Hoe Maak Je Een Feedbackformulier Voor Evenementen (+Sjabloon)

Het is goed om feedback over je evenement te krijgen als je met gasten praat. Maar weet je achteraf nog wat ze allemaal gezegd hebben? Zijn mensen in je gezicht echt helemaal eerlijk?

Een feedbackformulier voor je evenement gebruiken is een veel betere manier om de nodige informatie vast te leggen.

Wat is het doel van een feedbackformulier?

Met een feedbackformulier voor je evenement kun je meningen van je gasten verzamelen over wat er goed en minder goed ging.

De informatie die je krijgt helpt je bij het verbeteren van je planning voor het volgende evenement en zorgen dat je klanten meer tevreden zijn.

Een feedbackformulier kan vragen hebben over:

• Locatie
• Entertainment
• Eten en drinken
• Beveiliging
• Audio en video
• Sfeer
• Gemak van tickets aanschaffen
• Proces van naar binnen en naar buiten gaan
• Toiletten
• Faciliteiten
• Personeel
• Algemene ervaring op het evenement
• …enzovoort

Er is geen algemene oplossing voor een evaluatieformulier voor evenementen. Je moet het formulier aanpassen aan je evenement, met relevante vragen.

Tip: Check onze handleiding voor het evalueren van evenementen voor meer context.

Hoe moet het formulier eruit zien?

Er zijn verschillende manieren om de gasten te vragen om de antwoorden op je formulier te beantwoorden.

Mensen staan meestal niet te springen om formulieren in te vullen en opmerkingen te schrijven. Je moet het proces zo makkelijk mogelijk maken. Het is beter om ze veel vakjes aan te laten kruisen dan veel open vragen op het formulier te zetten.

Je kunt kiezen of de gast zijn of haar naam en informatie in moet vullen, of het formulier helemaal anoniem wilt houden. Denk eraan dat gasten om hun informatie vragen een goede manier is om e-mailadressen te verzamelen voor toekomstige marketingcampagnes.

Beoordelingsschaal

Je kunt gebruik maken van een beoordelingsschaal, met vakjes die gasten kunnen aankruisen op basis van de zin of vraag.

Dit is een goede optie als je wilt dat mensen hun mening geven over locatie, entertainment, eten en drinken, beveiliging, enzovoort. Het werkt goed als je vragen stelt als “Hoe tevreden was je over [een aspect van het evenement]?”

Hier is een voorbeeld van feedback voor een evenement, waarbij gasten gevraagd worden om verschillende aspecten te beoordelen op een schaal van 1 tot 5.

Je kunt ook gebruik maken van beoordelingen van “slecht” tot “uitstekend,” “onvoldoende” tot “voldoende,” of “ontevreden” tot “tevreden.” Zoals dit evenementenformulier:

Deze stijl is perfect voor een algemene evaluatie. Maar het helpt je niet begrijpen waarom mensen een bepaalde mening hadden.

Open vragen

Als je open vragen stelt, laten mensen opmerkingen achter. Ze kunnen niet antwoorden met een simpele “ja” of “nee” en zijn niet geschikt voor een beoordelingsschaal. Ze beginnen vaak met wat, hoe, waarom, waar, wie, en wanneer.

Voorbeelden van open vragen zijn:

• Wat was je favoriete onderdeel van het evenement?
• Als je de line-up van het evenement zou kunnen veranderen, hoe zou je het dan veranderen?
• Hoe lang was je bij de beveiliging bezig voor je naar binnen mocht?

Als je open vragen gaat stellen, is het een goed idee om een karakterlimiet in te stellen voor het antwoord. Je wilt weten wat mensen vinden, maar je wilt geen heel boek hoeven lezen. Open vragen bieden meer inzicht, maar bedenk wel dat sommige mensen deze helemaal niet zullen beantwoorden.

“Ja” / “nee” vragen

“Ja” of “nee” vragen zijn misschien wel het makkelijkst om te beantwoorden. De persoon kan simpelweg de optie “ja” / “nee” naast de vraag aantikken of omcirkelen. Deze soorten vragen beginnen vaak met bent, was, heeft.

Voorbeelden van “ja” / “nee” vragen:

• Heeft u de toiletten kunnen vinden?
• Heb je van het entertainment genoten?
• Was het eten acceptabel?

Een feedbackformulier voor evenementen is snel in te vullen als het alleen “ja” / “nee” antwoorden heeft. Maar je krijgt geen gedetailleerd overzicht van wat je gasten eigenlijk van je evenement vonden.

Tip:Voor een beter idee, kun je kijken naar dit gedetailleerde overzicht van soorten feedback vragen die je kunt stellen.

Opstellen

Natuurlijk kan je formulier meer dan één stijl vragen hebben. Je gebruikt vaak een mix.

