Inloggen / Registreren

Evenement planning checklist

Of je nu een verkleed feestje bij je thuis wilt organiseren of een belangrijke wetenschappelijke conferentie, het is belangrijk dat het evenement goed is gepland. We hebben een voorbeeld evenement planning template samengesteld die je kan aanpassen aan de grootte van je evenement. De essentie blijft hetzelfde: plan goed vooruit en je hoeft je minder zorgen te maken tijdens het evenement zelf.


Ver voor het evenement begint

    Datum: zorg ervoor dat je evenement niet samen valt met andere belangrijke gebeurtenissen en evenementen

    Locatie: gebaseerd op het aantal gasten
    Gasten: ken je publiek, dat maakt het maken van onderstaande beslissingen makkelijker
    Eten/drinken : laat offertes maken op basis van het geschatte aantal gasten
    Personeel: bijvoorbeeld je vrienden of zoek vrijwilligers
    Taken personeel: beslis wie wat doet voor en tijdens het evenement
    Sprekers/artiesten: controleer hun beschikbaarheid voor de datum van je evenement
    Sponsoren/partners: maak een lijst van potentiële partners en leg contact
    Promotie plan: maak een plan, verdeel de taken
    Ticket tarieven: bepaal de tarieven voor je tickets en eventuele merchandise


Enkele weken voor het evenement

    Evenement: creëer een pagina voor je evenement
    Tickets: zorg ervoor dat je tickets vindbaar en gemakkelijk te kopen zijn
    Promotie: verstuur e-mails, verspreid het evenement in relevante groepen en vraag je personeel en deelnemers het evenement te delen
    Media: boek een fotograaf/cameraman en geef de media de mogelijkheid zich aan te melden voor je evenement
    Locatie: regel de laatste details voor de techniek op je locatie
    Logistiek: zorg ervoor dat je locatie vindbaar is voor je gasten en deelnemers
    Planning: maak een plan van aanpak en update je personeel/deelnemers
    Informeer: loop met je personeel nog een keer de planning door en zorg ervoor dat dit plan waterdicht is


Op de dag van het evenement

    Locatie: controleer de WiFi-connectie, controleer de techniek, zorg dat alles klaar staat en leg de laatste hand aan de decoratie

    Materiaal: zorg dat je een kopie hebt van de gastlijst en personeelstaken
    Personeel: check voor en tijdens het evenement met je personeel de planning om te kijken of alles op schema loopt
    Contact: zorg ervoor dat iedereen de benodigde contactgegevens heeft in geval van nood
    Deelnemers: bespreek de planning, deel contactgegevens voor eventuele vragen
    Media: zorg ervoor dat de pers alle benodigde contacten en toegangspassen heeft
    Promotie: verzamel verhalen, foto’s, video’s en social media materiaal
    Gasten: informeer gasten over het tijdschema en de aanwezige faciliteiten


Na het evenement

    Financiën: verzamel alle rekeningen, ontvang de betalingen en bereken de omzet
    Promotie: verzend 'bedank' berichten, upload presentaties en andere media

    Evaluatie: verstuur een enquête om je evenement te evalueren
    Analyseer: analyseer je evenement om in beeld te krijgen wat goed ging en wat bij het volgende evenement beter kan



De eerste stap naar jouw volgende evenement project


Een project lijkt soms onmogelijk totdat de eerste stap gemaakt is. Begin vandaag met het maken van je eerste evenement en zie hoe gemakkelijk het is om jouw idee tot leven te brengen met de juiste tools binnen handbereik.

Sla het evenement op voor later, creëer VIP-toegang en beheer efficiënt je gastenlijst. Gebruik de service op elk gewenst moment.

Voeg jouw idee toe aan de mix.


Plan je volgende evenement