Welkom bij de ultieme handleiding voor een succesvol sportevenement! Hier bespreken we alles wat je moet weten om te beginnen, het goed te doen, en te scoren bij je bezoekers.
Wat je leert in deze handleiding
- Hoe je ieder aspect van je sportevenement plant.
- Manieren waarop je het kunt promoten om tickets te verkopen.
- Jouw verantwoordelijkheden als host op de dag zelf.
- Hoe je fans van je bezoekers maakt.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
1. Je sportevenementen plannen
De planningsfase gaat over het zien van het grote plaatje en daarna letten op de details. Je moet niet alleen een budget en tijdlijn formuleren, je moet ook denken aan de atleten en sponsoren.
Laten we kijken naar wat er bij het planningsproces komt kijken:
Het grote plaatje
Je plan moet het doel en de haalbaarheid van het evenement omvatten, hoeveel tijd je hebt om het uit te voeren, en het rekruteren van potentiële atleten en sponsoren.
Datum, tijd en plaats
Als je weet wat het grote plaatje is, is het tijd om wat deadlines in te stellen. Wanneer kun je de locatie beveiligen, en heeft het alle faciliteiten die je nodig hebt?
Reviseren en verfijnen
Als je deadlines voor jezelf hebt ingesteld, is het tijd om te kijken of je grote plaatje gereviseerd en aangepast moet worden.
Sponsoring
Als je een plan hebt gemaakt, is het tijd om te kijken naar de financiering en benaderen van potentiële sponsoren.
Planning
Maak een plan voor alles dat op de dag zelf moet gebeuren en bedenk of het familievriendelijk moet zijn.
Benodigdheden
Je kunt geen sportevenement houden zonder benodigdheden, dus schrijf alles op wat je nodig hebt inclusief ballen, trofeeën, fluitjes, en scoreborden.
Gezondheid en veiligheid
Nu is ook een goed moment om te denken aan de risico’s die komen kijken bij sport en hoe je het wilt aanpakken als er ongelukken gebeuren.
Wat je nu moet doen
We bespreken dit in meer detail in onze handleiding over hoe je een sportevenement plant.
Meer lezen: Hoe Plan Je Een Sportevenement: 7 Uitvoerbare Stappen.
2. Je sportevenement promoten
Sport is heel groot in marketing, dus je hebt hier veel meer concurrentie. Maar je hebt ook veel mogelijkheden om te communiceren via veel verschillende kanalen.
Naam
Voor je je evenement promoot, is het essentieel dat je een pakkende naam voor je evenement bedenkt. Zorg dat je het makkelijk kunt onthouden en spellen.
Posters
Posters zijn ideaal voor het promoten van je evenement bij sportscholen, sporthallen, en andere plaatsen waar potentiële bezoekers ze kunnen zien.
Influencers
Of je evenement nu klein en plaatselijk is, of een groot toernooi, influencers kunnen je helpen met de promotie.
Social media
Maak een website voor je evenement en promoot het online met een aangepaste hashtag die mensen kunnen gebruiken om meer te weten te komen.
Sponsoren
Sponsoren die je steunen kunnen het evenement ook promoten, dus zorg dat je met hen praat over hun strategie.
Ticketverkoop
Jouw leven zal een stuk makkelijker zijn als je een platform voor ticketverkoop gebruikt voor de promotie van het evenement.
Wat je nu moet doen
Je hebt net een kort overzicht gelezen van de vele manieren waarop je je sportevenement kunt promoten. Ga naar ons artikel over de promotie van sportevenementen om meer te weten te komen.
Meer lezen: 6 Effectieve Strategieën Om Je Sportevenement te Promoten.
3. Je sportevenement hosten
De dag van het evenement zou weleens het meest hectische deel van je evenementenplanning kunnen zijn. Je moet zorgen dat iedereen het naar hun zin heeft, belangrijke aankondigingen doen, en risico’s onder controle houden.
Weer
Als je sportevenement buiten is, moet je goed naar het weerbericht kijken.
Briefing
Houd een briefing met je evenemententeam en geef ieder teamlid een kopie van het evenementenschema.
Gezondheid en veiligheid
Kijk goed of er een EHBO kit is, en iemand die weet hoe hij of zij het moet gebruiken.
Technisch materiaal
Installeer en test al het technische materiaal dat je nodig hebt om aankondigingen te doen, zoals een microfoon en een geluidssysteem.
Sportmateriaal
Zet al het materiaal klaar, zoals doelen, fluitjes en scoreborden.
Versnaperingen
Zorg dat de atleten genoeg water en gezonde snacks hebben als ze aankomen.
Prijzen
De prijzen die je aan het winnende team geeft, moeten opgepoetst en neergezet worden.
Registratie
Houd in de gaten wie er aanwezig is, door een registratietafel te plaatsen voor bezoekers en atleten.
Content
Alle sportfans zien graag de highlights van een evenement waar ze geweest zijn, dus zorg dat je iemand hebt om foto’s en video’s te maken.
Social media
Laat je evenement hashtag duidelijk zien, zodat alle bezoekers weten wat ze moeten toevoegen als ze beeldmateriaal delen op social media.
Prijsuitreiking
Maak gebruik van je vaardigheid van in het openbaar spreken als je een prijs uitreikt aan het winnende team.
Opruimen
Zorg dat je de locatie na het evenement helemaal schoon achterlaat als iedereen naar huis is.
Wat je nu moet doen
Er is veel om op te letten als je een sportevenement organiseert. Daarom hebben we een uitgebreide handleiding geschreven over hoe je de stress moet beperken.
Meer lezen: 12 Punten Om te Winnen: Hoe Host Je Een Sportevenement.
4. Follow-up na je sportevenement
Het spel is misschien voorbij voor de atleten en de bezoekers, maar niet voor jou als organisator. De follow-up is het moment om iedereen te herinneren hoe geweldig het was.
Zeg dank je wel
Er zou geen evenement zijn zonder de fans, atleten, sponsoren, en je team. Zorg dat je ze allemaal bedankt voor het komen en hun hulp.
Verslaggeving na het evenement
Nu is het tijd om alle goede content die je hebt verzameld tijdens de dag te delen op social media en met je mailinglijst.
Verzamel feedback
Als je feedback verzamelt, moet je eraan denken om specifieke vragen te stellen zodat je waardevolle informatie hebt die je kunt gebruiken om het volgende evenement beter te maken.
Evalueren
Met de feedback die je hebt verzameld, kun je het evenement evalueren samen met je team.
Plannen
Als de evaluatie achter de rug is, ben je in een goede positie om te beginnen met het plannen van je volgende sportevenement.
Wat je nu moet doen
Je kunt meer lezen over welke specifieke vragen je moet stellen als je feedback verzamelt (en nog veel meer) in onze handleiding over hoe je aan follow-up doet na een sportevenement.
Meer lezen: De Controle Behouden: Hoe Doe Je Follow-up Na Een Sportevenement.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Afronden
Doelpunt! Je hebt nu alle kennis die je nodig hebt voor een succesvol sportevenement. Heb je er zin in? Dat moet wel!
De belangrijkste punten
Hier zijn een paar van de belangrijkste punten uit onze handleiding:
- Zorg dat je aan tijd en geld denkt bij het plannen van een evenement.
- Promoot het evenement via de kanalen waar sportfans komen om bij te blijven.
- Doe op de dag van het evenement zoveel mogelijk aan voorbereiding en delegatie.
- Verzamel feedback zodat je volgende sportevenement nog beter is.
Dat is alles! Laat ons in de opmerkingen weten hoe het gaat!
Geef een reactie