Zorg dat het die Avond Goed Gaat! 8 Tips voor het Hosten van een Muziekevenement

Tijdens het organiseren van een muziekevenement hoor je vaak de zin “alles komt goed als het zover is”. Je moet erin geloven dat alles op de avond zelf goed komt. Met de juiste organisatorische stappen kom je een eind, en een duidelijk plan voor de dag zelf is essentieel.

Je hebt nu al succesvol je muziekevenement gepland en gepromoot. Tijd om te kijken naar het proces op de dag zelf.

Je kunt niet precies simuleren wat er op de dag zelf gaat gebeuren, maar er zijn plannen en eventualiteiten om voor te bereiden. We verkennen deze in onze tips voor het hosten van een muziekevenement.

1. De ruimte voorbereiden

De ruimte die je hebt uitgekozen voor je evenement is je domein. Dit is inclusief het podium en de plaats waar toeschouwers moeten staan of zitten. Of je nu gebruik maakt van een kelder of een café of een locatie met duizend zitplaatsen, denk aan hoe je het moet voorbereiden (en wat voor werk erbij komt kijken).

Podium

De ruimte omvat ook apparatuur voor het podium. Als het technisch personeel bij een locatie dingen op een bepaalde manier doet, hoef je dit misschien niet te regelen. Zo niet, dan moeten jij en je personeel het podium voorbereiden en zorgen dat het klaar is voor artiesten.

Tip: Om rekening te houden met hoe het publiek het podium ziet, kun je kijken naar dit artikel over het voorbereiden van je podium.

Verlichting

Als je moet zorgen voor je eigen verlichting, moet je bedenken of je moet kiezen voor een doe-het-zelf opstelling of samen moet werken met een speciaal bedrijf voor verlichting.

Geluid

Bereid dit voor op een manier die past bij hoe het optreden gaat klinken. Dit zou weleens het belangrijkste kunnen zijn. Er is een reden waarom we van tevoren een soundcheck doen: Het is de ideale manier om te zorgen dat alles werkt zoals het hoort.

Tip: Om te zorgen dat je het geluid in je locatie goed hebt gecheckt, moet je kijken naar deze volledige handleiding voor soundchecks.

Gebied voor zitplaatsen en toeschouwers

Je moet lang voor de dag van het evenement al besluiten of je toeschouwers moeten staan of zitten. Dit wordt waarschijnlijk besloten door de locatie. Het soort concert speelt ook een rol. Een metalconcert is waarschijnlijk minder populair met zitplaatsen. Metal fans houden meestal van een “pit.”

Als je een orkestraal ensemble hebt geboekt, verwachten je gasten misschien buffet plaatsen.

Op de dag zelf moet je zorgen dat toeschouwersplaatsen al vroeg gereed zijn. Zorg dat veiligheidsmaatregelen zoals omheiningen op hun plaats staan.

Als je geluk hebt, bereidt het personeel van de locatie de plaatsen van de toeschouwers voor. Dan heb je één ding minder om je zorgen over te maken.

2. Vele handen maken licht(achtig) werk

Doe het niet alleen. Zelfs als je een evenement op kleine schaal organiseert, moet je mensen meenemen om te helpen. Vrienden zullen je waarschijnlijk graag helpen. Waarschuw ze dat ze misschien moeten bijspringen als er iets mis gaat.

Zorg ook dat er genoeg personeel op het evenement is, inclusief:

• Een geluidsingenieur voor de mengtafel
• Technisch personeel voor het dragen en opzetten van materiaal
• Beveiligingspersoneel
• Personeel voor ticketverkoop

Kijk wat de locatie biedt en welke van deze taken je verantwoordelijkheid zijn. Te weinig personeel kan leiden tot stress en fouten. Zelfs doktoren maken meer fouten als ze stress hebben. Laat het niet aan het toeval over.

3. Werk met een goede lijst en gedetailleerde timing

Als organisator moet je goed met mensen kunnen omgaan. Bij muziekevenementen moet je contact hebben met creatieve mensen. Er zijn veel links tussen creativiteit en ontregeling, dus het zou kunnen dat je mensen een beetje moet “bemoederen” en de tijd moet bijhouden.

