Als je een evenement organiseert om geld in te zamelen voor een goed doel, heb je de jackpot gewonnen. We hebben alles wat we over dit onderwerp weten verpakt in deze ultieme handleiding voor een succesvol liefdadigheidsevenement.
Wat je zult leren met deze handleiding:
- Hoe je alles uit de planningsfase haalt
- Manieren om je liefdadigheidsevenement gratis te promoten
- Wat je moet doen als host op de dag van het evenement
- Hoe je van je gasten donoren maakt tijdens de follow-up
1. Je liefdadigheidsevenement plannen
Liefdadigheidsevenementen horen bij de moeilijkste evenementen om te plannen. Je moet niet alleen denken aan alles wat ook bij andere evenementen komt kijken, maar je moet ook nog eens een goed doel steunen.
Hier is een korte samenvatting van alle aspecten waar je aan moet denken tijdens de planningsfase:
Thema
Zorg dat je evenemententhema past bij het goede doel waar je geld voor inzamelt.
Doelen
Bepaal een meetbaar doel voor hoeveel geld je wilt inzamelen of hoeveel donoren je wilt registreren.
Budget
Maak een budget waarin rekening gehouden wordt met het entertainment, de locatie, catering, personeel, marketing en de beveiliging van je evenement.
Vrijwilligers
Rekruteer vrijwilligers om je te helpen bij het organiseren bij het evenement en het zorgen dat alles op de dag zelf goed verloopt.
Sponsoren
Maak contact met potentiële sponsoren om te helpen met het dekken van de kosten van het evenement, in ruil voor naamsbekendheid.
Donaties
Vind een manier om donaties te accepteren, zoals de verkoop van tickets en merchandise.
Leveranciers
Doe onderzoek naar aanbieders voor je evenement, zoals cateraars, fotografen, verhuurders van materiaal, en media-planners.
Het rekruteren van vrijwilligers is vaak de eerste stap. Zo kun je veel dingen van je to-do list delegeren.
Wat je nu moet doen
We hebben een uitgebreid artikel samengesteld met details over hoe je de bovenstaande punten moet aanpakken. We hebben ook een lijst met ideeën voor fondsenwerving ter inspiratie. Lees beide om te zorgen dat je alles helemaal helder hebt.
Meer lezen: Hoe Plan Je Een Liefdadigheidsevenement: 10 Belangrijke Stappen en 61 Unieke Ideeën Voor Fondsenwerving Voor Een Liefdadigheidsevenement.
2. Je liefdadigheidsevenement promoten
Liefdadigheidsevenementen moeten gepromoot worden, net als alle andere evenementen Maar als het gaat over het steunen van een goed doel, moet je goed opletten waar het geld naartoe gaat.
Hier zijn een paar punten om aan te denken voor de promotie van je fondsenwerving:
Budget
Wees voorzichtig hoeveel geld je investeert in promotie en welke kanalen je gebruikt voor de promotie.
Merkontwikkeling
Wees selectief over waar je reclame maakt, en zorg dat je marketing past bij het merk en de toon van het goede doel.
Straatteams
Vraag de vrijwilligers van je evenement om te werken als straatteam en je online en offline te helpen met reclame maken.
Bericht
Verwerk de belangrijkste boodschap van je liefdadigheidsevenement in al je promotiemateriaal om nadruk te leggen om het goede doel.
Social media
Gebruik social media voor gratis promotie, om extra aandacht te krijgen voor je evenement.
Influencers
Kijk of er social media influencers zijn die jouw goede doel een warm hart toedragen en je willen helpen met de promotie.
Kaartverkoop
Zoek een ticketverkoop partner die jouw als goed doel een korting biedt.
Radio en kranten
Vraag lokale radiozenders en kranten of ze het gratis of met korting over je evenement willen hebben.
Het voordeel van goede doelen is dat veel mensen en organisaties graag willen helpen. Wees niet bang om om gunsten en kortingen te vragen!
Wat je nu moet doen
We weten dat het moeilijk kan zijn om te promoten met een minimaal budget, dus we hebben een uitgebreide handleiding voor je samengesteld. Klik op de link hieronder om te leren hoe je een fondsenwerving promoot.
Meer lezen: 20 Manieren Om Een Liefdadigheidsevenement Te Promoten.
