Iedere vergadering kan voordeel putten uit een plan van wat er besproken moet worden. Maar voor grotere zakelijke conferenties is een goede conferentie agenda absoluut noodzakelijk.
In dit artikel hebben we het over…
- Hoe een typische conferentie agenda eruitziet
- Tips voor het maken van een conferentie agenda
- Conferentie agenda sjablonen en andere tools
Wat is de typische structuur van een conferentie agenda?
Er zijn geen strikte regels voor het structureren van een conferentie agenda. Maar je zult in de meeste programma’s overeenkomsten zien.
Zo zien veel conferentie agenda’s eruit voor een gemiddelde dag:
- 08:00–09:00: Registratie open
- 09:00–10:00: Keynote speaker 1
- 10:00–11:00: Verfrissingspauze
- 11:00–12:00: Break-out sessie 1
- 12:00–13:00: Lunchpauze
- 14:00–15:00: Keynote speaker 2
- 15:00–16:00: Break-out sessie 2
- 16:00–17:00: Break-out sessie 3
- 17:00–18:00: Netwerk sessie
- 18:00–20:00: Vrije tijd
- 20:00–00:00: Feest
Tips voor het samenstellen van een conferentie agenda
Het maken van een conferentie agenda is niet altijd simpel. Er zijn verwachtingen om aan te voldoen, sprekers om te rekruteren, en je moet ook nog aan de toegankelijkheid van je locatie denken.
1. Bepaal een thema voor de conferentie
De eerste stap voor het maken van een interessante conferentie agenda het bepalen van een overkoepelend thema voor het evenement. Is er een specifiek onderwerp waar het bij jou op de markt momenteel veel over gaat?
Tip: Vind inspiratie in onze handleiding over hoe je het juiste thema voor je evenement kiest.
2. Doe peilingen voor het evenement
Je agenda moet bezoekers iets waardevols bieden, dus je moet erachter komen wat ze graag willen leren. Doe dit door ze voor het evenement een vragenlijst te sturen.
Hier zijn een paar vragen die je je bezoekers voor het evenement kunt stellen:
- Wat wil je leren van de conferentie?
- Welke sprekers wil je horen?
- Wat voor soort sessie (break-out, netwerken, etc.) is een prioriteit voor jou?
Je moet zorgt voor een succesvolle conferentie door de verwachtingen van je bezoekers op deze manier in te schatten en te peilen.
Tip: Je kunt onze handleiding voor enquête tools voor evenementen gebruiken om de juiste inzichten te verkrijgen.
3. Sprekers rekruteren
Als je een overkoepelend thema hebt en weet welke sprekers je bezoekers willen horen, kun je lijsten gaan maken en contact maken met de relevante opinieleiders.
Goede keynote speakers zullen de bezoekers enthousiast maken voor de dag. Verschillende panelleden voor de break-out sessies dekken alle aspecten van een bepaald onderwerp.
Populaire sprekers kunnen moeilijk zijn om aan boord te krijgen, dus het is belangrijk om met een goed verhaal te komen zodat ze interesse krijgen in je conferentie.
Het is ook een goed idee om jezelf voor de conferentie genoeg tijd te geven om de sprekers te rekruteren. De beste sprekers hebben vaak volle agenda’s.
Tip: Websites zoals Speakers Corner hebben een database met populaire keynote speakers.
4. Zorg voor interactieve sessies
Je bezoekers zullen verwachten toegesproken te worden door kundige sprekers waar ze van kunnen leren. Maar ze willen tijdens de conferentie ook meedoen aan interactieve sessies.
Hier zijn een paar verschillende sessies die je op de agenda kunt zetten:
- Gefaciliteerde vragensessies
- Praten bij het haardvuur
- Product demo’s
- Netwerk sessies
- Polls
- Quizzen
- Rondetafelbijeenkomsten
Door interactieve conferentiesessies voelen je bezoekers zich actieve deelnemers aan het evenement, in plaats van passieve toeschouwers. Zorg dat ze onderdeel zijn van het verhaal.
5. Organiseer sessies op basis van traject
Grote conferenties hebben vaak honderden verschillende sessies waar de bezoekers aan mee kunnen doen. Het is altijd goed om opties te hebben, maar het kan moeilijk zijn om alles te organiseren.
Een conferentie traject heeft een serie van relevante sessies onder een sub-thema. Als je de sessies organiseert met trajecten, is het makkelijker voor de bezoekers om de agenda te navigeren.
Als je bijvoorbeeld een marketingconferentie organiseert, kan Traject A er zo uitzien:
- 1ste sessie: “Hoe krijg je Facebook ads onder de knie”
- 2de sessie: “Influencer marketing 101”
- 3de sessie: “Het belang van LinkedIn in 2019”
Ondertussen kan Traject B er zo uitzien:
- 1ste sessie: “Hoe breid je je mailinglijst uit”
- 2de sessie: “De nieuwste ontwikkelingen in SEO”
- 3de sessie: “Tools voor meer website conversies”
Bezoekers kunnen er nog voor kiezen om over te stappen van het ene traject naar het andere. Maar als je vergelijkbare onderwerpen onder één traject houdt, heeft de conferentie agenda meer samenhang.
Tip: Lees meer over hoe je geweldige break-out sessies voorbereid die de agenda meer waarde geven.
6. Geef de agenda door aan het talent dat naar je conferentie komt
Het is belangrijk dat je alle betrokkenen op de hoogte houdt van de agenda. Sprekers en panelleden willen alles weten over veranderingen en deadlines.
Dit is wat je moet doen om te zorgen dat iedereen weet wat ze moeten verwachten:
- Bespreek verplichtingen en compensatie
- Communiceer deadlines en te leveren producten
- Vraag van tevoren om alle presentatie materialen
- Bevestig speciale technische eisen
- Zorg voor bio teksten en foto’s
- Beoordeel en bevestig concepten van presentaties
Tip: Lees meer over het briefen van je sprekers en gebruik dit voorbeeld ter inspiratie.
7. Verwerk de agenda in je evenementenapp
Papieren agenda’s zijn uit. De kans bestaat dat je al een evenementenapp in gedachten hebt voor je volgende conferentie. Zorg dat je de agenda hierin verwerkt, om het je gasten makkelijker te maken.
Zakelijke mensen hebben tijdens de conferentie ook andere dingen in hun professionele leven. Dus zorg dat de agenda altijd gesynchroniseerd is met hun persoonlijke kalender apps.
Een in-app conferentie agenda is ook een uitgelezen kans om handige feedback te verzamelen. Schakel likes, opmerkingen en reviews in voor ieder traject of iedere sessie, zodat je weet wat werkt en wat niet werkt.
Tip: Controleer deze top evenementenapps die je voor je conferentie kunt gebruiken.
Conferentie agenda tools en sjablonen die je kunt gebruiken
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden bij het maken van je conferentie agenda. Er zijn online genoeg gratis geweldige sjablonen te vinden.
Hier zijn een aantal conferentie agenda sjablonen die je als beginpunt kunt gebruiken:
Er is ook een selectie apps voor het maken van conferentie agenda’s:
Klaar om te gaan plannen?
Je hebt nu alles wat je nodig hebt voor een goede conferentie agenda. Je evenement moet nu zo probleemloos mogelijk verlopen.
Heb je een conferentie agenda gevonden die je echt goed vond? Laat een link achter in de opmerkingen. Delen is goed!