Hoeveel Kost het om een Muziekfestival op te Zetten? 18 Uitgaven om voor te Plannen

Hoeveel kost het om festivals te runnen? We zullen in dit artikel proberen om die vraag te beantwoorden, voor het geval je met de gedachte speelt om een muziekfestival te runnen.

Lees verder om te leren over…

• De gemiddelde kosten voor het organiseren van een muziekfestival
• Hoe je zelf de kosten kunt bepalen
• Verschillende manieren waarop je de uitgaven kunt dekken

Wat zijn de gemiddelde kosten voor het organiseren van een muziekfestival?

Het is net zo moeilijk te berekenen als de lengte van een touwtje. Muziekfestivals variëren van kleine lokale festivals tot grote reuzen zoals Glastonbury.

Er zijn online ook heel weinig budgetten voor muziekfestivals beschikbaar – in feite zijn er geen beschikbaar — maar gelukkig zijn er een aantal organisatoren zo vriendelijk geweest om stukjes informatie te verstrekken.

Glastonbury zag in 2014 € 41,5 miljoen aan inkomsten tot slechts € 95.000 aan winst dalen. Het is onnodig om te zeggen dat het organiseren van een muziekfestival geen snel-rijk-worden-truc is.

Hoe de kosten van het runnen van je eigen muziekfestival te bepalen

Nu we een ruwe schatting hebben van wat het gemiddelde muziekfestival kost, bent je waarschijnlijk geïnteresseerd in de verdeling van een muziekfestivalbudget. Laten we eens in detail kijken naar de uitgaven van een muziekfestival.

1. Artiesten

De kosten van het boeken van je festivalacts zullen het meest variëren. Dit boekingskantoor somt hun reserveringskosten op van tussen de € 330 – € 2200 per band. Maar beroemde acts kunnen je een veel hoger bedrag kosten.

2. Huren van de locatie

Tenzij je een goede deal met een lokale boerderij kunt sluiten, zal je een festivallocatie moeten huren. Deze kosten je ongeveer € 110 per persoon per dag, of ongeveer € 5500 per dag tegen een vaste prijs.

3. Podiums

Hoeveel kost een podium voor een festival? Kleine exemplaren kunnen voor € 770 worden gehuurd, een middelgrote kost ongeveer € 1.660 – € 3.330, terwijl de grootste € 22.200 kunnen kosten. Hier zijn een paar leveranciers voor podiums om te overwegen:

• Soundstage One
• Staging Services
• OutdoorStages

4. Voorzieningen

Verwacht alleen al € 66.000, – € 110.000, – aan elektriciteit te besteden voor een festival van 10.000 personen. Hoewel je geen gratis water hoeft uit te delen, moet je toch voor het toilet en het douchewater betalen.

5. Weggooien van afval

Hetzelfde festival met 10.000 bezoekers zal ook veel afval produceren dat je op moet ruimen. Zet nog eens € 33.000 opzij om de omgeving na de feestelijkheden op te ruimen.

6. Afdrukken en bewegwijzering

Bewegwijzering, banners en ander gedrukt materiaal zijn vergeleken met alle andere uitgaven verrassend goedkoop. Laten we het op € 1.100 houden voor ons muziekfestival met 10.000 bezoekers.

7. Marketing

De meeste B2C-bedrijven geven ongeveer 16% van hun bruto jaaromzet aan marketing uit. Aangezien Glastonbury een omzet van ongeveer € 41 miljoen heeft, zouden ze ongeveer € 6 miljoen aan marketing hebben uitgegeven.

8. Technologie

Je hebt een ticketing app nodig om je te helpen bij het beheren van kaartverkoop en het verzamelen van deelnemersinzichten. Maar je wilt ook in beheer tools voor je team investeren, dus zet daar nog eens € 1.100 voor aan de kant.

9. Huur van materiaal

Je kunt een festival pakket voor ongeveer € 950 huren, maar dat dekt slechts één fase. Vermenigvuldig dat aantal met het aantal fasen dat je van plan bent voor je muziekfestival in te stellen.

10. Verzekering

Je zou denken dat verzekeringspremies hemelhoog zouden zijn met zoveel mensen die een muziekfestival bezoeken. Maar je kunt in feite een verzekering voor slechts € 68 afsluiten voor een festival van maximaal 20.000 bezoekers.

11. Vergunningen en licenties

Je moet een licentie aanvragen bij PRS en PPL als je een festival in het VK op wilt zetten. De overheid wil ook een stukje van de taart, maar de kosten zijn afhankelijk van je muziekfestival.

12. Infrastructuur

Bij indoor festivals wordt de infrastructuur verzorgd. Outdoorfestivals kunnen van je verlangen dat je wegen en parkeerplaatsen aanlegt, waardoor je € 270.000 uit moet geven voor je festival met 10.000 mensen.