Zorg dat er tijd over is

Zorg daarom dat er een tijdsbuffer voor alles is. Kom vroeg aan en vraag artiesten om hetzelfde te doen. Doe je soundcheck en probeer alles op tijd te doen. Iedereen doet dingen op zijn eigen manier, maar soundchecks moeten een paar uur voor de show plaatsvinden. Zelfs als de show om 17:30 begint, moet je de band vragen om er om 17:00 te zijn.

Het is ook verstandig om de locatie te vragen om de tijdsbeperkingen. Wanneer kun je beginnen met voorbereiden? Hoe laat moet het evenement afgelopen zijn? Bepaal dit van tevoren.

4. Neem een toolkit en een noodkit mee

Als je iets heel kort van tevoren moet gaan halen, kan dit voor problemen zorgen op de dag van het evenement. Neem een toolkit mee (letterlijk met gereedschap als de kans bestaat dat je iets moet repareren). Doe er items in die je nodig kan hebben in een noodsituatie.

Wat moet er in de kit?

In een noodkit moeten duct tape, opladers, geld, scharen, notitieblokken, een EHBO-kit en meer zitten.

Specifieke items voor muziek in een noodkit omvatten:

• Reserve snaren voor alle instrumenten
• Reserve kabels omvatten XLR kabels en 1/4 inch startkabels
• Een tuner
• Oordoppen om het gehoor te beschermen als er aanpassingen gedaan moeten worden bij een speaker.
• Drumstokjes
• Reserve batterijen voor monitor systemen, tuners en ander materiaal
• Verlengsnoer als je extra stopcontacten nodig hebt
• Elektrische tape
• Een multitool of een zakmes
• Reserve losgeld
• Stiften, pennen, potloden en papier
• Handdoeken of papieren handdoeken

Er zijn scenarios waarin al deze items handig zijn voor je muziekevenement. Het past allemaal in één doos. Zelfs als je bepaalde items kort van tevoren kunt krijgen, moet je ervan uit gaan dat je geen tijd zult hebben en deze meteen aanschaffen.

Tip: Je vind een lijst met items die je nodig kunt hebben in deze lijst met vaak vergeten details voor evenementenplanning.

Helpers

Als je iets vergeten bent, heb je hier die helpers nodig waar we het al over hadden. Zelfs een helper zonder muzikale expertise kan naar buiten gaan en een schaar kopen als je er één nodig hebt.

Tip: Deze handleiding bespreekt bijna alles wat je op een podium nodig kunt hebben en zal je helpen kiezen wat er in je noodkit moet.

5. Denk aan wat anderen nodig zullen hebben

Bij het hosten van een muziekevenement, moet jij…nou ja, de host zijn!

Dit betekent dat mensen naar jou kijken als ze iets nodig hebben. Dat betekent niet dat je voor hen moet zorgen alsof het kinderen zijn, maar je moet wel voor de basisbehoeften zorgen.

Zorg bijvoorbeeld dat er backstage genoeg water en snacks, opladers, stopcontacten, faciliteiten om thee en koffie te maken, en dingen om in een vrij moment te doen zijn. Als je zorgt voor WiFi voor de bands kunnen zij zich ook beter vermaken.

Amendement

Veel mensen laten artiesten een amendement hebben. Hierin staat wat ze in hun kleedkamer willen of verwachten.

Voor grote bands en artiesten, kan het zijn dat het amendement onderdeel is van hun contract. Er zijn veel beroemde verhalen van artiesten die grapjes maken met hun eisen. (Kijk naar een aantal voorbeeld-amendementen van echte tours.)

Dit kan duur zijn. Er is een kans dat een artiest gaat vragen om een krat ambachtelijk bier of een fles dure whisky. Maar een amendement maakt het makkelijker om te voldoen aan alle dieet-eisen. Het is ook verstandig om een technisch amendement te hebben. Zo weet het technisch personeel precies wat artiesten nodig hebben.

Tip: Voor meer informatie over amendementen en hoe je het slim aan kan pakken voor je artiesten, kijk naar deze handleiding.

