Welkom bij de ultieme handleiding voor een succesvolle show!
Shows zijn er in veel vormen en maten. Het kan gaan om een cabaretshow, een komedie-avond, een slam poëzie evenement, of een jazz optreden.
Wat deze allemaal gemeen hebben is getalenteerde artiesten, spectaculaire locaties, en publiek dat graag goed entertainment wil zien.
Wat je leert in deze handleiding
- Welke aspecten prioriteit hebben bij het plannen van een show.
- De verschillende manieren om te promoten zodat je tickets verkoopt.
- Waar je aandacht aan moet besteden op de dag van de show.
- Wat je moet doen aan follow-up na een show.
1. Je show plannen
In de planningsfase van je show moet je onderzoek doen naar, onderhandelen met en uiteindelijk de artiesten boeken. Maar dat is niet alles waar je aan moet denken!
Laten we kijken naar een paar manieren om een show goed te plannen:
Direct vs. agentschap
Beslis of je de artiesten direct wilt boeken, of via een agentschap.
Regels en contracten
Praat over voorprogramma’s, de tijdsduur van het optreden, taalbeperkingen, betaling, en verzekeringen.
Locatie
Vind een locatie die groot genoeg is voor het aantal gasten dat je verwacht.
Budget
Bereken de kosten van de locatie, de artiest en de promotie om een evenementenbudget te creëren.
Technisch materiaal
Bereid al het technische materiaal voor dat voor je evenement nodig is, zoals het podium, geluid en verlichting
Je moet veel plannen, dus het kan heel handig zijn om een evenemententeam te hebben. Je kunt bijvoorbeeld het boeken van de artiest aan het ene teamlid overlaten en het boeken van de locatie aan een ander.
Wat je nu moet doen
Je kunt leren over het boeken van artiesten en het rekruteren van je team door onze uitgebreide handleiding over het plannen van een show te lezen.
Meer lezen: Hoe Plan Je Een Show in 9 Makkelijke Stappen.
2. Je show promoten
Met de promotie van je show breng je het onder de aandacht en verkoop je tickets. Gelukkig zijn er veel manieren om dit te doen.
Dit is wat je moet verwerken in de promotiestrategie voor je show:
Doelpubliek
Bepaal je publiek en richt je op de kanalen waarmee je hen kunt bereiken.
Controleren en aanpassen
Blijf de resultaten van je promotie controleren en pas het zo nodig aan.
Gratis promotie
Social media platforms zoals Facebook en YouTube zijn geweldige manieren om je show gratis te promoten.
Betaalde advertenties
Betaalde online ads op dezelfde social media platforms kunnen je ook helpen met het bereiken van het juiste publiek.
Mailinglijst
Gebruik je mailinglijst om de show te promoten (of begin een lijst op te bouwen als je er nog geen hebt).
Persbericht
Je kunt een persbericht schrijven en gebruik maken van een PR agentschap om de aandacht te trekken.
Posters en flyers
Ontwerp en print posters en flyers om op te hangen in gebieden met veel verkeer.
Straatteams
Rekruteer een straatteam (virtueel of fysiek) om je te helpen met het online of offline promoten van de show.
Afgedrukte publicaties
Plaats advertenties in relevante tijdschriften en lokale kranten.
Niet al deze methodes passen bij jouw show. Concentreer je marketing altijd op de mediakanalen waar je je doelpubliek het beste mee kunt bereiken.
Wat je nu moet doen
We hebben het over alle bovenstaande promotie methodes gehad in onze gedetailleerde handleiding voor het promoten van een show. Lees het door op de link hieronder te klikken.
Meer lezen:Hoe Promoot Je Een Show: De Basis.
3. Je show hosten
Een show hosten kan heel stressvol zijn. Maar als je het voor de dag zelf kunt plannen, kun je veel van de stress van show host zijn wegnemen.
Hier is een checklist van dingen die je kunt doen om te zorgen dat de show volgens plan verloopt:
Technischce repetitie
Controleer al het technische materiaal: bereid het podium voor, controleer het geluid, controleer de verlichting, en doe een technische repetitie.
