Handleiding voor het Organiseren van een Privé-Evenement (in 9 Stappen)

Je hebt met succes je privé-evenement gepland, en nu is de dag aangebroken. Het wordt waarschijnlijk heel leuk, maar er is nog steeds veel waar je over na moet denken.

Lees verder om erachter te komen hoe je…

• Zorgt voor goede toegankelijkheid en wegwijzers bij de locatie
• De tafels en zitplaatsen organiseert
• De sfeer bepaalt met muziek en verlichting
• Sprekers of entertainers accommodatie kunt bieden
• Al het technische materiaal test
• Het evenement goed van start laat gaan
• Creëer herinneringen en deel deze online

Als het voorbij is, heb je een memorabel evenement voor je gasten gecreëerd.

1. Zorg dat de locatie goed toegankelijk is

Je organiseert een privé-evenement, dus het kan zijn dat jouw deel van de locatie minder goed toegankelijk is.

Daarom is het een goed idee om eerst de toegankelijkheid van de locatie te controleren. Als er gasten met speciale behoeftes zijn, moet je zorgen dat ze de ingang, de toiletten en de ruimte zelf goed kunnen bereiken.

Zelfs als alles toegankelijk is, is het niet altijd makkelijk om in een nieuw gebouw de weg te vinden. Help je gasten door borden te plaatsen.

Hier zijn plaatsen die je met borden aan kunt geven:

• Ingang
• Voornaamste evenementenruimte
• Nooduitgangen
• Toiletten
• Garderobe
• Rookruimte

Natuurlijk moet je de locatie om toestemming vragen voor je borden plaatst.

Tip: Hier vind je wat inspiratie voor borden op evenementen.

2. Organiseer de tafels en zitplaatsen

Misschien heb je verschillende opties voor tafels en zitplaatsen tijdens je evenement. Sommige evenementen, zoals een zakelijke vergadering, hebben behoefte aan een specifieke plaatsing van tafels en stoelen.

Denk altijd aan het format van het evenement en het comfort van de gasten bij het organiseren van de tafels en stoelen. Hieronder bespreken we een aantal dingen waar je aan moet denken.

Layout van de tafels

Tafels zijn er meestal in drie vormen: vierkant, rechthoekig en rond. De laatste vorm is het moeilijkst om mee te werken, maar het ziet er goed uit.

Hier zijn een aantal manieren om de layout van de tafels te bepalen:

• U-vorm opstelling
• Seminar opstelling
• Theater opstelling
• Cabaret opstelling

Vraag altijd aan de locatie of het mogelijk is om te tafels neer te zetten op een manier die bij de format van je evenement past.

Tafel decoraties

Afhankelijk van de gelegenheid, moeten de tafels misschien versierd worden. Het is misschien overbodig voor een zakelijk evenement, maar belangrijk voor een bruiloft of verjaardag.

De meest voorkomende soort tafeldecoratie zijn bloemen. Maar zelfs daarvoor zijn veel opties. Vraag de locatie of ze ronde displays of lange en lage displays bieden.

Tafelplan

Besluit van tevoren of je een tafelplan wilt of niet. Het kan handig zijn om er één te hebben, als je bepaalde mensen met elkaar in contact wilt brengen.

Tafelplannen kunnen een geweldige manier zijn om zakelijke mensen met elkaar in contact te brengen. Het kan ook werken voor een familie-reünie…zolang je mensen die elkaar niet liggen niet wilt dwingen om het bij te leggen.

Zitplaatsen (en decoratie van zitplaatsen)

Het zal altijd een mysterie zijn waarom eettafelstoelen zo oncomfortabel zijn. Misschien is het de unieke visie van de ontwerpers.

Maar je moet er goed over nadenken hoe lang je gasten moeten zitten. Als het een lang evenement is, moet je de locatie misschien vragen of ze comfortabele zitplaatsen hebben.

3. Bepaal de sfeer met muziek en verlichting

Licht en geluid is belangrijk voor de sfeer. Je evenement is privé, dus je wilt de rest van de locatie niet storen door licht en geluid aan te passen.

De vraag is of de locatie de faciliteiten heeft om ze te veranderen. Vraag of de lichten gedimd kunnen worden en of er een manier is om achtergrondmuziek te draaien.

Tip: Spotify heeft geweldige afspeellijsten voor alle gelegenheden.

4. Zorg voor accommodatie voor entertainers of sprekers

Als je artiesten, sprekers, of muzikanten voor je evenement hebt geboekt, moet je goed voor hen zorgen.

Als ze vroeg aankomen, moet je hen eten en drinken aanbieden. Misschien hebben ze ook ruimte nodig om uit te pakken, zich om te kleden, zich voor te bereiden, of om hun materiaal op te slaan.

5. Controleer al het technische materiaal

Als er technisch materiaal nodig is voor je evenement, moet je het testen voor de gasten aankomen. Je wilt niet dat een toespraak onderbroken wordt door een microfoon die het niet doet.

Zorg dat je het volgende test:

• Microfoon
• Geluidssysteem
• Projector
• Spotlights
• IT systemen

Tip: Het is ook handig om een noodplan te hebben in geval van technische moeilijkheden.

6. Zorg voor welkomstdrankjes en canapés

De gasten komen eraan, maar er is nog iets wat je moet voorbereiden. Zorg dat de welkomstdrankjes en canapés klaar staan.

Als je een privé-evenement organiseert voor zakelijke mensen, moet je misschien ook marketingmateriaal voorbereiden. Zorg dat de borden en banners van sponsoren goed zichtbaar zijn.

7. Begroet de gasten

Ze zijn er! Tijd om je als gastheer of gastvrouw van je beste kant te laten zien. Dit is jouw moment.

Je allereerste verantwoordelijkheid als organisator van een privé-evenement is zorgen dat iedereen het naar zijn of haar zin heeft. Dus je moet gasten aan elkaar voorstellen en zorgen dat het gesprek op gang komt.

Als de gasten aankomen, is het ook een goed moment om de agenda voor het evenement te bespreken. Zelfs als het alleen maar een etentje is, kun je de gasten laten weten wat ze moeten verwachten.

8. Maak foto’s en moedig mensen aan om deze te delen

Foto’s, of het is niet gebeurd. Foto’s of video’s van je evenementen zijn geen goed idee. Deze kunnen gasten in ieder geval herinneren aan hoe leuk het was.

Voor jou als organisator kunnen ze nog een doel hebben. Er is geen betere manier van marketing dan foto’s en video’s van een succesvol evenement.

Als het evenement formeel is, is het praktisch om een professionele fotograaf in te huren voor dit werk. Zo kun je je concentreren op je taak als gastheer of gastvrouw, wat vaak meer dan genoeg is.

Tot slot moet je je gasten ook aanmoedigen om zelf foto’s te maken en deze te delen via hun social media profielen. Zo kunnen je gasten reclame voor je maken.

9. Zorg dat iedereen veilig thuis komt

Als het feest voorbij is, is het tijd om dag te zeggen. Zorg dat alle gasten veilig thuis komen, en zo nodig in een taxi naar huis gaan.

Bedank iedereen voor het komen, en vraag vooral om feedback. Dit is heel waardevol voor het organiseren van toekomstige privé-evenementen.

De dag is voorbij!

Je gasten moeten altijd tevreden weggaan…en jij bent waarschijnlijk heel moe.

Geef jezelf een schouderklopje. Nu is er nog maar één stap over.

Lees verder om erachter te komen hoe je follow-up doet van je privé-evenement.