Om een succesvol evenement te organiseren heb je een extra paar handen nodig om je te helpen, tenzij je een octopus bent. Voor jou als evenementenplanner is een goed evenemententeam van onschatbare waarde.
Maar hoe weet je hoe goed je team het doet? Door een manier uit te werken om hun prestaties te evalueren, zodat je weet wat werkt en wat niet werkt.
Lees verder voor meer informatie over het definiëren van succescriteria voor je evenement en hoe je daarmee de prestaties van je team kan meten.
1. Definieer de succescriteria voor het evenemententeam
Voordat je je team kunt evalueren – of je evenement als geheel – moet je je succescriteria definiëren. Anders heb je niets om je prestaties mee te meten.
Je succescriteria kunnen zijn:
- Verkochte kaartjes
- Verworven fondsen
- Betrokkenheid op social media
- Feedback van evenementenonderzoek
- Team evaluatieformulieren
Welke criteria je ook kiest, zorg ervoor dat je deze gebruikt om een duidelijke basislijn vast te stellen. Op die manier weten zowel jij als je team wat er wordt verwacht
Tip: Lees onze gids over hoe je evenementen kan evalueren om je te helpen bij het bepalen van je criteria.
2. Gebruik KPI’s voor je evenemententeam
Als je een groot evenement organiseert met verhoudingsgewijs veel personeel, dan kun je om je teamleden te evalueren overwegen om KPI’s (Kritieke prestatie-indicatoren) te gebruiken.
KPI’s voor teamleden kunnen je helpen om…
- Uit te vinden wie de meeste (of minste) hoeveelheid werk doet
- Te begrijpen welke taken leden uitdagend vinden
- Transparantie over het evenemententeam te maken
- Ieders algehele productiviteit te verhogen
Sommige managers beschouwen de statistieken over teamleden een verspilling van tijd, terwijl anderen erbij zweren. Het hangt af van je aanpak voor het aansturen van je evenemententeam.
Hier zijn enkele van de statistieken die je kunt gebruiken om je evenemententeam te evalueren:
- Aanwezigheid (laatkomers, vroege vertrekkers en ziekte dagen)
- Behulpzaamheid (welke leden door anderen als het nuttigst worden gezien)
- Efficiëntie (hoe snel ze met hun taken zijn)
- Initiatief (hoe vaak nemen leden het voortouw en dragen ze met ideeën bij)
- Kwaliteit (hoe goed voeren leden hun taken uit)
Wanneer je de prestaties van elk teamlid evalueert, dan moet je opletten of je positieve of negatieve uitschieters ziet.
Positieve uitschieters geven aan dat het teamlid iets buitengewoons doet waar de rest van het team ook voordeel uit zou kunnen halen.
Omgekeerd geven negatieve uitschieters aan dat een individueel teamlid moeite heeft. Dat verlaagt op zijn best de productiviteit voor dat lid en maakt het hele team in het slechtste geval minder effectief.
Tip:Gebruik deze hulpbron om de KPI’s van je evenemententeam te bepalen.
3. Noteer tijdens het evenement waarnemingen
Je moet tijdens het evenement observeren wat er gebeurt. Het zal ongetwijfeld een drukke dag worden, dus het kan nuttig zijn om wat je observeert op te schrijven.
Zodra het stof is gaan liggen, kunt je de notities bekijken. Ze vormen een uitstekende kwalitatieve aanvulling op de cijfers die je gebruikt om het succes van het evenement te meten.
4. Vraag feedback van de gasten van die dag
Je kunt je evaluatiegegevens ook aanvullen met feedback van die dag. Het kan geen kwaad om je gasten te vragen of ze het gevoel hadden dat ze door je team goed behandeld zijn.
Sterker nog, je kunt gasten aanmoedigen om het evenement online een review te geven en uitzonderlijke teamleden bij naam te noemen.
5. Vraag het gasten door enquêtes na het evenement
Een enquête na het evenement is een uitstekende tool om toekomstige evenementen te verbeteren. Je kunt het gebruiken om te meten wat de gasten van de locatie, het entertainment, het eten en je team dachten.
Je kunt in je enquête na het evenement open en meerkeuzevragen over de prestaties van je team opnemen.
Tip:Lees onze gids over de tools voor gratis enquêtes die je kunt gebruiken om feedback te verzamelen.
