evenement evaluatie

by Monique Law on mei 6, 2019 Geef een reactie

Hoe Maak Je Een Feedbackformulier Voor Evenementen (+Sjabloon)

Het is goed om feedback over je evenement te krijgen als je met gasten praat. Maar weet je achteraf nog wat ze allemaal gezegd hebben? Zijn mensen in je gezicht echt helemaal eerlijk?

Een feedbackformulier voor je evenement gebruiken is een veel betere manier om de nodige informatie vast te leggen.

Wat is het doel van een feedbackformulier?

Met een feedbackformulier voor je evenement kun je meningen van je gasten verzamelen over wat er goed en minder goed ging.

De informatie die je krijgt helpt je bij het verbeteren van je planning voor het volgende evenement en zorgen dat je klanten meer tevreden zijn.

Een feedbackformulier kan vragen hebben over:

Locatie
Entertainment
Eten en drinken
Beveiliging
Audio en video
Sfeer
Gemak van tickets aanschaffen
Proces van naar binnen en naar buiten gaan
Toiletten
Faciliteiten
Personeel
Algemene ervaring op het evenement
…enzovoort

Er is geen algemene oplossing voor een evaluatieformulier voor evenementen. Je moet het formulier aanpassen aan je evenement, met relevante vragen.

Tip: Check onze handleiding voor het evalueren van evenementen voor meer context.

Hoe moet het formulier eruit zien?

Er zijn verschillende manieren om de gasten te vragen om de antwoorden op je formulier te beantwoorden.

Mensen staan meestal niet te springen om formulieren in te vullen en opmerkingen te schrijven. Je moet het proces zo makkelijk mogelijk maken. Het is beter om ze veel vakjes aan te laten kruisen dan veel open vragen op het formulier te zetten.

Je kunt kiezen of de gast zijn of haar naam en informatie in moet vullen, of het formulier helemaal anoniem wilt houden. Denk eraan dat gasten om hun informatie vragen een goede manier is om e-mailadressen te verzamelen voor toekomstige marketingcampagnes.

Beoordelingsschaal

Je kunt gebruik maken van een beoordelingsschaal, met vakjes die gasten kunnen aankruisen op basis van de zin of vraag.

Dit is een goede optie als je wilt dat mensen hun mening geven over locatie, entertainment, eten en drinken, beveiliging, enzovoort. Het werkt goed als je vragen stelt als “Hoe tevreden was je over [een aspect van het evenement]?”

Hier is een voorbeeld van feedback voor een evenement, waarbij gasten gevraagd worden om verschillende aspecten te beoordelen op een schaal van 1 tot 5.

Formulier met een schaal van 1 tot 5 — Dit formulier maakt gebruik van een schaalbeoordeling van 1 tot 5.

Je kunt ook gebruik maken van beoordelingen van “slecht” tot “uitstekend,” “onvoldoende” tot “voldoende,” of “ontevreden” tot “tevreden.” Zoals dit evenementenformulier:

Dit feedbackformulier voor je evenement gebruikt een beoordelingsschaal van ontevreden tot heel tevreden — Dit formulier spreekt de gevoelens van de gebruikers meer aan.

Deze stijl is perfect voor een algemene evaluatie. Maar het helpt je niet begrijpen waarom mensen een bepaalde mening hadden.

Open vragen

Als je open vragen stelt, laten mensen opmerkingen achter. Ze kunnen niet antwoorden met een simpele “ja” of “nee” en zijn niet geschikt voor een beoordelingsschaal. Ze beginnen vaak met wat, hoe, waarom, waar, wie, en wanneer.

Voorbeelden van open vragen zijn:

Wat was je favoriete onderdeel van het evenement?
Als je de line-up van het evenement zou kunnen veranderen, hoe zou je het dan veranderen?
Hoe lang was je bij de beveiliging bezig voor je naar binnen mocht?

