Hoe de Vrijwilligers van je Evenement te Trainen en aan te Sturen: 10 Belangrijke Stappen

Als je dit leest, dan heb je met succes enkele vrijwilligers voor je evenement gerekruteerd!

Nu is het tijd om te leren hoe je de vrijwilligers van je evenement kunt trainen en aansturen.

Deze gids behandelt…

• Werk je vrijwilligers in en train ze
• Communiceer duidelijk en efficiënt
• Maak onderverdelingen en benoem teamleiders
• Blijf aan de goede kant van de wet
• Maak back-up plannen voor noodsituaties

Ben je er klaar voor om de rol van manager van vrijwilligers van een evenement op je te nemen?

1. Werk de vrijwilligers voor je evenement in

Of het je nu gelukt is om ervaren vrijwilligers of beginners te werven, je moet ze allemaal op de juiste manier inwerken.

Een deel van het inwerkproces is om…

• Ze te bedanken voor het vrijwilligerswerk
• Wat achtergrondinformatie over jezelf (en je organisatie) te geven
• Geef een overzicht van de specifieke doelen van het evenement
• Leg uit hoe hun rol zich verhoudt tot de evenement doelen
• Beschrijf de communicatieprocedures
• Leg je verwachtingen uit

Een goed inwerkproces zal vrijwilligers enthousiast maken om aan je evenement te werken. Maak een goede indruk op ze en ze zullen in ruil daarvoor proberen om indruk op jou te maken.

Tip: Lees meer over de beste methoden voor het inwerken van vrijwilligers.

2. Maak een programma voor evenement oriëntatie

Nadat je de vrijwilligers hebt verwelkomd, moet je een evenement oriëntatieprogramma maken dat hen op het komende evenement voorbereidt.

Dingen om op te nemen in je programma voor evenement oriëntatie:

• Gedragscode
• Wat te verwachten op de dag van het evenement
• Welke outfits te dragen
• Waar kom je als team samen
• Hoe laat je bij de manager te melden
• Hoe werktijden te volgen
• Met wie er contact opgenomen moet worden als er een probleem is
• Hoe je onkostenvergoeding krijgt

Je kunt dit programma persoonlijk uitvoeren of als je met een groot aantal van hen te maken hebt, laat de vrijwilligers dit dan online doornemen.

Tip:Lees meer over het maken van een geweldig vrijwilligersoriëntatieprogramma.

3. Hoe je de vrijwilligers van je evenement traint

Als het gaat om het aansturen van vrijwilligers dan is het trainen van hen behoorlijk belangrijk. Hun prestaties zijn erg afhankelijk van de kwaliteit van de training die je ze hebt gegeven.

Houd een vergadering (persoonlijk of online) waar je alle essentiële details doorloopt. Moedig je vrijwilligers aan om zoveel mogelijk vragen te stellen om eventuele verwarring uit de weg te ruimen.

Een ander belangrijk punt is om ervoor te zorgen dat je vrijwilligers elkaar leren kennen. Het zorgt ervoor dat ze op de dag van het evenement efficiënter samenwerken

Een uitgebreide trainingssessie voor vrijwilligers omvat:

• Het schema voor het evenement
• Toegewezen taken (en hun deadlines)
• Hoe ze de tools gebruiken die je ze geeft
• Noodplannen in geval er iets misgaat
• Hoe te communiceren met bezoekers, verkopers, artiesten en sponsors
• Wat de toegang tot de locatie is (inclusief parkeren)
• Waar eten te halen voor de lunch
• Wanneer pauzes te nemen (en hoe vaak)

Tip:Leer hoe je devrijwilligers van een evenement op de juiste manier traint.

4. Hoe je de vrijwilligers van je evenement inzet

Tijdens de screening-, interview-, inwerk- of opleidingsfasen, had je moeten uitzoeken welke vrijwilligers bij het uitvoeren van specifieke taken goed zouden kunnen presteren.

Een aantal van je vrijwilligers kunnen introvert en zorgvuldig zijn. Anderen zijn misschien heel extravert, maar ongeorganiseerd. Concentreer je op de sterke punten van elke vrijwilliger, zodat zij hun toegewezen taken goed uit zullen voeren.

Als je twijfelt over waar je bepaalde vrijwilligers moet inzetten, geef ze dan een kleine taak om mee te beginnen. Vervolgens kun je bekijken hoe goed ze hebben gefunctioneerd en of ze al dan niet moeten doorgaan.

