Noodplan Voor Jouw Evenement: Veiligheid Eerst, Feesten Later

Het belang van een noodplan voor evenementen kan niet onderschat worden. Je kent het oude verhaal van de krekel en de mier. Wat als het fout gaat, en je bent er niet klaar voor? Nou, het gaat weleens fout.

Het is van tevoren meer werk, maar je kunt op ons vertrouwen: Je moet overal klaar voor zijn met een goed noodplan. Evenementenorganistoren hebben de leiding als het fout gaat. Maar je wilt deze taak niet hebben als je niet weet wat je doet.

Als je onze handleiding volgt, kun je nu beginnen aan je plan. Gebruik deze om een voorbeeld van een noodplan samen te stellen, en breid het dan uit.

Met de juiste voorbereiding, is iets wat je evenement anders om zeep zou kunnen helpen maar een klein probleem wat je zo opgelost hebt.

Maak je klaar. Wees de mier.

Hoe je moet plannen

Stap één voor een goed noodplan voor een evenement? Identificeer gevaren. Kom erachter waar je kwetsbaar bent en bouw je verdedigingen op.

Eerste hulp

Gezondheid en veiligheid horen bij de belangrijkste zorgen voor evenementenorganisatoren. Laat je niet verrassen zonder een plan voor medische noodgevallen. Zorg dat je een paar teamleden opleidt als eerste hulp medewerkers.

Als je budget het toestaat, kun je ook een bedrijf inhuren met kennis over medische hulp bij noodgevallen. Het kan ook geen kwaad om AED’s (automatische externe defibrillators) bij de hand te hebben. Zorg dat er genoeg crewleden zijn die weten hoe ze deze moeten gebruiken.

Tip: Jij bent een evenementenorganisator, geen dokter! Toch is het belangrijk dat jij en je team de basis van eerste hulp kennen voor het geval dat.

Rampen

Maak je klaar voor grootschalige noodgevallen. Bijvoorbeeld, als er brand is, wat zouden je gasten dan doen? Kun jij ze instructies geven bij gevaar? Hier zijn een paar vragen om te behandelen bij je voorbereiding:

• Zijn je trappenhuizen geventileerd?
• Zijn er noodkaarten te vinden in de locatie? Kent jouw team de layout van de locatie?
• Spreken sommige personeelsleden verschillende talen? (Communicatie is belangrijk bij noodgevallen.)
• Heb je een plan in geval van terreur? Wat gebeurt er bij een bommelding?
• Is er een energiebron in geval van nood, als de weeromstandigheden extreem zijn?
• Heeft je locatie geautomatiseerde vuurdeuren?
• Hoe lang duurt het voor de autoriteiten reageren? (Brandweer, politie, enzovoort.)
• Hoe houd je opritten en ingangen vrij?

Tip: Bouw een goed noodplan door erachter te komen of een locatie veilig is voor je volgende evenement.

Technische kwesties

Moderne evenementen gebruiken veel techniek. Wat zou je doen als het systeem om tickets te scannen het opeens begeeft? Of wat als het geluidssysteem niet werkt en niemand je gastspreker kan horen?

AV probleemoplossers zijn belangrijke leden van je evenemententeam. Het is hun verantwoordelijkheid om de techniek voor en gedurende het evenement te controleren.

Als je belangrijke bestanden hebt—zoals video’s en andere media—moet je harde schijven en USB sticks gebruiken. Cloud drives zijn afhankelijk van internet, en je weet nooit wanneer je verbindingsproblemen krijgt.

Als er materiaal kapot gaat, is het een goed idee om backups te hebben.

Afzeggingen

Die cabaretier die naar je evenement zou komen? Ja, die heeft dus op het laatste moment afgezegd. Zorg dat je een backup gast hebt, voor het geval dat.

Een gast achter de hand hebben kost je extra, maar het is beter dan al je gasten terugbetalen als je grootste artiest afzegt.

En als je personeel opeens niet kan komen, is het een goed idee om backup personeel te hebben.

Tip: Ga om met de gevreesde annulering door een aantal van deze suggesties te gebruiken.

Opkomst

Als veel van je bezoekers niet komen, kan dit je evenement om zeep helpen. Verkopers maken geen winst, en je hebt niet zoveel beeldmateriaal om online te delen.

