4 Tips voor het Beheren van een Muziekevenement die je Moet Kennen

Het bijwonen van een muziekevenement is in de zomer vaak een favoriet ding voor mensen. Maar nu de kosten voor de kaarten voor grote festivals in de lift zitten, wordt het voor een groot deel van de fans te duur om te gaan.

In plaats daarvan kiezen ze ervoor om kleinere evenementen bij te wonen, met lokale optredens en (normaal gesproken) goedkopere gerechten en drankjes.

Denk je erover na om je eigen muziekevenement te organiseren? Bekijk dan onze vorige blog voor een paar ideeën over hoe je er een succesvol kunt plannen. Zodra je het evenement georganiseerd hebt, volgen hier een paar tips voor het beheer van het muziekevenement om ervoor te zorgen dat het evenement zo soepel mogelijk verloopt.

1. Denk na over marketing — voor, tijdens en na

Het organiseren van een muziekevenement kan een zeer stressvolle en vermoeiende bezigheid zijn. Je wilt zeker weten dat alle inspanningen die je geleverd hebt de moeite waard zijn geweest. Er is geen betere manier om dit te doen dan door effectieve marketing — voor, tijdens en nadat het evenement heeft plaatsgevonden.

Voor

Voorafgaand aan het evenement, moet je je bezoekers enthousiast houden om te komen. Dit betekent dat ze regelmatig met aankondigingen en gerelateerde informatie op de hoogte gehouden moeten worden. Op dezelfde manier zul je ook meer mensen aan willen trekken om naar het evenement te komen. Het aanbieden van updates en nieuwe inhoud via social media is een geweldige manier om met een groter publiek contact te maken.

Tijdens

Tijdens het evenement zelf, film zo veel als je kunt: film de reacties van het publiek, live opnames van de deelnemende artiesten, en duikvlucht shots van de locatie zelf. Je zou zelfs een hoogwerker of een steiger kunnen huren om shots van bovenaf en in duikvlucht te krijgen die je vaak in films en op tv ziet.

Je moet ook aan de “Instagrammabiliteit” van je evenement denken. Maak van je locatie gebieden waar bezoekers foto’s kunnen maken en plaatsen. Of bedenk een Snapchat-filter en evenement hashtag die je bezoekers kunnen delen.

Na

Het hebben van een catalogus van de bovenstaande filmfragmenten kan echt helpen bij het op de markt brengen van je toekomstige evenementen. Dit komt, omdat het de bezoekers inhoud biedt om te delen, waardoor je evenement of website meer publiciteit krijgt.

2. Houd je koolstofvoetafdruk laag

Klimaatverandering is geen geheim. Atmosferische koolstofdioxide neemt toe, de zeespiegel stijgt en ijskappen smelten. Daarmee worden veel mensen zich steeds meer bewust van hun koolstofvoetafdruk en willen ze de planeet ondersteunen.

Waarom zou je dus niet hetzelfde op je evenement doen? Implementeer een reeks milieuvriendelijke technieken die de koolstofvoetafdruk van je evenement zo laag mogelijk houden. Hier zijn een paar ideeën om je op weg te helpen:

Doe het zonder kaarten

Ontwerp voor je bezoekers een evenementen app, zodat ze zich niet druk hoeven te maken om hun kaarten vooraf af te drukken. Dit bespaart jou en je gasten tijd en geld.

Gebruik biologisch afbreekbare kopjes.

Het is geen geheim dat er bij muziekevenementen vaak veel gedronken wordt. Door biologisch afbreekbare kopjes te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat jij en je gasten je steentje bijdragen om de planeet te beschermen. Dronken gasten hebben ook minder de neiging om kilometers te lopen om de dichtstbijzijnde prullenbak te vinden, dus zorg ervoor dat je locatie er veel te bieden heeft.

Huur lokale eetwagens

Het inhuren van lokale eetwagens houdt de transportkosten laag, wat een grote impact zal hebben op de koolstofvoetafdruk van je evenement. Plus, als die eetwagens ook lokale producten gebruiken, dan help je ook de lokale economie.

Houd je aan energiezuinige verlichting

Muziekevenementen hebben vaak veel verlichting, van lichtjes in tenten tot verlichting op het podium. Door energiezuinige gloeilampen en op zonne-energie werkende verlichtingsopties te gebruiken, draag je ook je steentje bij voor de planeet en bespaar je ook geld op energierekeningen.

3. Organiseer je optredens goed

Een muziekevenement is vaak net zo goed als zijn optredens, dus het is belangrijk om je opstelling goed te bepalen. Niet alleen dat, maar je moet ook de volgorde van je optredens goed organiseren. Je zou bijvoorbeeld niet willen dat er een rustige akoestische singer-songwriter op een levendige zaterdagavond staat te spelen. Je zou in plaats daarvan een band met een veel hogere energie of een DJ willen hebben.

Het organiseren van je optredens is veel gemakkelijker gezegd dan gedaan, want er is veel om over na te denken. Het beheren van een muziekevenement is geen eenvoudige klus.

Plaats jezelf in de schoenen van je gasten en denk na over de volgorde waarin je je acts zou willen zien spelen. Zorg er ook voor dat je tussen de acts genoeg tijd overlaat voor het instellen, de soundchecks en pauzes voor deelnemende muzikanten. Geen enkele artiest houdt ervan om zijn voorbereiding te haasten.

Als je moeite hebt om optredens voor je evenement te vinden (of je hebt een paar last minute afzeggingen gehad), gebruik dan de volgende websites om te helpen:

• The Unsigned Guide
• Reverb Nation
• Facebook

Vooral Reverb Nation heeft een locatie gebaseerd filter, waardoor je gemakkelijk acts in jouw omgeving kunt vinden en contacteren.

4. Gebruik apparatuur van goede kwaliteit

Het is allemaal goed en wel om de perfecte set up voor je evenement te hebben. Maar zonder de juiste apparatuur zou het allemaal vreselijk mis kunnen gaan. Je moet nadenken over de grootte van je locatie en luidsprekeropstellingen naar eigen inzicht implementeren.

Je moet er ook voor zorgen dat je voldoende microfoons, kabels en andere geluidsapparatuur van goede kwaliteit beschikbaar hebt. Je wilt dat al je gasten de acts kunnen horen, of ze nu vooraan staan of helemaal achterin.

Bovendien zullen de meeste acts hun eigen instrumenten en apparatuur meebrengen, maar het is vaak een goed idee om in geval van nood je eigen algemene muziekaccessoires als back-up te hebben. Voor een deelnemende muzikant kan bijvoorbeeld een voorraad gitaarsnaren, banden, drumsticks, capo’s of plectrums waarop je kunt terugvallen, een grote hulp zijn.

Veel succes!

We hopen dat deze tips voor het beheren van een muziekevenement je iets hebben gegeven om over na te denken bij het plannen van je evenement. Als je ervaring hebt met het opzetten van muziekevenementen, voel je dan vrij om je eigen tips met ons te delen in de opmerkingen.

Auteur: Dakota Murphey verzorgt content voor een kleine selectie aan websites in de evenementenindustrie, zoals Billetto.