8 lessen die je kunt leren van het Fyre Festival

Stel je voor dat je tickets koopt voor het meest opwindende muziekfestival aller tijden.

Met tropisch weer, geweldige bands, beroemde sterren, luxe villa’s, gastronomisch eten en Instagram-momenten.

Stel je nu het tegenovergestelde voor.

Je zit vast op een eiland, slaapt op een nat matras, eet oud brood, heb geen mobiel bereik en hoort alleen het geluid van een boze menigte.

O, en er zijn haaien.

Mensen die tickets hadden gekocht voor het Fyre Festival waren het eerste scenario beloofd, maar kwamen op één of andere manier in het tweede terecht.

Netflix en Hulu hebben allebei een documentaire uitgebracht over hoe dit kwam.

Laten we kijken naar een paar waardevolle lessen die je als organisator van een festival kunt leren.

Wat was het Fyre Festival?

Fyre Festival werd gepromoot als “luxe muziekfestival” in april–mei van 2017 in de Bahama’s.

Het evenement was mede-georganiseerd door de beroemde rapper Ja Rule en gepromoot door modellen als Kendall Jenner en Bella Hadid.

Wat kon er nog mis gaan? Alles.

De belangrijkste organisator, Billy McFarland, slaagde erin om ieder aspect van het festival te laten mislukken.

Inclusief research, planning, voorbereiding, budgettering, communicatie, marketing, catering, accommodatie, beveiliging, betrekkingen met artiesten en juridische aspecten.

Het was een compleet fiasco en voor McFarland draaide het uit op acht rechtszaken en zes jaar gevangenis.

Wat kunnen organisatoren van festivals leren?

Het voordeel is dat organisatoren van festivals veel kunnen leren van de fouten van McFarland en zijn bedrijf.

Laten we samen kijken.

Les #1: Niet liegen

Het klinkt als een cliché, maar eerlijk duurt echt het langst.

Het eerste eiland dat McFarland kon krijgen voor het festival was toevallig eigendom van Pablo Escobar. Fyre Festival kon daar plaatsvinden, onder de strikte voorwaarde dat de connectie met Escobar niet genoemd zou worden.

McFarland besloot dit contract te schenden door deze connectie te gebruiken als promotietool. Zelfs toen hij een tweede locatie had gevonden, bleef hij liegen over een connectie met Escobar.

Fyre Festival beweerde ook samen te werken met de Royal Bahamian Defense Force voor de beveiliging van het evenement. De Royal Bahamian Defense Force—je raadt het al—had nog nooit gehoord van Fyre Festival.

Les: Als je geloofwaardigheid wilt behouden in de industrie, moet je niet liegen.

Les #2: Onderzoek juridische aspecten en overtreed de wet niet

Eén ding dat de Fyre Festival organisatoren wel goed deden was marketing via social media influencers.

Ze kregen steun van bekende invloedrijke personen zoals Kendall Jenner, Bella Hadid en meer dan 400 andere media persoonlijkheden.

Ze maakten het alleen niet duidelijk dat deze mensen werden betaald voor hun steun.

Daardoor kregen ze problemen met de Federal Trade Commission.

Les: Doe onderzoek naar wetgeving over marketing en probeer deze niet te schenden.

Les #3: Stel een realistisch budget op en verspil geen geld

Het lijkt erop dat McFarland helemaal geen onderzoek heeft gedaan naar de kosten van het organiseren van een festival.

Toen hij contact zocht met investeerders, kreeg hij te horen dat het evenement tussen $5-12 miljoen zou kosten.

Hij geloofde het niet.

McFarland kreeg bijna financiering van Comcast Ventures. Zij trokken zich terug toen hij niet kon bewijzen dat zijn bedrijf $90 miljoen waard was, zoals hij beweerde.

De $4 miljoen die hij wel kreeg van een investeerde uit de modewereld verspilde hij aan luxe kantoren in Tribeca, Manhattan.

McFarland kreeg uiteindelijk financiering van Ezra Birnbaum…maar het geld moest binnen 16 dagen terugbetaald worden — in feite een flitskrediet.

Les: Onderzoek de kosten en baseer je budgetplanning hierop.

Les #4: Luister naar mensen die meer ervaring hebben dan jij

Een maand voor het festival hurde McFarland oudgediende evenementen producent Yaron Lavi in.

Lavi, als oudgediende evenementen producent, zei tegen McFarland dat hij het festival moest uitstellen van april tot november om een ramp te voorkomen.

