Als je het jezelf graag echt moeilijk maakt, kun je het hele evenement zelf proberen te doen. Wij houden het graag bij het gezegde: “Vele handen maken licht werk.”
Hoe groot je crew ook is, een evenement runnen wordt een hele uitdaging (als het een goed evenement is). Maar je kunt het wel makkelijker maken met een beetje hulp van vrienden. Of, waarschijnlijker, van personeel.
Maar het komt hierop naar: Vaak is het inhuren van evenementenpersoneel essentieel.
We zouden graag zeggen dat er geen slechte manier is om mensen in te huren, maar…
Je kunt hier beter goed over nadenken en het voorzichtig aan doen. Gebruik deze handleiding voor het inhuren van personeel, en je zult zorgen voor een bruisende bijeenkomst.
1. Wat zijn de rollen van het evenementenpersoneel?
Het is niet altijd zo simpel als personeel op iedere positie zetten. De rol van een personeelslid heeft invloed op zo’n beetje alles tijdens het wervingsproces. Dus voor we praten over hoe je personeel voor je evenement inhuurt, zijn er bepaalde rollen die vervuld moeten worden.
1. Werk in het veld
Dit zijn de basisposities voor evenementenpersoneel. Jouw personeel in het veld kan het volgende doen:
- Tickets aan de deur scannen of verkopen
- Basisinformatie over het evenement aan bezoekers geven
- Verantwoordelijk zijn voor kinderopvang
- De verkopers helpen
- Opbouwen / afbreken
- Opruimen na het evenement
2. Beveiliging
Je hoeft geen privé beveiligingsbedrijf in te huren. Maar een beetje hulp om overal toezicht op te houden is altijd een goed idee.
3. Verkopers
Verkopers zijn meestal derden die je uitnodigt voor je evenement. Maar je kunt ook je eigen mensen inhuren voor kraampjes en dergelijke.
4. Marketing
De wereld van de marketing is nog niet zo simpel! Misschien wil je een professional inhuren om de campagne van je evenement te beheren.
5. Logistiek & planning
Wat gebeurt er eigenlijk op de dag van het evenement, uur na uur? Wat is de plattegrond van de verdieping? Wat gebeurt er als een gastspreker op het laatste moment niet komt? Hoe groter het evenement, hoe meer personeel je moet inhuren voor het plannen.
Tip: Het kan geen kwaad om naar personeel te zoeken met een eerstehulp vaardigheden. Er zijn ook groepen die getraind medisch personeel leveren voor evenementen.
6. Eten & entertainment
Of het nu een voedingsevenement of een evenement met eten is, je moet zorgen dat bepaalde rollen vervuld worden. En terwijl ze eten, kun je ook zorgen voor wat entertainment voor de gasten.
- Koken: Tenzij je voor volledige catering gaat, nou, het eten gaat zichzelf niet bereiden!
- Bedienend personeel: Afhankelijk van het evenement, kan het handig zijn om bedienend personeel te hebben. Vooral als het ophalen of verkrijgen van het eten de ervaring van de gasten zou kunnen verstoren.
- Begroeting & indeling: Als je wilt zorgen voor een extra warm welkom, of als je vaste zitplaatsen hebt, kan een gastheer of gastvrouw een goede optie zijn.
- Aankondiger: Voor gestructureerde evenementen, debatten of optredens, maakt goede aankondiger of moderator het allemaal net iets professioneler. Anders moeten gastsprekers en artiesten ongemakkelijk zelf naar voren stappen.
2. Waar vind je evenementenpersoneel?
Als een advertentie in de plaatselijke krant goed genoeg was voor opa, is het ook goed genoeg voor jou!
Grapje. Als je wilt kun je gebruik maken van de plaatselijke krant, maar voor het inhuren van evenementenpersoneel is het een goed idee om gebruik te maken van een aantal online methodes.
Wij raden twee basis manieren aan:
1. De doe-het-zelf methode
Online zoekportalen zorgen dat je aan de slag kunt gaan. Zo zoek je handmatig met een digitaal platform.
Je plaatst zo eigenlijk een “hulp gezocht” advertentie op een website. Die website maakt het proces simpeler door gebruikers aan te trekken die op zoek zijn naar wat jij te bieden hebt. Hier zijn een paar van dit soort sites om je op weg te helpen:
Als je het hele wervingsproces zelf wilt regelen, is dit de juiste manier.
Tip: Dit artikel biedt een langere lijst met sites waar je kunt zoeken naar evenementenpersoneel.
2. Uitbesteding
Je organiseert een evenement. Je hebt zoveel te doen dat je echt niet zit te wachten op doe-het-zelf werving.
Het uitbesteden aan evenementenpersoneel bedrijven is heel normaal. Dan laat je de sollicitatiegesprekken over aan gecertificeerde professionals.
Dit is een korte lijst met bedrijven voor evenementenpersoneel:
Groepen die gespecialiseerd zijn in de evenementensector kunnen helpen bij het rekruteren van evenementenpersoneel door goede sollicitatie-strategieën die gemaakt zijn om de beste werkers voor de rol te vinden.
Tip: Er zijn bepaalde bureaus voor evenementenpersoneel die een rooster hebben met ervaren werkers. Jij beschrijft je behoeftes, en zij hebben de perfecte kandidaten.
3. Hoe rekruteer je evenementenpersoneel?
Als je het personeel zelf wilt rekruteren, is er niet veel verschil met een algemeen wervingsproces. Maar als er een evenement is, zijn de taken waarschijnlijk tijdelijk. Daarbij kan evenementenpersoneel specifieke vaardigheden nodig hebben, zoals werken in een kraampje of het runnen van evenementenbeveiliging.
Dit is een snel overzicht van hoe je het aannemen van evenementenpersoneel moet aanpakken.
1. Zorg voor een goede omschrijving
Je moet waarschijnlijk een taakomschrijving voor het evenementenpersoneel schrijven, hoe je het wervingsproces ook aanpakt. Dit is een kunst, en het is best belangrijk.
Tip: Hier is een sjabloon van een taakomschrijving voor je personeel om een idee te krijgen van hoe het eruit ziet.
2. Sollicitatiegesprekken
Tijd om het kaf van het koren te scheiden!
Sollicitatiegesprekken zijn een genuanceerd proces, zelfs voor de meest simpele taken. Het ligt aan de vragen. Hier zijn een paar goede sollicitatievragen voor evenementenpersoneel:
- Kun je je ervaring met evenementen omschrijven?
- Wat vind je interessant aan deze taak?
- Wat zijn je sterke punten en hoe maak je hier gebruik van op het gebied van evenementenmanagement?
- Hoe maak jij tijdgevoelige besluiten?
- Hoe ga je om met verrassingen tijdens evenementen?
- Beschrijf een moment waarop je gevraagd bent iets te doen waar je niet voor getraind bent. Hoe ging je ermee om?
- Voor welke gebieden van evenementenplanning heb je nog training nodig?
- Wat vind je als een bezoeker leuk aan evenementen?
- Waarom werk je in het bijzonder graag met evenementenorganisatoren?
- Is er iets waardoor je geen lange dagen kunt maken of niet in het weekend, in de avond of last-minute kunt werken?
Tip: Heb je een kandidaat gevonden die je aanstaat? Posities bij evenementen zijn uniek, maar denk aan deze universele basisregels als je de baan aan iemand aanbiedt.
Bereid je personeel voor
De juiste werkers kunnen het evenement echt maken of breken. Je moet altijd veel aandacht besteden aan dit deel van het opbouwen van een evenement.
Ervaren organisatoren, wat doen jullie voor de werving van personeel? Deel je methodes hieronder!
