De juiste software voor evenementenregistratie kan het leven van een evenementenplanner veel makkelijker maken. Als je de verkeerde optie kiest of het alleen doet, krijg je er misschien spijt van.
Voel je niet geïntimideerd: Er zijn veel simpele oplossingen beschikbaar. Je hoeft geen technisch wonder te zijn om er voordeel uit te halen.
We hebben een handleiding samengesteld om je te helpen bij het kiezen van de beste evenementenregistratie software voor jouw behoeften. Afhankelijk van de omvang van je evenement of bedrijf, kun je verschillende functies prioriteit geven. Deze handleiding helpt je bij het nemen van de juiste beslissing.
Wat is software voor evenementenregistratie?
Niet iedereen automatiseert evenementenmanagement. Veel bedrijven en individuen organiseren evenementen nog steeds op de ouderwetse manier.
Evenementenregistratie software is een manier om bezoekers, uitnodigingen, ticketverkoop en andere aspecten van de organisatie van een evenement te managen. Er zijn veel ballen om in de lucht te houden. Het juiste platform kan een groot gedeelte van het proces automatiseren.
Natuurlijk zijn alle evenementen anders. Daarom biedt software voor evenementenmanagement functies voor veel verschillende behoeften. Als je een conferentie organiseert, heb je een heel andere mix aan tools nodig dan iemand die een concert plant.
Welke functies zijn juist voor jou?
Software voor evenementenregistratie is beschikbaar in vele vormen. Je zult vast moeten stellen waar jij behoefte aan hebt. Wat bieden de beschikbare functies jou? Welke zijn het belangrijkste voor het evenement dat je plant?
Management van bezoekers en ticketverkoop
Bezoekers vormen het hart van ieder evenement. Het beheren van reacties, ticketverkoop en capaciteit van je locatie in een Excel spreadsheet kan een nachtmerrie zijn. Evenementenregistratie software kan dit probleem oplossen.
Registratie software biedt over het algemeen een landingspagina waar mensen kunnen aangeven of ze naar je evenement gaan. Je kunt de link delen via je website, social media en e-mailmarketing campagnes. Als je bezoekers automatisch bijhoudt, wordt je leven een stuk gemakkelijker. Je kunt je gasten ook reminder versturen via automatische e-mail campagnes.
Goede software kan je ook helpen bij het beheren van je tickets. Bij sommige evenementen is het simpel, je verkoopt één soort kaartje en kijkt wie er komt, maar dit is zeldzaam.
Jouw mix aan tickets is afhankelijk van de capaciteit van de locatie, verschillende ticketsoorten (zoals tickets voor volwassenen of kinderen) en kortingen. Het wordt al snel lastig. Maar ticketverkoop opzetten voor je evenement hoeft niet moeilijk te zijn—met de juiste tools. Met sites als Billetto kun je beginnen binnen vijf minuten.
Gebruiksgemak
Je hebt vast weleens software gebruikt waardoor je het gevoel kreeg dat je een ruimteschip probeerde te besturen. Van evenementensoftware moet je geen hoofdpijn krijgen. Sommige software is heel makkelijk in het gebruik.
Software als Eventbrite biedt veel functionaliteit in een simpele interface waarmee je iedere stap van het proces van het evenement kunt volgen.
Integratie
Mensen zijn beter verbonden dan ooit. Een GlobalWebIndex onderzoek heeft aangetoond dat mensen gemiddeld zeven social media accounts hebben. Alles “bij je” houden is niet altijd de beste optie.
Je wilt je evenement juist overal delen, vooral als het open is voor publiek. Software voor evenementenregistratie kan gekoppeld worden aan e-mailmarketing diensten, social media en meer. Bizzabo kan bijvoorbeeld integreren met meer dan 750 verschillende platforms.
Je registratie software gebruiken voor betalingen? Zorg dat je een versie hebt die kan integreren met verschillende betaalplatforms. Zo raak je geen bezoekers kwijt omdat ze problemen hadden met afrekenen.
E-mail, marketing tools en merkontwikkeling
Jouw merkontwikkeling voor een evenement moet professioneel en goed uitgedacht zijn. Met de juiste software kun je gemakkelijk e-mails met reminders en speciale aanbiedingen verzenden. EventZilla kan je zelfs helpen met het maken van een mobiel-vriendelijke website voor je evenement.
Hoe meer controle je hebt over de merkontwikkeling, hoe beter. Mensen zijn eerder geïnteresseerd in een e-mailcampagne en evenementenpagina die er professioneel uitzien. Zoals hier Pinpointe uitlegt : “Het is belangrijk dat productafbeeldingen er professioneel uitzien; anders verlies je de interesse van abonnees”.
Jouw “product” is je logo, je uitnodiging en je website, tot je mensen door de ingang weet te krijgen.
Kijk goed of je je eigen merkontwikkeling kunt toevoegen of vastzit aan sjablonen. Hoeveel flexibiliteit bieden de e-mail campagnes? In dit geval is het uiterlijk wel belangrijk.
Andere marketing tools die software voor evenementenregistratie kan bieden zijn ingebedde widgets, QR-code generators, voucher codes en meer.
Prijs (en prijsstructuur)
Door de talloze opties voor software zijn er ook talloze opties voor prijzen. Whova.com heeft een complete prijsvergelijking opgesteld, met een tabel om prijsstructuren te laten zien.
Sommigen vragen een vast tarief voor hun service, zoals een maandelijkse vergoeding. Sommigen vragen een vast prijs per ticket, terwijl anderen een percentage krijgen. Je vindt zelfs combinaties van deze drie soorten betalingen.
Als je een groot evenement organiseert is een vast tarief misschien wel de beste optie, zodat de kosten zich niet gaan opstapelen.
Nieuwe inzichten
Eén van de krachtigste tools die jouw software je kan bieden is inzicht in het gedrag van jouw klanten. Bij het kiezen moet je rekening houden met de statistieken die ze beschikbaar maken.
Je kunt statistieken checken zoals de conversie van de evenementenpagina, de totale omzet, bezoekers en check-ins. Sommige software laat zelfs negatieve cijfers zien, zoals restitutie die je hebt moeten bieden. Dit soort data kunnen heel moeilijk te formuleren zijn zonder software. Als je hier toegang tot hebt zal dit je evenementen succesvoller maken.
Conclusie
In sommige sectoren is het duidelijk wanneer de ene leverancier beter is dan de andere. Bij software voor evenementenregistratie gaat het meer om zorgen dat je de juiste functies hebt, voor de juiste prijs.
Alleen jij weet precies wat je zoekt. Als je erachter kunt komen wat alle functies je te bieden hebben, zul je de juiste beslissing kunnen maken. Je kunt de werklast verminderen en meer tijd besteden aan toekomstige evenementen.