4 Manieren Waarop Event Technologie je Evenementen kan Verbeteren

Technologie is een integraal onderdeel van de evenementenwereld. Met dramatische sprongen in event technologie zullen dienstverleners van evenementen management die zich aanpassen de meeste voordelen halen.

Maar waarom is technologie zo belangrijk voor evenementen?

Nou, er zijn een paar redenen:

1. Event technologie houdt bezoekers geïnteresseerd en gefocust op je evenementen.
2. Hiermee kun je bezoekers op nieuwe en spannende manieren betrekken.
3. Je kunt het gebruiken om je evenementen te verbeteren en nieuwe manieren te vinden om je sprekers, producten of merken te promoten.

Laten we eens kijken naar enkele van de beste toepassingen van technologie voor je evenementen.

1. Kunstmatige Intelligentie

Het potentieel van kunstmatige intelligentie fascineert de mensheid al bijna een eeuw. Maar pas sinds kort verschijnen de toepassingen waarover we in fictie boeken hebben gelezen in het echt.

Natuurlijk zijn we nog enkele jaren verwijderd van het hebben van robots om onze gasten te entertainen. Maar AI-technologie wordt al gebruikt om evenementen beter en aantrekkelijker te maken.

In plaats van bots kun je chatbots gebruiken, wat het op één na beste is.

Ze kunnen je helpen om je bezoekers online te betrekken, vragen te beantwoorden en feedback te verzamelen. Chatbots kunnen zelfs je vooruitzichten en bezoekers kwalificeren om hen de best mogelijke ervaring te bieden.

Chatbots kunnen tijd van je personeel voor productievere taken vrijmaken. Plus chatbots schalen goed, ongeacht hoe groot je evenement is en ze integreren met alle online platforms die je mogelijk gebruikt.

Een slimme zakelijke evenementenplanner kan ook kunstmatige intelligentie gebruiken om evenementengegevens te analyseren. Dit kan waardevolle inzichten bieden in de prestaties en helpen de kansen op succes voor toekomstige evenementen te maximaliseren.

Dus hoewel AI-technologie misschien nog niet alles is wat we ons voor kunnen stellen, zijn de bestaande toepassingen niet alleen functioneel, maar ook ongelooflijk krachtig.

2. Hybride evenementen

De meeste mensen maken een onderscheid tussen live evenementen en online-evenementen. Veel evenementenplanners beschouwen dit laatste zelfs niet als ‘echte’ evenementen.

Maar nu technologie steeds meer voorkomt, moet je overwegen om digitale aanwezigheidselementen in je evenementen op te nemen. Dit kan je helpen om een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Dat is tenslotte het ultieme doel van elk evenement.

Wanneer je een component op afstand toevoegt aan je evenement, dan elimineer je onmiddellijk beperkingen zoals de locatie van je evenement, de capaciteit van de locatie en tijdsoverwegingen.

Als iemand niet persoonlijk aanwezig kan zijn, dan kunnen ze gewoon op hun telefoon of laptop afstemmen om deel te nemen.

Bovendien zullen mensen die je evenement via internet bijwonen, volgend jaar eerder persoonlijk aanwezig zijn. Dit kan je helpen om de aanwezigheid jaar na jaar te verhogen.

Aangezien het online streamen van een evenement vrij betaalbaar is, kunnen de kosten per bezoeker aanzienlijk worden verlaagd. Dat komt, omdat je publiek via internet afstemt, dat moeiteloos schaalt.

Je kunt streaming ook gebruiken als promotiestrategie door bijvoorbeeld slechts enkele sessies van je evenement te tonen. Zelfs dan kan het nog steeds ongelooflijke resultaten produceren.

Ten slotte kun je met hybride evenementen je inspanningen op social media opvoeren. Door streaming links op je social media-pagina’s te delen, betrek je volgers en verhoog je snel hun aantal.

3. Gamificatie van evenementen

Organisatoren van evenementen haten het wanneer mensen zich op hun smartphones concentreren in plaats van op het evenement.

Maar helaas kun je er niet veel tegen doen. (Tenzij je smartphones wilt verbieden, wat waarschijnlijk niet het beste idee is.)

In plaats van ertegen te vechten, kun je de technologie die je bezoekers al gebruiken omarmen en deze gebruiken om hun ervaring te verbeteren.

Een goed voorbeeld hiervan is het proces van gamificatie van je evenementen.

Als je deelname aan sessies en toespraken wilt stimuleren, dan is een snelle manier om dit te bereiken een interactieve leader board. Op deze manier kun je de deelname van deelnemers in realtime volgen en interactieve statistieken van de meest betrokken gasten zien.

Een andere manier om je evenementen te gamificeren, is door trivia en quizzen te gebruiken rond het onderwerp of thema van je evenement. Je kunt trivia-wedstrijden houden over je merk en producten, of zelfs aan het einde van toespraken en presentaties.

Dit soort wedstrijden kan ervoor zorgen dat mensen niet alleen aanwezig zijn, maar ook betrokken zijn.

Je kunt zelfs een speciale prijs voor de meest betrokken deelnemers aankondigen en een symbolische prijsuitreiking houden. Dit kan buzz genereren en social media-betrokkenheid bevorderen. Je kunt er zeker van zijn dat veel mensen de ervaring van een awardshow op hun social media-feeds willen delen, zelfs als het gewoon voor de lol is.

4. Automatisering van evenementenplanning

Je weet dit misschien niet, maar het werk van een zakelijke evenementenplanner is een van de meest stressvolle banen ter wereld.

De altijd dreigende deadlines, gecombineerd met duizenden details die geregeld moeten worden, zorgen voor een eindeloze stresscocktail waarmee elke evenementenplanner te maken heeft.

Gelukkig verandert event technologie de situatie langzaam ten goede.

Met behulp van event-automatiseringstools kunnen de hedendaagse coördinatoren meer van hun tijd vrijmaken van vervelende en repetitieve taken en veel van de processen stroomlijnen.

We hebben al gesproken over chatbots en hoe ze interacties met de gasten kunnen automatiseren. Maar dat is nog maar het topje van de ijsberg.

Met project beheertools kunnen planners volledige controle over elk evenement nemen, waardoor de voortgang wordt bijgehouden en taken effectiever worden toegewezen.

Tools zoals Silverpop bieden een breed scala aan functies die helpen om digitale marketing eenvoudig te beheren. Je kunt het gebruiken om leads voor je evenement te genereren, de reis van je bezoekers te optimaliseren en gegevens te analyseren om de prestaties te verbeteren.

Tijd om technologie voor evenementen te omarmen

Uiteindelijk bieden dergelijke tools evenementenplanners het enige dat ze het meest nodig hebben: meer tijd.

Terwijl ze dit doen, zorgen ze er niet alleen voor dat het evenement planningsproces minder stressvol is, maar helpen ze ook cruciale fouten te voorkomen die het hele plan kunnen doen ontsporen.

Auteur: Sarah Hill is een content schrijver bij Seven Events Ltd – een toonaangevend evenementenbedrijf dat bedrijfsevenementenbeheer, locatiebepalingsdiensten en congresplanning in Birmingham aanbiedt. Ze begon haar carrière in de evenementenbranche bijna tien jaar geleden. Naarmate de tijd verstreek, werd ze een fervent evenementen blogger die haar inzicht in de planning van bedrijfsevenementen deelde.