Als je open vragen gaat stellen, is het een goed idee om een karakterlimiet in te stellen voor het antwoord. Je wilt weten wat mensen vinden, maar je wilt geen heel boek hoeven lezen. Open vragen bieden meer inzicht, maar bedenk wel dat sommige mensen deze helemaal niet zullen beantwoorden.

“Ja” / “nee” vragen

“Ja” of “nee” vragen zijn misschien wel het makkelijkst om te beantwoorden. De persoon kan simpelweg de optie “ja” / “nee” naast de vraag aantikken of omcirkelen. Deze soorten vragen beginnen vaak met bent, was, heeft.

Voorbeelden van “ja” / “nee” vragen:

Heeft u de toiletten kunnen vinden?
Heb je van het entertainment genoten?
Was het eten acceptabel?

evenement feedbackformulier voorbeeld met ja/nee antwoorden — Een voorbeeld van vragen met “ja” / “nee” antwoorden

Een feedbackformulier voor evenementen is snel in te vullen als het alleen “ja” / “nee” antwoorden heeft. Maar je krijgt geen gedetailleerd overzicht van wat je gasten eigenlijk van je evenement vonden.

Tip:Voor een beter idee, kun je kijken naar dit gedetailleerde overzicht van soorten feedback vragen die je kunt stellen.

Opstellen

Natuurlijk kan je formulier meer dan één stijl vragen hebben. Je gebruikt vaak een mix.

Maar hoe je je formulier opstelt heeft invloed op de soorten vragen die je kunt stellen. Als je vraagt “Zou u nog een keer naar één van onze evenementen komen?”, is het niet logisch om dit nog een keer te vragen met een beoordelingsschaal.

Als je gasten vraagt om bepaalde onderdelen van je evenement te beoordelen, moet je zorgen dat het meteen duidelijk is hoe ze dit kunnen doen op het formulier. Als het niet duidelijk of te moeilijk is, zullen mensen het opgeven en hun tijd niet willen verspillen.

Tip: Kijk naar dit artikel met veel geweldige ideeën voor vragen en formats om te gebruiken in je evaluatieformulier.

Welke vragen moet ik verwerken in een evaluatieformulier?

De exacte vragen om te gebruiken hangen af van het soort evenement.

Een paar algemene vragen die je altijd moet gebruiken zijn:

“Hoe tevreden was je over het evenement?”

Je kunt hier een algemene beoordeling van maken of sub-vragen gebruiken voor eten, locatie, entertainment, ticket proces, enzovoort.

“Hoe waarschijnlijk is het dat je naar nog één van onze evenementen komt?”

Hier kun je aan zien hoeveel mensen er interesse hebben in je volgende evenement. Zo kun je zien dat ze blij waren met het evenement waar ze zijn geweest.

“Hoe waarschijnlijk is het dat je onze evenement zou aanraden aan vrienden en familie?”

Nogmaals, dit geeft een goede indicatie van of het evenement goed is verlopen of niet.

“Wat vond je het leukst aan het evenement?”

Deze antwoorden zijn vaak leuk voor een organisator om te lezen. Je kunt je heel fijn voelen over alles wat goed is gegaan.

“Wat vond je niet leuk aan het evenement?”

Dit is moeilijker om te lezen, maar het helpt bij het verbeteren van toekomstige evenementen. Alles lijkt vloeiend te verlopen, maar het is goed om te weten waar de mensen niet blij mee waren.

“Heeft u suggesties, zodat we het de volgende keer beter kunnen doen?”

Veel antwoorden op de bovenstaande vraag lijken op elkaar. Op deze manier kom je erachter dat niet alles was zoals de gasten verwacht hadden.

Denk eraan dat je vragen in een format moeten staan die bij de beoordeling past. Houd wel genoeg ruimte over voor open vragen.

Tip:Hier zie je vragen die je misschien moet verwerken op je feedbackformulier.

Hoe kan ik beginnen?

