De juiste evenementenlocatie vinden is zelden makkelijk. Bij ieder evenement zijn er andere eisen.
Een locatie selecteren die groot genoeg (en beschikbaar) is, kan een uitdaging zijn. Bedenk vragen die je jezelf moet stellen als evenementenorganisator, en je zult zien hoe lastig het proces kan zijn.
Heeft de locatie de juiste technische installatie? Is het goed toegankelijk? Is er personeel? Moet ik zelf materiaal meenemen? Je kunt zomaar in paniek raken als je aan zoveel moet denken. Onze tips maken jouw leven makkelijker.
Er zijn twee aspecten om in gedachten te houden:
- Hoe het proces van het zoeken van een locatie eruit ziet.
- Hoe je locaties op geschiktheid beoordeeld.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Het proces van het vinden van een evenementenlocatie
Welke stappen moet je nemen om de juiste locatie te vinden? Waar begint en eindigt het proces? Laten we eens kijken.
1. Begin vroeg
We kunnen hier niet genoeg nadruk op leggen. Een populaire evenementenlocatie kan voor maanden of zelfs jaren helemaal volgeboekt zijn. Daarbij is het boeken van sprekers, verkopers of artiesten makkelijker als je vroeg begint.
Hoe eerder you boekt, hoe groter de kans is dat je de juiste locatie hebt…en hoe minder stressvol het proces zal zijn.
2. Werk met een aantal criteria
Als je naar een autodealer gaat, moet je ook nadenken over hoeveel kilometer per liter je wilt dat je auto rijdt, of hoeveel zitplaatsen je nodig hebt. Het zou dom zijn als je daar niet over nadacht. Je moet het zo goed mogelijk voorbereiden.
Hetzelfde geldt voor het zoeken naar een locatie. Je moet een lijst met criteria opstellen. Hier moet je alles op zetten, van capaciteit tot gezondheid en veiligheid, afstand, openbaar vervoer en personeel.
Om de metafoor nog even te gebruiken, zorg dat je niet wegrijdt in een sportauto terwijl je eigenlijk een functionele familiewagen nodig hebt.
Tip: Voor een goede lijst met dingen om aan te denken, kun je kijken naar “13 Belangrijke dingen om aan te denken bij het kiezen van je evenementenlocatie“
3. Bepaal een budget
Een budget hebben is handig bij alles wat je doet in zaken of het dagelijks leven. Dit is onderdeel van je criteria, maar verdient zijn eigen onderdeel. Je moet niet alleen budgetteren voor de huur van de locatie zelf, maar ook voor beveiliging, personeel en vergunningen.
Tip: Hier is een goede tool om je te helpen bij het bepalen van het budget voor je volgende evenement (inclusief de locatie).
4. Maak een lijst en leg contact
Het kan heel verleidelijk zijn om gewoon een locatie te vinden die toepasselijk lijkt en ervoor te gaan. Dit betekent minder uren van discussie en evaluatie, maar het kan ook betekenen dat je een slechte deal sluit zonder dit te merken.
Het vinden van één locatie is al lastig, maar je moet zelfs meerdere locaties vinden en dan de beste uitkiezen.
Als je een paar plaatsen hebt gekozen die bij je criteria passen, kun je contact maken voor overleg.
Je moet zorgen dat ze zaken met je willen doen. Als dit zo is, wil de locatie misschien helpen met personeel en promotie. Tijdens overleg kun je het ook hebben over materiaal en wat ze je nog meer kunnen bieden.
Een locatie die begrijpt wat je nodig hebt en kan helpen met extra’s, kan je stress verminderen.
Tip: Kijk naar dit artikel voor tips over onderhandeling met locaties.
5. Ga kijken
Het is in feite een gouden regel: Boek geen locatie zonder eerst te gaan kijken. Een bezoek kan je uiteindelijke besluit bepalen. Zie je een gebrek aan parkeerplaatsen, een onhandige toegang, onvriendelijk personeel en kapot materiaal? Dan is dit niet de locatie voor jou.
Het kan veel tijd kosten om een bezoek te brengen, maar het is een voordeel om zelf te ervaren of deze locatie past bij jouw evenement of niet. Je onderbuikgevoel is belangrijk.
Tools voor het inspecteren van locaties (en hoe je ze gebruikt)
Er zijn veel tools om je te helpen bij het vinden van locaties. Sommigen liggen meer voor de hand dan anderen. Met de tools hieronder in je arsenaal, kom je al heel eind bij je inspectie.