McFarland luisterde niet naar Lavi, omdat het weer beter zou zijn in april.

Lavi stelde toen voor dat tenten een meer realistische accommodatie zouden zijn dan luxe villa’s, met het oog op het korte tijdsbestek.

McFarland kreeg toen het idee om het een festival zonder cash of passen te maken. In plaats daarvan, wilde hij dat bezoekers van tevoren wel $1.500 op een “Fyre Band” zouden zetten.

Het probleem? Het bandje had een Wi-Fi verbinding nodig om te werken…en er zou geen Wi-Fi zijn op het festivalterrein.

Les: Luister naar mensen met meer ervaring en maak gebruik van hun advies.

Les #5: Goed communiceren en verwachtingen managen

Op dit punt was Fyre Festival haar accommodatie, cateringbedrijf, medische dienst, communicatietoegang en verschillende artiesten kwijt.

Lavi, altijd redelijk, gaf McFarland het advies om deze veranderingen door te geven aan de gasten.

McFarland zei dat hij ze zou e-mailen…en toen deed hij dit gewoon niet.

Halverwege maart begonnen ook andere medewerkers te suggereren dat het misschien een goed idee zou zijn om het festival uit te stellen.

Het antwoord? “Laten we het gewoon doen en geschiedenis schrijven, man.”

Les: Geef veranderingen door en doe aan verwachtingsmanagement.

Les #6: Zorg dat alle faciliteiten en medewerkers klaarstaan

Uiteindelijk brak de eerste dag van het Fyre Festival aan en toen begon de echte chaos.

De tenten en matrassen van de noodhulpverlening (oftewel “accommodatie”) waren door en door nat door de zware regenval de avond van tevoren.

De organisatoren gaven een spontaan strandfeestje voor mensen die vroeg aankwamen, terwijl ze wanhopig naar een oplossing zochten.

Ze vonden geen oplossing.

In plaats daarvan lieten ze de bezoekers van het festival in de rij staan om zich te registreren voor een tent. Na een paar uur was het geduld van de gasten op en eisten ze de willekeurig de beste tenten op.

Degenen die een tent konden bemachtigen hadden geluk. Anderen bleven zitten zonder accommodatie.

Daarbij zouden ze slecht eten krijgen en geen mobiel signaal of Wi-Fi hebben, waren er geen toiletten of stromend water, zwommen er haaien in het water en was er geen medisch personeel.

Maar dat is nog niet alles.

De lokale regering besloot dat er geen vliegtuigen op het eiland mochten landen, waardoor iedereen vast zat.

Les: Zorg dat alle faciliteiten en medewerkers er zijn.

Les #7: Geef je fouten toe

“… dit is NIET MIJN SCHULD” – Ja Rule

Iedereen kon uiteindelijk het vliegtuig naar huis nemen, nadat de regering het landingsverbod had opgeheven.

Maar ze kregen geen echte excuses van de organisatoren van het festival. Noch Ja Rule noch McFarland gaven hun fouten echt toe.

En de meerderheid van de social media influencers die betrokken waren bij de ramp (met uitzondering van Hadid en een paar anderen) heeft ook geen excuses gemaakt.

Het Ministerie van Toerisme van de Bahama’s heeft wel verontschuldigingen gemaakt namens de Bahama’s.

Les: Geef altijd je fouten toe.

Les #8: Doe onderzoek naar mensen voor je met ze in zee gaat

Iedereen die mee heeft gewerkt aan het Fyre Festival had de dans kunnen ontspringen als ze een beetje onderzoek hadden gedaan.

Dit was niet de eerste keer dat McFarland betrokken was bij een mislukt plan als dit.

Vijf minuten op Google zou een patroon van bedrog en zwendelpraktijken hebben onthuld.

Les: Doe onderzoek naar mensen voor je met ze werkt — en ga op zoek naar waarschuwingssignalen.

Conclusie

Je moet wel heel erg je best doen om een ramp als het Fyre Festival te organiseren.

Maar het is zeker waardevol om nog eens te kijken naar de lessen die we kunnen leren van de Avonturen van Billy McFarlane.

1. Let goed op de kosten en juridische aspecten
2. Plan een redelijk budget
3. Lieg niet tegen mensen
4. Luister naar experts (vooral als je ze zelf hebt ingehuurd)
5. Communiceer veranderingen in het plan
6. Doe onderzoek naar mensen voor je met ze werkt
7. Geef je fouten toe (want je kunt er niet voor wegrennen)

Veel succes met je festival — en organiseer het niet op een plaats waar haaien zijn.