13. Beveiliging

Het is niet verwonderlijk dat 10.000 dronken festivalgangers een ernstig beveiligingsrisico vormen. Het Isle of Wight-festival heeft € 1.1 miljoen uitgegeven aan politie- en particuliere beveiligingsbedrijven, dus het kan snel duur worden.

14. Fotografie en videografie

Er zullen op je festival genoeg Kodak momenten zijn, dus zorg ervoor dat je ze vastlegt. Elke videograaf kost je ongeveer € 850 per dag, dus vermenigvuldig dat met dagen en personeel.

15. Personeel

Mensen kunnen niet zomaar zonder toezicht in de rondte rennen, dus je hebt personeel nodig om ze onder controle te houden. Hoewel er bedrijven zijn die gespecialiseerd zijn in het verhuren van festivalpersoneel, kun je ook vrijwilligers werven.

Pff, dat zou het moeten dekken….

… Maar wacht, er is nog meer.

16. BTW

Voordat je met het berekenen van de prijs van je muziekfestivalkaartjes begint, moet je niet vergeten dat de overheid 20% btw wil. Dat moet bovenop de prijs voor het kaartje worden toegevoegd.

17. PRS

PRS (voorheen “Performing Right Society”) wil wat geld (bovenop de licenties die ze je hebben verkocht), dus leg nog eens 3% van je ticketverkoopopbrengsten apart om ook deze af te betalen.

18. Weer

Weet je de zomer van 2012 nog? Er werden vanwege het slechte weer niet minder dan 57 muziekfestivals geannuleerd. Dat was nadat ze alle kosten hadden betaald die we zojuist beschreven hebben. Als je het over een anticlimax hebt.

7 inkomstenbronnen van muziekfestivals die je zou moeten gebruiken

Nu we de deprimerende enorme sommen hebben genoemd die je zou moeten betalen voor de liefde voor muziek, is het tijd om te kijken naar een aantal manieren waarop je die investeringen terug kunt verdienen.

1. Kaarten

Kaartverkoop is de voor de hand liggende inkomstenbron, maar het is niet zo lucratief als je je misschien zou voorstellen. Wychwood dekt slechts 60% van hun uitgaven via kaarten, ondanks hun hoge prijs.

2. Glampeerders

Modder, zweet en tranen zijn niet voor iedereen. Steeds meer mensen betalen graag voor “glamping” -faciliteiten, waaronder tenten met airconditioning, comfortabele bedden en eigen toiletten.

3. Sponsoring

Je kunt festivalsponsors overal in rekening brengen van een paar honderd euro tot € 20.000 voor een headliner sponsorpakket. Je hebt nog steeds een hoop headline sponsors nodig om het te laten werken.

4. Merchandise

De muziekartiesten zullen na hun optreden ongetwijfeld hun merkwaar verkopen. Je zou hetzelfde moeten doen. Maak je eigen merchandise voor muziekfestivals en verkoop zoveel als je kunt.

5. Handelaren

Je kunt ook externe bedrijven hun spullen op je festival laten verkopen. Bezoekers zullen het waarderen om souvenirs te kopen en je kunt de verkopers € 350 – 450 per handelskraam vragen.

6. Catering

Eten is een noodzaak, dus je kunt een behoorlijke opbrengst verdienen als je je eigen voedsel op het festival verkoopt. Maar je kunt ook een extern cateringbedrijf inschakelen en huur in rekening brengen voor het verkopen van hun eten.

7. Bars

Drank is het speciale ingrediënt dat een muziekfestival magisch maakt. Zorg ervoor dat je een paar bars installeert, zodat je de dorstige festivalgangers kunt herbergen wanneer hun eigen voorraad op begint te raken.

Hulpmiddelen waarmee je het budget voor een festival kunt berekenen

Al deze uitgaven en inkomstenbronnen kunnen moeilijk zijn om bij te houden. We hebben een paar hulpmiddelen verzameld om je te helpen de kosten van je muziekfestival te berekenen.

Hier zijn enkele sjablonen voor festivalbudgetten die je kunt gebruiken om je te helpen:

• Guidebook: een lijst met verschillende sjablonen voor evenementenbudgetten
• Concert Promotions: een sheet voor festivalkosten
• Creative & Cultural Skills: een voorbeeldbudget voor de productie van live muziek

Tip: Je kunt ook onze handleiding raadplegen over het beheren van evenementenbudgetten voor aanvullende richtlijnen.

Klaar voor de zomerse sferen?

Zoals je kunt zien, is het geen gemakkelijke klus om een muziekfestival te organiseren. Het is heel moeilijk om gewoon quitte te spelen en bijna onmogelijk om winst te maken.

Ken je iemand die zijn eigen muziekfestival heeft georganiseerd en winst heeft gemaakt? Laat het ons in de reacties hieronder weten.