Gezondheid en Veiligheid Voor Evenementen: Wat Je Moet Weten

Gezondheid en veiligheid voor evenementen is vaak dat ene deel van het planningsproces dat evenementenorganisatoren vergeten.

In deze post gaan we kijken naar wat je moet weten over effectieve gezondheid en veiligheid bij evenementen. Dit artikel bevat veel informatie en links naar websites die speciaal gericht zijn op het Verenigd Koninkrijk, maar de algemene lessen kunnen heel handig zijn voor evenementenorganisatoren van alle nationaliteiten.

Belangrijkste dingen om aan te denken bij gezondheid en veiligheid voor evenementen

Bij het organiseren van je evenement, moeten gezondheid en veiligheid je prioriteit zijn. Je moet aan de volgende dingen denken.

Voor wie ben je verantwoordelijk tijdens je evenement?

De mensen voor wie je verantwoordelijk bent zijn niet alleen je gasten. Je moet ook denken aan de mensen die voor je werken: permanent personeel, aannemers, of vrijwilligers.

Hoe groot is het risico?

Als er meer risico op verwondingen of ongelukken is tijdens je evenement, moet je extra plannen om dit te minimaliseren.

Als er iets fout gaat terwijl jij verantwoordelijk bent, moet je de juiste procedures voorbereid hebben om hiermee om te gaan. Als je dit niet doet, en de regels rondom gezondheid en veiligheid overtreedt, kun je flinke boetes krijgen tot €20.000.

Je kunt hiervoor zelfs vervolgd worden. Planning en voorbereiding zijn heel belangrijk om te zorgen dat je de juiste procedures voor gezondheid en veiligheid hebt.

Wat je moet voorbereiden

Als evenementenorganisator, ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van een risico evaluatie, een noodplan, en een veiligheidsplan voor je evenement.

1. Risico evaluatie

Wat voor soort evenement je ook organiseert, je moet een risico evaluatie doen tijdens de eerste planningsfases.

Deze risico evaluatie legt nadruk op de potentiële gevaren die tijdens je evenement kunnen voorkomen.

Een risico evaluatie moet dingen omvatten als:

• Is het geluidsniveau acceptabel?
• Is er een risico dat de elektriciteitskabels beschadigd raken?
• Wat zijn de risico’s van vuur?
• Kunnen mijn flitslichten zorgen voor beroertes?
• Zijn mijn tijdelijke bouwsels stevig genoeg om veilig te zijn voor de gasten?
• Zijn er genoeg wc’s voor het aantal gasten?
• Heb ik toegang tot schoon water?
• Word het afval op een correcte manier opgehaald?

Als je voorbereid bent op iedere situatie kun je zorgen dat je gasten veilig zijn en dat iedereen weet wat ze moeten doen als het mis gaat.

Download dit sjabloon en maak een kopie voor ieder evenement dat je gaat organiseren. Neem de tijd om het in te vullen en praat erover met je evenemententeam.

Het is ook een goed idee om naar deze risico-evaluatie voor brandveiligheid te kijken.

Tip: Kijk naar deze uitgebreide handleiding over hoe je een risico evaluatie uitvoert, inclusief praktische voorbeelden voor het invullen van het sjabloon.

2. Noodplan

Als evenementenorganisator wil je natuurlijk niet dat het nodig is om gebruik te maken van je noodplan, maar het is wel belangrijk om een noodplan te hebben, voor het geval het fout gaat.

Een noodgeval kan van alles zijn, van vuur tot een overstroming tot een bommelding Hoe ga je hiermee om? Hoe kun je geholpen worden door de politie, brandweer en ambulance als dit nodig is?

Al je personeelsleden moeten op de hoogte zijn van het noodplan. Dan kunnen ze helpen met implementeren als er iets onverwachts gebeurt.

Je moet je noodplan voorbereid nadat je een risico-evaluatie hebt gedaan. Dan weet je meer over de potentiële problemen, en wat je kunt doen om je hierop voor te bereiden.

Tip: Hier is een handleiding voor het plannen voor incidenten en noodgevallen bij evenementen.

3. Veiligheidsplan voor je evenement

Een veiligheidsplan voor je evenement is nog een document waar je voor moet zorgen, en het omvat meestal een risico-evaluatie en noodplan. Het laat zien dat je hebt nagedacht over alle belangrijke aspecten van veiligheid en gezondheid in verband met je evenement.

Afhankelijk van het soort evenement, zullen locaties en gemeentes je veiligheidsplan willen zien terwijl je je evenement aan het plannen bent. Ze willen zeker zijn dat je klaar bent voor allerlei situaties.

Je kunt ook terugvallen op dit document als er iets mis gaat tijdens het evenement, en als je hierdoor terecht komt in een juridisch conflict.

Je veiligheidsplan moet het volgende omvatten:

• Details over je evenement: Waar, wanneer, wat, gedetailleerde timing, locatieplannen, enzovoort.
• Wie heeft er de leiding en zijn er nog meer belangrijke contactpersonen?
• Vergunningen en toestemmingen die je hebt gekregen
• Risico-evaluatie
• Noodplan
• Hoe personeelsleden tijdens het evenement met elkaar zullen communiceren
• Controle en toevoer van elektriciteit
• Details over toiletten, drinkwater en afvalverwijdering
• Toegang en faciliteiten voor mindervaliden
• Geluidsniveau en controle hiervan
• Hoe je verkeer en menigte onder controle houdt
• Details over eerste hulp en beveiliging
• Informatie over eventuele tijdelijke bouwsels, materialen en attracties
• Eten en drinken service: Wie zijn ze, wat doen ze en welke vergunningen hebben ze?
• Hoeveel personeel is er in totaal en wat zijn hun taken?

