11 Bewezen stappen voor een goede evenementenmarketingstrategie

“Als je echt begrijpt hoe marketing tegenwoordig werkt, weet je dat er geen individuele campagne van zes maanden is; er is alleen de campagne van 365 dagen, met iedere dag nieuwe content.”

― Gary Vaynerchuk, Jab, Jab, Jab, Right Hook: How to Tell Your Story in a Noisy World

Marketing is het mysterieuze concept waardoor mensen naar je evenement komen. Het is eigenlijk niet zo mysterieus als je het verdeeld in kleinere taken.

In dit artikel bekijken we een aantal tips over hoe je zorgt voor een goede evenementenmarketingstrategie.

We gaan kijken naar…

• Doelpubliek
• Evenementenwebsites
• Social media content
• Social media influencers
• Potentiële evenementensponsoren
• Mailinglijsten
• Persmededelingen

…en nog veel meer!

1. Ken je publiek (en weet waar je ze kunt vinden)

Marketing gaat over het bereiken van mensen. Maar voor je iemand kunt bereiken, moet je weten wie ze zijn en waar ze vaak komen.

Met andere woorden, je moet je doelpubliek identificeren. Hoe specifieker je wordt, hoe beter.

Probeer allereerst informatie te vinden over hun…

• Leeftijd
• Geslacht
• Markt
• Persoonlijke interesses
• Favoriete social media
• Motivatie om te komen

Richt je marketing op de kanalen die je doelpubliek gebruikt. Als ze online magazines lezen en gebruik maken van SnapChat, moet je niet marketen via e-mail en LinkedIn.

Kijk naar social media inzichten

Maak gebruik van social media inzichten om je te helpen bij het verzamelen van de data die je nodig hebt om je doelpubliek te specificeren. Platforms zoals Facebook, Linkedin, en Twitter bieden je allemaal data inzichten en analyses.

Creëer een klantenpersona

Als je informatie hebt verzameld over je publiek, moet je een klantenpersona creëren. Geef dit karakter een grappige naam en denk aan hem of haar bij het nemen van een beslissing.

2. Maak een evenementenwebsite en social media accounts

Je moet zo snel mogelijk een domeinnaam registreren voor je evenementenwebsite. Maak ook social media accounts aan, zodat niemand anders je naam kan stelen.

Gebruik deze kanalen om content over je evenement te publiceren en vroeg te beginnen met interesse opwekken. De content over je evenement komt op je website, blog en social media profielen terecht.

3. Schrijf evenementenblogs en gastenblogs

Begin met het schrijven van blogberichten die met je evenement te maken hebben. Als het een conferentie is, kun je praten over de industrie waar je deel van uitmaakt. Als het een muziekfestival is, kun je schrijven over de artiesten die komen.

Je kunt ook proberen gastenblogs te schrijven voor andere websites, zodat je nieuw publiek kunt bereiken. Sommige sites vragen geld, terwijl anderen weer blij zullen zij dat jij ze deze gunst verleent.

4. Plan social media content

Kom erachter wat voor soort content werkt op de social media platforms waar je je op richt. Gebruik tools zoals Canva om te zorgen dat afbeeldingen de juiste dimensie hebben.

Hootsuite en Buffer zijn geweldig om content van tevoren te plannen. Denk eraan dat je contact moet maken met je online publiek door middel van oproepen tot actie en opmerkingen beantwoorden.

Met social media advertenties krijg je nog steeds het meeste waar voor je geld. Investeer wat in tijd leren hoe betaalde promotie werkt op social media.

5. Stel een mailinglijst op en verzend updates

E-mails voor evenementen zijn nog steeds waardevol als marketingtool. Ze worden gemiddeld minsten 20% van de keren geopend. En dat is goed nieuws voor jou.

Je moet zo snel mogelijk een mailinglijst opstellen. Maak gebruik van een website als MailChimp om abonnees bij te houden en snel e-mailcampagnes te ontwerpen.

