Hoe Organiseer Je Een Muziekfestival: 4 Stappen voor Succes

We bevinden ons echt in het tijdperk van het festival.

Overal ter wereld worden succesvolle festivals op zichzelf staande merken. Succes in de muziekindustrie is niet gegarandeerd, dus een muziekfestival dat goed aangepakt wordt kan geweldige zijn voor alle betrokkenen.

Als je het verkeerd doet, kan het een ramp zijn.

Horrorverhalen zoals het Fyre Festival—oftewel “The Greatest Party Never Held“—kunnen voorbeelden worden van wat je niet moet doen. We hebben het in feite al weleens gehad over waardevolle lessen van het Fyre Festival.

Dus hoe zorg je dat je muziekfestival goed uitpakt?

1. Identificeer voor wie je muziekfestival is

Dit hoort allemaal bij het opbouwen van een merknaam voor je festival. Festivals worden meestal niet verkocht met één headliner. Ze worden verkocht als een plaats om nieuwe bands te ontdekken en als gedeelde ruimte voor muzikanten in eenzelfde genre, of zijn gericht op hetzelfde publiek.

Om deze merkontwikkeling beter te begrijpen, moet je er eerst achterkomen wie je publiek is. Richt je je op fans van elektronische muziek of metalfans? Jouw doelpubliek heeft veel invloed op jouw verdere keuzes.

Neem Download Festival als voorbeeld. Zij doen al 15 jaar mee. In die tijd zijn alle line-ups en promoties gericht geweest op mensen die van harde muziek houden. Daarom kopen mensen al tickets voor het festival voor de line-up wordt aangekondigd.

Er zijn verschillende methodes om het doelpubliek van je evenement te bepalen:

Vragenlijsten

Je kunt vragenlijsten naar iedereen op je huidige mailinglijst sturen om erachter te komen naar wat voor bands ze luisteren, waar ze concerten vinden, en wat ze graag willen zien op jouw festival.

Bezoeker persona

Maak een bezoeker persona profiel voor jouw “ideale” festival fan. Wat is hun leeftijdscategorie? Wat zijn hun interesses? Naar wat voor muziek luisteren ze?

Concurrentie onderzoek

Let goed op wat je concurrenten en vergelijkbare festivals doen.

Tip: Kijk naar deze handleiding over het identificeren en aantrekken van festival fans.

2. Besluit of binnen of buiten beter is

Organisatoren van een festival hebben vaak droombeelden van 80.000 mensen die naar hun headliners komen kijken op een enorm veld. Denk aan Woodstock of Glastonbury. Maar buiten is niet altijd de beste keuze. Je moet denken aan de voordelen en nadelen van binnen en buiten, voor je je evenement boekt.

Buiten festivals

Buiten festivals zijn geweldig, maar er zijn veel potentiële problemen. De grote buitenwereld kan zorgen voor unieke problemen. Je moet misschien speciaal materiaal verzorgen.

Vaak is het veld of de openlucht ruimte die je kiest niet gemaakt voor muziekevenementen. Dit betekent dat je van tevoren je eigen locatie moet voorbereiden. En dan kan het zomaar in het water vallen.

Voordelen van een openlucht festival

• Meer ruimte en de mogelijkheid voor meerdere podia.
• Meer ruimte voor verkopers.
• Ruimte waar mensen kunnen kamperen als het een weekend festival is.

Nadelen van een openlucht festival

• Weer kan invloed hebben, hoe goed je het ook voorbereid.
• Materiaal voor een openlucht festival kan moeilijk te verkrijgen en beheren zijn.
• Je moet barrières neerzetten en zorgen dat je controle hebt over het verkopen en checken van de kaartjes, zodat er niemand zonder kaartje naar binnen glipt.
• Je hebt niet het handige van een locatie en de hulp van het personeel bij een locatie.

Overdekte festivals

Als je binnen begint, is er van tevoren al meer klaar. Personeel bij een locatie is gewend aan concerten. Je hoeft geen hekken neer te zetten, en de beveiliging is simpeler. Geweldige locaties hebben materiaal, personeel bij de deur, technische medewerkers en meer. Zo heb je minder om je zorgen over te maken.

Voordelen van een overdekt festival

• Je kunt gebruik maken van de faciliteiten en contacten van jouw gekozen locatie.
• Geen risico op problemen met het weer.
• Materiaal staat waarschijnlijk al klaar.

Nadelen van een overdekt festival

• Beperktere ruimte.
• Verschillende podia wordt lastig.
• Minder ruimte voor andere verkopers en activiteiten.

Tip: Bekijk onze handleiding voor het plannen van een muziekevenement, inclusief punten voor de locatie.

