Als geld geen probleem is, is het makkelijk om evenementen te plannen. Maar het is een feit dat het budget altijd belangrijk is bij het plannen van een evenement.
We hebben een snelle gids samengesteld om je te helpen begrijpen hoe je sponsoren krijgt voor een evenement. Het zal je helpen met de aspecten van research en communicatie die komen kijken bij het krijgen van fondsen.
We zullen het hebben over…
- Waarom bedrijven evenementen sponsoren
- Hoe vind je sponsoren voor je evenement
- Hoe prijs je je evenement aan bij sponsoren
- De verschillende soorten sponsoring voor evenementen
Als je dit gelezen hebt, weet je precies hoe je sponsoren moet krijgen voor je evenement.
Waarom bedrijven evenementen sponsoren
Het is belangrijk dat je begrijpt waarom bedrijven evenementen sponsoren. Zo weet je hoe je het evenement aan hen moet verkopen zodat ze mee willen doen.
Bedrijven sponsoren evenementen om één van de volgende redenen:
- Marketing en aandacht voor hun merk
- Het bereiken van nieuw publiek
- Leadgeneratie en bedrijfsontwikkeling
- Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Wat hun reden ook is voor het sponsoren van jouw evenement, ze willen een goed rendement over hun investering. Het is aan jou om aan te tonen wat hun voordeel is bij het sponsoren van jouw evenement.
Hoe vind je sponsoren voor je evenement
De potentiële sponsoren die je moet benaderen zijn afhankelijk van jouw evenement en jouw publiek. Het moet een goede mix van alle drie zijn, als je er zeker van wilt zijn dat het werkt.
Het belangrijkste is dat je de sponsoren iets unieks biedt. Hieronder vind je een aantal van de stappen die je moet nemen om een sponsor te krijgen voor je evenement.
1. Onderzoek potentiële evenementensponsoren
Als je goed onderzoek doet, maakt dat de volgende stappen makkelijker. Begin bij bedrijven in jouw niche en kijk of zij al evenementen sponsoren.
Je kunt ook reverse engineering toepassen. Zoek vergelijkbare evenementen op en kijk door welke bedrijven deze gesponsord worden. Het is waarschijnlijk dat ze evenementen van dezelfde soort wel willen sponsoren.
Tip: SponsorMyEvent is een goede bron voor het vinden van potentiële evenementensponsoren.
2. Creëer een voorstel voor evenementensponsoring
Als je een lijst hebt gemaakt van de potentiële sponsoren, is het tijd om een goed voorstel op te stellen. Jouw voorstel voor sponsoring moet bij ieder individueel bedrijf passen.
Jouw voorstel moet het volgende omvatten:
- Wie je bent en waarom je geloofwaardig bent
- Waar het evenement over gaat
- Wat voor publiek er komt
- Prominente sprekers en sponsoren
- Wat het voordeel voor de sponsor is
- Belangrijke cijfers (aantal bezoekers, social media statistieken, etc.)
Je voorstel moet niet het eerste zijn wat je aanbiedt aan potentiële sponsoren. Eerst moet je ze warm laten lopen voor je evenement.
Tip:Gebruik dit gratis sponsoringvoorstel sjabloon van PandaDoc om te beginnen.
3. Kom erachter met wie je moet praten
Als je een goed voorstel hebt samengesteld, moet je de potentiële sponsor gaan benaderen.
Er wordt meestal een e-mail gestuurd…maar bedrijven worden overspoeld met e-mails. Dus hoe voorkom je dat jouw e-mail over het hoofd wordt gezien?
Allereerst, voorkom het gebruik van “info@” e-mailadressen. Dit is niet goed voor verkoope-mails.
Ten tweede moet je nooit het bedrijf bellen en om de afdeling marketing vragen. Ze zullen je dan aanzien voor een beginnende telemarketeer en je zult doorverwezen worden naar het “info@” e-mailadres.
Kijk in plaats daarvan op LinkedIn en kijk wie er te maken heeft met evenementensponsoring. Meestal is het iemand van de afdeling marketing.
Schrijf een aantal veelbelovende namen op en ga bellen.
Vraag om één van de namen op de lijst, en vraag om een e-mailadres als ze niet aanwezig zijn. Spreek geen voicemail in, want dat werkt bijna nooit.
