Het vinden van de juiste software voor evenementen beheer kan met zoveel beschikbare opties lastig zijn.
Maar goed nieuws: je hoeft geen uren met Google te zoeken. We hebben deze eenvoudige gids samengesteld om de juiste applicatie naar je behoeften te vinden.
Vragen om jezelf eerst te stellen
Voordat je naar de verschillende beschikbare opties gaat kijken, moet je jezelf eerst deze vragen stellen:
1. Wat wil je dat de evenementen beheer software doet?
Het is 2019, dus er is zeker geen tekort aan coole evenementen beheer tools.
Als je voordat je begint te zoeken een duidelijk idee hebt van wat je wilt dat de software doet, dan kan dat helpen om je opties te beperken.
Hier zijn wat ideeën om je op weg te helpen:
- Kaartverkoop: Wil je online kaarten verkopen en up-to-date verkoopanalyses zien?
- Projectbeheer: sommige software biedt een end-to-end oplossing om alle aspecten van je evenement in één tool te beheren.
- Online registratie van evenementen: deelnemers kunnen zich online registreren, waarbij informatie direct in je database wordt opgeslagen.
- Databasebeheer: heb je een CRM-systeem nodig dat je een gedetailleerd overzicht van deelnemers geeft en waarmee je met ze kunt communiceren?
- Marketingtools: maak landingspagina’s voor online registratie en voer e-mailmarketing en social media campagnes uit.
- Team- of stafcoördinatie: bijhouden wie wat doet.
- Rapportage: voer analyses uit voor zaken als demografische gegevens voor kaartjesverkoop, meest effectieve marketingkanalen en kosten.
- Peiling: doe onderzoek bij klanten om erachter te komen wat ze wel en niet leuk vonden aan het evenement, om je te helpen bij toekomstige planning.
- Budgetbeheer: volg al je fondsen en houdt toezicht op de uitgaven. Krijg een nauwkeurige ROI (Rendement Op Investering).
Je wilt misschien een lijst van je behoeften en wensen maken: wat wil je dat de software absoluut doet (verplichte functies) en wat zijn de leuke dingen om in de software te hebben. Dit zal je helpen om prioriteit te geven aan software voor je evenementen beheer volgens je eigen specifieke behoeften.
Als je hier nog niet helemaal zeker van bent, maak je dan geen zorgen.
Als je begint met het onderzoeken van verschillende toepassingen, dan zal je een idee krijgen van de verschillende beschikbare functies. Misschien vind je er een waarvan je niet eens wist dat het bestond.
2. Hoeveel wil je uitgeven?
Er is geen consistent antwoord als het gaat om de “juiste” prijs voor software voor evenementen beheer. Het is een goed idee om, voordat je naar je opties gaat kijken, uit te rekenen hoeveel je bereid bent te betalen.
Een aantal softwaretools voor evenementen beheer zijn op abonnementen gebaseerd, terwijl andere een betaal-per-registrant-model gebruiken. De prijzen hiervoor kunnen sterk variëren. De duurdere tools bieden over het algemeen meer in termen van functies en bruikbaarheid.
Als je alleen op zoek bent naar gratis software voor evenementen beheer, dan zijn er tal van tools om je bezig te houden. Deze kunnen je helpen om dingen te beheren totdat je klaar bent om naar een betaald model over te stappen.
Tip: Hier volgt een gedetailleerd overzicht van de verschillende soorten betalingsopties.
3. Hoeveel mensen zullen de evenementen beheer software gebruiken?
Als je een particulier of een klein bedrijf bent, dan is het misschien niet verstandig om software te gebruiken die geschikt is voor grote bedrijven met veel bewegende delen.
Als je software klantregistraties of kaartverkoop gaat bevatten, dan moet deze ook het juiste aantal mensen kunnen verwerken.
Tip: Dit is een fantastische gids, die de belangrijkste vragen doorloopt die moeten worden gesteld bij het kiezen van de juiste tool voor evenementen beheer.
Hoe je snel evenementen beheer software kan ontdekken
Het internet is iets geweldigs, toch?
Vergeet voor nu om een Google-zoekopdracht te doen.