3. Wees niet bang om klein te beginnen

Tenzij je een enorm budget hebt, wordt je eerste festival waarschijnlijk niet groot. Klein beginnen is een goed idee. Volgens Jason Carter, oprichter van ONE Musicfest:

Als je een muziekfestival helemaal vanuit het niets opricht, duurt het ongeveer vijf jaar voordat mensen het echt doorhebben, van de artiesten tot de sponsoren tot de bezoekers.

Festivals zoals Y Not worden vaak gezien als voorbeelden van “te gretig.” The Guardian onderzoek naar waarom festivals falen geeft meer uitleg:

Y Not Festival is in drie jaar van 8.000 tot 25.000 capaciteit gegroeid, wat het gebrek aan personeel en de boze Facebook berichten die het hebben over ‘inhaligheid’ zou kunnen verklaren.

Langzaam groeien

Deze groei in capaciteit—meer dan 300% in drie jaar—is niet iets wat je na moet streven. Als je begint met een capaciteit van 1.000–2.000 om het in de hand te kunnen houden, is een groei van 33% tot 50% per jaar een beter idee.

Eén podium tegelijk

Begin niet met meerdere podia. Begin met één podium, zorg dat het goed loopt, en dan kun je opschalen. Dit kan een manier zijn om geleidelijk de capaciteit te vergroten en ervaring op te doen met één podium voor je een tweede toevoegt.

Zorg voor de juiste tools

Tools zoals Billetto voor ticketverkoop en Festivalpro voor planning en management van verkopers kunnen zelfs kleine festivals van het begin goed laten lopen.

Hopelijk gaat jouw festival groeien. Maar deze groei moet gecontroleerd worden. Zorg dat je een plan hebt voor extra personeel, extra muzikanten, en een groter aantal bezoekers. Word niet één van die schrikwekkende voorbeelden.

Tip: Hier kun je goed zien wat er nodig is om je muziekfestival geleidelijk op te schalen.

4. Ga voor een zakelijke aanpak

Mensen die met muziekfestivals beginnen doen dit meestal omdat ze van muziek houden. Misschien heb je niet veel verstand van zaken, maar je zult het snel moeten leren. Als je wilt dat je festival ieder jaar plaatsvindt, of als je geld riskeert, moet je zorgen dat het zakelijk helemaal goed zit.

Budget

Bepaal het minimale budget wat je nodig hebt om het festival veilig plaats te laten vinden. Volg deze aanpak in 9 stappen om een evenementenbudget te bepalen. Niet letten op wat je uitgeeft of bepaalde uitgaven vergeten kan betekenen dat je geld verliest op het festival.

Tip: Kijk naar onze handleiding over het voorbereiden en beheren van je evenementenbudget voor meer tips.

Marketing

De marketingstrategie voor jouw festival is een natuurlijk verlengstuk van je doelpubliek bepalen (Zie #1). Kom erachter waar je publiek zich bevindt, online en offline, en volg onze tips over hoe je moet marketen.

Tip: Onze handleiding over het promoten van een muziekevenement kan handig zijn.

Partnerschappen

Hoeveel zelfvertrouwen je ook hebt, je hoeft het niet alleen te doen. Partnerschappen opbouwen is essentieel voor muziekfestivals.

Fondsen werven

Dit kan door sponsoren te vinden, waardoor je financieel een heel eind kan komen. Maak een muziekfestival sponsorpakket om potentiële financiële steun aan te trekken.

Hulp krijgen

Via partnerschappen kun je ook externe verkopers aannemen voor eten en drinken, samenwerken met beveiligingsbedrijven, schoonmaakbedrijven, en meer. Delegeren kan duur zijn, maar je hebt ook minder om je zorgen over te maken.

Tip: Voor meer tips, lees onze handleiding over het aantrekken van sponsoren.

Gezondheid en veiligheid

Drie woorden die je de rillingen geven. Je moet denken aan vergunningen, evenementenverzekering, beveiliging en eerste hulp.

Het is vaak een goed idee om een gezondheid en veiligheid adviseur in te huren en deze taak te geven aan mensen die precies weten wat ze doen.

Tip: In onze handleiding over gezondheid en veiligheid voor evenementen staat alles wat je moet weten.

Denk aan je motivatie

Een muziekfestival uit het niets opbouwen is heel lastig. Maar als je het goed doet, kan het veel opbrengen en ook nog een heel leuk evenement zijn.

Om te zorgen dat het goed gaat, volg onze tips, wees grondig, en—het belangrijkste—denk aan je motivatie voor het plannen van het festival. Als het moeilijk wordt, houdt dit je op de been.