17 Stappen om een Prijsuitreiking te Organiseren (+ Checklist)

Iedereen houdt van een goede show tijdens een prijsuitreiking. Je hoeft alleen maar naar de entertainmentindustrie te kijken om te zien hoe populair ze zijn. Laten we dus eens kijken hoe je zelf een prijsuitreiking organiseert.

Lees dit artikel om erachter te komen…

• Waarom je een prijsuitreiking zou moeten hosten
• Hoe een prijzenbanket te plannen
• Een handige checklist die je kunt gebruiken

Waarom een prijsuitreiking organiseren?

De belangrijkste reden om een prijsuitreiking te organiseren, is om waardering te tonen voor prestaties van specifieke individuen. Prijsuitreikingen kunnen ook als een geweldige PR-tool worden gebruikt.

Er zijn twee soorten prijsuitreikingen: intern en extern.

Interne

Interne prijsuitreikingen worden meestal voor werknemers van een bedrijf gehouden en hebben titels zoals “Prijsuitreiking voor werknemer van het jaar” of “Prijsuitreiking voor beste verkoper”.

Extern

Externe prijsuitreikingen zijn vaak op een hele branche gericht en hebben titels als ‘The Grammy Awards’ en ‘The Golden Globe Awards’.

Laten we eens kijken naar wat er komt kijken bij het organiseren van een geweldige prijsuitreiking of het nu gaat om je bedrijfsmedewerkers, donateurs van goede doelen of je branche als geheel.

1. Schrijf een samenvatting

De samenvatting voor je prijsuitreiking moet het doel van het evenement beschrijven. Het kan zijn om fondsen te werven voor een goed doel of om gewoon waardering voor je collega’s te tonen.

Stel jezelf de volgende vragen bij het schrijven van je samenvatting:

• Wie moet er voor een prijs genomineerd worden?
• Waarom verdienen ze de nominatie?
• Welke informatie heb je over ze nodig?
• Wie zou de winnaars moeten kiezen?
• Hoe zien de prijzen eruit?
• Wanneer moet de ceremonie plaatsvinden?

2. Kies een thema

De ceremonie zal interessanter zijn als je het een overkoepelend thema geeft. Zorg ervoor dat je iets inspirerend en gedenkwaardig kiest dat ervoor zorgt dat mensen er achteraf over blijven praten.

Tip: Lees onze gids om je te helpen hoe je een thema voor je evenement kan kiezen.

3. Stel het budget in

Het budget voor je prijsuitreiking zal grotendeels bepaald worden door het feit of je kaarten wilt verkopen of mensen gratis toegang wilt geven. Houd ook rekening met liefdadigheidsdonaties en bedrijfssponsoring.

Tip: Gebruik onze gids over hoe je je evenementenbudget kunt beheren om op koers te blijven.

4. Kies een locatie

Als je eenmaal een idee hebt van het evenementenbudget, dan is het tijd om naar een geschikte locatie te kijken. Prijsuitreikingen zijn vaak glamoureus, dus de locatie moet dat feit weerspiegelen.

Tip: Lees onze gids over hoe je de juiste locatie kiest die bij het thema past.

5. Plan het ontwerp van het podium

Bedenk hoe je wilt dat het podium er uit ziet en of het in de locatie past. Beeld je in waar de gastheer en het podium zullen zijn en waar de prijzen zullen worden gepresenteerd. Laat ruimte over voor merken.

Tip: Pinterest heeft foto’s van podiumontwerpen voor prijsuitreikingen die je ter inspiratie kunt gebruiken.

6. Maak een plattegrond

Mensen zullen tijdens de ceremonie een plek nodig hebben om te zitten. Plaats de genomineerden vooraan zodat het gemakkelijk is om op te staan en hun prijs te accepteren. Plaats de winnaars dicht bij het podium.

Tip: Je kunt een hulpmiddel zoals PerfectTablePlan gebruiken om een plattegrond voor je ceremonie te maken.

