Hoe Plan Je Een Privé-Evenement: 11 Dingen Om Aan te Denken

Je hebt besloten om een privé-evenement te organiseren, maar je weet niet goed hoe je het moet aanpakken. Het is oké, daarom ben je hier.

Lees verder om erachter te komen hoe je…

• Bepaal het doel van het evenement
• Vind de juiste locatie
• Bepaal een realistisch budget
• Zorg voor de juiste hoeveelheid privacy
• Bepaal het menu
• Vind en zorg voor accommodatie voor artiesten of sprekers

Klaar om antwoord te krijgen op je vragen?

1. Wat voor soort evenement is het?

Voor je begint met organiseren moet je jezelf deze vraag stellen. Voor een bedrijfsetentje zijn er andere eisen dan bij een familiedag.

Denk aan de volgende sub-vragen:

• Wie komt er naar het evenement?
• Is het zakelijk of voor ontspanning?
• Komen er artiesten?
• Heb je technische apparatuur nodig?
• Wat voor soort eten wil je?

Organiseren is makkelijker als je het doel hebt bepaald.

2. Waar vindt het evenement plaats?

Als je het doel en het thema hebt bepaald, is het tijd om naar de locatie te kijken. Is je evenement in de stad of op het platteland? Binnen of buiten?

Hier zijn een aantal zaken om aan te denken bij het kiezen van een locatie:

• Past het bij het thema van het evenement?
• Willen de gasten weleens een andere omgeving zien?
• Hoe toegankelijk is het voor de gasten?
• Heb je complete privacy?
• Hoe veel gaat het je kosten?

Tip: DesignMyNight heeft een goede lijst met privé-ruimtes die te huur zijn voor je evenement.

3. Wanneer vind je evenement plaats?

Waarschijnlijk heb je al een datum in gedachten. Maar je wilt natuurlijk ook zeker weten dat je locatie op die datum beschikbaar is, dus zorg voor een goede tijdlijn.

Denk ook aan het seizoen. Als je een Kerst-feest organiseert, moet je de locatie lang van tevoren boeken, zodat je niet teleurgesteld wordt.

Tip:Zorg dat je goed op de hoogte bent van nationale feestdagen en feestelijke seizoenen.

4. Wat is jouw budget?

Er zijn een aantal redenen waarom een budget lastig kan zijn. Ten eerste weet je niet altijd zeker hoeveel mensen er komen—en het is moeilijk om een abstract budget op te stellen.

Maar probeer zo goed mogelijk te schatten, en schrijf op wat er allemaal goed en fout kan gaan. Je moet er ook achter zien te komen wie alles betaalt. Is het een persoonlijke of zakelijke uitgave?

Tip: Lees onze handleiding over het voorbereiden en beheren van je evenementenbudget om te beginnen.

5. Huur van de locatie of minimaal uitgavebedrag?

Bij het kiezen van je locatie en het plannen van een budget moet je je bedenken of je direct de ruimte betaalt of een minimaal uitgavebedrag garandeert.

Huur van de locatie betekent dat je een vast bedrag betaalt voor ruimte, eten en drinken. Een minimaal uitgavebedrag betekent dat de ruimte gratis is, zolang je gasten een bepaald bedrag uitgeven aan eten en drinken.

Bij sommige locaties hoef je minder huur te betalen, maar wel een bedrag voor eten en drinken.

Je moet aan het volgende denken:

• Hoeveel gasten komen er?
• Wat is je budget?
• Kun je een deal sluiten?

Tip:Lees over hoe je onderhandelt over de huur van een locatie om te zorgen dat je een goede deal krijgt.

6. Hoe privé moet het evenement zijn?

Het niveau aan privacy dat je nodig hebt bij je evenement is ook iets waar je aan moet denken. Het hangt af van het doel van je evenement (zie #1) en wie er komt.

