Mensen vragen ons vaak hoe je een liefdadigheidsevenement plant. Wat maakt liefdadigheidsevenementen zo uitdagend?
Organisatoren van liefdadigheidsevenementen moeten denken aan dezelfde dingen als organisatoren van andere evenementen…en nog meer.
Je moet niet alleen denken aan budgettaire beperkingen en het doel van je fondsenwerving. Je moet er ook voor zorgen dat de belangen van alle partijen op één lijn zijn.
Jammer genoeg is het meestal niet genoeg om mensen te vragen een donatie te doen voor een goed doel. Ze willen een ervaring, ze willen gezien worden en ze willen zich speciaal voelen.
In dit artikel leer je hoe je:
- De doelen van je evenement formuleert
- Een specifiek doel bepaalt
- Een realistisch budget opstelt
- Je doelpubliek vindt
- Een thema creëert wat je doelpubliek interesseert
- Een locatie en leveranciers vindt die bij het thema passen
- Een team van personeel en sponsoren verzamelt
- Besluit hoe je donaties accepteert
Er is veel te regelen, dus laten we meteen beginnen!
1. Definieer het doel van je evenement
Begin met het definiëren van één of meerdere doelen. Je kunt een stuk gerichter te werk gaan als je begint bij het formuleren van het doel van je evenement.
Een vanzelfsprekend doel van de meeste liefdadigheidsevenementen is geld inzamelen voor een goed doel. Maar het doel kan ook zijn om aandacht te kweken en nieuwe mensen te bereiken.
2. Zorg voor een meetbare doelstelling
Als je het doel van je evenement hebt bepaald, heb je een meetbare doelstelling nodig. Afhankelijk van je doel, kan deze doelstelling te maken hebben met:
- Ingezameld geld
- Verkochte tickets
- Geregistreerde leden
- Opgerichte partnerschappen
- Bevestigde sponsoren
- Verspreiding van bewustzijn
Het belangrijkste is om SLIM te zijn bij het bepalen van je doelstelling. Zo weet je of het evenement een succes was of niet.
SLIMME doelen zijn:
- Specifiek
- Meetbaar
- Haalbaar
- Realistisch
- Stipt
Tot slot is het verstandig om een tijdlijn te bepalen voor het plannen van het evenement en het bereiken van je doelen.
3. Een realistisch budget creëren
Hier komen we aan bij het cliché dat “het geld kost om geld te verdienen” — omdat het waar is!
De spreadsheet met je budget voor het liefdadigheidsevenement wordt een dynamisch document. Je begint met een ruwe schatting, wat dan in de loop van het evenement steeds specifieker wordt.
Een budget zal je helpen begrijpen hoeveel geld je moet wegzetten voor:
- Entertainment
- Eten en drinken
- Marketing
- Beveiliging
- Personeel
- Transport
- Voorzieningen
- Leveranciers
- Locatie
Het is essentieel om te zorgen voor een buffer, voor het geval dat er onverwachte uitgaven zijn.
Lees hier hoe je je kosten kunt minimaliseren.
4. Bepaal een doelpubliek
Je moet beslissen op wie je het evenement wilt richten. Het is belangrijk om te weten wat het doelpubliek van je evenement is, omdat het veel andere beslissingen zal beïnvloeden.
Een aantal factoren waar je rekening mee moet houden zijn hun leeftijd, geslacht, achtergrond, beroep en persoonlijke interesses.
Zodra je weet wie je doelpubliek is, zul je weten…
- Wat voor thema ze zouden waarderen
- Hoe je het evenement bij hen moet promoten
- Welke sponsoren geschikt zouden zijn
- Wat voor entertainment je moet organiseren
Iedere keer dat je twijfels hebt over een aspect van je evenement, moet je kijken naar je publiek.
5. Stel een team samen
Vele handen maken licht werk, dus je hebt een team nodig om je te helpen met de logistiek. Zorg zo mogelijk voor plaatselijke beroemdheden als presentatoren of rijke donoren om je op gang te helpen.
6. Bepaal een thema voor je evenement
Het thema van je liefdadigheidsevenement is één van de belangrijkste redenen waarom mensen zich registreren. Bepaal een thema op basis van wat je goede doel is en op welk publiek je je wilt richten.
