momenten van de dag. Op die manier presenteer je het privé-evenement in het mooist mogelijke licht.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Conclusie
Het organiseren van een privé-evenement is vaak een leerzame ervaring, zelfs voor de meest ervaren evenementenplanner.
Hopelijk ben je door dit evenement des te wijzer geworden.
Als je de kaartverkoop voor je volgende evenement wilt vereenvoudigen, overweeg dan om een ticketsysteem te gebruiken. Als je niet van plan bent om kaarten te verkopen, dan kun je het evenement zowel privé als gratis maken.
Bedankt voor het lezen en veel succes met je volgende evenement!
Geef een reactie