Hoe organiseer je een fondsenwerving voor een liefdadigheidsevenement (in 9 stappen)

De dag van je liefdadigheidsevenement is eindelijk aangebroken. Maar weet je wel hoe je een liefdadigheidsevenement moet organiseren?

Zo niet, dan zal deze handleiding je uitleggen hoe je…

• Je team instructies geeft
• De locatie voorbereidt
• De logistiek regelt
• De locatie en het materiaal voorbereidt
• De gasten begroet
• Verslag doet van het evenement
• Schoonmaakt en een debriefing houdt

Tijd om wat geld in te zamelen, laten we meteen beginnen.

1. Licht je team in

Je vrijwilligersteam is de ruggengraat van je liefdadigheidsevenement. Het is belangrijk dat je nadruk legt op de algemene doelen om teamgeest op te bouwen.

Het is belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant opstaan voor het begint. Zorg dat je een teamvergadering hebt en bespreek wat ieder teamlid doet.

Hier zijn wat onderwerpen om te bespreken tijdens de vergadering:

• Hoe je gasten begroet en registreert
• Social media activiteiten (zoals livestreaming)
• Het tijdschema voor de dag zelf
• Wat te doen bij een noodgeval

Je moet een evenementenprogramma voor jezelf en je team uitprinten. Zo weet iedereen wanneer de deuren opengaan, wanneer de sprekers op moeten en wanneer het eten wordt geserveerd.

Tip: Je maakt met gemak een programma met één van deze gratis sjablonen.

2. Bereid de locatie voor

Het is een goed idee om de locatie voor te bereiden voor de dag van het evenement. Maar soms is dat niet mogelijk, bijvoorbeeld als de locatie in gebruik is voor iets anders.

Je moet de locatie inrichten op een manier die bij het thema past. Zorg dat er geen twijfel bestaat over wat voor goed doel je geld voor inzamelt.

Als je foto’s of logo’s hebt, moet je deze zoveel mogelijk gebruiken. Als je extra materiaal hebt gekregen van sponsoren en donoren, moet je hier ook gebruik van maken.

Je kunt de zitplaatsen ook zo organiseren dat het past bij het format van je evenement. Als er presentaties zijn of als er een live band komt, moet je de zitplaatsen hierop aanpassen.

Als je er budget voor hebt, kun je het werk op de ochtend van je evenement laten doen door een interieurontwerper. Probeer een interieurontwerper te vinden die gespecialiseerd is in het helpen van liefdadigheid — zij geven vaak korting.

Tip: Gebruik dit overzicht van evenementenorganisatoren en planners om een interieurontwerper te vinden.

3. Bereid de logistiek voor en zoek leveranciers

Maak contact met derden voor je evenement. Zorg dat sprekers, artiesten, cateraars en interieurontwerpers op tijd zijn.

Als je evenement buiten is, is het ook verstandig om naar het weerbericht te kijken. Het kan zomaar veranderen, dus zorg dat je leveranciers hier klaar voor zijn.

Je kunt ook rekening houden met vertragingen in het verkeer door middel van Google Traffic. Zo kun je zorgen dat mensen eerder vertrekken, zodat ze toch op tijd komen.

Je moet ook zorgen dat de parkeerplaatsen en toegang tot de locatie in orde zijn. Zorg dat er teamleden zijn om de leveranciers te ontmoeten als ze aankomen bij de locatie.

4. Bereid het podium en het technische materiaal voor

Als je evenement sprekers of live entertainment heeft, moet je het podium voorbereiden. Zorg dat het hoog genoeg en zichtbaar is, en dat alle logo’s die met het evenement te maken hebben goed zichtbaar zijn.

Je moet het technische materiaal ook testen, zodat er tijdens de show niets fout gaat. Kijk of je een volledige technische repetitie kunt doen voor de gasten arriveren.

Dit is het materiaal wat je zeker moet testen:

• Microfoons
• Geluidssysteem
• Podiumverlichting
• Projectoren
• Computers

Het is ook een goed idee om extra kabels te hebben, voor als deze het begeven.

Tip: Lees over hoe je een soundcheck doet en de podiumverlichting voorbereidt voor evenementen.

5. Begroet de gasten

Niet al je gasten zullen op hetzelfde moment aankomen. Daarom is het slim om de deuren 30–60 voor alles begint open te doen, zodat laatkomers een kleine buffer hebben.

