Hoe Organiseer Je Een Doelgroep Evenement Om Inzicht Te Krijgen In Je Publiek

Marktonderzoek is een essentieel onderdeel van de toolkit van een professionele evenementenorganisator. Er zijn veel manieren om dit te doen, zoals het verzenden van een vragenlijst en het organiseren van een doelgroep evenement.

We hebben het al gehad over alles wat te maken heeft met evenementenenquêtes. Nu is het tijd om een doelgroep te maken, zodat je meer waardevolle inzichten kunt krijgen.

Lees verder om te leren over…

• Het punt van een doelgroep
• Hoe je een doelgroep plant
• Welke vragen je moet stellen
• Hoe je deelnemers rekruteert
• Hoe je de discussie onder controle houdt
• Wat je moet doen met de resultaten

Waarom moet je een doelgroep opzetten?

Evenementenenquêtes voor feedback, waar we het al eens over gehad hebben, zullen je laten weten hoe je bezoekers zich voelen en hoe ze het evenement ervaren hebben.

Maar doelgroepen gaan er dieper op in en proberen erachter te komen waarom je bezoekers zich zo voelen.

Met andere woorden, feedback enquêtes geven je een breed overzicht van wat er goed en fout is gegaan met je evenement, terwijl een doelgroep ingaat op de details.

Doelgroepen—en evenementenenquêtes eigenlijk ook—zijn niet alleen handig voor evaluatie na het evenement. Ze kunnen je ook helpen met marktonderzoek voor een evenement.

Hoe je een doelgroep plant

Plannen is alles, maar dat wist je al van het organiseren van evenementen. Hetzelfde geldt voor het hosten van een doelgroep discussie, dus laten we het hebben over hoe je dit kunt doen.

1. Definieer je doelen

Je hebt een duidelijk doel nodig voor je deelnemers kunt uitnodigen voor je doelgroep. Welke vragen probeer je te beantwoorden? Welke informatie maakt het makkelijker om je toekomstige evenementen te organiseren?

Hier zijn een aantal vragen die je in je doelgroepen kunt stellen:

• Zal je doelpubliek je evenementenidee leuk vinden?
• Hoe kun je je evenement het beste promoten?
• Wat zijn manieren om je evenementen te verbeteren?

Een duidelijk doel maakt het makkelijker om je doelgroep te plannen. Het zorgt ook dat je alles haalt uit je tijd en moeite.

2. Definieer je doelpubliek

Of je je doelen of je doelpubliek nu eerst definieert, is een beetje een situatie zoals de kip of het ei. Het ligt eraan wat je prioriteit is.

Als je een duidelijk doel voor je evenement hebt en geen idee wie er interesse in zal hebben, moet je beginnen bij de doelgroep.

Aan de andere kant, het doel van je evenement is het bereiken van een specifiek publiek, dus moet je eerst definiëren wie dat zijn. Dan kun je je later richten op het concept van het evenement.

Wat je volgorde ook is, je moet je doelpubliek duidelijk definiëren. Hoe kleiner je de groep maakt (zoals “vrouwen tussen de 20–30 die technisch werk doen en interesse hebben in visseh”), hoe specifieker de antwoorden zullen zijn.

Tip: Lees onze handleiding over hoe je je doelpubliek vindt zodat je in contact komt met de juiste mensen.

3. Zoek een locatie

Doelgroepen zijn vaak klein. Dat betekent dat je eindeloze opties hebt voor het kiezen van een locatie.

Zorg dat het een rustige omgeving is, met minimaal lawaai. Kijk ook of er een goede verbinding voor openbaar vervoer en parkeeropties zijn.

Tip: Lees onze handleiding over hoe je de locatie vindt zodat je niet op de verkeerde plaats terecht komt.

4. Bereid de vragen voor

Nu je weet wat je doelpubliek en het doel van het evenement is, zal je een algemeen idee hebben van wat je de deelnemers wilt vragen.

Richt je op vragen waar geen simpel “ja” of “nee” antwoord op gegeven kan worden. Laat dit over aan enquêtes. Gebruik in plaats daarvan open vragen zodat deelnemers hun antwoorden uit kunnen leggen.

