De beste website voor evenementenboeking kiezen: 6 belangrijke aspecten

Wil je boeiende evenementen organiseren? Je bevindt je in het juiste tijdperk!

Het Internet heeft de wereld van evenementenorganisatie veranderd. In één klik kunnen evenementenbezoekers veel leren over aankomende evenementen.

Er is heel wat veranderd sinds nieuwsjongens stonden te schreeuwen op drukke straten. Wij missen de oude dagen niet.

Maar digitaal betekent niet meteen simpeler. Hoe kunnen evenementenorganisatoren de juiste sites selecteren voor hun behoeftes? Niet alle websites voor evenementenboeking zijn gelijk. Iedere website heeft bepaalde functies die speciaal gericht zijn op specifieke evenementenorganisatoren.

Om de juiste website voor evenementenboeking te vinden voor jouw aankomende evenementen, moet je weten waar je op moet letten. We behandelen hier 6 belangrijke aspecten van websites van evenementenboeking, om je te helpen bij het vinden van de meest geschikte optie.

1. Ticketverkoop functies

Je moet allereerst denken aan de mensen die jouw tickets gaan kopen. Welke functies heeft de websites hen te bieden? Hoe makkelijk is het om evenementen te vinden en je aan te melden? Denk na over de volgende dingen.

Site doelgroep

Wie is jouw doelgroep? Als je nu bijvoorbeeld muzikale evenementen organiseert, zoals concerten. In dat geval heb je een website voor evenementenboeking nodig die vooral met muziek te maken heeft.

Of misschien ga je diverse evenementen organiseren. In dat geval is een gespecialiseerde website voor evenementenboeking waarschijnlijk niet de beste optie. Ga op zoek naar iets algemeners.

Evenement aanbevelingen

Sommige sites bevelen evenementen aan voor de meer avontuurlijke evenementenbezoekers. (“De site zei dat het een goed idee is, dus daar gaan we…“) Gebruikers die graag nieuwe dingen problemen proberen zullen hier blij van worden. Of misschien zijn er mensen die niet precies weten wat ze willen.

Organiseer je een evenement voor een populaire band? Je moet dan zorgen dat je concert op de voorpagina komt te staan. Sites zoals Billetto gebruiken geavanceerde AI om specifieke evenementen te promoten bij hun bezoekers. Deze aanbevelingen zijn afgestemd op de individuele interesses van verschillende gebruikers van de site.

Een website voor evenementenboeking moet zorgen voor een match tussen klanten en evenementen. Zo krijg je klanten die terugkomen. Het is een win-win-win voor mensen die tickets kopen, evenementenorganisatoren en de boekingswebsites zelf.

De zoekfunctie

Websites voor evenementenboeking moeten eenvoudig te gebruiken zijn. Daarom is een simpele en handige zoekfunctie essentieel. Mensen die tickets kopen moeten makkelijk kunnen vinden wat ze zoeken.

Beter zoeken betekent een betere kans dat relevante klanten je evenement ontdekken. En dat betekent meer kans dat je evenement uitverkocht raakt!

Dus als je een site vindt met een goede zoekfunctie, moet je deze op je lijstje houden.

Social media

Evenementen zijn sociale ervaringen. Je bezoekers zullen hun avonturen meestal graag met anderen willen delen. Eén van de makkelijkste manier waarop kopers van tickets het nieuws kunnen verspreiden is—grote verrassing—social media.

Een website voor evenementenboeking moet een functie hebben voor het delen van nieuwe aankopen. Het is ideaal als evenementenbezoekers informatie over het evenement kunnen delen op hun favoriete social media platform. Dit verbetert niet alleen de gebruikerservaring, het is ook gratis reclame voor je evenement!

Wij houden van gratis reclame. Jij toch ook?

Betaalopties

Een ongelukkige bijwerking van online handel is digitale diefstal. Slimme online evenementenbezoekers zullen voorzichtig zijn in verband met ongewenste derden. Deze stiekeme criminelen kunnen proberen om de informatie van de bankrekening van de klant in handen te krijgen.

