De beste gratis online tools voor evenementenplanning

“Werk slim, niet hard” is makkelijker gezegd dan gedaan. Daarom kijken we vandaag naar een aantal online tools voor evenementenplanning.

Als evenementenplanner zijn de uren die je wél slaapt waarschijnlijk vol nachtmerries over takenlijsten en deadlines.

Geen zorgen, je bent niet de enige.

Gelukkig hebben slimme mensen een aanbod aan online tools ontwikkeld, om jouw leven makkelijker te maken.

“Dat is best leuk, maar ik moet wel binnen mijn budget blijven,” horen we je zeggen.

We snappen het wel. Goed nieuws: We hebben een kleine lijst samengesteld van gratis online tools voor evenementenplanning.

Je leest het goed: gratis!

Lees verder om erachter te komen hoe jij je evenementenplanning kunt stroomlijnen met:

• Tools voor projectmanagement
• Apps waarmee je ideeën kunt bijhouden
• Social media beheertools
• Tools om je te helpen met design en uitbesteding

We beloven dat je minstens één van deze tools zult willen proberen en dat je het geweldig zult vinden!

Tools voor projectmanagement

Er zijn veel bewegende onderdelen die een bijdrage leveren aan het succes van een evenement. Een goede tool voor projectmanagement kan je op een plaats met alles helpen.

1. Trello

Trello is een gratis online app dat jou en je team helpt samenwerken aan een project. Het is een zeer visuele app, die een dashboard aanmaakt voor ieder project.

Op het dashboard kunnen “kaarten” geplaatst worden, die allemaal een taak symboliseren. Je kunt afbeeldingen, video’s en audioclips toevoegen aan iedere kaart.

Met checklists en reminders kun je de voortgang van de planning van je evenement bijhouden.

2. Slack

Slack is een geweldige tool voor de drukke evenementenplanner met een volle inbox. Met deze app kun je een chatgroep aanmaken, waar je bestanden kunt delen met je teamleden.

Zo vind je bestanden over je evenementen en gesprekken over deze bestanden allemaal op dezelfde plaats. Simpel!

3. Google Drive

Google Drive is een geweldig alternatief als je geen zin hebt om een nieuw programma te leren kennen. Het is meer dan een systeem voor cloudopslag. Je kunt ook genieten van verschillende andere functies.

Google Hangouts is een goede manier om te chatten met je team. Met Google Docs en Sheets kun je snel documenten en spreadsheets genereren.

Het is niet nodig om een Microsoft Office licentie aan te schaffen.

Inspiratie en notities

Het Internet is groot, dus je bent zomaar vergeten waar je een goed concept hebt gevonden. Werk niet meer met Post-It briefjes en gebruik één van deze gratis tools om nieuwe ideeën bij te houden.

1. Google Alerts

Google Alerts is een geweldige tool om het internet in de gaten te houden voor nieuws over een bepaald onderwerp. Je hoeft alleen maar in te voeren waar je interesse in hebt. Dan zal Google je regelmatig een e-mail met een overzicht sturen.

Je kunt zelf instellen hoe vaak je deze in je inbox wilt ontvangen. En het aantal alerts dat je kunt instellen is onbeperkt.

2. Feedly

Vergelijkbaar met Google Alerts, helpt Feedly je met het maken van aangepaste newsfeeds voor verschillende onderwerpen. Het ziet er esthetisch beter uit, maar het heeft dezelfde functies.

Je kunt bijvoorbeeld een newsfeed aanmaken voor conferenties en een andere voor tips voor evenementenplanning (denk eraan om je te abonneren op ons blog!)

3. Evernote

Evernote is een geweldige tool als je ideeën van verschillende plaatsen vandaan haalt. Ben je online iets interessants tegengekomen? Kopieer het naar Evernote.

Wil je een spraakopname maken van een idee dat je in je hoofd hebt? Voeg het toe aan Evernote. Heb je een nieuwe afbeelding gevonden die je later als inspiratie wilt gebruiken? Je weet waar je deze moet plaatsen.

Social media

Het is belangrijk om social media te gebruiken als je een evenement plant. Maar het kan heel veel tijd kosten om alle verschillende platforms bij te houden. Gebruik deze tools om tijd te besparen.

1. Buffer

Buffer is een planningstool voor social media, waarmee je van tevoren berichten kunt plannen. Het kan verbinding maken met drie verschillende accounts en 10 berichten per keer inplannen.

Er is ook een betaald abonnement, met meer beschikbare social media profielen en berichten. Je kunt makkelijk toegang krijgen via je telefoon en onderweg berichten inplannen.

2. IFTTT

If This Then That (IFTTT) is een verzameling aan gratis tools waarmee je social media taken kunt automatiseren. Applets zijn kleine stukjes code die gegenereerd worden door andere gebruikers.

Ze kunnen bijvoorbeeld zorgen dat je je social media content kunt cross-posten. Iedere keer dat je iets op Instagram plaatst, zal het ook op Twitter en Facebook terechtkomen.

Evenementen

Als evenementenplanner, heb je ook een tool nodig om het evenement te noteren. Dit kan ook veel tijd kosten, dus hier zijn wat tools om je te helpen bij het stroomlijnen van het proces.

1. Billetto

Met ons platform kun je je evenement noteren, het promoten bij het juiste publiek en tickets verkopen. Het duurt maar vijf minuten om je evenement aan te maken. Dan heb je alles op één plaats.

Maar er is nog meer. Je kunt je evenement ook direct op social media promoten, om tijd te besparen.

2. Evvnt

Natuurlijk zijn wij niet het enige platform waar je je evenement kunt noteren. Er zijn er nog meer. Bij veel platforms is het makkelijk om te beginnen.

Maar zelfs als het maar vijf minuten duurt om een evenement aan te maken op iedere site, kan het snel oplopen. Bij Evvnt hoef je de details van het evenement maar één keer in te voeren. Dan wordt het evenement geplaatst op honderden sites voor evenementennotering.

3. Eventopedia

Als je al uren op zoek bent naar leveranciers voor je evenement, ben je vast blij met Eventopedia. Het platform verzamelt leveranciers voor evenementen en laat gebruikers beoordelingen geven en reviews schrijven. Het wordt vergeleken met TripAdvisor voor evenementenplanners.

Divers

We hebben nu een aantal van de handigste tools besproken, maar er zijn er nog een paar waar je eens naar moet kijken.

1. Canva

Canva is de ideale tool voor grafisch design en opmaak. Als je niet zo bedreven bent met Photoshop, ben je vast gek op Canva. Het biedt stoere templates voor social media banners en berichten. Je kunt het ook gebruiken voor flyers en andere marketingmaterialen.

2. Upwork

Heb je extra hulp nodig met je evenement? Waarschijnlijk wel. Evenementen nemen veel werk met zich mee, inclusief copywriting, grafisch design, boekhouding en nog veel meer. Waarom besteed je dit niet uit aan een freelancer? De klussen-economie bloeit op, en er zijn online veel getalenteerde professionals te vinden.

3. Headspace

Headspace is de populairste app voor begeleide meditatie. Waarom staat deze op onze lijst? Omdat evenementenplanning op nummer vijf staat van de lijst van meest stressvolle banen ter wereld. Je hebt wat geestelijke rust nodig en Headspace helpt je daarbij. Haal nu diep adem…

Heb je iets gevonden waar je wat aan hebt?

We hopen van wel.

Tenzij je een extra paar armen hebt, moet je zeker gebruik maken van deze tools. Zo krijg je meer tijd en minder hoofdpijn.

Ken je nog betere tools? Laat het ons weten in de opmerkingen. Delen is goed!