Niemand verwacht van je dat je zelf uit het niets een formulier maakt.

Er zijn online genoeg tools om je te helpen.

Hier zijn een paar waar je naar moet kijken.

1. Word en Excel sjablonen

Maak je eigen feedbackformulier voor je evenement met een Word sjabloon — Pas je formulier aan in een Word sjabloon

Word en Excel sjablonen hebben feedbackformulieren die je kunt aanpassen. Ze zijn goed voor mensen die met Word kunnen werken. Je kunt deze naar je gasten e-mailen en vragen of ze ze terug willen sturen.

2. Google Forms

Gebruik Google Forms — Een paar manieren om Google Forms te gebruiken.

Met Google Forms kun je allerlei evaluatieformulieren ontwerpen. Het is niet alleen gratis, maar ook makkelijk en intuïtief.

3. Survey Monkey

Als je een kleiner evenement hebt, met maximaal 100 gasten en als je maar 10 vragen wilt stellen, heeft Survey Monkey een gratis versie. Je kunt ook de betaalde versie nemen en alle vragen stellen die je wilt.

Tip:Voor meer opties, kun je kijken naar onze handleiding voor gratis evenement survey tools.

Hoe zorg ik dat meer mensen het feedbackformulier invullen?

Je kunt een paar dingen doen om te zorgen dat meer mensen het formulier invullen.

1. Krijg feedback direct tijdens het evenement

Het is goed om zo snel mogelijk feedback over je evenement te krijgen. Sommige evenementenplanners hebben hun formulieren klaar aan het einde van het evenement, zodat gasten deze kunnen invullen voor ze gaan.

Je kunt kopieën meenemen van je formulieren die je hebt aangepast in Word en Excel sjablonen. Zorg dat je genoeg pennen en een tafel hebt, zodat mensen de formulieren kunnen invullen.

2. Stimuleer je gasten voor meer respons

Mensen doen eerder iets voor je als ze er iets voor terug krijgen. As je gebruik maakt van stimulansen voor je feedbackformulier krijig je meer respons. Maar je moet een stimulans bedenken waar je gasten waarde aan zullen hechten. Een paar ideeën zijn:

Verlaagde ticketprijzen voor toekomstige evenementen
Korting op merchandise
Items met merken

Tip: Voor een dieper inzicht, kijk naar deze gedetailleerde gids over stimulansen voor surveys.

Klaar om je feedbackformulier te maken?

Als je het doorkrijgt, is het maken en versturen van een feedbackformulier heel makkelijk.

Gebruik de gratis online tools om te beginnen, en vraag je collega’s om input over wat voor vragen je precies moet stellen.

by Frederik Nielsen on maart 13, 2019 Geef een reactie

Richtlijnen voor het Evalueren van Evenementen: 10 Stappen Om Je Succes te Peilen

Waarom heb je een handleiding nodig voor het evalueren van evenementen?

Het is belangrijk om het succes van je evenement te evalueren als je van plan bent om in de toekomst nog meer evenementen te organiseren.

Door een goede evaluatie van je evenement ga je begrijpen:

Wat er werkte en wat niet
Of je aan de verwachtingen van je gasten hebt voldaan
Hoe goed je marketing is aangeslagen
Of je budget en tijdlijn realistisch waren
Waar je de volgende keer extra op moet letten

Met andere woorden, je zult beter worden in het plannen van evenementen als je kritisch kijkt naar je eigen prestatie. Zo krijg je meer zelfvertrouwen en kun je de kunst van het plannen van evenementen perfectioneren.

Stap 1: gebruik SMART-doelstellingen

SMART-doelstellingen is een populaire methode voor het peilen van je succes. Je doelstellingen moeten specifiek, meetbaar, aanwijsbaar, realistisch en tijd-gerelateerd zijn (SMART).

Specifiek

Hoe specifieker je bent, hoe nauwkeuriger je je evenement kun evalueren. Een specifieke doelstelling is ook makkelijker over te dragen aan je team.

