Checklist voor evenementenplanning voor de drukke evenementenplanner

Het is belangrijk om een checklist voor evenementenplanning te hebben als je een evenement organiseert. Er is veel om bij te houden, en je wilt niet vast komen te zitten in details.

Daarom is het goed om eerst een macro visie te creëren van hoe je wilt dat je evenement wordt. Als je dit hebt gedaan, kun je doorgaan met de kleinere aspecten.

De twee belangrijkste vragen om rekening mee te houden zijn:

1. Wat wil je met het evenement?
2. Hoeveel bronnen heb je om mee te werken?

Als je deze twee vragen hebt beantwoord, heeft je alleen nog maar details te regelen. En er zijn veel details om te regelen.

We hebben deze bondige checklist voor evenementenplanning samengesteld, zodat je je kunt concentreren op de macro en de micro. Het is breed en algemeen opgezet om bij de meeste evenementen te passen.

We hebben het verdeeld in zes fasen van evenementenplanning:

• 6–12 maanden voor het evenement
• 3–6 maanden voor het evenement
• 1–3 maanden voor het evenement
• 1–2 weken voor het evenement
• Net voor en op de dag van het evenement
• Net na het evenement

Je kunt het uitprinten en bij je dragen—en alle vakjes aanvinken!

6–12 maanden voor het evenement

De eerste fase van evenementenplanning gaat over doelen vaststellen en onderzoek doen.

• Bepaal de meetgegevens van je succes
  • Verkochte tickets
  • Ingezamelde donaties
  • Gemaakte winst
  • Aandacht gevraagd

• Kies een tijd en datum die niet samenvalt met nationale feestdagen

• Maak een tijdlijn voor de voorbereiding van het evenement

• Maak een lijst met locaties en verzamel offertes voor de huur
  • Zorg dat er genoeg ruimte voor je gasten is

• Maak een budget met geschatte kosten voor:
  • Prijs van de locatie
  • Prijs van het materiaal
  • Tarief van artiesten of sprekers
  • Marketingmateriaal
  • Diverse kosten

• Stel een team samen om je te helpen met:
  • Planning en logistiek
  • Technische kwesties
  • Marketing en social media

• Het onderzoeken en een lijst maken van potentiële artiesten of sprekers
  • Gebruik je doelpubliek om de meest toepasselijke keuze te maken
  • Beslis of je het direct wilt regelen, of via een boekingsbureau

• Onderzoek en maak een lijst van potentiële evenementensponsoren
  • Vind bedrijven die in jouw niche werken
  • Kijk wie er evenementen als het jouwe hebben gesponsord

• Maak een evenementenpagina of -website
  • Zorg dat het past bij het thema van het evenement
  • Optimaliseer de infrastructuur van de website of het verkeer te regelen
  • Gebruik een mobielvriendelijk ontwerp

• Maak social media accounts aan
  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
  • YouTube
  • LinkedIn
  • Pinterest

3–6 maanden voor het evenement

In de tweede fase beginnen de dingen vorm te krijgen. Bevestig alles en begin met het promoten van het evenement.

• Organiseer ticketverkoop voor je evenement
  • Het vinden van een platform voor ticketverkoop
  • Een prijs per ticket bepalen
  • Bied kortingen voor vroege vogels
  • Schat hoeveel gasten er komen
  • Baseer je budget hierop

• Bereid de locatie van het evenement voor
  • Zoek uit of je vergunningen nodig hebt
  • Neem een openbare aansprakelijkheidsverzekering als dit van toepassing is
  • Zoek uit of de locatie inclusief catering of technisch materiaal is
  • Zorg dat er genoeg parkeer- en zitplaatsen zijn
  • Houd je aan gezondheids- en veiligheidsprocedures

• Boek de sprekers of artiesten
  • Teken een gedetailleerd contract
  • Maak afspraken over het live optreden of de belangrijke toespraak
  • Voeg hun foto en bio toe aan je evenementenwebsite
  • Regel de reis en accommodatie

