Als organisator van een evenement, wil je vaak weten hoe je vrijwilligers voor een evenement kunt vinden. Vooral als je een liefdadigheidsactie organiseert.
Deze gids zal je helpen…
- Bepaal waar je vrijwilligers voor nodig hebt
- Maak een rolverdeling voor de vrijwilligers van je evenement
- Geef een stimulans om vrijwilligerswerk te doen
- Vind potentiële kandidaten
- Werf de juiste vrijwilligers voor je evenement
Aan het einde weet je precies hoe je de rolverdeling van de vrijwilligers moet definiëren en hoe je mensen kunt vinden om hen te vullen.
1. Bepaal je evenement vereisten
De eerste stap naar het wervingsproces voor vrijwilligers voor je evenement is om vast te stellen waarom je ze nodig hebt. Tijdens de planning van het evenement moet je een lijst met taken maken die uitgevoerd moeten worden.
Als je eenmaal weet wat er moet gebeuren, dan heb je een idee van de vaardigheden die voor die taken vereist zijn. Met dat in je achterhoofd, zul je beter in staat zijn om vrijwilligers met precies de juiste soort ervaring te vinden.
Evenement vrijwilligers kunnen je met veel dingen helpen, waaronder…
- Het plannen van het evenement
- Promotie en marketing
- Bezoekers van het evenement inchecken
- Het geven van aanwijzingen tijdens het evenement
- Serveren van eten en drinken
- Het verzorgen van sprekers of entertainers
- Na het evenement schoonmaken
Maar praktische vaardigheden zijn misschien niet alles wat je nodig hebt. Misschien vraagt je evenement om specifieke persoonlijkheidskenmerken, zoals vrolijk zijn of een goed gevoel voor humor hebben.
Je hebt misschien ook vrijwilligers met specifieke fysieke kenmerken nodig. Als je ze nodig hebt om zware dozen op te tillen, dan wil je iemand die sterk is en wat uithoudingsvermogen heeft.
Maak een lijst met gewenste persoonlijkheidskenmerken waarvan je wilt dat de vrijwilligers van je evenement over beschikken.
Tip:Lees onze handleidingen voor het plannen van een evenement en wat je op die dag moet doen om je te helpen een lijst met taken en vereisten te maken.
2. Raadpleeg betrokkenen van het evenement
Het is een goed idee om vrijwilligers voor je evenement te werven, maar zorg ervoor dat alle betrokkenen op dezelfde lijn zitten. Vertel je team over mogelijke wervingsstrategieën voor vrijwilligers.
Als je het evenement niet alleen plant, dan kun je voordat je vrijwilligers gaat werven, eventueel andere mensen raadplegen die betrokken zijn bij het evenement (zoals sponsors).
Tip:Lees meer over hoe je met belanghebbenden kunt onderhandelen als je weerstand verwacht tegen het idee om vrijwilligers voor een evenement te werven.
3. Creëer een rolverdeling voor vrijwilligers voor het evenement
Zodra je een lijst met taken hebt die in verband met het evenement moeten worden uitgevoerd, dan is het tijd om een aantal rollen voor je potentiële evenementenvrijwilligers op te stellen.
Bekijk welke taken kunnen worden gegroepeerd zodat je weet welke vrijwilligers voor welke taken verantwoordelijk kunnen zijn. Stel je voor dat je afdelingen voor een bedrijf maakt (wat je in feite bent).
Hier is een lijst die je kunt maken met mogelijke evenement afdelingen:
- Schoonmaken
- Faciliteiten
- Het beheersen van mensenmassa’s
- Klantenservice
- Logistiek
- Marketing
- Koopwaar
- Kaartverkoop
- Verkeer
Als je eenmaal een lijst hebt met afdelingen die voor specifieke taken zorgen, dan kun je deze afdelingen in afzonderlijke rollen beginnen te segmenteren.
Je marketingafdeling kan bijvoorbeeld één persoon hebben voor social media, één voor flyeren en één voor evenementenoverzicht.
Wanneer je de afzonderlijke rollen in elke afdeling hebt gedefinieerd, dan kun je voor elk van hen beginnen met het schrijven van een taakomschrijving.
Je functieomschrijving moet het volgende omvatten, maar niet beperkt zijn tot:
- Verantwoordelijkheden
- Deadlines
- Targets
- Vaardigheden
- Ervaring
- Kennis
- Fysieke eigenschappen
- Persoonlijkheidskenmerken
Probeer de functieomschrijving zo gedetailleerd mogelijk te maken. Op die manier vermijd je aanvragers die verkeerd begrepen hebben wat je zoekt.
