Stoomcursus conferentiemanagement: 15 stappen voor succes

Conferenties zijn een geweldige manier voor mensen om contact te maken. Ze kunnen ook veel informatie geven over de nieuwste ontwikkelingen op de markt.

Maar ze kunnen ook heel lastig zijn om te organiseren en managen.

In dit artikel krijg je een stoomcursus conferentiemanagement. Zo zul je nergens door overvallen worden.

We gaan het hebben over hoe je…

• Een thema creëert voor je conferentie
• Je richt op je doelpubliek
• Een tijdlijn bepaalt
• Een budget bepaalt
• Een team samenstelt
• De sprekers rekruteert
• Sponsoren aantrekt
• Een locatie vindt
• Mogelijkheden creëert om te netwerken
• Technisch materiaal huurt
• Een cateraar vindt
• Accommodatie organiseert
• Marketingmateriaal creëert
• Actief wordt op social media
• Het juiste managementsysteem voor je conferentie vindt

Klaar? Kunnen we? Ga ervoor!

1. Waarom organiseer je een conferentie?

Conferenties gaan over een specifiek onderwerp waar bezoekers interesse in hebben. Er moet een rode draad zijn de sprekers, sponsoren en bezoekers verbindt.

Zoals…

• “De toekomst van social media”
• “Hoe kan je bedrijf groeien in een dalende markt”
• “Politiek activisme in 2019”.

Kies een thema voor de conferentie, zodat je je hierop kunt richten bij het managen. Lees meer over hoe je een thema kiest.

2. Voor wie is de conferentie?

De belangrijkste mensen op je conferentie zijn de bezoekers. Bij alles wat je doet moet je nadenken over waarom zij zouden willen komen.

Denk hierover na:

• Welke specifieke onderwerpen vinden ze belangrijk?
• Naar welke sprekers zouden ze graag luisteren?
• Naar welke locatie kunnen ze komen?
• Wat voor eten en drinken zouden ze lekker vinden?
• Met wie willen ze netwerken?

Lees meer over waarom je doelpubliek belangrijk is.

3. Maak een tijdlijn

Kies een voorlopige datum voor je conferentie. Je moet deze waarschijnlijk aanpassen als je je locatie en sprekers hebt gesproken.

Maar als je een datum kiest kun je een tijdlijn maken voor wat er moet gebeuren en wanneer.

Gebruik dit voorbeeld van een conferentietijdlijn voor inspiratie.

4. Bepaal een budget

Het budget voor je conferentie bepaalt de schaal van het evenement. Net als bij je tijdlijn, zal het budget voor je conferentie eerst voorlopig zijn.

Je kunt het aanpassen als je sponsoren hebt gesproken en vertegenwoordigers gaat rekruteren.

Gebruik dit sjabloon voor je conferentiebudget om van start te gaan.

5. Stel een team samen

Het managen van een conferentie is veel werk, dus je hebt een team nodig.

Voorbeelden van mensen die je nodig hebt zijn…

• Verkopers voor het contracteren van sponsoren, exposanten en vertegenwoordigers.
• Mensen in marketing om contact te leggen met mediakanalen, social media te beheren en bezoekers te e-mailen.
• Mensen in logistiek voor het organiseren van de lokatie, catering en de plattegrond.
• Producers om te communiceren met sprekers en de agenda op te stellen.
• Technici voor het organiseren van geluid, lichten en beelden.
• Beheerders om te helpen met plannen, budgetteren en managen.

Lees meer over hoe je de individuele sub-teams structureert.

6. Rekruteer de sprekers

Maak een verlanglijstje met sprekers en stel dan je waardevoorstel op.

Denk aan de volgende punten:

• Wat is het voordeel voor de sprekers als zij hun geloofwaardigheid verlenen aan jouw conferentie?
• Hebben ze een boek of idee om te promoten?
• Is het doelpubliek van jouw conferentie ook jouw doelpubliek?

Misschien willen de sprekers ook wel betaald worden voor hun tijd. Houd daarom in je budget rekening met kosten voor de sprekers.

Lees meer over vergoedingen voor inleidende sprekers.

7. Contracteer sponsoren

Sponsoren zijn een geweldige aanwinst voor je conferentie, omdat ze je conferentie geloofwaardigheid zullen geven. Belangrijke nog, ze zullen zorgen dat je het evenement kunt betalen.

Je verkoopteam moet zoeken naar bedrijven die geïnteresseerd zijn in verkopen aan de bezoekers van de conferentie. Bereid sponsorpakketten voor, zodat je deze kunt verkopen.

Vind inspiratie in deze sponsorpakketten voor conferenties.