• Maak een deal met een evenementensponsor
  • Verspreid een kit voor het evenement
  • Maak een verbale of geschreven afspraak

• Start een campagne voor de marketing van je evenement
  • Zet promotie content op social media
    • foto’s
    • Video’s
    • Blogberichten
    • Podcasts
  • Maak een perskit om naar mediakanalen te sturen
    • Achtergrond van je evenement
    • Tijd en plaats
    • Prominente gasten, artiesten of sprekers
  • Stuur uitnodigingen naar je gastenlijst
  • Zet je evenement op alle relevante social media kanalen
  • Bestel marketingmateriaal bij een print shop
    • Evenementenprogramma
    • Posters en banners
    • Flyers en stickers

1–3 maanden voor het evenement

De derde fase gaat vooral over het bevestigen van gasten, sprekers en sponsoren. In dit deel moet je ook met de marketing beginnen.

• Herinner geïnteresseerde gasten eraan dat ze hun aanwezigheid moeten bevestigen

• Bevestig de logistiek met sprekers of artiesten
  • Kijk goed naar je contractverplichtingen
  • Controleer hun reis en accommodatie

• Bevestig afspraken met evenementensponsoren
  • Ga na of je sponsoren nog steeds mee willen werken
  • Kijk of je de sponsorpakketten moet verbeteren

• Besteed meer tijd aan evenementenmarketing
  • Zet countdowns op social media en via e-mail
  • Kondig het einde van de korting voor vroege vogels aan
  • Stuur een persbericht naar mediakanalen zoals blogs en kranten

1–2 weken voor het evenement

Tijdens de laatste paar weken voor het evenement moet je zorgen dat iedereen en alles op zijn plaats staat.

• Bekijk het evenementenprogramma nog een keer
  • Kijk nog eens goed of er onderdelen veranderd moeten worden
  • Bedenk backup plannen voor als er op het laatste moment dingen fout gaan

• Bevestig het evenementenplan bij alle betrokkenen:
  • Evenemententeam
  • Bezoekers
  • Sprekers en entertainment
  • Sponsoren
  • Locatie
  • Catering
  • Leverancier van apparatuur

• Bevestig het uiteindelijke aantal bezoekers

• Zorg voor een definitieve versie van het zitplan

• Zorg dat er iemand bij de deur staat voor registraties

• Vraag een videomaker om speciale momenten tijdens het evenement vast te leggen

Net voor en op de dag van het evenement

De dag is bijna aangebroken, en jij moet zorgen dat je niets aan het lot overlaat.

• Test al het technische materiaal

• Kijk naar voorspellingen voor weer en verkeer

• Zorg dat eten en drinken op tijd komt

• Zorg dat de locatie ingericht is en alle borden geplaatst zijn

• Maak kopieën van belangrijke documenten
  • Plattegrond van het evenement
  • Zitplan
  • Gastenlijst
  • Medialijst

Net na het evenement

• Maak de locatie schoon en stel hier een team voor samen

• Bewerk beeldmateriaal van het evenement om een promo video te maken

• Ga door met de marketing voor je evenement
  • Post foto’s en video’s van je evenement op je website en social media
  • Maak contact met de media die erbij was en vraag om citaten
  • Zorg dat iedereen weet wat een geweldig succes het evenement was

• Evalueer je financiën
  • Kijk hoeveel tickets er in totaal verkocht zijn
  • Verzamel alle bonnetjes voor onkostendeclaraties
  • Update het budget van je evenement

• Doe follow-up met iedereen die betrokken was en bedank hen persoonlijk voor hun komst
  • Evenemententeam
  • Sponsoren
  • Mensen van de media
  • Sprekers en artiesten
  • Gasten

• Stuur vragenlijsten naar gasten om feedback te krijgen over wat je volgende keer kunt verbeteren

Hebben we iets gemist?

Ieder evenement is uniek, dus je kunt je checklist personaliseren.

Als je vindt dat we iets algemeens hebben gemist, kun je ons dit laten weten in de opmerkingen.

Veel succes, en denk eraan om de checklist te gebruiken!