Inloggen / Registreren

Party planning checklist.

Party planning checklist: 31 stappen om aan te denken

Creëer mijn feestpagina nu

Organiseer betere feesten met deze party planning checklist


Het plannen van een feest kost tijd, creativiteit, en de bekwaamheid om georganiseerd te blijven. Tenzij het gaat om een klein feestje voor familie en vrienden, moet het organiseren van een feest een gestructureerd proces zijn met zorgvuldig uitgedachte stappen. Dit geldt voor elk soort feest, of het nu een ouderwets goede Disco party is of een Halloween feest voor kinderen.


Onze party planning checklist zou jou moeten helpen op het juiste pad te blijven. Misschien is niet elke stap relevant voor jouw feest, maar door de stappen in de gaten te houden wordt je in no-time een betere partyplanner. Volg deze checklist om er zeker van te zijn dat je geen belangrijke stappen vergeet, zoals het verzorgen van genoeg eten en drinken voor iedereen. Hongerige gasten zorgen niet voor een plezierig feest.


Ver voor jouw evenement begint


    Datum & tijd: Kies een datum en tijd voor jouw feest. Probeer je evenement zo in te plannen dat het niet samen valt met andere belangrijke gebeurtenissen, evenementen en speciale vakantiedagen (tenzij je hiervoor een speciaal evenement organiseert). Zo is de kans groter dat er meer mensen naar jouw evenement komen.


    Locatie: Waar vindt het feest plaats? Is het buiten of binnen? In iemands huis, een restaurant, kroeg, club of ergens anders? Denk na over potentiële locaties.


    Thema: Beslis of er een bepaald thema aan het feest gekoppeld wordt. Wat is de aanleiding voor het feest? Is het voor een specifieke gebeurtenis of “gewoon omdat het kan”. Moeten de gasten in dresscode komen, in kostuum of kunnen ze in normale kleding komen?


    Publiek: Bedenk bij welke mensen dit feest in de smaak zal vallen. Waar kun je ze vinden? (Welke offline en online kanalen gebruiken ze?) Begin met het maken van een voorlopige gastenlijst.


    Menu: Serveer je eten en drinken? Moeten gasten hun eigen eten of drinken meebrengen? Begin te denken aan het boodschappenlijstje en de eventuele catering die geregeld moet worden.


    Team: Bedenk of je het feest in je eentje gaat organiseren of dat je andere mensen nodig hebt bij het plannen en uitvoeren van jouw feest. Verzamel een feest en spreek af wie er verantwoordelijk is voor wat.


    Budget: Wat zijn de kosten voor het huren van de locatie, inkopen van eten en drinken, inhuren van de artiesten en entertainment, personeel etc. Vraag je een entreeprijs of verkoop je tickets om de kosten te dekken of winst te kunnen maken.



Eén maand voorafgaand


    Programma: Tijd om te beginnen met de voorbereiding van een gedetailleerder overzicht van het feestprogramma. Zijn er partygames? Of ander entertainment zoals een live band, DJ, dansers enzovoorts? Probeer een grof schema te maken voor de dag.


    Materiaal: Nu dat je een idee hebt over hoe het programma eruit gaat zien, is het tijd om te bedenken wat voor uitrusting je nodig hebt. Luidsprekers, projectoren, benodigdheden voor spellen, en meer. Brengen de entertainers hun eigen apparatuur meer of moet jij voor een gedeelte zorgen? Zorg dat je de bestellingen van groot materiaal op tijd plaatst.


    Locatie: Het is ook tijd om de locatie voor jouw feest veilig te stellen. Zorg ervoor dat je het restaurant boekt, een contract ondertekend met de conferentiezaal, of wat dan ook van toepassing is in jouw geval.


    Leveranciers: Op soortgelijke wijze, zorg je ervoor dat je jouw leveranciers kiest en onderhandeld over afspraken van het bezorgen van eten, bloemstukken, ballonnen, en ga zo maar door.


    Evenementpagina: Creëer een evenementpagina voor jouw feest dat al het bovenstaande op een plek verzameld. De evenementpagina geeft een overzicht van alle belangrijke informatie over jouw feest – tijd, locatie, programma enzovoorts. Normaal gesproken is jouw evenementpagina ook de plek waar jij de aanmeldingen en ticketverkoop voor jouw evenement in de gaten kunt houden.


    Uitnodigingen: Verstuur uitnodigingen voor jouw gastenlijst. Deze uitnodigingen kunnen linken naar de evenementpagina van jouw evenement zodat mensen meer kunnen leren over jouw evenement en zich aan kunnen melden.