8. Vind een locatie

De locatie moet aantrekkelijk zijn, maar vooral bij het doel passen. Als je op zoek gaat naar een locaite, moet je jezelf de volgende vragen stellen:

• Is de locatie voor iedereen toegankelijk?
• Zijn er accommodaties en restaurants in de buurt?
• Is de locatie op de datum van de conferentie beschikbaar?
• Is de locatie groot genoeg voor het bezoekersaantal dat je voor ogen hebt?
• Kun je de prijs van de locatie betalen?
• Is het inclusief personeel, technisch materiaal of catering?

Zoek naar inspiratie in deze volledige lijst met steden met conferentielocaties in het Verenigd Koninkrijk..

9. Zorg voor mogelijkheden om te netwerken

Tijdens conferenties kunnen bezoekers iets leren van sprekers. Maar ze willen ook graag netwerken met elkaar. Een luidruchtige conferentiehal is daar niet altijd de beste plaats voor.

Je moet een aantal vergaderruimtes bieden voor één-op-één sessies tussen de bezoekers van de conferentie. Je kunt ook een evenement voor speed-netwerken organiseren tijdens de conferentie.

10. Technisch materiaal huren

Als de locatie niet inclusief technisch materiaal is, moet je een leverancier zoeken. Zorg dat je aan de volgende aspecten denkt:

• Video: projectors en schermen voor video’s en PowerPoint presentaties
• Audio: microfoons, versterkers, monitors en mengpanelen voor je sprekers
• Verlichting: schijnwerpers, sfeerlichten en algemene verlichting voor filmen
• Uitzenden: camera’s en WiFi voor het opnemen, streamen of uitzenden van je conferentie

Kijk om te beginnen eens naar de top 20 AV-apparatuur leveranciers in het Verenigd Koninkrijk.

11. Vind een cateraar

Eten en drinken zijn misschien ook niet inbegrepen bij de locatie, dus het is belangrijk om voor catering te zorgen. Denk aan dieetvoorschriften bij het opstellen van het menu.

Kijk naar deze top 8 cateringbedrijven voor conferenties voor inspiratie.

12. Zorg voor accommodatie voor bezoekers

Veel conferenties duren een paar dagen, dus je moet zorgen dat bezoekers ergens kunnen verblijven.

Websites zoals HireSpace bieden je een lijst met conferentielocaties met accommodatie in de buurt.

13. Zoek een drukker voor het maken van marketingmateriaal

Voor je conferentie zijn banners, posters, flyers en ander marketingmateriaal nodig. Belangrijker nog, je bezoekers hebben een agenda voor de conferentie nodig.

Kijk naar deze Pinterest pagina voor inspiratie voor het materiaal van je conferentie.

14. Gebruik social media

LinkedIn is je beste vriend als het om conferenties gaat. Maar dat betekent niet dat je alle andere populaire platforms moet negeren.

Hier zijn een paar ideeën om je conferentie een boost te geven via social media:

• Zorg voor speciale conferentie-accounts op alle platforms zoals Facebook
• Maak een promotievideo voor YouTube
• Maak hashtags aan op Instagram en Twitter
• Schrijf blogberichten op LinkedIn
• Plaats afbeeldingen op Pinterest en Instagram
• Live-tweet de conferentie en tag sprekers en sponsoren
• Plaats de namen van je social media accounts en de hashtag overal in de locatie

Social media is een gratis promotietool waar je niet zonder kunt. Maar je moet betaalde social media promotie ook zien als onderdeel van je marketing werk.

15. Zorg voor een conferentiemanagementsysteem

Je hebt een conferentiemanagementsysteem nodig om tijd te besparen. Het is ook handig voor het managen van je tickets en registraties.

Je moet een systeem vinden waarmee je…

• Bezoekers registreert en tickets verkoopt
• De locatie kunt managen met realtime gegevens
• Gegevens van bezoekers kunt verzamelen en inzicht kunt krijgen
• Kunt integreren met social media
• Toegang krijgt tot alles via een mobiele app
• Bezoekers op de locatie kunt checken

Het is ook goed als het makkelijk in te stellen en gratis is. Kijk maar eens naar Billetto’s conferentiemanagementsysteem.

Denk aan follow-up

Je weet nu de basis van het managen van een conferentie. (Als je meer wilt weten, lees dan ons artikel over het organiseren van een conferentie.) Met goede planning en management wordt het een groot succes. Maar op het einde moet je follow-up vooral niet vergeten.

Verzamel zoveel mogelijk feedback van de sprekers, sponsoren, je team en de bezoekers. Dit is heel waardevol voor de organisatie van je volgende conferentie. Stuur via e-mail een bedankje om ze te laten weten dat je hun aanwezigheid en steun erg gewaardeerd hebt.

Veel succes met je conferentie!