Meetbaar

Het is heel handig als je je succes kunt kwantificeren en er een nummer op kunt plakken. Dat nummer kan refereren aan ticketverkoop, ingezameld geld, of social media engagement.

Aanwijsbaar

Je moet een persoon of team aanwijzen voor iedere doelstelling. Zo weet je precies wie er eindverantwoordelijk is voor het behalen van ieder specifiek doel.

Realistisch

Misschien nog wel het belangrijkste is dat je doelen realistisch moeten zijn. Als je geen realistische doelstellingen hebt, zal je evenement als geheel alleen maar falen.

Tijd-gerelateerd

Tot slot moet je een tijdsperiode specificeren waarbinnen jouw doelstellingen gehaald moeten worden. Dit kan maanden, weken, of dagen zijn, afhankelijk van de omvang van je evenement.

Stap 2: Vergelijk jouw evenement met die van je concurrenten

Je hebt nu SMART doelstellingen, dus je kunt gaan kijken naar concurrerende evenementen. Hun resultaten geven je een indicatie van hoe je het naar verhouding hebt gedaan.

Het is belangrijk om naar evenementen te kijken die zoveel mogelijk op dat van jou lijken. Je moet geen appels met peren vergelijken. Als jouw evenement een klein lokaal muziekfestival is, moet je het niet vergelijken met Glastonbury.

Stap 3: Observeer tijdens het evenement

Eén van je belangrijkste taken tijdens het evenement is kijken en luisteren. Observeer of de dingen goed gaan. Hebben je gasten het naar hun zin? Heeft je team het zwaar?

Gebruik je telefoon of een notitieblok om tijdens de dag zelf observaties op te schrijven. Zo kun je je beter herinneren wat er gebeurd is.

Als er die dag één slecht ding gebeurd is, kun je alle positieve dingen vergeten…of vice versa.

Stap 4: Vraag gasten ter plaatse om feedback

Wees niet bang om je gasten te vragen wat ze van het evenement vinden. Je kunt het ze direct vragen en hun feedback opschrijven.

Maar een leukere manier om feedback te krijgen op de dag zelf is zorgen dat het onderdeel van het evenement is. Je kunt, bijvoorbeeld, je gasten een gratis tasje bieden als ze feedback geven via de app van je evenement.

Handleiding voor het evalueren van evenementen: Wees niet bang om je gasten direct om feedback te vragen. — Wees niet bang om je gasten direct om feedback te vragen.

Je kunt het ook interactief maken door twee prullenbakken bij de uitgang te zetten. Vraag je gasten om hun afval in de ene bak te gooien als ze het evenement leuk vonden, en in de andere als ze het niet leuk vonden.

Stap 5: Stuur feedback enquêtes na het evenement

Het is belangrijk om zoveel mogelijk feedback data te verzamelen. Daarom raden wij je aan om niet alleen feedback te verzamelen tijdens de dag zelf, maar ook na afloop.

Er zijn een aantal online enquête tools (zoals Survey Monkey) die je voor dit doel kunt gebruiken. Deze maken het snel en makkelijk om een feedback formulier te maken.

Je kunt ook een eigen feedbackformulier maken en het naar je gasten sturen. Bedank ze voor het komen en leg uit waarom hun feedback belangrijk is.

Vraag je gasten dan om ieder onderdeel van je evenement te beoordelen tussen 1–5 of 1–10:

Het evenement als geheel
Locatie en faciliteiten
Eten en drinken
Sprekers en artiesten
Hoe waarschijnlijk het is dat ze het evenement zouden aanraden

Je moet ook zorgen dat de gasten ergens extra opmerkingen kunnen achterlaten.

Tip: Voor voorbeelden van feedback vragen voor je evenement, kijk naar deze handleiding.