3. Je liefdadigheidsevenement hosten
Als de host, is het jouw taak om te zorgen dat iedereen het naar zijn zin heeft: zowel gasten als vrijwilligers. Maar je moet op de dag van het evenement ook aan promotie doen.
Hier zijn een aantal taken voor je to-do list als host van een liefdadigheidsevenement:
Briefing
Laat je vrijwilligers weten hoe ze gasten moeten begroeten en registreren, bereid ze voor op de dagplanning, en laat ze weten wat ze moeten doen bij een noodgeval.
Locatie
Bereid de locatie voor door een zitplan te maken, merknamen zichtbaar te maken, en gasten te voorzien van borden die de weg wijzen.
Logistiek
Bereid de logistiek voor door te checken of er al last-minute veranderingen zijn aan verkeer en weer, die voor vertragingen zouden kunnen zorgen.
Technisch materiaal
Bereid het podium en het technische materiaal voor, zoals microfoons, geluidssystemen, podiumverlichting, projectors en computers.
Welkom
Begroet de gasten als ze aankomen, biedt hen snacks aan en geef misschien een korte welkomstspeech.
Social media
Vraag je vrijwilligers om je te helpen met het maken van foto’s en video’s van het evenement, en moedig de gasten aan om hun foto’s op social media te delen.
Opruimen
Als de feestelijkheden voorbij zijn, is het tijd om alles op te ruimen en vaarwel te zeggen tegen de gasten.
Je moet ook de kans aangrijpen om aan vrijwilligers te vragen hoe ze weten van het evenement. Zo kun je inzichten krijgen terwijl hun herinneringen nog vers zijn.
Wat je nu moet doen
We hebben een uitgebreide handleiding gemaakt over hoe je een liefdadigheidsevenement host, zodat je betere resultaten krijgt. De link hieronder brengt je hier direct naartoe.
Meer lezen: Hoe Host Je Een Fondsenwerving Voor Je Liefdadigheidsevenement (In 9 Stappen).
4. Follow-up na je liefdadigheidsevenement
Nu het evenement voorbij is, heb je hopelijk genoeg geld ingezameld. Maar je moet aan follow-up doen met je gasten om te zien of je toch nog een paar donoren kunt krijgen.
Hier moet je aandacht aan besteden in de follow-up fase van je liefdadigheidsevenement:
Cijfers
Kijk hoeveel geld je hebt weten in te zamelen en analyseer bijkomende cijfers zoals bijvoorbeeld social media engagements.
Budget
Als je weet hoeveel donaties je hebt opgehaald, is het tijd om de uiteindelijke totale balans te berekenen.
Content
Donoren, sponsoren en vrijwilligers zien graag highlights van het fondsenwerving evenement. Maak een goede compilatie met de content die je hebt.
Bedankjes
Het is nodig om iedereen te bedanken. Met een persoonlijke noot kun je zorgen dat vrijwilligers, sponsoren en donoren zich bijzonder voelen.
Deel resultaten
Naast dankbaarheid, zien mensen die je hebben geholpen met je fondsenwerving ook graag resultaten.
Feedback
Als je je bedankjes verstuurt en resultaten deelt, kun je ook vragen om feedback.
Debrief je team
Tot slot is het handig om je team van vrijwilligers te debriefen om te zien of je je doel hebt bereikt en te bepalen wat er in de toekomst beter kan.
Wat je nu moet doen
Als je wilt zorgen dat je gasten doneren aan het goede doel, moet je de handleiding hieronder lezen over hoe je dit aanpakt.
Meer lezen:8 Ideeën Voor Cultivatie Van Doneren Bij Follow-up Van Je Liefdadigheidsevenement.
Afronden
Liefdadigheidsevenementen kunnen lastig zijn door het beperkte budget en—vaak—beperkte naamsbekendheid. Maar nu heb je een veel beter idee van hoe je deze uitdagingen moet aanpakken.
De belangrijkste punten
Hier zijn de belangrijkste punten uit deze handleiding:
- Zorg dat alles wat je voor het evenement plant past bij het goede doel.
- Begin al vroeg met het rekruteren van vrijwilligers, die je kunnen helpen met allerlei taken.
- Gebruik zoveel mogelijk gratis marketing kanalen (zoals social media).
- Doe aan follow-up met de gasten om te zien of je donoren van hen kunt maken.
Dat is het in een notendop! Heb je nog iets toe te voegen aan deze handleiding? Laat een suggestie achter in de opmerkingen hieronder.
