5 dingen die je moet weten voordat je een outdoor evenement organiseert
Als organisator moet je eigenlijk minstens één outdoor evenement organiseren deze zomer. Buiten heb je veel meer ruimte waarvan je kunt profiteren, maar ook meer ruimte en mensen om te beheren. Hier zijn 5 tips om ervoor te zorgen dat jouw evenement volgens plan verloopt, ongeacht de weersomstandigheden.
1. Het Weer
De meest voordehand liggende vraag die je zult krijgen wanneer je een outdoor evenement organiseert, "Wat als het regent?" Ook al kun je het weer niet voorspellen met nauwkeurige precisie - je kunt jezelf wel voorbereiden op het onverwachte. Denk aan een back-up plan: zoek een prieel in eer park of huur een tent voor onderdak, kies een plaats met een bestaande overkapping of in een bosrijke omgeving of breng regenjassen mee voor je gasten wanneer de radar aan geeft dat het op de dag van het evenement zal gaan regenen. Als je al een evenement gepland hebt en niets van het bovenstaande hebt kunnen regelen - bereid je gasten dan voor en vraag hen zelf paraplu's en regenjassen mee te brengen, als ze zich zorgen maken over het weer.
2. Bereid je gasten voor
Zorg dat je gasten het naar hun zin hebben en zich comfortabel voelen op jouw outdoor evenement. Post een bericht op je social media accounts om ze te laten weten of ze iets mee moeten brengen: water, zonnebrandcrème, snacks, paraplu's, iets om op te zitten, zwemkleding etc. Denk aan al het mogelijke wat je gasten nodig zouden kunnen hebben bij jouw evenement, en ga na of er een faciliteit in de buurt is waar ze nog dingen kunnen halen die ze missen.
3. Ben voorbereid op noodgevallen
Er kan van alles gebeuren bij een outdoor evenement: moeder natuur kan wreed zijn. Het bijdehand hebben van een alarmnummer is bij elk evenement belangrijk, maar ben ook voorbereid op kleinere dingen zoals insectenbeten, verbranding door de zon, kneuzingen of een lichte uitdroging. Zorg ervoor dat je een EHBO-doos bij de hand hebt en wat extra zonnebrandcrème, anti-insect spray, ontsmettingsmiddel en extra flessen water. Je gasten zullen je voor altijd dankbaar zijn als je een beetje extra attent bent. En ook niet onbelangrijk: zorg voor een toilet en een plek waar handen gewassen kunnen worden in de nabije omgeving.
4. Geluid beheersing
Ook al is je evenement buiten, dit betekend niet dat je zomaar een heleboel lawaai kunt maken. Check de regelgeving van de gemeente voor je gekozen locatie: tot hoe laat mag het evenement duren, is het toegestaan om geluid te maken en zo ja hoeveel geluid mag er geproduceerd worden. Niet alle plekken zijn hetzelfde - bosgebieden, meren en parken kunnen speciale beschermde gebieden hebben waar bepaalde activiteiten of luide geluiden niet toegestaan zijn.
5. Laat geen sporen achter
Als je besluit een outdoor evenement te organiseren, zorg er dan voor dat je geen troep achterlaat. Ook wanneer je een evenement organiseert in een park waarbij de deelnemers hun eigen eten en drinken meebrengen, ben jij als organisator, verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van het park na afloop van het evenement.
Organiseer een outdoor evenement met Billetto
Creëer evenement
Creëer een mooie evenementpagina met Billetto en voeg (gratis of betaalde) tickets toe aan je evenement
Promoot & deel
Deel je evenement op jouw social media accounts of gebruik de Billetto widget om tickets te verkopen op je website
Houd de cijfers in de gaten
Bekijk de statistieken van je dagelijkse verkoop en leer met Billetto Insights over waar je omzet precies vandaan komt
Join de community
Voeg je evenement toe aan een van de Billetto categorieën en laat de bestaande Billetto Community zo je evenement ontdekken
Vermijd wachtrijen
Laat je gasten niet heel de dag buiten wachten - gebruik de Billetto app om je gasten gemakkelijk in te checken op de dag zelf
Omarm de gastenlijst
Exporteer je Billetto evenement gastenlijst om deze te gebruiken voor promoties en aankondigingen voor nieuwe evenementen in de toekomst