Het doek valt! Je hebt het gered! De show is voorbij, en je bent uitgeput. Het is eindelijk tijd om uit te rusten.
Of toch niet?
Je hebt ons blog gelezen over hoe je een show plant, hoe je het promoot, en wat je moet doen op de dag zelf. Er kan toch niet nog meer zijn?
Maar er is wel meer. En het is belangrijk.
Tijd om erachter te komen hoe je zorgt voor goede follow-up na een show.
1. Bedank iedereen
Als de show voorbij is, moet je allereerst iedereen bedanken die ermee te maken heeft. Er zou geen show zijn zonder de gasten en het evenemententeam, dus zorg dat ze zich gewaardeerd voelen.
De gasten.
Hopelijk was er een groot publiek bij je show. Zo groot dat het een jaar zou duren om iedereen persoonlijk te bedanken.
Er zijn een paar manieren om de bezoekers van je show te bedanken. Je kunt ze een bedankje e-mailen of een bericht plaatsen op social media.
Het beste is om het allebei te doen. Schrijf een algemeen bericht op je social media profielen, en stuur dan een e-mail met wat meer informatie.
Zet links naar foto’s en video’s van de avond in je e-mail, en een enquête over je evenement (verderop meer hierover).
Zo bedank je de mensen niet alleen, maar herinner je hen er ook aan hoe geweldig het was. En je verzamelt waardevolle feedback.
De sprekers en artiesten
Je moet ook de mensen bedanken waar de gasten voor zijn gekomen. Zonder hen was de locatie leeg geweest en hadden de mensen in stilte een paar uur naar elkaar gestaard.
Er zullen niet zoveel artiesten zijn als bezoekers, dus je kunt hen een persoonlijk bedankje sturen.
Moedig ze aan om een aantal hoogtepunten van de show op hun social media profielen te delen. Dit is goede marketing voor jou als evenementenplanner en voor hen als artiesten.
De locatie en de leveranciers
Het management van de locatie, het personeel en de leveranciers hebben ook een grote rol gespeeld in het succes van de show.
Stuur hen ook een persoonlijk bericht om te laten weten hoe goed ze het hebben gedaan. Ze zullen het waarderen, en het kan het begin zijn van een lange-termijn relatie.
De sponsoren en donoren
Als je zakelijke sponsoren hebt weten aan te trekken, moet je hen zeker ook bedanken. Dit geldt ook voor donoren, als de show voor een goed doel was.
Sponsoren en donoren kunnen geïnteresseerd zijn in data die je hebt verzameld. Deel vooral hoeveel bezoekers er zijn geweest, en eventuele social media inzichten over de show.
Je evenemententeam
Tot slot, maar zeker niet het minst belangrijk: je moet je evenemententeam bedanken. Het plannen van een evenement is hectisch, en je hebt een goed team nodig om het allemaal voor elkaar te krijgen.
Als je budget het toestaat, kun je hen uitnodigen voor een hapje en een drankje? Laat je waardering blijken, en vier het succes van je show als team.
Tip: Kijk naar deze sjablonen voor follow-up e-mails om inspiratie te vinden.
2. Vraag om feedback
Je show was vast geweldig, maar niets en niemand is perfect. En dat is goed, want dat betekent dat er ruimte is voor verbetering en het leren van nieuwe dingen.
Vraag alle betrokkenen om feedback. Je kunt dit doen in combinatie met je bedankje.
Je kunt mensen vragen de show te beoordelen op een schaal van één tot vijf, maar dat zegt niet zo veel. Het is beter om specifieke vragen te stellen, die je helpen beter te worden.
Hier zijn een aantal voorbeelden van feedback vragen die je kunt stellen:
- Wat vond je het leukst aan de show?
- Wat vond je het minst leuk aan de show?
- Zou je in de toekomst naar een vergelijkbare show komen?
- Zou je naar de volgende show een vriend meenemen?
Tip: Je kunt een beoordelingssysteem met specifieke feedback vragen combineren. Gebruik een website zoals SurveyMonkey om snel feedback formulieren te genereren.
3. Analyseer data
Je hebt nu feedback van iedereen verzameld, dus het is tijd om de data te bekijken. Je moet ook een aantal andere data sets hebben.
Hier zijn dingen om naar te kijken:
- Ticketverkoop
- Social media engagement
- Feedback van bezoekers
- Media vermeldingen
- Show budget (verderop meer hierover)
Tip: Je kunt onze handleiding over het evalueren van evenementen lezen om een beter idee te krijgen van wat je zoekt.
4. Evalueer het budget van je show
Nu de show voorbij is, is het tijd om naar de boeken te kijken. Je moet je inkomsten en kosten berekenen—en alle betrokkenen betalen.
Hier zijn een aantal dingen die je moet doen om je financiën te regelen:
- Bereken hoeveel je verdient hebt met de ticketverkoop (en eten, drinken en merchandise).
- Betaal de artiesten, management van de locatie, technische team, je evenemententeam en leveranciers.
- Vergelijk de uiteindelijke cijfers met het originele budget van je show.
- Deel de details met doneren of sponsoren die de show hebben gesteund.
Je hebt nu een overzicht van waar het geld naartoe is gegaan, dus je weet wat je de volgende keer moet doen. Misschien heb je te veel uitgegeven aan eten en te weinig aan marketing.
5. Houd een debriefing
Je hebt nu iedereen bedankt , om feedback gevraagd, naar de data gekeken en de boeken gesloten. Het is tijd om de show als geheel te beoordelen met je team.
Organiseer een teamvergadering om iedereen te debriefen. Lees de algemene feedback die je hebt gekregen voor en vraag om extra input.
Het punt van de vergadering is evalueren wat werkte en wat niet. Dan moet je nog aan praktische oplossingen werken om de volgende show te verbeteren.
Het is ook een goed moment om naar de doelstellingen van de show te kijken. Kom erachter of ze wel of niet realistisch waren. Dit geeft je een goede positie voor het plannen van je volgende show.
Tip: Hier zijn een paar uitstekende suggesties voor effectief debriefen van evenementen.
6. Organiseer je marketingmateriaal
Als je ons blog hebt gevolgd, heb je nu veel potentieel marketingmateriaal. Als je bijvoorbeeld een livestream van de show hebt gedaan, zul je meer dan een uur aan materiaal hebben.
Je hebt vast ook veel foto’s van de fotograaf die je hebt ingehuurd. Al dit materiaal is fantastisch voor het promoten van je volgende show.
Gebruik het ruwe materiaal om hoogtepunten van je show samen te stellen. Maak losse korte video’s, memes, GIF’s, bloopers, en alle andere dingen die je op social media kunt zetten.
Het doel is om de hype rond je show gaande te houden en te zorgen dat mensen naar je volgende show willen komen.
Om het samen te vatten
De show is niet voorbij als de lichten uit zijn en de gasten naar huis zijn. Als planner van shows ben je 365 dagen per jaar bezig.
Het punt van follow-up na een show is…
- Waardering tonen
- Feedback verzamelen
- Het opbouwen van lange-termijn relaties
- Creëer hype voor het volgende evenement
Hopelijk word je volgende show noch legendarischer dan deze!