Er zullen gasten zijn die stipt op tijd komen. Je moet zorgen dat zij vermaakt worden terwijl ze wachten tot het evenement begint.

Je kunt ze welkomstdrankjes aanbieden en een kleine speech geven. Je kunt iedereen bedanken voor hun komst en praten over het goede doel dat je steunt.

Als je liefdadigheidsevenement formeler is, kun je gasten vragen om zich te registreren. Dit is ook een goede manier om contactinformatie te verzamelen, zodat je toekomstige evenementen kunt promoten.

Tip: Hier is een lijst met welkomstdrankjes die je kunt serveren bij het begroeten van je gasten.

6. Maak foto’s en video’s

Foto’s en video’s van het evenement zijn een goudmijn voor het aantrekken van donoren voor het goede doel na het evenement.

Doe je best om te zorgen dat er een fotograaf of videograaf is. Net als bij het inrichten van de locatie, kan het verstandig zijn om voor de foto’s en video’s een professional te vinden die al werk doet bij evenementen voor goede doelen.

Als het niet mogelijk is om een professionele fotograaf in te huren, kun je een teamlid vragen om het te doen. Amateuristisch beeldmateriaal is beter dan helemaal geen beeldmateriaal.

Als je op social media zit (waarom zou dit niet het geval zijn?) kun je het evenement ook livestreamen. Denk er wel aan dat sommige platforms een tijdslimiet van 1–4 uur hebben voor streamen.

Tip: Je kunt deze video met tips voor een succesvol evenement bekijken om het beste uit je beeldmateriaal te halen.

7. Stimuleer mensen om het te delen op social media

Social media moet een belangrijk onderdeel van je marketing strategie zijn. Zorg voor links naar een relevant social media account op plaatsen waar het goede doel of het evenement wordt genoemd.

Dit hoeven niet jouw persoonlijke accounts te zijn. Als je je wilt richten op het goede doel waar je geld voor inzamelt, heb je hun toestemming nodig om hun profielen te promoten.

Zo bereiken ze meer mensen, zodat ze zich zullen registreren om het doel te steunen.

Maak een selfie zone waar gasten foto’s van zichzelf kunnen maken. Je kunt ze ook aansporen om jouw hashtag voor je evenement te gebruiken als ze er online over praten.

Het maakt een enorm verschil als je bezoekers je evenement op social media promoten. Het is alsof je een extra digitaal straatteam hebt.

8. Schoonmaak

Als het evenement voorbij is, is het tijd om schoon te maken. Je moet bij het plannen van je evenement ook een plan voor de schoonmaak hebben, zodat iedereen op tijd thuis is.

Zoek vuilniscontainers in de buurt, en plaatsen waar je papier, plastic, en glas kunt recyclen. Zoek uit of er goede manieren zijn om eten dat over is te gebruiken.

Tip: Gebruik deze checklist voor schoonmaken na grote evenementen.

9. Vraag op de dag zelf om feedback

Bedank je gasten dat ze gekomen zijn, je sponsoren en donoren voor hun steun en je teamleden voor hun werk. Je team zal heel blij zijn met waardering voor hun harde werk.

Maar waarom sla je niet twee vliegen in één klap?

Maak van de kans gebruik om iedereen te vragen wat ze van het evenement vonden. Het hoeft geen formele of gedetailleerde feedback te zijn, gewoon een paar tips.

Je zult hier twee dingen mee bereiken. Allereerst krijg je een algemeen idee van hoe het is gegaan. Ten tweede bereidt het iedereen voor om mee gedetailleerde feedback te geven als je na het evenement een e-mail stuurt.

Tip: Gebruik deze vragenlijst om een idee te krijgen van wat je mensen op de dag zelf kunt vragen.

Je hebt het gered!

Je mag jezelf een schouderklopje geven, want je hebt net met succes je eerste liefdadigheidsevenement georganiseerd. Hopelijk heb je veel geld ingezameld en aandacht gevraagd voor een goed doel.

Als je deze richtlijnen hebt gevolgd, weet je al wat je nu moet doen. Je zult veel beeldmateriaal van het evenement hebben, en je kunt dit online gebruiken om de hype warm te houden.

Feliciteer jezelf…en maak je klaar om follow-up te doen met iedereen die naar je evenement is gekomen.