De belangrijkste planning tips voor elk evenement

Elk evenement is anders. Toch is de basis voor elk evenement hetzelfde, hou dat in gedachten bij de planning van je volgende evenement.


Tip 1: Denk goed na over de locatie

De locatie keuze kan je evenement maken of breken. Is het een geweldige locatie maar is het moeilijk bereikbaar voor de gasten? Afhankelijk van je evenement en budget kun je de bereikbaarheid van je evenement bijvoorbeeld makkelijker maken door inzet van pendelbussen. Ga na of de locatie geschikt is voor het aantal gasten, het past bij het thema van je evenement en of het alle faciliteiten heeft die je nodig hebt om je evenement succesvol te laten verlopen.


Tip 2: Plan je budget verstandig

Ga niet alleen uit van een schatting. Maak in het beginstadium van je evenement planning een schatting van het verwachte aantal bezoekers om offertes op te laten maken voor bijv. eten en drinken en een ticketprijs vast te kunnen stellen. Wanneer het grootste gedeelte van je tickets is verkocht en het evenement nadert kunnen de aantallen nauwkeuriger bekeken worden. Ga na of de aantallen nog passen bij het vooraf gestelde budget en de gemaakte offertes. Belangrijke tip: zorg ervoor dat je altijd de offertes en gestelde voorwaarden op papier ontvangt, zodat er geen verwarring ontstaat.


Tip 3: Word de beste in timemanagement

Wanneer je een evenement organiseert ben je de eerste persoon aanwezig op het evenement en de laatste die vertrekt. Een goede timing voor elke fase van het evenement is dus essentieel. Laat je gasten niet wachten, maar houd ook een beetje extra tijd voor onverwachte bijzonderheden.


Tip 4: Maak slimme keuzes voor eten & drinken

Het is belangrijk dat je geen details vergeet tijdens de planning van je evenement. Krijgen gasten eten tijdens het evenement? Vraag je gasten naar voedsel voorkeuren en allergieën. Zorg er ook voor dat je gasten waar krijgen voor hun geld wanneer ze betalen voor het eten.


Tip 5: Heb een doordacht plan + een betrouwbaar team

Een masterplan is essentieel voor elk evenement en een helpende hand is altijd bruikbaar. Zelfs als het gaat om een kleine bijeenkomst die je hebt georganiseerd is het verstandig om een aantal vrienden om hulp te vragen om ervoor te zorgen dat alles goed gaat. Een minimale wachttijd en constante entertainment van de gasten zijn de sleutel tot een succesvol evenement.


De eerste stap naar jouw volgende evenement project


Een project lijkt soms onmogelijk totdat de eerste stap gemaakt is. Begin vandaag met het maken van je eerste evenement en zie hoe gemakkelijk het is om jouw idee tot leven te brengen met de juiste tools binnen handbereik.

Sla het evenement op voor later, creëer VIP-toegang en beheer efficiënt je gastenlijst. Gebruik de service op elk gewenst moment.

Voeg jouw idee toe aan de mix.


Plan je volgende evenement