Het werk van een evenementenplanner is nooit klaar. Als je eenmaal een thema hebt gekozen, een locatie hebt gevonden, een budget hebt gemaakt en een marketingplan hebt opgesteld, dan is er nog steeds de te beheren technologie. Dat is wanneer het handig kan zijn om met een event technoloog te werken.
We hebben dit ontluikende beroep bekeken om je te helpen beslissen of je er een nodig hebt. Als dat zo is, dan hebben we een paar aanwijzingen waar je er een kan vinden.
Lees verder om te ontdekken…
- Wat een event technoloog is
- De voordelen van het werken met één
- Welke evenementen er een nodig hebben (en welke niet)
- Waar je aan moet denken voordat je iemand gaat inhuren
- Waar kandidaten te zoeken
Wat is een event technoloog?
Als je de laatste trends in de evenementenindustrie in de gaten hebt gehouden, dan weet je dat er een breed scala aan nieuwe technologieën beschikbaar is voor organisatoren van evenementen.
Maar er is een groot probleem: slechts een vijfde van de evenementenplanners weet echt hoe het te gebruiken.
Dat is waar de event technoloog komt kijken.
De rol zelf staat nog in de kinderschoenen en bestaat pas tien jaar. Dat maakt het moeilijk om van de exacte functies en verantwoordelijkheden een duidelijke definitie te geven.
De eerste event technologen werden gedegradeerd tot het omgaan met evenementen-apps en netwerken. Tegenwoordig zijn hun verantwoordelijkheden uitgebreid met data-analyse en ervaringsgerichte evenementen (denk aan augmented en virtual reality).
Dat is logisch in de context van opkomende evenemententechnologieën zoals kunstmatige intelligentie, hybride evenementen, gamification en automatisering.
Samenvattend kan de rol van een event technoloog het volgende inhouden:
- Verzamelen, analyseren en rapporteren van gegevens en feedback
- Ontwikkelen van een uitgebreide technologische strategie
- Bron van relevante leveranciers van apparatuur
- Beheer van alle technologie voor het evenement
- Beheer van de website en online registratie
- Bieden van technische ondersteuning op locatie tijdens evenementen
- Op de hoogte blijven van digitale trends
Waarom zou je een event technoloog inhuren?
Zelfs als je jezelf als een relatief technisch onderlegde evenementenplanner beschouwt, dan kun je nog steeds profiteren van het inhuren van een event technoloog. Laten we eens naar enkele van de voordelen hiervan kijken.
1. Gespecialiseerde kennis
Als je management bent, dan is de event technoloog je IT-afdeling. Ze zijn in technologische gebieden gespecialiseerd, waarvoor je waarschijnlijk geen tijd of neiging hebt om te onderzoeken.
2. Betere gegevensinzichten
Een event technoloog kan je vertellen hoe je relevante gegevens kunt verzamelen, kan je laten zien hoe je deze kunt analyseren en je adviseren hoe je erop kunt reageren. Dat zal je helpen om de ROI van je evenementen te verhogen.
3. Lagere werklast
Met slechts 24 uur in een dag, 25 als je het uitrekt, dan heb je alle hulp nodig die je kunt krijgen. Een event technoloog kan alle technische aspecten van je evenement en je team beheren.
4. Verkopersonderzoek
Als je niet weet naar welke technologie je op zoek bent, dan is het moeilijk om een leverancier te vinden die deze kan leveren. Een event technoloog weet precies wat je nodig hebt en kan de relevante leveranciers onderzoeken.
Welke soorten evenementen kunnen van een event technoloog profiteren?
Niet alle evenementen hebben een event technoloog nodig. Ze worden alleen relevant als er veel technische apparatuur of aanwezigen zijn.
Kleinschalige evenementen zoals privédiners, evenementen in de lokale gemeenschap, bruiloften, yogalessen en door studenten geleide universiteitsevenementen hebben meestal niet veel apps en apparatuur nodig om succesvol te zijn. Ze hebben ook geen grote groep aanwezigen om gegevens van bij te houden en te verzamelen.
