You’ve planned and marketed for months now. Today, you’re finally hosting your show.
If you’ve done everything else right up until this point, then you’re in a good place. Maar nu is niet het moment om uit te rusten.
There are still things that can go wrong and opportunities you can benefit from.
Dit artikel gaat over…
- Hoe je het technische materiaal checkt
- Waar de artiesten moeten verblijven voor de show
- Hoe je moet zorgen dat je team weet wat er gebeurt
- How to prepare the audience and venue staff
- Manieren om je evenementenmarketing een boost te geven
- Hoe je de show op een professionele manier beëindigd
After the show is over, you can rest easy…until it’s time for the next one!
1. Check al het technische materiaal
One of your most important tasks for the day of the show is to check the setup and equipment. Als er iets fout gaat, brengt dit de show in gevaar.
Zorg dat het podium en de zitplaatsen in orde zijn. Bekijk ieder stukje apparatuur met de technische crew en zorg dat er geen verrassingen zijn.
Organiseer de zitplaatsen
If you didn’t do this during the planning stage, now is the time to sort out the seating area. Je kunt de zitplaatsen organiseren in rijen (theater) of rond tafels (cabaret).
Live shows are usually fuelled by the crowd, so make sure there are seats close to the stage.
Prepare the stage
The point of the stage is to draw attention to the performer(s). Therefore, you should make sure that it’s raised. Zo is de artiest goed zichtbaar, waar je ook zit.
Een verhoogd podium trekt de aandacht van het publiek ook naar de artiest als de show begint.
Check het geluid
Mic check, one-two, one-two. Zorg dat al het geluid goed werkt, en dat iedereen de artiesten goed kan horen.
Als je artiesten speciale eisen hebben voor hun microfoons of standaarden, moet je zorgen dat je hieraan voldoet. Anders kan het een negatief effect hebben op hun optreden.
Controleer de verlichting
Lighting is another crucial element that will help bring attention to the act. You should make sure that there are two or three spotlights on stage (but don’t blind the performers).
The lighting (or lack thereof) is also important when it concerns the audience. There should be little to no light on them. That way, the stage lights will be much more effective.
Do a full technical rehearsal
De artiesten zijn niet de enigen die moeten repeteren voor de show. It’s imperative that you do a full technical rehearsal prior to the first act.
Make sure all hands are on deck and the tech team know what they’re doing. If anything goes wrong during the rehearsal, you still have time to fix it before it kicks off.
Tip: Als je meer wilt weten, kun je deze gedetailleerde handleidingen over geluidssetup en verlichtingssetup voor live acts lezen.
2. Zorg voor een green room
Je artiesten moeten een ruimte hebben om zich op te houden voor en na hun show. Daarom moet je één van de backstage ruimtes in de locatie omtoveren tot “green room”.
Deze hoeft niet groen te zijn, maar er moet ruimte genoeg zijn voor kostuums en instrumenten. Het helpt ook als je wat drankjes en snacks voor de artiesten hebt.
Je moet zorgen dat er iemand is om de artiesten te begroeten als ze arriveren. Begeleid ze naar de green room, waar ze hun spullen kunnen uitpakken en nog even kunnen relaxen.
Tip: Take a look at this article on stocking green rooms for some inspiration.
3. Print out a show schedule for everyone
Als planner van de show is het jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat iedereen weet wat ze doen. Een goede manier om hiervoor te zorgen is een schema voor de show uitprinten voor je team en personeel van de locatie.
Maak een lijst van wat er precies gaat gebeuren op de dag zelf. That includes technical preparation, when the doors open and close, and when the acts go on.
Je moet ook kopiën van het schema van de show hebben (zonder het gedeelte technische voorbereiding) voor het publiek. Leg ze bij de bar of op de tafels, zodat mensen kunnen kijken wanneer ze naar het toilet kunnen.
Tip: Use a show schedule template to help you outline the event.
4. Print gedragsregels voor het publiek
Niet alleen je team heeft richtlijnen nodig. It may sound patronising, but you should provide a code of conduct for the audience.
Waarom? Omdat je weet dat er altijd die ene vent is die tijdens een optreden zit te bellen. Of iemand die na een paar drankjes de artiest gaat uitjouwen.
Je hoeft niet iedereen bij de deur een geprinte versie te geven. Just put it up somewhere they can’t miss it.
Tip: Kijk naar deze gedragsregels voor publiek om je te helpen bij het opstellen van bedragsregels.
5. Zorg dat er een fotograaf (of videograaf) is
Foto’s en video’s van je show zijn onmisbaar voor marketing. Deze laten mensen precies zien wat er gebeurd is—en wat ze hebben gemist als ze er niet bij waren.
Het is ook goed voor content op je social media profielen. Gebruik beeldmateriaal van de show om mensen enthousiast te maken voor je volgende show.
Als je video’s wilt opnemen, is het een goed idee om eerst met de artiesten te praten. Comedians might not want their jokes leaked if they’re about to release a special.
Tip: Hulp nodig bij het vinden van een fotograaf of videograaf? You can get some quotes here.
6. Encourage people to share your event on social media
Je moet goed zichtbare links hebben naar de social media profielen van je show. Moedig mensen aan om je voor en na de show te taggen in hun foto’s en video’s.
A good way to do this is to include your profiles and hashtags around the venue. Put them on the show poster, the event programme, and any other appropriate place.
Tip: Lees meer over hoe je stimuleert dat je show op social media gedeeld wordt.
7. Elimineer alle afleidingen
Before the show begins, you should make sure there are absolutely no distractions. Komedianten, sprekers en acteurs hebben vaak complete stilte nodig om zich te concentreren op hun optreden.
Zorg dat het personeel van de bar niet praat tijdens de show en zorg dat er geen tril-geluiden of flitsende lichten zijn.
The only noises you want to hear are the reactions from the audience to the performance itself. Anything else detracts from the experience.
8. Vraag ter plekke om feedback
Je moet zeker om feedback vragen na de show, maar het is ook een tip om het op de dag zelf te doen. Communiceer met je team en het personeel van de locatie om te zien of alles soepel verloopt.
Je kunt sommige gasten tussen neus en lippen door vragen of ze het naar hun zin hebben. Ze zullen het op prijs stellen dat je om hun mening vraagt—en jij stelt hun feedback op prijs.
Je hebt het gered!
Je show is het belangrijkste onderdeel van al je activiteiten als evenementenorganisator. Het is belangrijk om te zorgen dat het leuk is voor iedereen, en ook voor jezelf.
Use the opportunity to build a lasting relationship with the venue, the performers, and most importantly the audience.
Zo heb je een stevige basis voor toekomstige shows, die nog groter en beter worden.
Veel succes!