Hier zijn een aantal voorbeelden van vragen die je kunt gebruiken:

• Wat maakt een evenement onvergetelijk voor jou?
• Waar krijg je nieuws van toekomstige evenementen?
• Wat vind je van XYZ activiteit tijdens het evenement?

Tip: Gebruik deze handleiding over hoe je doelgroep interviews voorbereidt voor hulp met de vragen.

5. Rekruteer deelnemers

Nu is het tijd om deelnemers te rekruteren…maar hoeveel? Dat ligt eraan hoe lang je wilt dat het duurt en hoeveel vragen je beantwoord wilt hebben.

Als je—bijvoorbeeld—maar een uur de tijd hebt en tien vragen wilt stellen, moet je het houden bij 5–6 deelnemers, zodat iedereen een kans krijgt om antwoord te geven.

Het is een goed idee om stimulans te bieden in ruil voor de tijd die je deelnemers investeren. Eén van de opties is een cadeaubon voor populaire winkels of restaurants.

Tip: Je kunt werken met een bedrijf als TestingTime om je te helpen met het rekruteren van de juiste doelgroep deelnemers.

Hoe run je een doelgroep

Er moet een gesprekspartner aanwezig zijn om de discussie in de groep te faciliteren. Jij bent degene die antwoorden zoekt, dus dat ben jij waarschijnlijk.

Het is ook een goed idee om een assistent aantekeningen te laten maken en misschien de discussie binnen de doelgroep op te laten nemen om later naar te kijken.

Begin de sessie door iedereen te bedanken voor hun komst. Leg dan in het kort het doel uit van het evenement dat je organiseert en hoe de informatie gebruikt zal worden.

Hier zijn een aantal belangrijke dingen om aan te denken bij het leiden van het gesprek in de doelgroep:

• Parafraseer lange of dubbelzinnige opmerkingen van deelnemers om te zorgen dat je ze goed hebt begrepen.
• Blijf bij je rol als gespreksleider: Zorg dat je zelf niet gaat deelnemen aan de discussie.
• Zorg dat je geen leidende vragen stelt of de antwoorden van anderen niet beïnvloedt met je toon of lichaamstaal.
• Bedenk (en handhaaf) een aantal regels voor de discussie om te zorgen dat mensen elkaar niet in de rede vallen.

Als de sessie voorbij is, moet je iedereen bedanken voor het komen. Denk eraan dat je ze de beloofde stimulansen geeft.

Tip: Lees deze tips voor het leiden van een discussie binnen de doelgroep en goed transcriberen voor later gebruik.

Hoe je de feedback en resultaten analyseert

Transcribeer de opname van de discussie van de doelgroep. Verwijder al het onnodige geklets, zodat je je alleen maar richt op de belangrijke punten.

Maak een spreadsheet met de vragen die je hebt gesteld. Vul de antwoorden van de deelnemers in, zodat je een duidelijk overzicht krijgt.

Categoriseer voor iedere vraag de antwoorden zodat het makkelijker is om te begrijpen welke antwoorden populair zijn. Je kunt bijvoorbeeld de volgende categorieën krijgen voor de vraag “Hoe ontdek je aankomende evenementen?”:

• A: Social media
• B: E-mail nieuwsbrieven
• C: Flyers en brochures

Als je alle antwoorden hebt getranscribeerd, gecodeerd en gecategoriseerd, is het tijd om een verslag te schrijven. Verwerk alle grote ontdekkingen en de mogelijke conclusies.

Tip:Hier is een goed overzicht van hoe je doelgroep resultaten analyseert.

Richt je op je doel

Doelgroepen zijn een geweldige manier om je doelpubliek echt te leren kennen. Het geeft je inzichten die je niet zou kunnen krijgen met een simpele feedback enquête.

Je moet wel in gedachten houden dat doelgroepen klein zijn. Dat betekent dat je misschien meer dan één sessie moet doen om te zorgen dat je alle relevante informatie krijgt.

Heb je ervaring met doelgroepen voor evenementen? Deel je ervaring met ons in de opmerkingen hieronder!