1. Tagvenue
Tagvenue is een geweldige tool voor allerlei evenementen. Ze hebben een database voor het Verenigd Koninkrijk en Australië, en laten je kiezen uit meer dan 5.000 locaties.
Je kunt zoeken op evenementtype, aantal gasten en gewenste plaats, en je krijgt geschikte resultaten te zien. Als je bijvoorbeeld een live muziekconcert voor 200 gasten organiseert in Manchester, kun je deze criteria invoeren voor een kant-en-klare lijst.
Je kunt ook de resultaten die je krijgt filteren. Houd deze filters naast je lijst met criteria. Je kunt zoeken op specifiek A/V materiaal, alcohol licenties, beveiliging, en meer.
Je kunt ook kiezen voor Venue Scanner, een site met vergelijkbare functionaliteit. Als je moeite hebt met het vinden van resultaten bij jou in de buurt, kun je ook zoeken in hun database.
2. Websites voor evenementennotering
Websites voor evenementennotering zijn plaatsen waar je veel bestaande evenementen kunt vinden. Er is niets mis met je laten inspireren door evenementen die lijken op die van jou.
Om reverse engineering toe te passen op noteringen, kun je kijken naar vergelijkbare evenementen in de relevante omgeving. (Alle websites voor evenementennotering laten je resultaten filteren.)
Je zult al snel zien welke locaties er worden gebruikt voor vergelijkbare evenementen. Dan kun je een lijst maken met locaties om te onderzoeken.
Voor deze techniek moet je wel vrij veel werk doen. Maar je vindt zo gegarandeert evenementenlocaties die actief zijn en worden gebruik door jouw markt.
Tip: Er zijn honderden websites voor evenementennotering. Voor de 10 beste in het Verenigd Koninkrijk, kun je kijken naar deze handleiding.
3. Zoekmachines
Het advies hier is niet alleen van toepassing op Google, maar laten we wel wezen: je dacht meteen aan Google.
Evenementenplanners hebben een haat/liefde-verhouding met Google. Dat is heel begrijpelijk.
Het is nog steeds de beste methode om naar van alles en nog wat te zoeken. Locaties zijn geen uitzondering. Je kunt veel resultaten vinden met een paar zoektermen, maar hier kun je meer werk door krijgen.
Als je zoekt naar “muzieklocatie Birmingham” of “conferentielocatie Southampton” moet je veel pagina’s met resultaten doorzoeken.
De locaties in je resultaten zijn helaas niet altijd gefilterd. Je moet misschien wat graafwerk doen om vast te stellen of ze wel geschikt zijn.
Google geeft ook geen garantie dat de locaties in je resultaten actief zijn. Het kan frustrerend zijn om een locatie te vinden die al maanden dicht is.
Tip: Om efficiënter op Google te zoeken, kun je kijken naar “Google Zoeken-hacks die je leven makkelijker maken“
Waar moet je nog meer aan denken
Nu weet je hoe je lijsten met locaties maakt en waar je moet zoeken naar eventuele evenementenruimtes. Hier volgen nog een paar dingen om aan te denken.
1. Doelpubliek
Een locatie lijkt misschien perfect op papier, maar misschien heeft het niet het juiste gevoel voor je doelpubliek. Organiseer je een metalconcert? Boek dan geen locatie die bedoeld is voor klassieke muziek. Organiseer je een evenement voor succesvolle zakenmensen? Denk chic. Houd rekening met wat je doelpubliek verwacht.
2. Vul de ruimte
Als je 100 bezoekers verwacht en een locatie vindt voor 500 mensen dat binnen je budget valt, moet je toch op zoek gaan naar een kleinere locatie. Het gaat misschien tegen je intuïtie in (en een beetje extra ruimte is prima), maar door een enorme ruimte lijkt het alsof je minder gasten hebt.
3. Faciliteiten, verkopers en andere diensten
Moet er eten geserveerd worden tijdens je evenement? Heb je tafels en stoelen nodig, of moeten de gasten staan? Kan de locatie zorgen voor beveiliging? Stel ver van tevoren vast welke faciliteiten er zijn, om later hoofdpijn te vermijden.
Tip: Add to event is een geweldige website voor het vinden van leveranciers als je zelf op zoek moet gaan.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Ga vandaag nog op zoek naar een locatie
Je kunt met deze tips een sterke lijst met opties gaan opstellen en eens goed op zoek gaan. Wees slim en bepaal vroeg wat je nodig hebt, voor meer tijd en minder stress.
Als je de juiste locatie vindt, kun je naar deze tips voor evenementenplanning kijken, om te zorgen dat je evenement een enorm succes wordt. Succes met je zoektocht!
Geef een reactie