Tip: Weet je niet zeker waar je moet beginnen? “Hoe Schrijf Je Een Effectief Veiligheidsplan” zal je helpen met opstarten.

Richtlijnen voor gezondheid en veiligheid tijdens evenementen

Health and Safety Executive (HSE) is in het Verenigd Koninkrijk de beste bron die je kunt gebruiken om veilige evenementen te organiseren.

De HSE website heeft alle informatie die je nodig hebt over details als:

• Crowd management
• Transport
• Brandveiligheid
• Lawaai
• Welzijn van medewerkers
• Het gebruik van afzettingen
• Afvalverwerking
• Special effects
• Ontwerp van de locatie
• Valgevaar
• Gebruik maken van tijdelijke bouwsels

Voor al deze dingen, zal je:

• Leren over je verantwoordelijkheid als evenementenorganisator.
• Kom erachter wat de belangrijkste dingen om te weten zijn.
• Zoek links naar extra bronnen die je nodig kunt hebben.

Of je nu voor de eerste of voor de tiende keer een evenement organiseert, het is een goed idee om zorgvuldig naar de HSE website te kijken.

Tip: De website The Purple Guide, op basis van evenementen, is gericht op muziekevenementen, maar het biedt veel relevante informatie over gezondheid en veiligheid voor evenementen, inclusief onderzoeken en praktische voorbeelden.

Zijn alle aspecten van gezondheid en veiligheid relevant voor mij?

Alle organisatoren moeten denken aan gezondheid en veiligheid voor evenementen. Maar sommige aspecten zullen anders zijn op basis van het evenement.

Een kleine kunstexpositie bij een plaatselijke galerij ziet er bijvoorbeeld heel anders uit dan een evenement in een stadion met vijfduizend gasten. Je hoeft je geen zorgen te maken over tijdelijke bouwsels, het huren van genoeg toiletten, of afvalverwerking. Je maakt een plan voor gezondheid en veiligheid dat past bij de details van je evenement.

Evenementen met alcohol of activiteiten in de open lucht hebben ook eerder te maken met gezondheids- en veiligheidsproblemen.

Tip: Het is een goed begin om te zoeken naar “gezondheid en veiligheid voor [jouw soort evenement]” om te zien of er al informatie beschikbaar is over het onderwerp.

Waar kun je hulp krijgen

Dit alles zou je kunnen afschrikken, vooral als het de eerste keer is dat je moet nadenken over gezondheid en veiligheid voor evenementen. Maar maak je geen zorgen: Er zijn genoeg bronnen die je kunnen helpen.

HSE’s “Op gang komen” artikel is heel handig voor evenementenplanners die het voor het eerst doen. Je hebt ook de volgende opties.

Hulp van locaties

Veel locaties hebben al informatie op hun websites voor organisatoren. Met deze info kun je kijken of alles voor jouw evenement op orde is, inclusief maatregelen voor gezondheid en veiligheid.

Als je niets vindt op hun website, kun je vragen of ze informatie of checklists hebben die kunnen helpen. Want het is voor de locaties ook goed nieuws als jouw evenement goed verloopt. Misschien hebben ze al ervaring met jouw soort evenement.

Hulp van gemeentes

Gemeentelijke sites zoals PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk, en Yorkshiredales.org.uk bieden gedetailleerde informatie en checklists over gezondheid en veiligheid voor evenementen. Het is een goed idee om de website van je gemeente te checken of contact op te nemen met hun vertegenwoordigers, om te zien wat voor details ze je kunnen geven.

Hulp van adviseurs die gespecialiseerd zijn in gezondheid en veiligheid voor evenementen

Je kunt ook bedrijven vinden die gespecialiseerd zijn in zorgen dat evenementenorganisatoren zorgen voor aspecten van gezondheid en veiligheid. Hier zijn er een paar:

• Event Safety Plan biedt evenementenplanners ondersteuning op het gebied van veiligheid. Het bedrijf biedt cursussen, advies, en online tools om je te helpen bij het voldoen aan eisen voor gezondheid en veiligheid.
• Stagesafe is een adviesbureau op het gebied van gezondheid en veiligheid, met name voor muziekevenementen en live producties. Ze kunnen ondersteuning bieden met alle documentatie voor gezondheid en veiligheid, evenals inspecties, noodplannen en onderzoeken na ongevallen.
• De Event Safety Advisors hebben goed samengewerkt met veel bekende merken om veelbesproken evenementen te organiseren. Je kunt een aantal interessante onderzoeken bekijken op hun website.

Er zijn veel vergelijkbare adviesbureaus, dus je moet er één kunnen vinden in jouw buurt.

Bijzondere overwegingen voor grote evenementen

Als je een grootschalig evenement organiseert en je zorgen maakt over crowd management, kun je kijken naar Crowd Safety voor advies en hulp bij het plannen.

Door het nare risico van terrorisme bij grote evenementen, moet je ook kijken naar de regelgeving van de overheid.

Tip: Deze gezondheid en veiligheid checklist van Northumbria University is een geweldig voorbeeld van specifieke waar je over na moet denken.

Ga niet nonchalant om met je plan voor gezondheid en veiligheid

Gezondheid en veiligheid regelen voor evenementen lijkt eerst een vervelende taak, maar het is essentieel om de plannen op orde te hebben.

De consequenties van slechte gezondheids- en veiligheidsprocedures kunnen vernietigend zijn voor jou als evenementenorganisator. Het is jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat je relevante richtlijnen volgt en een noodplan klaar hebt.

Door het uitvoeren van een risico-evaluatie en het maken van een veiligheidsplan voor je evenement, zorg je voor de veiligheid van je personeel en gasten. En je zult klaar zijn voor alles wat er mis kan gaan tijdens je evenement.