Heb je geen ideeën?
Denk eraan dat een liefdadigheidsevenement nog steeds een evenement is, maar dan met een element van liefdadigheid. Gebruik andere evenementen als inspiratie en kijk of je jouw goede doel hierin kan verwerken.
Hier zijn een aantal ideeën om je op gang te helpen:
- Avondje uit voor singles
- 5K loop in de stad
- Verkleedfeest
- Live muziek concert
- Komedie-avond
Het thema zal een impact hebben op jouw budget en locatiekeuze, dus je moet er goed over nadenken.
7. Een locatie vinden
Als je het thema bepaalt hebt, is het tijd om een locatie voor het evenement te vinden. De locatie moet groot genoeg zijn voor het verwachte aantal mensen dat zich gaat registreren, maar ook bij je budget passen.
Als je met locaties onderhandelt, moet je het zeker hebben over het feit dat je een liefdadigheidsevenement organiseert. Het zal je verbazen hoe vaak je korting krijgt—soms wordt de locatie zelfs gedoneerd.
Kom erachter…
- Wat het gaat kosten
- Wat er inbegrepen is in de prijs
- Hoeveel mensen er naar binnen kunnen
- Of je korting krijgt of niet
Denk eraan dat de locatie niet traditioneel hoeft te zijn, het moet alleen toepasselijk zijn. Je kunt een komedie-avond organiseren in de hangar van een vliegveld, zolang er zitplaatsen en een geluidssysteem te regelen zijn.
8. Leg contact met sponsoren
Het doel van je liefdadigheidsevenement is geld inzamelen. Het grootste gedeelte van dit geld komt van bezoekers.
Maar er is geen reden om daarnaast geen sponsoren aan te trekken.
Als je een doel, een budget, een team, een thema en een locatie hebt, kun je op potentiële partners af stappen.
Vind bedrijven die aansluiten op jouw goede doel en die jouw doelpubliek willen bereiken. Het is een goed idee om te beginnen met bedrijven die al liefdadigheidsevenementen bij jou in de buurt sponsoren.
Lees hier meer over hoe je sponsoren krijgt voor je liefdadigheidsevenement.
9. Vind een manier om donaties te accepteren
Er zijn veel manieren om bij een liefdadigheidsevenement donaties te accepteren. Je kunt je richten op het stimuleren van één manier van doneren of mensen laten kiezen uit verschillende opties.
Hier zijn een aantal manieren om donaties te accepteren:
- Ticketverkoop
- Merchandise verkoop
- “SMS om te doneren”
- Verlotingen
Je moet een ticketverkoopsysteem vinden dat gebruiksvriendelijk is en op alle apparaten werkt. Maak het mensen zo makkelijk mogelijk om zich te registreren voor jouw evenement.
10. Selecteer leveranciers
Als je gekozen hebt voor een diner of iets vergelijkbaars, zul je leveranciers nodig hebben. Gebruik hierbij het thema van je evenement en je doelpubliek als leidraad.
Je kunt de volgende leveranciers nodig hebben voor je evenement:
- Cateraars
- Fotografen
- Mediaplanners
- Materiaalverhuurders
Net als bij de locaties, moet je zien of je korting kunt krijgen van de handelaren en leveranciers. Kijk of je leveranciers kunt vinden die al eerder met goede doelen hebben gewerkt.
CharityComms heeft een geweldig archief met liefdadigheidsvriendelijke leveranciers.
En tot slot…
… moet je het allemaal samenvoegen. Op dit punt moet je het volgende hebben…
- Meetbare doelstellingen voor fondsenwerving
- Een realistisch budget voor je evenement
- Doelpubliek
- Een thema voor je evenement
- Locatie en entertainment
- Team en sponsoren
- Leveranciers en ticketverkoop
Je moet ervoor zorgen dat iedereen samenwerkt en dat alles vlekkeloos verloopt. Maak een plattegrond van het evenement en doorloop de logistiek van tevoren een paar keer.
Communiceer duidelijk met je team, je sponsoren, de locatie en de leveranciers. Maak noodplannen voor als er op het laatste moment iets fout gaat.
Veel succes met je liefdadigheidsevenement. Laat het ons in de opmerkingen weten als je iets wilt toevoegen aan onze lijst!