De meeste bedrijven zetten geen persoonlijke e-mails op hun website, om spam tegen te gaan. Maar mensen in marketing worden vaak geïnterviewd door online mediakanalen en hebben dus hun e-mailadressen op de website.
Je kunt ook proberen het juiste e-mailadres te raden. Soms is het heel makkelijk, bijvoorbeeld voornaam.achternaam@bedrijf.com. Of het is iets met hun initialen.
4. Stel een beginnende e-mail op
Op dit punt kan het zijn dat je nog niet 100% zeker weet wie de juiste persoon is. Daarom moet je een eerste e-mail opstellen:
“Hallo [naam van de persoon voor wie de e-mail is], ik hoop u in goede gezondheid te treffen. Ik zoek de persoon die gaat over evenementensponsoring en ik hoop dat u me wegwijs kunt maken? Met vriendelijke groet, [jouw naam].”
Stuur dit naar iedereen op je lijst. De kans is groot dat iemand je zal vertellen wie je moet hebben.
Tip #1: Denk eraan om “[naam van de persoon voor wie de e-mail is]” in je e-mail te vervangen door de naam van de juiste persoon.
Tip #2:Zorg dat je GDPR regels begrijp voor je koude e-mails verstuurt.
5. Schrijf de echte e-mail
Als je weet wie je moet benaderen, loop je al voor op andere verkopers.
Je moet nog steeds een goede onderwerpregel schrijven. Dit maakt de kans dat je e-mail geopend wordt groter.
Je weet hun voornaam, dus begin daarmee. Noem vooral de naam van de collega die je heeft doorverwezen.
Houd het kort en krachtig. Hiermee laat je zien dat je hun tijd respecteert.
Laat duidelijk naar voren komen waarom je contact met hen opneemt en wat het voorstel voor hen is als ze met jou in zee gaan. Sluit dan je voorstel voor evenementensponsoring bij.
6. Zorg voor follow-up
Waarschijnlijk krijg je niet direct antwoord. Dat is oké, de persoon heeft het vast druk. Geef het een week en doe dan follow-up.
Hoe je dat doet is een kwestie van smaak. Een tweede e-mail is goed, maar vaak is een snel telefoontje effectiever.
Je hoeft niet meer dan een minuut van hun tijd in beslag te nemen. Zeg gewoon:
“Hallo, ik hoop dat het goed met u gaat. Ik heb u vorige week een e-mail gestuurd en vroeg me af of u de kans heeft gehad om deze te lezen. Bedankt, dag.”
Dat is alles. Je moet ze niet lastigvallen.
Als ze niet binnen een redelijke tijdframe antwoorden, moet je je aandacht richten op de volgende potentiële sponsor. Enzovoort.
De verschillende soorten evenementensponsoring
Evenementensponsoring is vaak meer dan alleen een grote som geld. Een bedrijf kan je evenement ook op een andere manier sponsoren.
1. Financiële sponsoring
Financiële sponsoring is de vaakst voorkomende manier van evenementensponsoring. Het logo van het bedrijf is vaak te zien op je evenementenwebsite en op het evenement zelf.
2. Product of dienst sponsoring
In plaats van geld te geven, kan een bedrijf ook producten of diensten leveren. Bijvoorbeeld drinken, eten, of zelfs de locatie.
3. Media sponsoring
Adverteren in de media kan duur zijn, dus media sponsoring is heel waardevol. Het bedrijf kan voorstellen dit te betalen, in ruil voor vermelding in verband met het evenement.
4. Influencer sponsoring
Influencer sponsoring lijkt op media sponsoring. Maar in dit geval is de sponsor de media, in plaats van iemand die ervoor betaalt. Voorbeelden van influencers zijn bloggers, beroemdheden, of social media persoonlijkheden.
Het is aan jou…
Er komt nog veel meer kijken bij evenementensponsoring, maar nu begrijp je de basis. Doe goed onderzoek, stel een waardevoorstel op, en presenteer dit aan de juiste persoon.
Bedenk wel dat het niet altijd zal werken. Het is een kansspel. Er zijn veel factoren die invloed kunnen hebben op of een bedrijf je evenement kan of wil sponsoren.
Maar als je je aan deze stappen houdt, heb je al veel meer kans.
Succes met je zoektocht!