Als je een zakelijke vergadering organiseert om gevoelige informatie te bespreken, of als je een beroemde VIP gast hebt uitgenodigd, heb je waarschijnlijk zoveel mogelijk privacy nodig.

Denk aan de volgende punten:

• Is de ruimte afgescheiden van de rest van de locatie?
• Is het geluiddicht, om gevoelige gesprekken af te schermen?
• Heeft de locatie een privé-ingang?
• Zijn er aparte toiletten voor jouw gasten?

Je moet deze vragen met de locatie bespreken om te zorgen dat alles in orde is.

7. Wie zorgt er voor het eten?

Wie er voor het eten van je evenement zorgt, hangt af van jouw afspraken met de locatie. Als je gekozen hebt voor kale huur, moet je een cateringbedrijf regelen.

Catering kan ook duur worden, dus probeer erachter te komen of het voordeliger is als de locatie het eten verzorgt.

Tip: Kijk eens naar een aantal top cateringbedrijven in het Verenigd Koninkrijk voor een voorbeeld.

8. Hoe wordt het eten geserveerd?

Eten en drinken zijn altijd belangrijk op evenementen. De smaak en sfeer zijn belangrijk, maar je moet ook denken aan wat praktisch is.

Heeft je privé-evenement behoefte aan…

• Drinken en canapés?
• Buffetten?
• Drie-gangen maaltijden?

Je keuze is afhankelijk van hoe formeel het evenement moet zijn, en je moet ook letten op of jouw locatie jouw manier van serveren kan faciliteren.

9. Wat moet het menu?

Als je de meest praktische manier van serveren hebt bepaald, moet je denken aan wat er geserveerd wordt.

Tenzij je voor een groot buffet hebt gekozen, moet je denken aan wat je gasten wel en niet lekker vinden. Je moet ook denken aan dieet-eisen.

Dieet-eisen

Sommige gasten hebben misschien dieet-eisen, met verschillende redenen. Het menu moet minstens één optie bevatten die iedereen op het evenement zou kunnen eten.

Hier zijn een aantal dingen om aan te denken bij het bepalen van het menu:

• Halal en Koosjer diëten
• Veganistische en vegetarische diëten
• Voedselallergieën (pinda’s, gluten, etcetera.)

Het is een goed idee om gasten te vragen of ze speciale dieet-eisen hebben als ze aangeven dat ze komen. Maar neem eerst ook contact op met de locatie en het cateringbedrijf.

Feesttaarten

Als je een bruiloft of verjaardag organiseert, heb je misschien een feesttaart nodig. Kijk of de locatie je iets kan bieden. Anders moet je contact opnemen met een onafhankelijke bakkerij.

Drankjes

De meeste locaties verdienen hun geld door de verkoop van drankjes, dus hier kun je rekening mee houden bij het plannen van je evenement. Ga je voor een onbeperkte bar, een speciale rekening, of moeten de gasten hun eigen drankjes betalen?

10. Is er entertainment?

Bij een bruiloft of verjaardag is er entertainment nodig, zoals een live band. Maar voor een zakelijk evenement is er misschien ook een komediant of spreker nodig.

Tip: Kijk naar dit overzicht van entertainmentbureaus om te zien wat er te boeken is voor je privé-evenement.

11. Heb je technisch materiaal nodig?

Als er voor je evenement een entertainer of spreker nodig is, heb je technisch materiaal nodig.

Kijk of de locatie het volgende heeft:

• Microfoons
• Een geluidssysteem
• Verlichting
• Een podium
• IT materiaal
• Een projector

Tip: Als de locatie dit niet heeft, moet je contact opnemen met een AV firma om het materiaal te huren.

Voel je je nu beter voorbereid?

Je hebt nu vast een goed idee van wat ervoor nodig is om een goed privé-evenement te organiseren. Nu hoef je het plan alleen nog maar uit te voeren.

Volg ons blog om erachter te komen hoe je dat doet.