    Promotie: Start met het promoten van jouw feest op alle social media kanalen waar je verwacht potentiële bezoekers te vinden. Vraag degene die zich al aangemeld hebben het evenement te delen met hun vrienden. Vergeet ook de offline promotie niet als dat past bij jouw evenement: Posters, flyers, etc.



Twee weken voorafgaand


    Bevestig leveranciers: Zorg ervoor dat al jouw leveranciers de bestellingen bevestigen en dat alles op schema ligt. Je wil op de dag zelf niet voor verassingen komen staan en er ergens op mispakken.


    Koop ontbrekende items: Doe de boodschappen voor alle kleine dingen die je zelf kan kopen – ijsblokjes, bestek, tafelkleden etc.


    Logistiek: Begin na te denken over de zitplaatsen en fysieke indeling van de locatie. Waar kunnen gasten parkeren? Door welke deur wordt de catering geleverd? Is er een podium voor de DJ of de band? Een dansvloer? Is er een garderobe voor de jassen van de gasten?



Een week voorafgaand


    Maak een playlist: Als je geen DJ hebt en zelf voor de muziek zorgt, dan is het nu de tijd om een playlist te maken voor je feest.


    Bevestig gasten: Vraag degenen die nog niet hebben geantwoord, te laten weten of ze naar het feest komen. Verzend herinneringen aan degenen die al bevestigd hebben naar jouw feest te komen om ze enthousiast te maken voor het evenement.


    Veiligheidscontrole: Zorg ervoor dat alle veiligheidsvoorzieningen op zijn plaats zijn en alles prima werkt. Zijn de nooduitgangen duidelijk aangegeven en is er een duidelijk plan in geval van brand? Zijn alle nodige controles uitgevoerd?



Eén dag voorafgaand


    Tref voorbereidingen op locatie: Schik de meubels, zorg ervoor dat de WiFi werkt en test de geluidsapperatuur. Blaas de ballonnen op en hang andere feest decoratie op.


    Koop bederfelijke producten. Zorg dat je de laatste last-minute producten zoals vers fruit en ijs.


    Doorloop je evenement planning: Doorloop de dag planning met de locatiebeheerder en jouw team om ervoor te zorgen dat iedereen zijn taken weet tijdens het feest.



Op de dag zelf


    Opstelling: Kleed de tafels aan, zet de welkomstdrankjes klaar, doe een laatste soundcheck en zorg ervoor dat alle laatste last-minute dingetjes geregeld worden.


    Catering: Laat de cateraar binnen en zorg ervoor dat ze alles hebben om te beginnen met het bereiden en serveren van het eten.


    Entree beheer: Zorg dat je iemand hebt die de entree beheert, gasten begroet, tickets scant, welkomstdrankjes serveert, de jassen van gasten aanneemt etc.


    Foto & video: Laat een van je teamleden (of een professional) foto’s en video’s maken van je feest om achteraf met je gasten te delen.



Na afloop van het feest party


    Schoonmaak: Laat je team de apparatuur afbouwen, meubels terug plaatsen, decoratie opruimen en de locatie schoonmaken.


    Bedankjes: Stuur een bedank bericht naar de locatie eigenaar, leveranciers – en natuurlijk – de feest gasten. Deel de foto’s en video’s van het evenement op social media.


    Gasten enquête: Als je vaker een feest organiseert, is het een goed idee om je gasten wat vragen te stellen om te vragen wat je van jouw evenement vonden. Check ons artikel over belangrijke follow-up vragen om op te nemen in je enquête.


    Financiën: Bereken wat je hebt uitgegeven samen met je eventuele inkomsten van je ticketverkoop etc.



Creëer en plan jouw party met Billetto

Creëer evenement

Creëer een mooie evenement pagina met Billetto en voeg tickets (gratis of betaald) toe aan je evenement

Promoot & deel

Deel je evenement op je social media kanalen of gebruik de Billetto widget voor het verkopen van tickets op je eigen website

Houd de cijfers in de gaten

Verkrijg de statistieken van je dagelijkse verkoop en leer waar je sales vandaan komen met Billetto Insights

Sluit je aan bij de Community

Voeg je evenement toe aan een van de Billetto categorieën om je evenement ontdekt te laten worden door de bestaande Billetto Community

Vermijd wachtrijen

Laat je gasten niet een lange tijd buiten wachten - gebruik de Billetto app om zonde moeite je gasten in te checken op de dag

Omarm de gastenlijst

Exporteer jouw Billetto evenement gastenlijst voor het gebruik van toekomstige promoties en aankondigingen van nieuwe evenementen

Creëer mijn feestpagina nu