6. Verwacht het onverwachte

Het klinkt misschien niet echt als een “tip” maar dit advies is essentieel. Er is niet veel kans dat alles precies volgens plan gaat, maar dat is oké als je je aan kunt passen.

Hang niet teveel aan een bepaald idee van hoe een evenement precies moet verlopen. Problemen zijn bijna niet te voorkomen. Bijvoorbeeld…

No-shows

Bands of artiesten komen misschien niet opdagen. Sommige muzikanten zijn niet betrouwbaar. In een show met een aantal bands is dit niet zo erg. Als je kort van tevoren een artiest kwijt raakt, kun je kijken of je nog een solo artiest kunt strikken of andere bands langere sets kunt bieden.

Onenigheden en conflicten

Aanvallen op ego, onenigheid, en persoonlijke vetes. Veel creatieve mensen zijn nogal uitgesproken en zelfs rebels. Je moet goed met mensen om kunnen gaan.

Problemen met materiaal

Materiaal kan op de dag van het evenement kapot gaan. Zonder voorbereiding, ben je één kapotte microfoon verwijderd van een ramp. Zorg dat je reserves hebt van essentiële materialen (zie #4), en bespreek de optie om materiaal te delen als er iets fout gaat.

Ziekte

Je moet rekening houden met ziektes of blessures. Je kunt een EHBO-doos nodig hebt als het publiek van een bepaalde band lekker enthousiast wordt.

Lange rijen

Als de beveiliging langzaam is en er een lange rij staat, moet je kijken of je een band kunt sturen om de mensen te vermaken terwijl ze wachten.

Slecht weer

Als het weer slecht is, moet je klaar staan om de vloer zo droog mogelijk te houden, en te zorgen dat de juiste waarschuwingsborden zichtbaar zijn, zodat je niet verantwoordelijk bent in geval van een ongeval.

Tip: Hier is een goed overzicht van dingen die fout kunnen gaan en hoe je hiermee omgaat.

7. Houd de communicatie duidelijk

Communicatie moet duidelijk zijn tijdens het planning van het evenement, maar op de dag zelf kan het al snel uit de hand lopen als iedereen het zo druk heeft. Kies een tool om met de groep te communiceren. Zo hoeven mensen geen berichten naar verschillende mensen te sturen.

Groepschats

WhatsApp is hier om goede tool voor. Teams en medewerkers zullen productiever zijn met een groepschat. WhatsApp is platform-overschrijdend, dus het kan gebruikt worden op iedere smartphone. Het laat je ook weten of andere de berichten gezien hebben.

Bombardeer mensen niet met teveel informatie in een groepschat. Gebruik het voor wat echt belangrijk is. Veranderingen in tijden en volgorde, belangrijke informatie over gezondheid en veiligheid, en technische details. Dit moet aan iedereen duidelijk gemaakt worden, zodat niemand iets mist.

Eén op één

Als organisator moet je veel doen met één-op-één communicatie. Zoals bands laten weten dat ze voor een bepaalde tijd klaar moeten zijn of een technicus vragen om naar een stukje materiaal te kijken. Houd dit soort communicatie buiten de groepschats.

8. Wees flexibel, wees kalm

We weten het. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Het kan moeilijk zijn om kalm te blijven, en het plannen van evenementen is heel lastig als je dat niet bent.

Belangrijke vaardigheden om hiermee om te gaan omvatten creatieve probleemoplossing. Flexibiliteit kan moeilijk zijn om aan te leren, vooral als je graag de controle houdt.

Maar denk eraan: Flexibiliteit betekent niet dat je geen plan hebt. Het betekent dat je klaar bent voor verandering.

Tip: Voor tips over omgaan met stress, lees je deze zeer handige tips om kalm te blijven tijdens een evenement.

Pluk de dag

We willen niet teveel als een motiverende spreker klinken, maar het is belangrijk om op de dag zelf het gevoel te hebben dat jij de controle hebt.

Als er van tevoren dingen zijn die je dwars zitten, moet je alles doen om dit op te lossen.

Zo weet je op de grote dag dat je er een groot succes van gaat maken!