Erger nog, je bezoekers hebben misschien het gevoel dat ze een fout hebben gemaakt. Misschien denken ze dat de lage opkomst betekent dat het evenement van lage kwaliteit is.

Dit kan helaas niet op de avond zelf rechtgezet worden. Als je herinneringen verstuurt via e-mail kan dit ook zorgen voor minder no-shows. Daarbij is geld vragen voor tickets een soort investering: Je bezoekers komen eerder als ze ervoor betaald hebben.

En natuurlijk, geef jezelf altijd genoeg tijd om tickets te verkopen en je evenement te marketen.

Tip: Voorkom een lage opkomst met een paar van deze tips voor ticketverkoop.

Eten en drinken

Eten moet vers zijn. Dat betekent dat het niet lang voor de dag van het evenement klaargemaakt kan worden. Eten kan ook rotten, rommelig worden of gewoon oneetbaar zijn. Als je cateraar niet over de brug komt, is het een goed idee om backup te hebben.

Het kan een goed idee zijn om een contract te hebben met twee verschillende cateraars. Als je het extra eten niet nodig hebt, krijgt het personeel gratis lunch.

Tip: Bepaalde cateraars zoals StandByChef bieden last-minute catering services, bieden eten en drinken tot wel 48 uur voor de dag van het evenement.

Beveiliging

Ja, gatecrashers zijn een ding. Net als wilde bezoekers en ruzies op het terrein die zouden kunnen escaleren.

De deur bewaken is een simpele manier om gevaren tegen te gaan. Een klein team van beveiligingsmensen in uniform kun bezoekers al weerhouden van het beginnen van problemen. Veiligheid is belangrijk voor het noodplan van een evenement, dus bezuinig niet op bescherming als je dit nodig hebt.

Tip: Bedrijven voor evenementenbeveiliging zijn meestal de meest effectieve manier om de veiligheid te garanderen.

De hiërarchie

Zelfs een team met een noodplan is misschien niet klaar om dingen echt aan te pakken. Als er iets gebeurt moet er geen gedoe of ruzie zijn.

Een hiërarchie maakt duidelijk wie de baas is. Iedereen in je team moet zich bewust zijn van het proces van besluitvorming. Ze moeten weten hoe je de respons naar een hoger niveau tilt.

Individuele verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn voor iedereen in het team. Snelle, besluitvaardige actie is nodig.

Een standaard sjabloon voor een noodplan

Het plan zelf moet duidelijk in een document staan. Zo kun je het delen met het evenemententeam en ander personeel. Gebruik de punten hieronder als een kort voorbeeld van een noodplan.

Het scenario

Maak een lijst met gevaren. Je kunt notities toevoegen over waarom het een gevaar is en de consequenties van het gevaar als het niet onder controle wordt gehouden.

Voorbeeld: “Een vuur dat niet onder controle gehouden wordt kan zich snel verspreiden. Het brengt de levens van iedereen in gevaar en vernietigt eigendom.”

Voorbereiding plan

De beste aanval is een goede verdediging. Maak een lijst van hoe je standaard veiligheidsmaatregelen neemt. Afhankelijk van het gevaar, kan dit gaan over rampenoefeningen, inspecties van materiaal, of zelfs teamplannen voor absentiedagen.

Voorbeeld: “Kijk goed naar een kaart van het gebouw. Ieder personeelslid moet weten waar de uitgangen zijn en waar de alarmen te vinden zijn. We doen een brandoefening na de vergadering over het noodplan vandaag.”

Respons protocol

Maak een samenvatting van hoe er met het gevaar omgegaan moet worden. Wat is de kern van het probleem, en wat is je filosofie over het oplossen hiervan?

Voorbeeld: “Onze prioriteit is veiligheid. Wat is het eerste wat je moet doen als je een vuur opmerkt? Druk op het alarm. Ga dan meteen naar buiten, blijf laag bij de grond en adem geen rook in. Iedereen moet zo snel mogelijk naar buiten. Bel pas 112 als je in veiligheid bent.”

Tip: Probeer een plan met een tijdlijn te maken voor personeel om te volgen tijdens een evenement.

Wat is het plan ook alweer?

Veiligheid boven alles! Schrijf hieronder een opmerking over je eigen ervaringen met noodgevallen.