7. Plan geluid en video

De technologie moet op het juiste moment zijn, dus denk van tevoren aan microfoons, PA-systemen, WiFi-verbindingen en projectoren. Je moet ook de beste posities voor alle camera’s bepalen.

Tip: Bekijk onze gids over evenementenapparatuur over tips over waar je kunt vinden wat je nodig hebt.

8. Kies de liedjes voor de prijsuitreiking

Het is een leuke bijkomstigheid om een opgewekt en inspirerend nummer te spelen wanneer een winnaar zijn prijs aanvaardt. Je kunt ook liedjes gebruiken om sprekers te introduceren voordat de prijzen worden uitgedeeld.

Tip: Hier is een YouTube-afspeellijst met de populairste nummers voor prijsuitreikingen.

9. Stel een ceremoniegastheer aan

De gastheer is op de dag van de prijsuitreiking de lijm die alle sprekers en aankondigingen bij elkaar houdt. Als je het niet zelf kunt hosten, benoem dan een bekwame en ervaren gastheer.

Tip: Er is ook de mogelijkheid om een professionele gastheer voor je prijsuitreiking in te huren om het werk te doen.

10. Rekruteer de sprekers

Het kan een goed idee zijn om elke prijs met een andere spreker te introduceren, die een expert in dat gebied is. Help iedereen die je werft met scriptkaarten en Autocue om ervoor te zorgen dat het probleemloos verloopt.

Tip: Gebruik deze tips voor het rekruteren van de juiste sprekers voor je prijsuitreiking.

11. Kies de juryleden

De prijzen moeten iets betekenen, daarom is de selectie van de jury zo belangrijk. Ze moeten experts zijn die gekwalificeerd zijn om de winnaar te kiezen die de prijs het meest verdient.

Tip: Bekijk de gratis gids van OpenWater over hoe je juryleden voor je ceremonie kunt selecteren.

12. Vind relevante leveranciers

Zoek uit wat je precies nodig hebt op het gebied van technische uitrusting, catering, meubilair, podium en inrichting. Probeer dan van tevoren bij de beste leveranciers van die items om een goede deal te bedingen.

Tip: Lees onze gids over hoe je met leveranciers kunt onderhandelen, zodat je binnen het budget blijft.

13. Huur entertainment

Niet iedereen zal een prijs winnen, dus zorg ervoor dat er voor de overgebleven gasten een toegevoegde waarde is. Boek voor de prijsuitreiking wat entertainment en maak het evenement onvergetelijk.

Tip: Zoek een boekingskantoor dat live bands, komieken of ander entertainment heeft.

14. Maak een programma

Schrijf een gedetailleerd prijsuitreikingschema op en breng je team op de hoogte van de volgorde van de prijsuitreiking. Vergeet niet om kleine buffers tussen de segmenten te laten om vertragingen op te kunnen vangen.

Tip: Gebruik een van deze agenda-sjablonen voor een prijsuitreiking om het proces te versnellen.

15. Repeteer de ceremonie

Oefening baart kunst, dus neem de tijd om de show met je team te repeteren. Op die manier kun je potentiële risico’s identificeren waar je tijdens het planningsproces niet aan hebt gedacht.

Tip: We hebben een handleiding geschreven voor het uitvoeren van repetities voor evenementen die je hierbij kunnen helpen.

16. Promoot de prijsuitreiking

Of het nu gaat om een kleine interne prijsuitreiking of een grootschalige prijsuitreiking, je moet dit van tevoren goed promoten. Dat is zelfs nog belangrijker als je er kaarten voor wilt verkopen.

Tip: Lees onze gids over hoe je je evenement kunt promoten om je bereik te maximaliseren.

17. Gebruik een checklist

Pff, dat was veel om over na te denken. Als je je duizelig of overweldigd voelt, dan is het een goed idee om een planning checklist voor de prijsuitreiking te gebruiken om alles bij te houden.

En de winnaar is…

Nu je alle dingen kent om over de prijsuitreiking op de hoogte te blijven, hoef je nu alleen maar alles in de versnelling te zetten.

Waar wacht je nog op?