5. Benoem de vrijwilligersmanager(s) van het evenement

Of je nu met een klein team van tien vrijwilligers of honderden werkt, je moet een teamleider of manager aanstellen.

Je zult waarschijnlijk veel op je bord hebben op de dag van het evenement, dus het is een goed idee om de vrijwilligers een ander contactpunt te bieden voor het geval je het te druk hebt om ze te helpen.

Als je de vrijwilligers van je evenement in groepen hebt onderverdeeld (zoals marketing, service, schoonmaak enzovoort), dan kun je voor elke afdeling een teamleider aanwijzen.

Tip: Maak voor de teamleider een aparte taakomschrijving. Bekijk dit voorbeeld van een muziekfestival om een idee te krijgen van hoe dat eruit zou moeten zien.

6. Maak een rapportagesysteem

Als je een groot evenement organiseert, zoals een conferentie of een festival, dan moet je overwegen om een rapportagesysteem te maken om je te helpen om je vrijwilligers aan te sturen.

Een solide rapportagesysteem kan je helpen bij het organiseren van je vrijwilligersrooster, aanwezigheidslijsten, actielijsten en andere statistieken die je gebruikt om je vrijwilligers na het evenement te evalueren.

Tip:Deze gratis management tools voor vrijwilligers van evenementen kunnen je helpen bij het maken van een rapportagesysteem.

7. Communiceer efficiënt

Communicatie is in alle teams de sleutel. Maak er een punt van om op een duidelijke en frequente manier met de vrijwilligers van je evenement te communiceren.

Het zorgt ervoor dat je vrijwilligers op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van het evenement. Wanneer je contact met je team houdt, dan merk je het ook snel als iemand niet meer reageert.

Gebruik enkele van deze gratis hulpmiddelen om effectief met je vrijwilligersteam te communiceren:

• Facebook Messenger (voor kleinere teams)
• Facebook groepen (voor grotere teams)
• WhatsApp groep chats
• Slack
• E-maillijsten
• Skype groep chats
• GoToMeeting

Als je een groot team met onderverdelingen beheert, dan moet je ze aanmoedigen om hun eigen privégroepen te maken. Op die manier wordt het hoofdkanaal niet met opmerkingen overspoeld.

8. Onderzoek juridische zaken

Als je een team van vrijwilligers bij een evenement aanstuurt dan zijn er een aantal juridische zaken die je moet lezen.

Hoewel vrijwilligers onbetaald zijn, zijn er nog steeds wetten met betrekking tot hun rechten, veiligheid, training, verzekering, uitgaven en supervisie.

Je moet ervoor zorgen dat je weet hoeveel uur ze mogen werken, hoeveel pauzes ze moeten krijgen, enzovoort.

Tip:de Nationale Raad voor Vrijwillige Organisaties (NCVO) vertelt je alles wat je moet weten.

9. Zorg voor back-up plannen

Je kunt niet alles voorspellen, maar het is handig om een aantal back-up plannen te hebben voor potentiële problemen waarvan je je al bewust bent.

Je kunt bijvoorbeeld meemaken dat een vrijwilliger zich aanmeldt maar niet verschijnt. Er is op elk punt van het proces een risico van uitvallers.

Neem daarom voorzorgsmaatregelen, zoals duidelijke instructies voor wanneer en waar te verschijnen en werf extra vrijwilligers in het geval van no-shows.

10. Bedank de vrijwilligers van je evenement

Zodra het evenement voorbij en klaar is, moet je ervoor zorgen dat je je vrijwilligers bedankt voor de hulp. Communiceer het verschil dat ze hebben gemaakt met het succes van het evenement.

Het is ook een gelegenheid voor jou om je vrijwilligersteam om feedback te vragen over hun ervaringen met het evenement.

Een uitstekende manier om dat te doen, is om na het evenement een enquête naar je vrijwilligers te sturen. Het zal vooral praktisch zijn als je met een groot team te maken hebt.

Tip:Je kunt een kant-en-klaar vrijwilligersonderzoek gebruiken (of je eigen enquête maken) met SurveyMonkey.

Follow-up met vrijwilligers na het evenement

Je moet de connectie met de vrijwilligers van je evenement niet verliezen, zelfs niet nadat je hen bedankt hebt en hun feedback hebt ontvangen.

Je hebt ze misschien voor toekomstige evenementen nodig. Het is nu een goed moment om verder te gaan met de relatie die je al bent begonnen met het eerste evenement.

Wie weet, zou je ze uiteindelijk kunnen aanwerven als betaald personeel voor je organisatie.

Veel succes!