Ga rechtstreeks naar de pagina “Event Management” op SoftwareAdvice. Hier vindt je een uitgebreide lijst met tientallen softwaretools voor evenementen beheer. Graag gedaan!
Voor elk tool kun je de volgende informatie achterhalen zonder nog verder te hoeven klikken:
- Een kort fragment over de software
- Een idee van zijn prijsklasse (in dollartekens)
- De platforms waarmee het compatibel is
- Voor welke bedrijfsgrootte het geschikt is (klein / middelgroot / groot)
- Sterbeoordeling met een link naar beoordelingen
Vanaf hier kun je een van de twee dingen doen:
- Lees alle verschillende aanbiedingen door en noteer alles wat opvalt. (Er waren op het moment van schrijven 75 vermeldingen, dus het kan even duren om ze allemaal door te nemen.)
- Gebruik de handige filters bovenaan om alle evenementen beheer software uit te schakelen die absoluut niet geschikt is voor jouw behoeften. Je kunt filteren op prijs, beoordeling, grootte en branche.
Natuurlijk is SoftwareAdvice niet de enige plaats om een doorzoekbare lijst van evenementen beheer software te vinden. Hier zijn een paar andere die je kunt proberen:
Al deze bieden een goede manier om relevante software te ontdekken, sorteren en te filteren.
Hoe evenementen beheer software te evalueren
Uiteindelijk krijg je een korte lijst met software die aan je basisvereisten voldoet. Maar hoe maak je de lijst nog korter? Door te kijken naar:
Soorten functies
Evenementen beheer software kan sterk variëren in termen van welke functies het biedt. Gratis evenementen beheer software heeft waarschijnlijk minder functies dan iets waar je een hoop geld voor betaalt.
Je moet je “must have” lijst bij de hand houden om objectief te bepalen welke software het beste bij je past. Heb je echt alle toeters en bellen die het kan bieden nodig?
Ook al klinkt een stukje software echt cool, het heeft geen zin te betalen voor dingen die je echt niet zult gebruiken.
Tip: Bekijk deze gids om je te helpen evalueren welke functies nuttig kunnen zijn.
Reputatie
Je zou geen hotel boeken zonder een paar beoordelingen te hebben gelezen. Hetzelfde geldt voor de aanschaf van evenementen beheer software.
Alleen omdat iets er op papier goed uitziet, betekent dit niet dat het dat ook is. Ontdek wat voor ervaring andere evenementenplanners hebben gehad.
Gebruiksgemak
Het heeft geen zin om geld te investeren in iets dat lastig gaat worden om te gebruiken.
Je wilt dat je evenementen beheer software voor iedereen in je team eenvoudig te begrijpen is. Dit betekent dat de door jou gekozen software:
- Gemakkelijk is om uit te vogelen
- Eenvoudig te navigeren is
- Snel laadt (bijvoorbeeld bij het wisselen tussen menu’s)
- Gegevens en statistieken in een overzichtelijk overzicht laat zien
- …enzovoort
Het lezen van enkele ervaringen van andere gebruikers (zie “Reputatie”) geeft je vaak een duidelijk beeld van hoe gemakkelijk het is om te gebruiken.
Gelukkig zijn er veel vergelijkingsposten om je leven gemakkelijker te maken.
Tip: Bekijk deze geweldige vergelijking van de top 10 tools voor evenementen beheer.
Is er een gratis proefperiode?
Sommige bedrijven, zoals Cventen EventMobi, geven je een gratis proefperiode, zodat je hun online evenementen beheer software kunt ervaren voordat je het aanschaft.
Dit is een geweldige optie, vooral als je moeite hebt om tussen een paar tools te kiezen. Een proefperiode duurt doorgaans slechts 2-4 weken, dus zorg dat je er het maximale uithaalt.
Tip: Leer meer over de belangrijkste factoren om in de gaten te houden.
Heb je gevonden wat je zocht?
Hopelijk heeft deze gids je een handje geholpen bij het zoeken naar de juiste software voor evenementen beheer.
Het kan even duren voordat je de perfecte applicatie hebt gevonden. Maar als je dat eenmaal hebt, dan worden hardloopevenementen een stuk eenvoudiger en veel leuker.
Veel succes!