Stap 6: Verzamel artikelen en stukken in de media

Als je goed contact hebt gemaakt met de media, kun je verwachten dat je genoemd wordt in de pers.

Een goede manier om vermeldingen in de media bij te houden is een Google Alert instellen met de naam van je evenement.

Je moet ook vermeldingen op social media bijhouden, want dit zullen er waarschijnlijk meer zijn.

Stap 7: Kijk naar social media engagement

Ieder social media platform inzagetool waarmee je belangrijke data kunt zien.

Je kunt deze tools gebruiken voor de berekening van je:

Likes
Reacties
Gedeeld
Vermeldingen
Volgers

Maar het is waarschijnlijk dat je op verschillende platforms actief bent. Gelukkig kun je een social media beheertool zoals Hootsuite gebruiken om alle data te verzamelen.

Handleiding voor het evalueren van evenementen: Kijk naar de nummers van je social media. — Kijk naar de nummers van je social media.

De nummers zijn natuurlijk maar een gedeelte van het verhaal.

Je bent misschien ook geïnteresseerd in specifieke dingen die mensen over je evenement zeggen op social media. Hiervoor moet je een tools als Spezifygebruiken.

Stap 8: Houd bij hoeveel mensen er gekomen zijn

Vermeldingen op social media zijn leuk, maar echte bezoekers bij de evenement zijn leuker. Je moet een systeem voor ticketverkoop hebben waarmee je kunt bijhouden hoeveel bezoekers er komen.

Een goed platform voor ticketverkoop geeft ook aan:

Hoe je gasten je evenement ontdekt hebben
De betaalmethodes waar je gasten de voorkeur aan geven
Hoe en wanneer ze zijn ingecheckt

Het kan je ook vertellen hoeveel mensen zich geregistreerd hebben maar niet gekomen zijn. Zo kun je de mensen die niet gekomen zijn afzonderlijk benaderen.

Step 9: Kijk naar je evenementenbudget

Het gaat allemaal om geld. Meestal dan.

Je hebt voor het evenement al een budget bepaald. Nu is het tijd om te zien of je je eraan kunt houden (en of je winst hebt gemaakt).

Tel alle kosten op die je hebt gemaakt voor de locatie, het materiaal, de catering, enzovoort. Bereken dan hoeveel geld je hebt verdiend met ticketverkoop.

Haal de kosten van de inkomsten af…en je bent er!

Je moet ook notitie maken van speciale deals die je hebt gesloten met leveranciers. Als je dat niet gedaan hebt, moet je kijken of je een deal kunt maken voor het volgende evenement.

Stap 10: Houd een debriefing met het team van je evenement

Je gasten en evenementensponsoren zijn niet de enigen die je om hun mening moet vragen. Luister ook naar het team van je evenement.

Het is altijd een goed idee om na het evenement een debriefing te houden. Vraag iedereen wat zij vonden dat er goed ging en wat er volgende keer beter kan.

Handleiding voor het evalueren van evenement: Vraag je team ook om feedback. — Vraag je team ook om feedback.

Je moet sprekers of artiesten die naar je evenement zijn gekomen ook om feedback vragen. Misschien geven zijn goede citaten voor op social media.

Om het even samen te vatten

Nu weet je waarom je een handleiding voor het evalueren van evenementen nodig hebt. Er is veel om over na te denken!

Dus in het kort, dit is wat je moet doen:

Gebruik SMART-doelstellingen
Vergelijk jouw evenement met dat van relevante concurrenten
Observeer tijdens het evenement
Vraag je gasten op de dag zelf om feedback
Zorg voor follow-up met een feedback enquête
Kijk naar vermeldingen op social media
Analyseer social media data
Bereken hoeveel mensen er zijn gekomen
Doe de berekeningen met je evenementenbudget
Vraag je team om feedback

Vink alle vakjes aan, en je krijgt een gedetailleerde analyse van hoe je evenement gegaan is.

Veel succes met de evaluatie van je evenement!