Als je eenmaal een bepaalde grootte hebt bereikt, dan ziet het beeld er echter anders uit.
Grote zakelijke conferenties, muziekfestivals en theatervoorstellingen hebben meestal een groot aantal aanwezigen en veel technische apparatuur om op te zetten en af te breken. Dat is wanneer een event technoloog van pas komt.
Waar je aan moet denken voordat je een event technoloog inhuurt
Als je het gevoel hebt dat een event technoloog voor jouw soort evenement geschikt is, dan is het tijd om een paar voelsprieten uit te gooien om een goede kandidaat voor de rol te vinden. Hier zijn enkele tips over hoe je dat kunt doen.
1. Intern versus uitbesteden
Het eerste dat je moet overwegen, is of je je eigen event technoloog inhuurt of een freelance contractant in dienst neemt. Outsourcing is een goede optie als je de kandidaat alleen nodig hebt om aan een eenmalig evenement of een klein segment van een terugkerend evenement te werken.
- Interne event technologen kennen de doelstellingen en cultuur van je bedrijf. Dit maakt het gemakkelijker voor hen om naar je visie toe te werken. Ze kunnen je beter adviseren over welke software, leveranciers en teamleden je moet gebruiken dan een buitenstaander zou kunnen doen. Wat nog belangrijker is, de gegevens die je verzamelt en analyseert, zijn ook in veiligere handen dan bij een aannemer.
- Uitbestede event technologen hebben minder investeringen van jouw kant nodig, omdat je niet voor een fulltime medewerker hoeft te betalen. Bureaus die gespecialiseerd zijn in event technologie kunnen ook meer kennis meenemen dan één persoon dat kan. Ten slotte hebben gevestigde bureaus meestal bestaande banden met relevante leveranciers van apparatuur en software.
2. Technologiestrategie
Het is een goed idee om een strategie voor je event technologie op te stellen voordat je naar een kandidaat op zoek gaat. Maak een lijst van de apps en apparatuur die je nodig denkt te hebben, evenals van de gegevens die je wilt verzamelen. Op die manier weet je welke vaardigheden en ervaring je in de kandidaat moet zoeken.
3.Persoonlijkheidskenmerken
Net als bij de technische strategie is het een goed idee om te schetsen wat voor soort persoon je in je team wilt hebben. Heb je iemand nodig die zeer analytisch en detailgericht is? Of heb je iemand nodig die balans kan houden tussen de technische kant en het managen van een team mensen?
4. Irrelevante taken
Het is belangrijk om te erkennen dat niet alle technische problemen de taak van een event technoloog zijn. Het is zonde van hun tijd en je geld als je hen vraagt om je te helpen bij het formatteren van je computer of het installeren van een app. Delegeer die taken in plaats daarvan aan een lokale IT-professional.
5. Referenties en resultaten
Wanneer je kandidaten interviewt, dan moet je om referenties van vorige werkgevers vragen. Het geeft je een goed idee van hoe ze werken. Vraag ook om een overzicht van de behaalde resultaten, zoals een case study die het probleem en de oplossing schetst.
Waar vind je een event technoloog?
Omdat de rol nog vrij nieuw is, kun je moeite hebben om sites te vinden die voor dit soort werk adverteren. Maar als je niemand kent die je met een potentiële kandidaat in contact kan brengen, dan zijn er nog plekken om te zoeken.
Je eerste stop zou moeten zijn om een advertentie op evenement gerichte vacaturesites te plaatsen:
Als dat niet lukt, dan kun je de positie op meer algemene vacaturesites adverteren:
Geen technische problemen meer
Het is niet meer te omzeilen: de toekomst is hier. Als je grote evenementen organiseert en jezelf niet als een technisch onderlegde evenementenplanner beschouwt, dan heb je uiteindelijk een event technoloog nodig. Als je de juiste persoon voor de functie hebt gevonden, dan zul je blij zijn dat je erin hebt geïnvesteerd.
Ken je bronnen voor event technologen? Werk je er al mee? We willen het graag weten, dus stuur ons een reactie in het onderstaande gedeelte.