Een goede website voor evenementenboeking moet betaalopties aanbieden via betrouwbare externe sites zoals PayPal. Het moet ook grote creditcards accepteren via veilige en versleutelde betaalgateways. Bekende websites voor evenementenboeking met “grote namen” komen misschien weg met het enkel aanbieden van in-site aankopen. Maar wij raden je aan om geen risico te nemen.

Kortingen en deals

Niemand heeft een hekel aan korting. Echt niemand.

Een website voor evenementenboeking moet het makkelijk maken om tickets met korting en promo aanbiedingen te verkopen. Wil je mensen die hun ticket op de eerste dag kopen belonen met een “Vroege Vogel” korting? Wil je een gratis welkomstdrankje aanbieden aan mensen die minstens twee vrienden meenemen? Vind een website waarmee je dat kunt regelen in een paar clicks.

2. Evenement eigenschappen

Een goede website voor evenementenboeking helpt je bij het verkopen van tickets. Een geweldige site kan je helpen met andere stappen van evenementenplanning.

Evenementenplanning tools

Zegt de website voor evenementenboeking na het verkopen van de ticket, “Tot ziens”? Of biedt het tools om te helpen met de planning?

Het kan dat een uitgeklede boekingswebsite bij je past. Maar als je meer nodig hebt, moet je op zoek gaan naar een website met planning tools.

Sites zoals Whova bieden software tools om te helpen bij het genereren van naamkaartjes of het bijhouden van bezoekers.

Tools voor projectmanagement

Tickets verkopen en de winst binnenhalen. Makkelijk, toch? Niet echt.

Een ervaren evenementenorganisator weet dat dit werk een hele onderneming is. Er is veel om rekening mee te houden, dus je hebt een site nodig die je werkdruk verlicht.

Eventbrite is een goede optie voor organisatoren die vaak op pad zijn. Hiermee kunnen ze evenementen managen en bijhouden vanaf een smartphone.

Andere websites—zoals Tame—laten je samenwerken met je team en bijna alle aspecten van een evenement managen.

Social Tables is gericht op ruimtelijke taken: het managen van zitplaatsen, het aanpassen van de layout van de ruimte, enzovoort.

Dag van het evenement tools

Niet alle tickets worden online verkocht. Mensen kopen nog steeds aan de deur. Je kunt websites voor evenementenboeking vinden die tools bieden voor verkoop aan de deur.

Wat dacht je van mensen laten inchecken? Tuurlijk, je kunt een gastenlijst uitprinten en namen doorstrepen met een pen. Maar veel sites bieden apps die je smartphone transformeren in een echte ticketscanner. Als je deze richt op de tickets van gasten, zijn ze direct ingecheckt.

3. Promotie tools

Zelfs van het meest perfect geplande evenement blijft niets over als er niemand komt. Je moet het promoten, en zorgen dat die tickets verkocht worden. Websites voor evenementenboeking kunnen meestal je werkdruk verlichten.

Ondersteunde aandacht

Zoek naar sites die je evenement laten zien aan bezoekers, of die het zelfs promoten. Sommige doen dit door middel van gerichte aanbevelingen (zie #1). Anderen promoten evenementen via hun eigen social media kanalen.

Adverteren

Websites voor evenementenboeking zoals WeGotTickets laten organisatoren betalen voor advertenties. Als je eerst een beetje extra kunt betalen voor advertenties, is de kans groot dat je uiteindelijk meer tickets verkoopt. Een klant moet natuurlijk van het evenement weten voor ze erop kunnen klikken.

Trending lijsten

Sommige sites hebben “trending” lijsten die bezoekers informeren over evenementen waar veel interesse in is. Als je een evenement met een grote naam organiseert, moet je gebruik maken van een website met deze functie.

Maar als je evenement kleiner is, kan een trending lijst weer een nadeel zijn. Als je verwacht dat er minder bezoekers komen, zal je evenement waarschijnlijk niet gaan trenden. Je wilt niet dat andere “Trending” evenementen de aandacht afleiden van het jouwe.