Green room
Zorg dat er een green room is voor de artiesten, waar ze zich kunnen ontspannen en hun materiaal kunnen uitpakken.
Show planning
Print een planning uit voor je evenemententeam en gedragsregels voor je publiek.
Foto’s
Zorg dat er een fotograaf of videograaf komt om de highlights van je show vast te leggen.
Social media
Moedig mensen aan om je evenement op social media te delen door links naar je accounts and de hashtag voor je evenement te delen.
Afleidingen
Zorg dat er geen afleidende elementen zijn als de artiesten op het podium staan, zoals achtergrondgeluiden en flitsende lichten.
Feedback
Vraag meteen om feedback zodat je weet hoe je team en het publiek de show hebben ervaren.
Hoe meer van deze dingen je van tevoren kunt regelen, hoe beter. Als host van de show moet je je vooral richten op wat de artiesten en het publiek nodig hebben.
Wat je nu moet doen
In ons artikel over het hosten van een show geven we nog wat meer details. Klik de link hieronder om beter te begrijpen wat je op die dag moet doen.
Meer lezen: Hoe Host Je Een Show (Wat Moet Je Die Dag Doen).
4. Follow-up na je show
De laatste stap op weg naar een succesvolle show is achteraf aan follow-up doen. Dit is jouw kans om beter te begrijpen hoe de show is ervaren door je gasten en je team.
Lees hieronder de belangrijkste taken om aan te denken tijdens de follow-up fase van je show:
Bedank iedereen
Bedank iedereen die naar de show is gekomen, inclusief de gasten, sprekers, entertainers, personeel van de locatie, verkopers, sponsoren en donoren.
Feedback vragenlijsten
Verzamel feedback door een vragenlijst te versturen waarin mensen gevraagd worden wat ze wel en niet leuk vonden, en wat ze vinden dat beter kan bij volgende shows.
Analyseer data
Analyseer alle data die je hebt, zoals je hoeveel tickets je hebt verkocht, social media engagement, feedback van bezoekers, media vermeldingen, en—natuurlijk—je uitgaven.
Budget
Herevalueer je budget door te kijken naar hoeveel je verdiend hebt met ticketverkoop, eten, drinken en merchandise, tegenover hoeveel je betaald hebt voor artiesten, locatie management, het technische team, je evenemententeam en eventuele verkopers.
Debriefing
Houd een debriefing met je evenemententeam. Lees de algemene feedback die je hebt ontvangen en vraag om extra input.
Highlight compilatie
Gebruik het ruwe materiaal en de afbeeldingen van de show om een highlight compilatie te maken die je kunt gebruiken voor promotie op social media.
Zoals je kunt zien gaat het vooral om het verzamelen en analyseren van data. Het budget en de ticketverkoop vertelt een deel van het verhaal, maar de verbale en geschreven feedback zullen je een volledig plaatje geven.
Wat je nu moet doen
Ons artikel over follow-up na een show beschrijft alle stappen in detail. Kijk goed naar de link hieronder, om te begrijpen hoe je het kunt implementeren in je eigen proces.
Meer lezen:Hoe Doe Je Follow-up Na Een Show: 6 Dingen Die Je Moet Doen.
Afronden
Je hebt nu een overzicht van wat er nodig is voor een succesvolle show. We hebben het over de belangrijkste punten gehad en je tools gegeven om meer research te doen.
De belangrijkste punten
Hier zijn de belangrijkste punten uit deze ultieme handleiding voor het organiseren van een show:
- Doe onderzoek naar artiesten, locaties, en marketing om een goed idee te krijgen van wat je budget moet zijn.
- Let goed op bij het voorbereiden van je technische materiaal, om problemen te voorkomen.
- Richt je op de dag van de show op de artiesten en je publiek.
- Zorg dat je na afloop zoveel mogelijk data en feedback verzamelt, om toekomstige shows nog beter te maken.
Ben je klaar om je eigen show te plannen en uit te voeren? Laat hieronder een opmerking achter!