Als alle evenementenorganisatoren weten, voor een goed evenement moeten alle puzzelstukjes passen. Sommige van deze stukken zijn absoluut essentieel om het evenement plaats te laten vinden.
Dus laten we het hebben over de benodigdheden: materiaal voor evenementen.
In deze handleiding lees je over…
- Voor welk evenement er materiaal nodig is
- Algemeen materiaal dat nodig is bij de meeste evenementen
- Gespecialiseerd materiaal voor evenementen
- De verschillende opties om eraan te komen
- Waar vind je materiaal voor evenementen
Klaar om je toolkit uit te breiden?
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Welke evenementen hebben materiaal nodig?
Hier zijn voorbeelden van evenementen waar zeker materiaal voor nodig is:
- Conferenties
- Beurzen
- Exposities
- Concerten
- Cabaret shows
- Theatervoorstellingen
- Filmvertoningen
- Workshops
Zelfs als je niet zeker weet of je materiaal nodig hebt voor je evenement, zou je weleens verrast kunnen worden—dus lees verder.
Materiaal dat relevant is voor de meeste evenementen
Ieder evenement is uniek, maar er zijn verschillende soorten materiaal die altijd nodig zijn om alles vloeiend te laten verlopen. Laten we het wat meer algemene materiaal voor evenementen bespreken.
1. Tafels en stoelen
Evenementen met eten, gesprekken, of optredens hebben tafels en stoelen nodig voor de gasten. Grote uitzonderingen omvatten recepties en dansfeesten. Maar daarbij kunnen één of twee tafels toch handig zijn.
Je kunt tafels nodig hebben voor:
- Maaltijden
- Registratie
- Weergave van informatie
- Materiaal
- Merchandise
Tip:Lees over de verschillende soorten opstellingen van tafels en stoelen om een idee te krijgen van wat je nodig hebt.
2. Tenten en luifels
Als je buiten een evenement organiseert, is het een goed idee om jezelf te beschermen tegen het weer door een tent of luifel mee te nemen.
3. Borden en banners
Bijna ieder evenement heeft borden nodig, zelfs al is het maar om gasten te laten zien waar het evenement plaatsvindt.
Maar er zijn veel manieren om borden en banners te gebruiken, inclusief…
- Merkontwikkeling
- Programma
- Bewegwijzering
- Parkeren
- Roken
Tip:Lees onze gids over borden voor evenementen om een beter beeld te krijgen van wat je nodig hebt.
4. Stroom en kabels
Als je een evenement buiten organiseert, moet je kijken hoe je de feestelijkheden voorziet van stroom. Maar zelfs voor evenementen binnen kunnen er een paar verlengsnoeren nodig zijn.
5. Verlichting
Of je nu houdt van lasers en spotlights of alleen maar de lichten hoeft te dimmen voor de juiste stemming, de gasten moeten wel kunnen zien wat er gebeurt…of elkaar kunnen zien.
Hier zijn een paar dingen waar je verlichting voor nodig kan hebben:
- De locatie in het algemeen
- Podia
- Verhogingen
- Balustrades
- Touwen en netten
- Tenten en luifels
Tip: Kijk naar deze creatieve manieren om verlichting tijdens evenementen te gebruiken voor inspiratie.
6. Podium
Als er een artiest of spreker op je evenement komt, is het handig om een podium te hebben zodat iedereen in het publiek hem of haar kan zien.
Tip:Lees over de verschillende formaten voor podia zodat je weet welke je nodig hebt voor jouw evenement.
7. Geluid
Net als verlichting, is geluidsmateriaal een essentieel onderdeel van ieder evenement met toespraken of optredens.
