by Je hebt je evenement al een tijdje gepland en kunt eindelijk het licht aan het einde van de tunnel zien. Dit is een goed moment om na te denken om een uitnodiging voor het evenement naar je gasten te sturen.
Lees deze gids om te leren waarom uitnodigingen voor evenementen belangrijk zijn, hoe je ze kunt schrijven en wanneer je ze kunt versturen.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
1. Wat is een uitnodiging voor een evenement?
Het antwoord lijkt misschien vanzelfsprekend, maar er is meer aan uitnodigingen voor evenementen dan je zou denken. Wat als een uitnodiging voor een informeel evenement geldt, is niet genoeg voor een formeel evenement.
Dus wat is geschikt?
Moet je een vulpen pakken en een gepersonaliseerde uitnodiging op een handgemaakte brief schrijven? Of is het voldoende om alleen mensen op Facebook te taggen?
Je uitnodiging moet het thema van het evenement weerspiegelen. Het moet meer doen dan mensen alleen over de praktische details informeren. Het zou een onderdeel van het evenement zelf moeten zijn door van tevoren spanning op te bouwen.
Dus of je nu voor een papieren uitnodiging of een snel elektronisch bericht kiest, het moet bij het algemene thema van het evenement passen.
2. De verschillende soorten uitnodigingen voor evenementen
Het format van de uitnodiging van het evenement is belangrijk, omdat dit de responspercentages van je ontvangers kan beïnvloeden, evenals hun indruk van je evenement. Laten we eens naar de drie soorten uitnodigingen voor evenementen kijken.
1. Handgeschreven
Traditioneel worden schriftelijke uitnodigingen uitgegeven voor zeer exclusieve evenementen, zoals bruiloften, gala’s en formele diners.
Ze vereisen tijd, geld en moeite van de kant van de evenementenplanner. Dit maakt ze onpraktisch voor grote bijeenkomsten met honderden of duizenden aanwezigen.
Vanwege de exclusiviteit en moeite die met schriftelijke uitnodigingen gepaard gaat, hebben de ontvangers meer kans op een bevestiging. Een dubbele envelop met je adres zal de respons nog verder verbeteren.
Tip: Lees deze handleiding om meer te leren over het beheersen van handgeschreven uitnodigingen voor meer details.
2. Gedrukt
Schriftelijke uitnodigingen zien er leuk uit, maar afgedrukte uitnodigingen voor evenementen geven je meer opties. Als je samenwerkt met een goede grafisch ontwerper of een online sjabloon gebruikt, dan kun je echt creatief worden.
Gedrukte uitnodigingen zijn goedkoper om te produceren dan geschreven, maar nog steeds duurder dan elektronische uitnodigingen. Ze zijn ook minder exclusief dan geschreven uitnodigingen, maar meer dan digitale uitnodigingen.
Om gedrukte uitnodigingen exclusief te laten lijken (en om de ontvangers naar bevestiging te vragen), kun je een dubbele envelop met je naam erop opnemen wanneer je de uitnodigingen voor het evenement verzendt.
Tip: Zoek een commerciële printer die je uitnodiging voor een evenement kan afdrukken en het recht kan doen.
3. Digitaal
Digitale uitnodigingen voor evenementen, in welke vorm dan ook, zijn verreweg de goedkoopste en snelste optie. Je kunt een e-mail opstellen en deze met één klik op een knop naar al je bezoekers verzenden.
Een nog snellere manier is om een Facebook evenement te maken en mensen via het platform uit te nodigen. Je kunt je digitale uitnodigingen van je evenement afbeeldingen voorzien om ze uitgebreider te maken.
Elektronische uitnodigingen zijn minder formeel, minder exclusief en daarom minder memorabel en urgent. Maar je kunt regelmatig herinneringen verzenden en reacties en betrokkenheid gemakkelijk volgen.
Tip: Bekijk ter inspiratie voorbeelden van e-mailuitnodigingen voor evenementen en uitnodigingen voor evenementen met social media.
3. Welke details je op moet nemen in je uitnodiging voor een evenement
Je uitnodiging voor een evenement moet alle relevante vragen van je bezoekers beantwoorden. Deze omvatten het wat, waarom, wie, wanneer en waar van je evenement.
De meeste uitnodigingen voor evenementen bevatten de volgende details:
- Naam van de uitgenodigde persoon
- Titel en beschrijving van het evenement
- Naam van gastheren en organisatoren
- Tijd en datum van wanneer het zal plaatsvinden
- Locatie en hoe er te komen
- Kledingvoorschrift
- Deadline voor bevestiging
Afhankelijk van het soort evenement dat je van plan bent, kun je ook informatie opnemen over parkeren, kinderen, introducés, eetgelegenheden en speciale dieetwensen.