Tip:Lees meer over hoe je een geweldige functieomschrijving voor vrijwilligers schrijft.
4. Geef een stimulans om vrijwilligerswerk te doen
Vrijwilligers zijn meestal onbetaald, wat betekent dat je een andere stimulans moet verzinnen om het een aantrekkelijk aanbod te maken. Je moet creatieve manieren bedenken om vrijwilligers te werven.
Hier zijn enkele mogelijke stimulansen die je je vrijwilligers kunt geven:
- Gratis toegang tot het evenement
- Backstage pasjes
- Eten en drinken
- Kortingen op producten of diensten
- Werkervaring
- Aanbevelingsbrief
De stimulans zou niet alleen iets moeten zijn waar je zonder kunt. Het zou voor je potentiële vrijwilligers een reële waarde moeten hebben.
Zie het als een salaris. Je zou je werk niet gratis doen, dus waarom zouden zij dat wel doen? Je stimulans moet van dezelfde of grotere waarde zijn dan de tijd en het werk dat ze aan vrijwilligerswerk besteden.
Tip:Bekijk deze geweldige stimulansen voor vrijwilligers van evenementen om je te helpen zelf een beslissing te nemen.
5. Vind potentiële evenementenvrijwilligers
Je weet wat er moet gebeuren, wie het kan doen en wat je in ruil daarvoor zal bieden. Tot nu toe gaat het goed. Nu moet je de echte vrijwilligers voor je evenement vinden.
Gebruik je bestaande kanalen
Het eerste dat je kunt doen, is je bestaande kanalen gebruiken om reclame te maken voor de vrijwilligersmogelijkheden. Plaats het op social media, e-mail je mailinglijst en vraag het aan je persoonlijke netwerk.
Tip:Lees meer over hoe je je vrijwilligerswerk online kunt promoten.
Vraag het andere organisaties
Een goede manier om vrijwilligers te werven is door andere organisaties te vragen die vrijwilligers in hun werk gebruiken. De kans is groot dat ze een paar goede kandidaten in hun dossier hebben die ze met je kunnen delen.
Tip:Goede doelen zoals Cancer Research UK en British Heart Foundationgebruiken voor hun evenementen vrijwilligers.
Zoek in vrijwilligersdatabases
Je kunt ook in bestaande vrijwilligersdatabases zoeken om mensen te vinden die zich al als vrijwilliger hebben aangemeld. Ze zijn gewoon op zoek naar de juiste mogelijkheid.
Tip:Kijk naar vrijwilligersdatabases zoals SignUp.com om kandidaten voor je vrijwilligerswerk te vinden.
Laat ze jou vinden
Je kunt jezelf ook laten vermelden op sites en forums die vrijwilligers helpen bij het vinden van kansen. Zorg ervoor dat je evenement of reden het waard is (zie 4).
Tip: Meldt je aan bij Do-it.org om opgemerkt te worden.
6. Werf de vrijwilligers voor het evenement
Zodra je een bron van potentiële kandidaten voor je vrijwilligerswerk hebt gevonden, is het tijd om een voorselectie te maken, te interviewen en vervolgens de beste aan te nemen.
Voorselectie
Als je veel aanvragen ontvangt, dan kun je kandidaten screenen die niet geschikt zijn door ze een screeningsvragenlijst in te laten vullen.
Gebruik de vragenlijst om ze te vragen naar hun vaardigheden, interesses en redenen voor vrijwilligerswerk. Het kan je ook helpen om ze voorafgaand aan het interview aan bepaalde vrijwilligersfuncties toe te wijzen.
Interview
Als je evenement relatief klein is, dan moet je de tijd nemen om elke vrijwilliger persoonlijk te interviewen. Als ze zich niet in de buurt bevinden dan kun je ook een Skypegesprek opzetten.
Een face to face gesprek geeft je een veel beter idee van wie ze zijn als persoon en of je ze al dan niet in het vrijwilligers team van je evenement wilt.
Aannemen
Zodra je de beste kandidaten hebt gekozen, dan is het tijd om ze aan te nemen. Lees dit wervingsproces voor vrijwilligers om je te helpen bij het finaliseren van je zoekopdracht.
Heb je wat vrijwilligers gevonden?
Hopelijk heeft deze gids je wervingsinspanningen voor vrijwilligerswerk geholpen. Je zou nu een uitstekend team klaar moeten hebben om je te helpen met je evenement.
Nu moet je weten hoe je een team van vrijwilligers moet leiden, wat we binnenkort op deze blog zullen bespreken.
Kom terug voor meer!