6. Vind evenementensponsoren

Evenementensponsoring is een geweldige manier om meer marketingbudget te krijgen. Het opstellen van een waardevoorstel voor andere bedrijven moet onderdeel zijn van je evenementenmarketingstrategie.

Probeer zo snel mogelijk sponsoren te vinden. Meer geef niet op als ze niet direct happen. Sommige bedrijven kijken hoever je al bent voor ze er zelfs maar over nadenken om je sponsor te worden.

7. Maak contact met influencers

Social media influencers zijn heel groot in marketing. Het zijn trendsetters, die je marketingstrategie kunnen maken of breken.

Het Fyre Festival was een perfect voorbeeld van hoe belangrijk influencer marketing kan zijn. Jammer genoeg was het ook een perfect voorbeeld van zeer slechte evenementenplanning.

8. Verstuur persberichten over je evenement

Persberichten worden nog steeds gebruikt, al worden ze nu gezien als ouderwets.

Als je doelpubliek bepaalde publicaties leest, kan het verstandig zijn om een persbericht over een evenement te verzenden.

De meest publicaties zullen ook een bijbehorende website hebben. Als je persbericht er onderdeel van uit maakt, is er ook een geloofwaardige bron die naar je website linkt.

Om een goed persbericht te schrijven, moet je…

• Een gepersonaliseerde e-mail aan de publicatie sturen
• Een goed verhaal voor je evenement bedenken
• Een lijst maken van alle praktische details (datum, locatie, enzovoort)
• Verwerk links naar je website en social media
• Verwerk afbeeldingen of een link naar je promo video

Publicaties ontvangen veel e-mails, dus maak het zo makkelijk mogelijk om je persbericht te begrijpen.

Lees meer: Hoe schrijf je een persbericht voor je evenement.

9. Bied vroege-vogel kortingen

Je moet vroege-vogel tickets aanbieden zodra je er zeker van bent dat het evenement doorgaat. Zo zorg je al vroeg in het proces voor fondsen voor je evenement.

Tickets voor evenementen worden vaak duurder naarmate de datum dichterbij komt:

• Super-vroeg vogel: 6 maanden voor het evenement, 20% korting.
• Vroege-vogel: 3 maanden voor het evenement, 10% korting.
• Standaard: 1 maand voor het evenement, geen korting.

Gebruik je e-mailcampagnes en social media content om mensen aan deze aanbiedingen te herinneren. Dit zorgt voor meer urgentie en FOMO.

10. Gebruik voormalige gasten als voorvechters

Influencers zijn niet de enige mensen die je kunt gebruiken als voorvechters van je evenement. Als je al eerder een gelijksoortig evenement hebt georganiseerd, kun je je gasten om referenties vragen.

Denk eraan dat iedereen contact heeft met andere mensen. En dat het heel waarschijnlijk is dat hun vrienden geïnteresseerd zijn in dezelfde evenementen.

Lees meer: Je gasten zijn je beste voorvechters: 8 tips om hen te activeren.

11. Definieer jouw idee van succes

Voor je alles hierboven doet, is het belangrijk om je criteria voor succes te definiëren. Met andere woorden, je moet bepalen hoeveel mensen je wilt bereiken, en voor hoeveel geld.

Je kunt kijken naar bestaande statistieken voor e-mail open percentage en social media engagement. Zo zul je beter begrijpen of je huidige aanpak werkt of niet.

Breng het allemaal samen

Als je weet wat je moet doen, is het tijd om je evenementenmarketingstrategie uit te stippelen. De tips die we hier hebben besproken staan ongeveer in chronologische volgorde.

Maar wat voor sommige mensen werkt, werkt misschien niet voor anderen.

Misschien ken je al bepaalde social media influencers. Het kan een goed idee zijn om contact op te nemen met hen, voor je je zorgen gaat maken over e-mails en gastenblogs.

Stel een tijdlijn op voor de taken in je evenementenmarketingstrategie. Download een sjabloon voor een evenementenmarketingtijdlijn en gebruik dit als kader.

Succes met je evenement. Laat ons in de opmerkingen hieronder weten hoe het gaat!