4. Hoe een uitnodiging voor een evenement te formuleren
Je taalkeuze moet de formaliteit van het evenement weerspiegelen. Schrijf op een formele manier voor formele evenementen en gebruik informele bewoordingen voor informele evenementen.
Formele uitnodigingen voor een evenement gebruiken meestal taal zoals “U bent van harte uitgenodigd om…” en “Wij vragen het plezier van uw aanwezigheid…”
Hier zijn enkele soorten evenementen die meestal om formele bewoordingen vragen:
- Academische seminars
- Jubileumfeestjes
- Prijsuitreikingen
- Zakelijke lunches
- Conferenties
- Officiële ceremonies
- Open dagen
- Pensioenfeestjes
- Beurzen
- Bruiloften
Er zijn natuurlijk uitzonderingen op de regel. Een zakenlunch kan informeel zijn en een prijsuitreiking kan informeel zijn. Zorg ervoor dat het taalgebruik met het thema overeenkomt.
Uitnodigingen voor casual evenementen gebruiken eenvoudiger taal, zoals“Kom volgende maand…” en“Mis dit niet…”
Hier zijn enkele voorbeelden van evenementen waarbij informele formulering meestal geschikt is:
- Informele diners
- Feestdagen
- Kleine bijeenkomsten
- Verrassingsfeestjes
- Bedrijfsfeesten
Tip: Bekijk deze voorbeelden van bewoordingen voor uitnodigingen van een evenement om je te helpen die van jezelf te schrijven.
5. Moet je altijd uitnodigingen voor evenementen verzenden?
Niet alle evenementen vereisen een uitnodiging, dus het is het overwegen waard of je er überhaupt tijd aan moet besteden. Veel van onze lezers organiseren bijvoorbeeld lessen waarvoor meestal geen uitnodiging nodig is.
Dan zijn er openbare evenementen, zoals parades en gemeenschapsbeurzen, die voor iedereen toegankelijk zijn en eenvoudig de praktische details op posters in de stad en online adverteren.
Hier zijn enkele voorbeelden van evenementen waarvoor niet echt uitnodigingen nodig zijn:
- Casual feesten
- Workshops
- Komedie shows
- Community-activiteiten
- Concerten
- Speurtocht
- Sportevenementen
- Teambuilding activiteiten
- Wellness evenementen
- Workshops
6. Wanneer is het beste moment om uitnodigingen voor evenementen te versturen?
Er zijn geen vaste regels voor wanneer de officiële uitnodigingen moeten worden verzonden, maar er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden.
Hoe verder van tevoren je mensen uitnodigt voor een evenement, hoe minder waarschijnlijk het is dat ze het druk zullen hebben. Het is echter ook waarschijnlijker dat ze het zullen vergeten tegen de tijd dat het evenement gaat beginnen.
Omgekeerd zal je evenement frisser zijn in het geheugen van mensen zijn naarmate je dichter bij de datum bent. Maar het is ook waarschijnlijker dat ze al plannen voor die dag hebben gemaakt.
Hier zijn enkele factoren die de timing van je uitnodiging voor een evenement beïnvloeden:
- Datum – stuur eerder uitnodigingen als je evenement tijdens een drukke tijd plaatsvindt, zoals een vakantieperiode.
- Locatie – geef mensen tijd om hun vluchten en accommodatie te boeken als je een evenement in het buitenland plant.
- Grootte – kondig grote evenementen, zoals conferenties en festivals, ruim van tevoren aan zodat mensen hun schema’s leeg kunnen houden.
- Tickets – evenementen met een ticket met vroegboek-opties of een beperkt aanbod moeten vroeg worden aangekondigd om mensen de kans te geven hun ticket te beveiligen.
7. Ideeën voor uitnodigingen voor inspiratie
Als je wilt zien hoe andere evenementenplanners hun uitnodigingen voor evenementen hebben samengesteld, dan heb je geluk. We hebben een aantal geweldige en inspirerende ideeën opgegraven die je kunt gebruiken.
Bekijk deze ideeën voor uitnodigingen voor evenementen:
8. Uitnodigingssjablonen voor evenementen
Als je er klaar voor bent om je uitnodigingen voor een evenement te maken, vrees dan niet. Je hoeft geen grafisch ontwerper te zijn. Je kunt gewoon een van de vele gratis sjablonen online pakken.
Hier zijn enkele gratis uitnodigingssjablonen voor evenementen die je kunt gebruiken:
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Klaar om de uitnodigingen te versturen?
Je hebt nu alle middelen die je nodig hebt om een geweldige uitnodiging voor een evenement te maken en te verzenden. De enige vraag is nu wie ga je uitnodigen? En voor wat?
Geef een reactie