4. Prijsbeleid

Websites voor evenementenboeking vragen verschillende prijzen en betalen op verschillende momenten uit. Je moet kiezen welke constructie het beste voor je werkt.

Per-ticket-tarief of vast tarief

De meeste sites zullen een aandeel van de opbrengst van de tickets vragen. Er is vaak een per-ticket tarief. Soms is er een vast tarief per evenement.

TicketTailor is een website voor evenementenboeking waarbij organisatoren per maan moeten betalen.Billetto vraagt een tarief per verkochte ticket. Je kunt er ook voor kiezen deze kosten te laten betalen door je bezoekers.

Uiteindelijk moet je beslissen wat het beste voor jou werkt. Zorg dat je weet hoe de kosten werken, voor je een website voor evenementenboeking kiest.

Tijd voor uitbetaling

Het is belangrijk dat je je geld op tijd krijgt! Als je naar websites voor evenementenboeking kijkt, moet je ook aandacht besteden aan het schema voor uitbetaling.

Krijgen organisatoren uitbetaald zodra de tickets verkocht worden? Wordt er wekelijks of maandelijks uitbetaald? Sommige sites betalen één groot bedrag na het evenement. Ook hier moet de organisator bepalen wat het meest geschikt is. Als je het niet van tevoren hebt bekeken, krijg je je geld misschien later dan je had gehoopt. Kom er niet te laat achter.

Onderschat nooit hoe handig een beetje research kan zijn.

Tip: Bekijk dit overzicht van sites voor evenementennotering en hun prijzen.

5. Inzichten en rapportage

Websites voor evenementenboeking kunnen verschillende inzichten bieden over jouw ticketverkoop.

Wie koopt jouw tickets?

Boekingswebsites zullen de activiteit bijhouden. Hiermee krijgen organisatoren waardevolle informatie. Als je weet wie jouw tickets kopen, kun je je marketingproces beter vormgeven. Je komt er zo ook achter welke marketingkanalen zorgen voor de meeste sales.

Marketing gaat over het benaderen van de juiste doelgroep. Zorg dat de website die je kiest je helpt met de juiste data.

Toegang krijgen tot de data

Op welke manier heb je toegang tot de data? Kun je de cijfers in realtime checken, terwijl ze veranderen? Of kun je de cijfers pas bekijken na afloop van het evenement?

De data in realtime zien is ideaal. Zo kun je constant veranderingen aanbrengen in je marketingstrategie. Natuurlijk zijn data na het evenement nog steeds waardevol.

Wat heeft een website te bieden op het gebied van de organisatie van data? Kun je de data sorteren? Of filteren? Je kunt de data natuurlijk exporteren en zelf sorteren. Maar veteranen in de evenementenorganisatie weten dat tijd geld is!

Hoe meer tijd een site je kan helpen besparen, hoe beter.

Tip: Je hoeft het niet van ons aan te nemen: Lees meer over “big data” en evenementen.

6. Reputatie en vertrouwen

Bij het bekijken van je opties moet je vooral reputatie niet vergeten. Het is belangrijk dat klanten vertrouwen hebben in een site. Dit is lastig te peilen. Er is geen strikte drempel voor vertrouwen Een website die vertrouwd wordt door één evenementenbezoeker staat misschien slecht bekend bij een ander.

Toch zijn er een paar factoren die je kunt gebruiken om betrouwbaarheid te peilen. Hoe oud is de website voor evenementenboeking? Nieuwe websites zien er voor klanten minder betrouwbaar uit.

En hoe zit het met reviews? We zijn een sociaal ras. Lezers zullen slechtere reviews serieus nemen. Als organisator wil je het liefst iets met vijf schitterende sterren.

Tip: Deze ranglijst met software voor evenementenboeking van Capterra is een goed begint.

De keuze is aan jou.

Je hebt nu een goed idee waar je naar moet zoeken in een website voor evenementenboeking. Gebruik dit als basis voor je zoektocht. We weten zeker dat je de perfecte match zult vinden voor je aankomende evenement.