6. Meet online gegevens
Als je team je helpt met e-mailcampagnes en promotie op social media, dan kun je ook het succes van die initiatieven gebruiken om de prestaties van het team te meten.
Als een teamlid bijvoorbeeld de taak heeft om te reageren op volgers op social media, dan kun je het aantal reacties dat ze aan potentiële gasten hebben geschreven, bijhouden.
Tip:Lees op welke cijfers je moet letten bij het meten van het succes van je online promotie.
7. Houdt na het evenement een nabespreking met je team
Het is een goede gewoonte om na het evenement een nabespreking met je team te houden. Het geeft je de gelegenheid om de doelen van het evenement opnieuw te bekijken en te kijken of je ze hebt bereikt.
Het stelt je ook in staat om kritieke uitdagingen als een groep aan te pakken. Gebruik de nabespreking om te brainstormen over mogelijke oplossingen voor de moeilijkheden die je voor en tijdens het evenement hebt ondervonden.
Tip:Lees hier meer over hoe je na het evenement met je evenemententeam kunt nabespreken.
8. Spreek elk lid afzonderlijk aan
Niet iedereen voelt zich op zijn gemak om voor een groep te spreken, vooral als het om persoonlijke problemen gaat of kritiek op andere teamleden.
Als je een kleiner evenement organiseert, dan kun je overwegen om met elk teamlid afzonderlijk een nabespreking te houden. Het geeft je veel meer inzicht in hoe ze het evenement hebben ervaren.
Tip:Gebruik voor inspiratie deze voorbeeldvragen om tijdens een functioneringsgesprek te vragen.
9. Beoordeel je mate van betrokkenheid
Als organisator van het evenement en teammanager is het cruciaal dat je je eigen prestaties evalueert. Jij bent de kapitein van het schip. Zonder jou zal het zinken.
Er zijn veel manieren om als manager tekort te schieten, zelfs als je de beste bedoelingen hebt.
Een van hen is om zo betrokken te raken bij gedetailleerde taken dat je het grote geheel uit het oog verliest. Omgekeerd kun je ook zo veel afstand van je team nemen dat je ontoegankelijk voor ze wordt.
Neem de tijd om na te denken over je eigen betrokkenheid bij het team. En wees niet bang om je team te vragen om je feedback te geven over je prestaties als de evenementenmanager.
Tip:Lees meer over hoe je jezelf als een leider kunt evalueren.
10. Houd rekening met externe factoren
Wanneer je je evenemententeam beoordeelt, dan moet je ook rekening houden met alle dingen die buiten de controle van je team vallen.
Je kunt meten hoe goed je team je evenement online promoot, maar je kunt niet voorspellen wat de impact is van concurrerende evenementen die tegelijkertijd worden gepromoot.
Op dezelfde manier kun je meten hoe goed je team de gasten op een openluchtevenement bedient, maar je kunt niet voorspellen welke plotselinge weersveranderingen hun werk beïnvloeden.
11. Analyseer alles
Nadat je alle getallen hebt bekeken, het team hebt geïnformeerd en feedback van de deelnemers hebt verzameld, is het tijd om alles samen te voegen.
Inmiddels zou je de volgende manieren moeten hebben om de prestaties van je team te evalueren:
- Succescriteria voor het evenement
- KPI’s van evenemententeams
- Persoonlijke observaties tijdens het evenement
- Feedback van de aanwezigen op de locatie
- Resultaten van de enquête na het evenement
- Onlinegegevens
- Suggesties van de nabespreking met het team
- Input van interviews met individuele teamleden
- Feedback over je rol als evenementenmanager
- Alle externe factoren die buiten je macht zijn
Het is aan jou om bij het evalueren van de prestaties van je team te kiezen voor kwalitatieve of kwantitatieve gegevens. Als je twijfelt, gebruik dan een combinatie van beide om een gedetailleerder beeld te krijgen.
Plan het volgende evenement
Nu je de prestaties van je evenemententeam hebt geëvalueerd, is het tijd om het volgende evenement te plannen. Hopelijk heb je veel waardevolle nieuwe inzichten die je kunnen helpen om te verbeteren.
Veel succes en voel je vrij om in de reacties hieronder suggesties met ons te delen.