Hier zijn voorbeelden van het geluidsmateriaal dat je nodig kunt hebben:
- Microfoons
- Luidsprekers
- Monitors voor het podium
- Standaarden voor microfoons en luidsprekers
- Mengtafel
- Koptelefoons
- Draaitafels
- Muziekspeler (telefoon, tablet, of laptop)
Tip: Zie hoe bezoekersaantallen invloed hebben op wat je nodig hebt en lees deze uitgebreide gids over geluidsmateriaal om te leren hoe het allemaal werkt.
8. Beeldmateriaal
Presentaties kunnen bij veel evenementen passen, van zakelijke product demonstraties tot ongemakkelijke familiefoto’s tijdens een reünie.
Hier zijn een paar voorbeelden van het materiaal dat je nodig hebt:
- Laptop (voor internet video’s)
- PowerPoint
- Projector
- Scherm
- Flip-over
- Blanco oppervlakte
9. Opslag
Ja, je hebt ook een plaats nodig om alles op te slaan. Maar opslag is niet alleen belangrijk voor het materiaal voor jouw evenement. Het kan ook handig zijn voor het opslaan van de eigendommen van je evenemententeam, en eten en drinken.
Gespecialiseerd materiaal voor evenementen
Als je een speciaal evenement organiseert dat meer nodig heeft dan het standaard materiaal, moet je goed nadenken over wat je nog meer nodig hebt.
Hier zijn voorbeelden van speciaal materiaal dat nodig is voor verschillende soorten evenementen:
- Kunst en handwerk items voor workshops
- Instrumenten voor muzieklessen
- Gebruiksvoorwerpen en ingrediënten voor voedselevenementen
- Sportmateriaal voor fitness en sportevenementen
- Versieringen voor feestjes
Hoe krijg je materiaal voor je evenement
Je hebt verschillende opties voor het verkrijgen van materiaal voor je evenement. Je hoeft niet je laatste geld uit te geven, wat het budget van je evenement ook is.
1. Koop nieuw
Als geld geen probleem is of als het materiaal wat je nodig hebt gewoon niet zo duur is, is je beste optie nieuw kopen. Dan kun je het houden en zo vaak gebruiken als je wilt.
2. Gebruikt kopen
Als wat je nodig hebt duur is, is het een goed idee om op eBay te zoeken naar goede deals voor materiaal. Nog een goede plaats om te zoeken naar gebruikt materiaal is Gumtree.
3. Huren of lenen
Als je het materiaal maar even nodig hebt (voor één of twee evenementen bijvoorbeeld), kun je het materiaal het beste huren of lenen.
4. Huren om te houden
Als je niet zeker weet of je nog een keer een vergelijkbaar evenement gaat organiseren, maar hier wel over na wilt denken als de eerste keer een succes is, kun je proberen om materiaal te huren met de optie om het op een latere datum te kopen.
Tip: Weet je niet welke optie je moet kiezen? Lees over de voordelen van het huren van materiaal.
Waar vind je materiaal voor evenementen
Nu de belangrijke vraag: Waar vind je het materiaal dat je nodig hebt?
De meeste leveranciers van materiaal voor evenementen bieden de optie om nieuw of gebruikt te kopen, en opties voor huren of leasen.
Hier is een voorbeeld van leveranciers in het Verenigd Koninkrijk:
- Event Equipment Hire
- Add To Event
- Event Equipment Ltd
- Party Doctors
- Event Hire UK
- Options Hire
- Event Hire Online
- Thorns Group
Hier zijn een paar websites met goede deals voor gebruikt materiaal:
Als je daar nog niet genoeg aan hebt, kun je deze overzichten met leveranciers voor evenementen bekijken:
Tip:Als je nog steeds geld tekort komt, lees je hier over onderhandelen met leveranciers van materiaal voor evenementen voor een betere deal.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Zoek je materiaal!
Je hebt nu vast een goed idee van wat je nodig hebt, waar je het vindt, en hoeveel het je gaat kosten.
Als je zelf goede deals hebt gevonden voor het materiaal hierboven, kun je het laten weten in de opmerkingen—delen is lief!
Geef een reactie