Maar hoe je je formulier opstelt heeft invloed op de soorten vragen die je kunt stellen. Als je vraagt “Zou u nog een keer naar één van onze evenementen komen?”, is het niet logisch om dit nog een keer te vragen met een beoordelingsschaal.

Als je gasten vraagt om bepaalde onderdelen van je evenement te beoordelen, moet je zorgen dat het meteen duidelijk is hoe ze dit kunnen doen op het formulier. Als het niet duidelijk of te moeilijk is, zullen mensen het opgeven en hun tijd niet willen verspillen.

Tip: Kijk naar dit artikel met veel geweldige ideeën voor vragen en formats om te gebruiken in je evaluatieformulier.

Welke vragen moet ik verwerken in een evaluatieformulier?

De exacte vragen om te gebruiken hangen af van het soort evenement.

Een paar algemene vragen die je altijd moet gebruiken zijn:

“Hoe tevreden was je over het evenement?”

Je kunt hier een algemene beoordeling van maken of sub-vragen gebruiken voor eten, locatie, entertainment, ticket proces, enzovoort.

“Hoe waarschijnlijk is het dat je naar nog één van onze evenementen komt?”

Hier kun je aan zien hoeveel mensen er interesse hebben in je volgende evenement. Zo kun je zien dat ze blij waren met het evenement waar ze zijn geweest.

“Hoe waarschijnlijk is het dat je onze evenement zou aanraden aan vrienden en familie?”

Nogmaals, dit geeft een goede indicatie van of het evenement goed is verlopen of niet.

“Wat vond je het leukst aan het evenement?”

Deze antwoorden zijn vaak leuk voor een organisator om te lezen. Je kunt je heel fijn voelen over alles wat goed is gegaan.

“Wat vond je niet leuk aan het evenement?”

Dit is moeilijker om te lezen, maar het helpt bij het verbeteren van toekomstige evenementen. Alles lijkt vloeiend te verlopen, maar het is goed om te weten waar de mensen niet blij mee waren.

“Heeft u suggesties, zodat we het de volgende keer beter kunnen doen?”

Veel antwoorden op de bovenstaande vraag lijken op elkaar. Op deze manier kom je erachter dat niet alles was zoals de gasten verwacht hadden.

Denk eraan dat je vragen in een format moeten staan die bij de beoordeling past. Houd wel genoeg ruimte over voor open vragen.

Tip:Hier zie je vragen die je misschien moet verwerken op je feedbackformulier.

Hoe kan ik beginnen?

Niemand verwacht van je dat je zelf uit het niets een formulier maakt.

Er zijn online genoeg tools om je te helpen.

Hier zijn een paar waar je naar moet kijken.

1. Word en Excel sjablonen

Word en Excel sjablonen hebben feedbackformulieren die je kunt aanpassen. Ze zijn goed voor mensen die met Word kunnen werken. Je kunt deze naar je gasten e-mailen en vragen of ze ze terug willen sturen.

2. Google Forms

Met Google Forms kun je allerlei evaluatieformulieren ontwerpen. Het is niet alleen gratis, maar ook makkelijk en intuïtief.

3. Survey Monkey

Als je een kleiner evenement hebt, met maximaal 100 gasten en als je maar 10 vragen wilt stellen, heeft Survey Monkey een gratis versie. Je kunt ook de betaalde versie nemen en alle vragen stellen die je wilt.

Tip:Voor meer opties, kun je kijken naar onze handleiding voor gratis evenement survey tools.

Hoe zorg ik dat meer mensen het feedbackformulier invullen?

Je kunt een paar dingen doen om te zorgen dat meer mensen het formulier invullen.

1. Krijg feedback direct tijdens het evenement

Het is goed om zo snel mogelijk feedback over je evenement te krijgen. Sommige evenementenplanners hebben hun formulieren klaar aan het einde van het evenement, zodat gasten deze kunnen invullen voor ze gaan.

Je kunt kopieën meenemen van je formulieren die je hebt aangepast in Word en Excel sjablonen. Zorg dat je genoeg pennen en een tafel hebt, zodat mensen de formulieren kunnen invullen.

2. Stimuleer je gasten voor meer respons

Mensen doen eerder iets voor je als ze er iets voor terug krijgen. As je gebruik maakt van stimulansen voor je feedbackformulier krijig je meer respons. Maar je moet een stimulans bedenken waar je gasten waarde aan zullen hechten. Een paar ideeën zijn:

• Verlaagde ticketprijzen voor toekomstige evenementen
• Korting op merchandise
• Items met merken

Tip: Voor een dieper inzicht, kijk naar deze gedetailleerde gids over stimulansen voor surveys.

Klaar om je feedbackformulier te maken?

Als je het doorkrijgt, is het maken en versturen van een feedbackformulier heel makkelijk.

Gebruik de gratis online tools om te beginnen, en vraag je collega’s om input over wat voor vragen je precies moet stellen.